Wie Caudalie Italien mit Perk das Reisechaos und die indirekte Arbeit reduzierte

Wenn Sie Geschäftsreisen verwalten, kennen Sie dieses Gefühl wahrscheinlich: Selbst wenn Ihre Berufsbezeichnung Office Manager oder Travel Manager lautet, verbringen Sie die meiste Zeit damit, Belegen hinterherzujagen, Reiseprobleme für Mitarbeitende um 20 Uhr zu lösen oder Rechnungen in drei verschiedenen Systemen zu verwalten.Diese „Arbeit hinter der Arbeit“ nennen wir indirekte Arbeit: der endlose Strom unsichtbarer Aufgaben, der den Betrieb am Laufen hält, Sie aber von der eigentlichen Arbeit mit echter Wirkung abhält.Bei Caudalie Italien wurde die Office Managerin von dieser indirekten Arbeit förmlich begraben, was sie daran hinderte, den Job zu machen, für den sie eigentlich eingestellt worden war.

Eine Office Managerin, die jede einzelne Reise organisiert

Für Lolanda Spica, Office Managerin bei Caudalie Italien, war die indirekte Arbeit rund um Geschäftsreisen erstickend. Sie verbrachte Stunde um Stunde damit, Reisen für mehr als 70 Aussendienstmitarbeitende zu buchen und zu verwalten, die Apotheken in ganz Italien besuchten, sowie für das Marketingteam und die Geschäftsführung, die zu Meetings in die Zentrale nach Frankreich reisten.

Die Mitarbeitenden riefen sie den ganzen Tag an, schrieben Textnachrichten oder kontaktierten sie über WhatsApp:

„Ich brauche ein Hotel in der Nähe dieser Apotheke.“

„Kannst du für morgen einen Zug buchen?“

„Ich fahre nach Paris; was ist die beste Option?“

Für Lolanda bedeutete jede Anfrage:

Ihre aktuelle Tätigkeit unterbrechen

Manuelle Online-Suche nach Optionen

Preisvergleiche

Direkte Kontaktaufnahme mit Hotels oder Buchungen auf Portalen für Endverbraucher

All dies hinderte sie daran, sich auf ihre anderen Aufgaben als Office Managerin zu konzentrieren und Zeit für strategischere Arbeit aufzuwenden.

„Ich habe meinem Manager immer wieder gesagt: Ich bin kein Reisebüro. Das Volumen der Buchungsanfragen war unmöglich zu bewältigen.“

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Da nur eine Person jede einzelne Reise verwaltete und immer mehr Aussendienstmitarbeitende zum Team stiessen, benötigten sie eine skalierbare Lösung, die das Reisen geräuschlos im Hintergrund ablaufen liess, anstatt ihre Zeit zu verschlingen.

Richtlinien auf dem Papier, nicht in der Praxis

Die Reiseerichtlinien von Caudalie Italien waren in den Arbeitsverträgen festgeschrieben: 100 € pro Nacht für Hotels, 30 € für das Abendessen.... Jeder, der schon einmal versucht hat, eine pauschale Hotelobergrenze in einer Grossstadt durchzusetzen, kennt dieses Problem.

In Städten wie Mailand, Rom und Florenz war dies schlichtweg unrealistisch. „Mit 120 € gibt es in Mailand nichts“, sagt Iolanda. In der Praxis prüfte Iolanda jede Reise manuell, traf Ermessensentscheidungen und leitete Ausnahmen an ihren Manager weiter.

Das Ergebnis:

Richtlinien existierten zwar auf dem Papier, aber nicht im täglichen Buchungsprozess.

Jedes Mal, wenn eine Reise ausserhalb der Richtlinien lag, musste Lolanda nach Alternativen suchen und die Buchung eskalieren, was noch mehr indirekte Arbeit auf ihrem Schreibtisch häufte.

Keine Transparenz bei den Ausgaben

Auch auf der Finanzseite war es für das Team nicht einfacher. Lolanda nutzte eine einzige Firmenkreditkarte für jede Transaktion, von Hotelbuchungen bis hin zu Büromaterial. Ohne aussagekräftige Aufschlüsselungen ging Lolanda jeden Monat Zeile für Zeile die Abrechnungen durch.

Zeilen markieren.

In Tabellen kopieren.

Versuchen, Reisen von allem anderen zu trennen, um eine grobe Vorstellung davon zu bekommen, wie viel für Geschäftsreisen ausgegeben wurde.

Es gab kein klares Reisebudget, sondern nur schwankende Ausgaben, die in reisestarken Monaten wie September, Oktober und November Spitzenwerte erreichten. Lolanda und ihrem Team war klar, dass diese Art der Reiseverwaltung nicht nachhaltig war.

Der Wendepunkt: „Etwas aus dem Paradies“ landet im Posteingang

Der Wandel begann mit einer einfachen E-Mail. Iolanda erhielt eine erste Nachricht über Perk. Das Timing war perfekt: „Es war der richtige Zeitpunkt. Ich dachte, warum nicht? Es gab ein dreimonatiges Pilotprojekt, und ich sagte meinem Chef: Wir können es versuchen, und in drei Monaten sehen wir weiter.“

Dieser Testlauf liess Caudalie Italien erkennen, dass es einen besseren Weg gibt, Reisen und Ausgaben zu verwalten. Wie Lolanda es ausdrückt, ist die Nutzung von Perk „ein Traum“.

Ein reibungsloses und unterstütztes Onboarding

Die Implementierungs- und Schulungssitzungen für Reisende bei Caudalie Italien wurden auf Italienisch durchgeführt, was für die Akzeptanz entscheidend war. Die Implementierung dauerte etwa zwei Monate, in denen das gesamte Team von Onboarding- und Implementierungsspezialisten unterstützt wurde.

Da die Teammitglieder unterschiedlich technikaffin waren, achtete Perk darauf, dass individuelle Lernkurven respektiert wurden, sodass sich jeder, von der Geschäftsführung über die Aussendienstmitarbeitenden bis hin zu Iolanda selbst, bei der Nutzung des Tools sicher fühlte. Sobald das Team vollständig eingearbeitet war und Perk routiniert nutzte, zeigte sich der Effekt deutlich im Arbeitsalltag von Iolanda.

Lolanda gewinnt Zeit, Reisende gewinnen Freiheit

Auf die Frage, wie viel Zeit sie mit Perk auf einer Skala von 1 bis 10 spart, zögert Lolanda nicht:

„Wenn 1 das Minimum und 10 das Maximum ist, sage ich acht. Es ist keine 10, weil Reisende manchmal beschäftigt oder mit dem Auto unterwegs sind und mich bitten, etwas für sie zu buchen.“

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Die Entlastung durch weniger indirekte Arbeit ist für sie deutlich spürbar:

Weniger Anrufe und WhatsApp-Nachrichten.

Manuelle Hotelsuchen durch Iolanda sind jetzt die Ausnahme, nicht mehr die Regel.

Kein Jonglieren mehr mit 15–20 verschiedenen Websites, um eine Reise zu buchen.

Und wie sieht es mit dem Erlebnis für die Reisenden aus? Auf die Frage, was die Reisenden davon halten, ihre Reisen selbst zu buchen, fügte sie hinzu:

„Die Aussendienstmitarbeitenden haben Perk von Anfang an genutzt. Für sie ist es fantastisch, sie können alles über ihren Computer oder ihr Smartphone buchen und verwalten. Das macht einen echten Unterschied.“

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Auch das Inventar von Perk machte für die Mitarbeitenden, die in ganz Italien unterwegs sind, einen Unterschied:

„In Italien ist es manchmal besser, den Zug zu nehmen als das Flugzeug. Mit Perk können wir Schnellzüge von Trenitalia und Italo buchen. Es ist definitiv eine Verbesserung.“

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Mit der neu gewonnenen Freiheit, Reisen selbst zu buchen, wurde es umso wichtiger, dass die Reiserichtlinien des Unternehmens direkt im Buchungsprozess hinterlegt sind.

Eine flexible Reiserichtlinie und automatisierte Freigaben

Caudalie Italien stellte von einer gedruckten Reiserichtlinie auf die Einrichtung innerhalb der Perk-Plattform um, sodass alle Reisenden bereits während der Buchung sehen können, was den Richtlinien entspricht.

Anstatt unrealistische Obergrenzen festzuschreiben, konfigurierten sie einfach flexible Bereiche und fügten in teuren Städten wie Mailand oder Rom eine höhere Obergrenze (bis zu 300 €) hinzu. Wenn eine Reise über den üblichen Rahmen hinausgeht, leitet Perk sie zur Prüfung an Lolanda weiter. Sie prüft den Kontext und fügt bei Bedarf eine kurze Notiz für ihren Manager hinzu (z. B. „Es ist Hochsaison in Rom; es gibt nichts Günstigeres“).

Die dynamischen Richtlinienkontrollen und das Inventar von Perk haben bereits nach 12 Monaten zu echten Einsparungen geführt:

5.880 € an Richtlinieneinsparungen bei Hotels, Zügen und Mietwagen.

1.900 € an Einsparungen bei Flugrichtlinien.

Klarheit und Kontrolle über die Ausgaben

Im ersten Jahr bezahlte Caudalie Italien Reisen per Kreditkarte, aber das Team merkte schnell, dass sie noch weiter gehen konnten. Iolanda setzte sich dafür ein, auf Abrechnung per Banküberweisung mit Perk umzustellen.

Seitdem werden alle Reisekosten in monatlichen Sammelrechnungen gebündelt und nach Kategorien aufgeschlüsselt, darunter Unterkünfte, Bahnreisen und Flüge.

„Die Änderung der Zahlungsmethode war fantastisch. Jeden Monat kann ich alle Rechnungen und Belege sehen, wobei die Ausgaben in Hotels, Züge und Flüge unterteilt sind. Jetzt haben wir endlich ein Gefühl für unser Budget.“

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Dies ist ein gewaltiger Fortschritt gegenüber dem manuellen Scannen allgemeiner Kartenabrechnungen. Jetzt hat sie mehr Zeit, um sich auf die Kernbereiche ihrer Rolle als Office Managerin zu konzentrieren. Mit bereinigten Rechnungen und klar kategorisierten Ausgaben konnte Caudalie Italien diese Daten endlich in echte Erkenntnisse umwandeln.

Heute kann Caudalie Italien sehen:

Wie viel sie für Reisen ausgeben.

Wohin das Geld fliesst (nach Kategorie und Zeitraum).

Wie sich Reise-Spitzenzeiten auf das Budget auswirken.

„Wir hatten vorher kein wirkliches Budget für Reisekosten. Jetzt können wir dank des Reportings endlich sehen, wohin unser Reisebudget fliesst, und planen, was wir mit weiterem Wachstum benötigen werden.“

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Das Ziel für das nächste Jahr ist klar: ein festes, vorhersehbares Reisebudget für ein wachsendes Vertriebsteam, mit den Daten von Perk als Grundlage.

Unterstützung, die sich wie eine Erweiterung des Teams anfühlt

Lolanda steht in engem Kontakt mit ihrer Perk Account Managerin: „Ich schreibe unserer Account Managerin mehr als zwei- oder dreimal pro Woche, und sie ist immer da, um zu helfen. Die Unterstützung und Hilfe sind grossartig.“ Auch der Kundensupport ist in entscheidenden Momenten eingesprungen. Zu wissen, dass hinter jeder Reise ein Team steht, das rund um die Uhr erreichbar ist, gibt Iolanda echte Sicherheit. Besonders in Erinnerung geblieben ist ihr eine Situation, als sie eine Fahrkarte für den Zug wenige Minuten vor der Abfahrt per Chat ändern musste: „Ich schrieb einfach: ‚Tut mir leid, der Zug fährt in 20 Minuten ab, ich muss das ändern.‘ Und sie haben es erledigt. Wirklich klasse.“

Für Caudalie Italien übernimmt Perk nicht nur die Buchung von Reisen. Perk entlastet Lolanda von fortlaufender indirekter Arbeit, gibt den Reisenden die Sicherheit, ihre Reisen selbstständig zu buchen, und liefert dem Unternehmen die Einblicke in Reise- und Ausgabenstrukturen, die nötig sind, um ein Reiseprogramm aufzubauen, das wirklich passt.

Was sich für Caudalie Italien seit der Einführung von Perk geändert hat

Deutlich weniger reisebezogene indirekte Arbeit für die Office Managerin, die die Zeitersparnis nun mit 8/10 bewertet.

80 Mitarbeitende können ihre Reisen nun selbst auf einer einzigen Plattform buchen, anstatt auf Ad-hoc-Anrufe und Nachrichten angewiesen zu sein.

Klare Transparenz über die Reiseausgaben nach Kategorie und Zeitraum, als Grundlage für ein festes und planbares Budget.

Aufbau eines eigenen, vorhersehbaren Reisebudgets für ein wachsendes Aussendienstteam auf Basis der Auswertungen von Perk.

Erzielung von 5.880 € an Richtlinieneinsparungen bei Hotels, Zügen und Mietwagen sowie 1.900 € an Einsparungen bei Flugrichtlinien in nur 12 Monaten.

Verbessertes Reiseerlebnis durch ein besseres Bahnangebote in Italien und schnellen, persönlichen Support, rund um die Uhr, bei Planänderungen