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Travel Management Software: 20 Tools für Ihre Geschäftsreisen

23 Sept 2024 · 14 MIN. LESEDAUER

Wo Geschäftsreisen zum Arbeitsalltag gehören, kann die richtige Travel Management Software enorm hilfreich sein – egal ob Weltkonzern, mittelständisches Unternehmen, kleines Business oder Start-up.
Wir stellen Ihnen im Folgenden unsere Top 20 Tools für das Reise- und Reisekostenmanagement im Unternehmen vor und klären, was genau eine Reisemanagement-Software für Geschäftsreisen eigentlich ist – und können sollte. Finden Sie heraus, welches Tool das richtige für Ihr Unternehmen ist.

Was ist eine Travel Management Software?

Anders als klassische Websites für Privatreisende sind Geschäftsreisemanagement-Tools Software-Lösungen, die speziell für Unternehmen und deren Bedürfnisse entwickelt wurden. Sie weisen daher eine Reihe von besonderen Business-Funktionen auf, die vor allem der Optimierung von Arbeitsprozessen dienen – und Sie vom Planungs- und Buchungsprozess über das Reiseerlebnis selbst bis hin zur Datenanalyse im Nachhinein unterstützen.

Wozu dient ein Reisemanagement-Tool?

Derartige Reisemanagement-Tools werden verwendet, um Reisen zu buchen, bevorstehende Reisen zu verwalten sowie frühere Reisen nachzuverfolgen und Berichte darüber zu erstellen. Darüber hinaus können Sie mit solchen Lösungen Reiserichtlinien automatisieren, Reiserechnungen und -anbieter konsolidieren, Genehmigungsprozesse integrieren und Kostenstellen hinterlegen. Je nach Leistungsumfang der Software können Sie auch externe Tools, z. B. für die interne Kommunikation, einbinden. Auch für die Reisekostenverwaltung, -abrechnung und -rückerstattung gibt es zahlreiche Software-Lösungen.
Fangen Sie noch heute an, bei der Geschäftsreisebuchung Zeit und Geld zu sparen.
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Vorteile einer Travel Management Software für Unternehmen & Mitarbeiter:innen

Professionelle Reisemanagement-Tools bieten eine Reihe von Vorteilen – und zwar für alle Parteien, die für gewöhnlich am Geschäftsreisemanagement eines Unternehmens beteiligt sind. Dazu gehören Arbeitgeber, Finance Manager:innen , Personalabteilung, Travel Manager:innen sowie die Reisenden selbst.
Erfahren Sie hier mehr über die zentralen Vorteile eines externen Online-Buchungstools – und mit ihnen auch die wichtigsten Features:
  • Selbstbuchung – Indem die Reisenden Ihre Buchungen selbst tätigen, können sie aktiv mitbestimmen. Gleichzeitig wird die Verwaltung entlastet.
  • Compliance – Eine automatisierte, im Tool hinterlegte Reiserichtlinie sorgt dafür, dass nahezu alle Buchungen innerhalb des Reisebudgets und der Vorgaben erfolgen.
  • Umbuchungen & Stornierungen – Wenn sich Ihre Pläne ändern, warten viele Tools mit unkomplizierten Umbuchungs- und Stornierungsoptionen auf.
  • Grosse Auswahl – Entscheiden Sie sich für eine Plattform, die mehrere Anbieter, Airlines und Co. miteinander vergleicht, profitieren Sie von einem umfangreichen Reiseinventar.
  • Transparenz – Sie können all Ihre Reisen und die Ihrer Mitarbeiter:innen an einem einzigen Ort gesammelt einsehen – und das jederzeit.
  • Support – Der Kundenservice Ihres Reisemanagement-Partners ist auch dann zur Stelle, wenn Sie gerade schlafen oder keine Lösung parat haben.
  • Informationen & Warnungen – Einige Tools versorgen die Reisenden vor und während der Reise mit wertvollen Informationen zu Einreisebestimmungen, Sicherheits- und Gesundheitsrisiken und bereiten sie so optimal vor.
  • Vereinfachte Abrechnung – Die Rechnungsstellung wird konsolidiert und von Reisekostenberichten begleitet. Auch gibt es Tools, die die gesamte finanzielle Abwicklung übernehmen – Zahlungen, Rückerstattungen etc.

Software-Lösungen für die Buchung & Verwaltung von Geschäftsreisen

Bei der Wahl des passenden Reisemanagement-Tools für Ihr Business empfiehlt es sich, einmal ganz von vorn zu beginnen – bei der Buchung und Verwaltung Ihrer Geschäftsreisen. Wir haben vier praktische Software-Lösungen für Sie herausgesucht, mit denen Sie bei der Buchung Zeit, Kosten und Mühe sparen und von ausgefallenen Angeboten profitieren können.

Perk

Mit Perk wird die Geschäftsreisebuchung zum Kinderspiel – sowohl für die Reisenden als auch für Travel Manager:innen und Co. Das Tool punktet mit einer einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche und kann sowohl auf dem Desktop als auch via App verwendet werden.
  • Arbeitgeber können individuelle Richtlinien , Budgets und Freigabeprozesse hinterlegen, innerhalb derer die Mitarbeiter:innen intuitive Buchungen vornehmen – entweder für sich selbst oder für andere Kolleg:innen.
  • Auch Gruppenbuchungen sind problemlos möglich.
  • Neben zahlreichen leistungsstarken Reisemanagement- und Reisekosten-Funktionen bietet Perk Ihnen eine branchenführende Auswahl an Reiseoptionen. Der Service erstreckt sich von Flügen über Zugverbindungen und Mietwagen bis hin zu Hotels.
  • Mit dem Concierge-Feature sind auch ausgefallene Buchungsoptionen – wie alternative Unterkünfte, Tagungsräume, Offsites und vieles mehr – möglich. 
  • Dank ausführlicher Reporting-Optionen , Spesen-Funktion und diversen Integrationen ist Perk Geschäftsreise-Software, Buchungsplattform und Reisekosten-Tool zugleich.
Dank FlexiTravel können Sie ausserdem bares Geld sparen. Erfahren Sie, wie die EU Business School in Zusammenarbeit mit Perk 66.000 Euro in einem Geschäftsjahr zurückerstattet bekommen hat – und wie auch Sie von unseren flexiblen Stornierungsoptionen profitieren können.
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Flightfox

Wo möglich, werden Buchungsprozesse heutzutage gern online abgewickelt – der persönliche Face-to-Face-Kontakt eines Reisebüros ist hierfür nicht mehr unbedingt nötig und bedeutet oftmals einen erhöhten Zeitaufwand und eine gewisse Ortsgebundenheit.
Genau hier setzt Flightfox an. Die australische Reisemanagement-Software überträgt die Vorteile eines Reisebüros in die digitale Welt – und macht die Expertise des Büropersonals über ein modernes Online-Tool nutzbar. Im digitalen Reisebüro von Flightfox können Sie Ihre Reiseplanung anlegen, bevorstehende Reisen einsehen und Spesenberichte herunterladen. Um die Buchung und Abwicklung kümmern sich die Reiseexpert:innen von Flightfox.

Airbnb for Work

Bei Airbnb for Work handelt es sich nicht um ein eigenständiges Tool, sondern um eine Sonderfunktion der Buchungsplattform Airbnb. Die Business-Option richtet sich vor allem an Geschäftsreisende, die während ihres Aufenthalts besonders viel Wert auf den Wohlfühlfaktor und eine private Wohnatmosphäre legen. Denn wie für Airbnb üblich, finden Buchende hier hauptsächlich Ferienwohnungen, Privatunterkünfte sowie aussergewöhnliche Fundstücke mit Wow-Faktor.
Mit Airbnb for Work stellen Sie sicher, dass die Unterkünfte sich gut für Dienstreisen eignen, beispielsweise durch:
  • Zusätzliche Räume für Teamarbeit
  • Gutes Wi-Fi
  • Arbeitsplätze für Remote Work
  • Für Geschäftsreisen optimierte Zahlungsmodalitäten
  • Möglichkeiten zur Integration der Sorgfaltspflicht
Wer auf der Suche nach einer All-in-one-Lösung ist, dabei aber trotzdem nicht auf die Vorzüge von Airbnb Unterkünften verzichten will, kann sich für ein Reisemanagement-Tool entscheiden, das auch Airbnb-Buchungen anbietet – wie beispielsweise Perk. Hier können Sie Airbnbs einfach über den Concierge-Service buchen.
  • G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
  • Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden

Tools für ein effizientes Reisekostenmanagement

Neben der Reisebuchung und -planung spielt das Ausgabenmanagement eine zentrale Rolle. Und auch hierfür gibt es eine Menge hilfreiche Tools. Wir haben neun interessante Anbieter für eine effiziente Reisekostenverwaltung für Sie zusammengetragen.

Expensify

Expensify ist der Marktführer in Sachen Ausgabenverwaltung. Mithilfe der mobilen App können Sie sämtliche Spesen ganz einfach digitalisieren und gesammelt weitergeben – Sie fotografieren den Beleg und die Software überträgt die erfassten Daten automatisch auf Ihr Geschäftskonto. Kategorisierung, Codierung und Genehmigung sowie viele weitere Funktionen inklusive. Zudem können Sie bei Expensify Firmenkreditkarten hinterlegen, Rückerstattungen einreichen, Workflows einrichten und Ihre Buchhaltungssoftware integrieren.
Zur Perk-Integration mit Expensify

Brex

Bei Brex begann alles mit Firmenkreditkarten mit integrierter Kostenverwaltung. Gerade die einfache Nachverfolgung und Verwaltung der Ausgaben – in Kombination mit attraktiven Prämien und firmenfreundlichen Kreditlimits – macht die Plattform interessant für Unternehmen jeder Grösse, vom Start-up bis zum etablierten Konzern. Inzwischen kommen ausserdem weitere Services zum Leistungsportfolio von Brex hinzu:
  • Hinterlegte Ausgabenrichtlinien, Budgetlimits & sonstige Vorgaben
  • KI-Automatisierungen
  • Echtzeit-Tracking
  • Rechnungszahlungen
  • Reisekostenrückerstattungen
  • Finanzierungsmodelle
  • Travel Management Funktionen

Spendesk

Wer nach einer Software-Lösung sucht, die alle klassischen Services aus dem Bereich der Reisekostenabrechnung in einem Tool vereint, der wird bei Spendesk fündig. Die Anwendung kombiniert Spesenmanagement, Buchhaltung, Rechnungsverwaltung und Co. mit Firmenkreditkarten, Reporting-Funktionen sowie Genehmigungsprozessen und Budgetrichtlinien. Eine Komplettlösung in Sachen Spesenabrechnung.

Zoho Expense

Während Zoho Expense früher eine vor allem bei kleinen Unternehmen beliebte Ausgabenverwaltungs-Plattform war, bietet das Tool heute eine ganze Reihe von Funktionen und Integrationen – und wird weltweit von grossen wie von kleinen Unternehmen verwendet. Die angebotenen Leistungen umfassen z. B.:
  • Ausgabenmanagement & Berichterstattung
  • Zahlungen & Rückerstattungen
  • Reisebuchungen
  • Einkaufsanfragen
  • Analysen der Aktivitäten in den Bereichen Travel und Expense
Was damit einst ein Tool für die Reisekostenabrechnung war, lässt sich heute also streng genommen schon eher als Allround-Lösung einstufen – wenngleich die Stärke noch immer in der Ausgabenverwaltung liegt.

Fyle

Unter den Kostenmanagement-Softwares ist Fyle bekannt für schnelle Rückerstattungen und ein komplexes, benutzerfreundliches System. Zu den Features des vor allem bei Start-ups und kleineren Unternehmen sowie Freelancern beliebten Tools gehören:
  • Kilometer-Tracking via KI
  • Automatisierte Workflows
  • Papierlose Rückerstattung
  • Integration von Buchhaltungslösungen
  • Ein-Klick- sowie Echtzeit-Kostenberichte
  • Compliance- und Kreditkarten-Check

Perk

Perk bietet Ihnen nicht nur eine Lösung für die Buchung und Verwaltung von Geschäftsreisen, sondern auch für das Ausgabenmanagement. Die Plattform erleichtert es mittleren und großen Unternehmen, ihre Spesen nachzuverfolgen, einzureichen und rückzuerstatten. Dabei setzt Perk auf künstliche Intelligenz, um Informationen automatisch zu extrahieren und Spesenformulare auszufüllen. So erfolgt die Mehrwertsteuer-Validierung und -rückforderung zuverlässig und es werden Ausreißer und mögliche Verstöße automatisch erkannt.

BILL Spend & Expense (ehemals Divvy)

BILL Spend & Expense hiess früher Divvy und ist eine Ausgabenverwaltungslösung für Unternehmen aller Grössen. Die Anwendung umfasst virtuelle Kreditkarten für Online-Abonnements sowie intelligente Business-Karten, mit denen Sie Einkäufe nicht nur tätigen, sondern auch nachverfolgen, kategorisieren und für umfassende Berichte aufbereiten können. Finanzmanager:innen nutzen die kostenlose Software, um Pläne fürs Reisebudget zu erstellen, Spesen in Echtzeit zu überwachen und Ausgaben zu genehmigen.

Expensya

Bei Expensya können Sie zunächst ein Service-Paket wählen, das perfekt auf Ihre Unternehmensgrösse zugeschnitten ist – ob klein, mittelständisch oder gross. Neben Ausgabenverwaltung, Ausgabensteuerung und Unternehmens-Kreditkarten bietet die Software spezielle Tools für die Aufbereitung von Geschäftsreisekosten, automatisierte Buchhaltungslösungen und Unterstützung bei der Digitalisierung von Rechnungen, Quittungen und anderweitigen Geschäftsdaten.

Circula

Eine weitere Plattform im Bereich der Geschäfts- und Reisekostenverwaltung ist Circula. Die intelligente Software speziell für den Mittelstand managt Reisekosten und Auslagen und bietet darüber hinaus auch Expertise und Dienstleistungen für verschiedene Ausgabenkategorien, die in den Bereich der Mitarbeiter:innen-Benefits fallen:
  • Essenszuschuss
  • Mobilitätsbudget
  • Internetpauschale
  • Erholungsbeihilfe
  • Sachbezüge

Weitere interessante Reisemanagement-Tools & Add-ons

Auch über die klassischen Tools im Bereich Reisemanagement und Spesenabrechnung hinaus gibt es inzwischen zahlreiche kreative und interessante Anwendungen rund um das Thema Dienstreisen. Mit der passenden Software können Sie und Ihre Mitarbeiter:innen entspannt und sicher reisen – und dabei im Idealfall auch noch sparen. Wir haben uns umgesehen und sieben spannende und teils ausgefallene Business Travel Lösungen für Sie ausgesucht.

Rocketrip

Mit Rocketrip als Ergänzung zu Ihrer bevorzugten Buchungsplattform für Geschäftsreisen geht Sparen ganz einfach – und zahlt sich gleich doppelt aus. Die Plattform hilft Ihnen dabei, die Reisekosten Ihres Unternehmens zu reduzieren. Wie? Indem sie Ihre Mitarbeiter:innen ermutigt, bei der Reiseplanung und -buchung clevere Entscheidungen zu treffen.
Das Tool kalkuliert die Kosten für eine anstehende Reise im Voraus und schlägt günstigere Optionen vor. Reduzieren die Reisenden auf diese Weise ihre Kosten, dürfen sie die Hälfte der Ersparnis behalten. So entsteht eine Win-win-Situation: geringere Ausgaben, echte Belohnungen und ein wachsendes Bewusstsein für smarte Buchungsentscheidungen und Einsparungen.

Tripkicks

Tripkicks ist ein praktisches Add-on, das Sie mit Ihrer Travel Management Software kombinieren können, um das Reiseerlebnis Ihrer Mitarbeiter:innen zu verbessern. Die Plattform versorgt Arbeitgeber und Reisende mit Einblicken ins Reiseland, Reisewarnungen sowie Reise- und Sicherheitshinweisen und zeigt günstigere und sicherere Alternativen auf, um die Zufriedenheit Ihrer Reisenden sicherzustellen.
  • G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
  • Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden

Traxo

Mit Traxo behalten Reisemanager:innen den Überblick über die Reiseaktivitäten aller Reisenden im gesamten Unternehmen. Die Software bietet Daten- und Informationslösungen, um Einsparpotenziale zu erkennen, Datenlecks aufzudecken und so die Geschäftsreiseplanung zu optimieren. Egal, über welche und wie viele Plattformen Sie Ihre Geschäftsreisen buchen – Traxo sorgt für Transparenz.

TravelCare

Bei TravelCare von Perk dreht sich alles um das Thema Travel Risk Management . Mittels aktueller Reisewarnungen und detailreicher Informationen zu Einschränkungen, Regelungen, potenziellen Sicherheitslücken und Besonderheiten im Zielland gestaltet TravelCare Ihre Geschäftsreisen rundum sicher – und sorgt dafür, dass Ihre Reisenden stets bestens informiert und vorbereitet sind.
Erfahren Sie, wie Sie Ihre Reisenden auf Geschäftsreisen schützen können.
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CapTrav

CapTrav spezialisiert sich auf die Verwaltung von Reisekosten. Trotzdem handelt es sich bei dem Tool nicht um eine reine bzw. herkömmliche Spesenverwaltungssoftware. Das Besondere: In der cloudbasierten Lösung können Sie alle Reiseausgaben einsehen und in umfangreiche Berichte einfliessen lassen – unabhängig davon, wer die Reisen gebucht hat und auf welchen Kanälen die Buchung erfolgt ist. So lassen sich verschiedenste Buchungen und Reisedaten zusammenführen und zentral an einem Ort nachvollziehen und aufbereiten.
  • G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
  • Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden

PackPoint

Bei PackPoint ist der Name Programm: Hier dreht sich nämlich alles ums Packen für die nächste Geschäftsreise. Basierend auf Wettervorhersagen für das Reiseziel und konkreten Daten zur Länge der Reise, zur Reiseroute sowie zu den vor Ort geplanten Aktivitäten erstellt PackPoint individuelle Packlisten für Ihre Reisenden. So können Ihre Mitarbeiter:innen sich der Vorfreude hingeben – und sparen Zeit und Nerven bei der Vorbereitung der Reise.
  • G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
  • Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden

App in the Air

Last but not least stellen wir Ihnen noch eine Software der besonderen Art vor – Ihren persönlichen Reiseassistenten. App in the Air hilft Ihnen nicht nur bei der Planung, Buchung und Nachverfolgung Ihrer Geschäftsreisen, sondern bietet darüber hinaus viele hilfreiche Funktionen, um den Reiseplan einzuhalten und eine möglichst reibungslose Travel Experience zu gewährleisten:
  • Unterstützung beim Check-in
  • Updates zu Terminals, Gates und Gepäckbändern
  • Reisestatistiken
  • Tipps für ein CO2-neutrales Reiseprogramm
  • G2-Bewertung: keine Einträge vorhanden
  • Capterra-Bewertung: keine Einträge vorhanden

Kleine & mittlere Unternehmen als besondere Zielgruppe

Lange Zeit richteten sich professionelle Software-Lösungen für das Geschäftsreise-Management vorrangig an grosse Unternehmen. Sei es, weil diese vermehrt auf Geschäftsreisen gingen oder weil hier mehr Geld zur Verfügung stand, um administrative Aufgaben auszulagern. Heute konzentrieren sich viele Anbieter auch auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Aus gutem Grund.
Oftmals reicht die Personalstärke in KMU nicht aus, um Mitarbeiter:innen zu beschäftigen, die sich ausschliesslich um Geschäftsreisen kümmern. Infolgedessen liegt die Verantwortung für die Reiseplanung entweder bei den Reisenden selbst oder bei Kolleg:innen aus der Buchhaltung, der Finanzabteilung oder HR. Hierbei kann es schnell zu Überforderung und Frustration kommen.
Das Resultat: Buchungen ausserhalb der Richtlinien, mangelnde Übersichtlichkeit, Überstunden, unzufriedene Mitarbeiter:innen, überstürzte Buchungsentscheidungen und hohe, teils nicht erstattungsfähige Kosten.
Gerade für solche Unternehmen bergen professionelle Reisemanagement-Tools, die speziell für den Business-Bereich entwickelt wurden, ein grosses Potenzial:
  • Durch die Integration der eigenen Reiserichtlinien , Budgetgrenzen und Genehmigungsworkflows, werden richtlinienkonforme Buchungen deutlich erleichtert.
  • Überwachungs- und Nachverfolgungsoptionen helfen Arbeitgebern dabei, den Überblick zu behalten und die Sicherheit ihrer Reisenden zu gewährleisten. Gleichzeitig übernimmt der Kundenservice des Tools das Notfallmanagement.
  • Mitarbeiter:innen erhalten mehr Freiraum, weil sie aktiv in die Planung ihrer Reise involviert sind und das nötige Vertrauen sowie ausreichend Informationen und Unterstützung entgegengebracht bekommen.
  • Mithilfe von ausführlichen Reisedaten und Reportings lassen sich Schlüsse ziehen, um zukünftige Geschäftsreisen noch besser zu durchdenken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen langfristig zu steigern.
  • Die Business-Tauglichkeit der Reise steht immer im Fokus – bei der Wahl der Unterkünfte und Transportmittel, aber auch bei der Rechnungsstellung und möglichen Einsparpotenzialen durch Steuern, Rückerstattungen und Co.
Die Investition in ein Reisemanagement-Tool kostet Geld – aber Richtlinienverstösse und suboptimale Buchungen sowie der Zeitaufwand, den die buchenden Mitarbeiter:innen in Recherchen, Rücksprachen und Co. stecken, erzeugen ebenfalls Kosten. Insofern lohnt sich ein Reisemanagement-Tool für Unternehmen jeder Grösse.
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Travel Management Tools – ein Markt mit Zukunft

Ob komplettes Travel Management System, Buchungssoftware, reine Reisekostenverwaltung oder hilfreiches Extra-Feature für mehr Komfort: Software-Lösungen zur Unterstützung bei der Reiseplanung, -buchung und -abrechnung sind ein Modell mit Zukunft.
Warum? Weil das Angebot an Unterkünften und Transportmitteln weiter wächst, die Preise immer stärker variieren und der gesamte Prozess rund um die Buchung zunehmend komplexer wird. Mit einem Reisemanagement-Tool werden Ihre Mitarbeiter:innen intuitiv und einfach durch die einzelnen Schritte der Reiseplanung geführt – und dabei von Expert:innen oder smarten Technologien geleitet und begleitet. Dabei sind Sie flexibel und können von überall aus mit Ihren Ansprechpartner:innen interagieren – je nach Angebot auch rund um die Uhr.
Das erspart Ihnen Arbeit, Fehltritte, Zeit und in den meisten Fällen auch unnötige Ausgaben – und zeigt Ihnen vielleicht sogar neue Wege auf, um Geschäftsreisen kreativ zu gestalten, neu kennenzulernen und zu einem echten Erlebnis werden zu lassen – entspannt und unvergesslich.
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