Intelligentes Ausgabenmanagement

Ausgabenmanagement bezeichnet den Prozess, wie Unternehmen ihre Ausgaben steuern, verfolgen und optimieren. Dazu gehören Reisekosten, die Verarbeitung von Rechnungen sowie Zahlungen mit Firmenkarten.Ein effektives Ausgabenmanagement verschafft Finanzteams Echtzeit-Einblick in die Unternehmensausgaben, stellt die Einhaltung von Richtlinien sicher und reduziert den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung und Abstimmung von Transaktionen.Moderne Plattformen für Ausgabenmanagement wie Perk nutzen KI und Automatisierung, um den gesamten Prozess von Anfang bis Ende zu steuern. So eliminieren Sie den operativen Ballast, der Ihr Finanzteam ausbremst. Schaffen Sie die nötige Transparenz und Kontrolle, damit sich Ihr Team voll auf die Strategie konzentrieren kann.

Perk automatisiert den gesamten Reisekostenprozess, von der Belegerfassung bis zur Erstattung.Mitarbeitende reichen Ausgaben ein, indem sie ein Foto ihres Belegs mit der Perk-Mobile-App aufnehmen oder ein Bild hochladen, wenn sie die Desktop-Version nutzen.Anschließend übernimmt die KI von Perk automatisch:

• die Extraktion aller relevanten Daten (z. B. Datum, Händler, Kategorie, Betrag)
• die Erkennung von Mehrwertsteuersätzen
• sowie die Zuordnung des Belegs zur entsprechenden Kartentransaktion, falls diese mit einer Firmenkarte bezahlt wurde.

Danach überprüft die KI von Perk die Daten anhand der Unternehmensrichtlinien (z. B. Ausgaben- oder Artikelgrenzen) sowie regulatorischer Anforderungen, bevor die Ausgabe durch den passenden Genehmigungsworkflow geleitet wird.Diese Workflows passen sich dynamisch an die jeweilige Ausgabe und die Unternehmensregeln an. Beispielsweise können:

• Ausgaben automatisch genehmigt werden, wenn sie bestimmten Bedingungen entsprechen
• oder Unregelmässigkeiten sowie Ausgaben außerhalb der Richtlinien an die zuständigen Teams gemeldet werden.

All das geschieht ohne manuelle Eingriffe, basierend auf den Richtlinien und Workflows, die Finanzteams im System hinterlegt haben.Die Daten werden anschließend mit dem ERP-System des Unternehmens synchronisiert, damit Buchungen aktuell bleiben und Erstattungen sowie Mehrwertsteuerrückerstattungen korrekt erfolgen.Finanzteams erhalten so präzise, richtlinienkonforme Ausgabendaten in Echtzeit, inklusive vollständiger Audit-Trails und integrierter ERP-Anbindung.Unternehmen, die Perk auch für Geschäftsreisen nutzen, profitieren zusätzlich von einem noch einfacheren Ablauf: Reisen werden automatisch erstellt, Tagegelder zugewiesen und Kartentransaktionen den Belegen zugeordnet, sodass alle Ausgaben bereits erfasst sind, bevor die Reise endet.

Perk nutzt KI, um die manuellen Buchhaltungsaufgaben zu automatisieren, die einen Grossteil der Zeit von Finanzteams in Anspruch nehmen.Bei Reisekosten erfasst, kategorisiert und überprüft Perk jede Ausgabe automatisch. Anschließend wird der passende Workflow ausgelöst, um die nächsten Schritte auszuführen, zum Beispiel:

• eine Ausgabe automatisch genehmigen
• eine verantwortliche Person im Unternehmen benachrichtigen
• oder Auffälligkeiten an das zuständige Team melden.

Bei Rechnungen übernimmt Perk den gesamten Accounts-Payable-Prozess von Anfang bis Ende:

• Extraktion der Positionsdaten aus Rechnungen
• 2-Way- und 3-Way-PO-Matching
• Erkennung von Doppelrechnungen
• sowie Weiterleitung an den passenden Genehmigungsworkflow.

Für Firmenkarten können Buchhaltungsteams Richtlinien wie Ausgaben- oder Artikelgrenzen festlegen, die automatisch direkt beim Zahlungsvorgang angewendet werden.Dadurch müssen Finanzteams nicht mehr Stunden damit verbringen, Ausgaben im Nachhinein zu kontrollieren.Kartentransaktionen werden ausserdem in Echtzeit erfasst und mit Belegen abgeglichen. Das reduziert manuellen Aufwand für Mitarbeitende und sorgt dafür, dass alle Buchungen jederzeit aktuell bleiben.Über alle drei Bereiche hinweg setzt Perk Ihre Ausgabenrichtlinien automatisch durch, erkennt Auffälligkeiten und erstellt vollständige Audit-Trails. So verbringt Ihr Team weniger Zeit mit Nachverfolgen, Prüfen und Korrigieren und mehr Zeit mit Aufgaben, die das Unternehmen wirklich voranbringen.

Ja. Perk lässt sich mit den ERP- und Buchhaltungssystemen integrieren, die Finanzteams bereits nutzen, zum Beispiel SAP, NetSuite, Xero oder QuickBooks.So fliessen geprüfte und genehmigte Ausgaben direkt in Ihre Buchhaltung, ohne dass Daten manuell erneut eingegeben werden müssen.Die Daten bleiben über Ihren gesamten Finanz-Tech-Stack hinweg korrekt und aktuell, ohne doppelte Dateneingaben oder aufwendige Abstimmungen.Perk integriert sich ausserdem mit HR-Systemen, damit Mitarbeiterdaten, Genehmigungshierarchien und Kostenstellenstrukturen synchron bleiben.So stellen automatisierte Workflows sicher, dass sie immer die tatsächliche Organisationsstruktur Ihres Unternehmens widerspiegeln.