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CM

Case Study Cm
75% Zeitersparnis
200+ Reisen pro Monat
10 Zentralen
Industrie
Telecommunications
Mitarbeiter
300+
Zentralen
Breda

Wie CM Geschäftsreisen für über 200 Mitarbeiter:innen optimiert

Die Lösungen von CM.com haben Auswirkungen auf Milliarden von Menschen in aller Welt. CM unterstützt Unternehmen mittels CPaaS (Communications Platform as a Service) dabei, ihre Kunden über mobile Geräte via Chat, SMS, Push-Benachrichtigungen u. a. noch besser betreuen zu können. Mit Niederlassungen an verschiedenen Standorten, darunter Paris, London, Kapstadt, Hongkong und Shenzhen, müssen die Vertriebsleute und Produktspezialisten von CM häufig geschäftlich reisen. „Ich kümmere mich gemeinsam mit Nicky Bouwman und Shanti Geerards um die gesamte internationale Reiseplanung für 12 Niederlassungen“, so Babs van der Waal, Operations and Administrations Professional. „Von unseren Mitarbeitern sind rund 200 häufig geschäftlich unterwegs. Nicky und ich bearbeiten alle eingehenden Reiseanträge.“
„Mit Perk können unsere Mitarbeiter Verantwortung für ihre eigenen Reisen übernehmen. Das gefällt ihnen. Sie sehen alle verfügbaren Optionen und können sie ins System eingeben. Sie wissen, dass sich jemand ihre Angaben anschauen wird und dass das Ganze in 10 Minuten abgewickelt wird.”
 Katharina Schmaehl, Office Manager

Das Problem mit den Websites im Internet, über die Buchungen vorgenommen werden können

Babs hatte die Reisen für ihre Kollegen jahrelang über Websites im im Internet, über die Buchungen vorgenommen werden können, z. B. Booking.com und Skyscanner, gebucht. „Der jeweilige Kollege schickte uns zuerst eine Anfrage per E-Mail. Dann mussten wir den Kollegen um verschiedene Angaben bitten, beispielsweise, welchem Kundenkonto die Reise zuzuordnen ist, an welcher Veranstaltung die Person teilnimmt usw.“, so van der Waal. „All das in Erfahrung zu bringen, war sehr zeitaufwendig.“ Es mussten jede Menge E-Mails hin und her geschickt werden, und so vergingen oftmals Stunden oder Tage zwischen dem anfänglichen Reiseantrag und dem fertigen Reiseplan.
Und das waren nicht die einzigen Schwierigkeiten. „Das große Problem, vor allem auf Websites im Internet, über die Buchungen vorgenommen werden können, ist die Zahlung der Hotelrechnungen“, so van der Waal. Sie fügt hinzu, dass es für Urlaubsreisende ganz praktisch ist, nicht im Voraus für ihr Hotel zahlen zu müssen; aber bei der Buchung von Geschäftsreisen ist das ärgerlich. „Nach der Buchung mussten wir das Hotel anrufen und fragen, ob wir mit der Firmenkreditkarte zahlen können, damit unsere Mitarbeiter nach ihrer Ankunft nicht selbst zahlen und die Kosten dann über die Reisekostenabrechnung einreichen müssen.“

Schnellere Buchungen, einfache Zahlungen und Reisende, die die volle Kontrolle haben

Sobald die Reiseabteilung von CM im April 2017 begann, mit Perk zu arbeiten, bemerkten die Mitarbeiter, dass die Reisebuchung nun deutlich schneller vonstattenging. Das Team konnte mit Perk Suchergebnisse für Reisen abspeichern oder mit der Firmenkreditkarte vorab online bezahlen. Bei Bedarf erhielten die Mitarbeiter bei komplexen Reisebuchungen auch eine proaktive Kundenbetreuung.
Im Dezember 2017 lud van der Waal alle Angestellten von CM ein, Perk zu nutzen. „Wir buchen die Reisen für unsere Mitarbeiter, um sicherzugehen, dass es für CM kosteneffizient ist. Jetzt können unsere Reisenden in Perk einfach ihre Reisedaten eingeben“, so van der Waal.
„Sie können sich Termine und die Abflug- und Ankunftszeiten anschauen und entsprechend nach Hotels in der Nähe des Tagungsorts suchen.”
 Katharina Schmaehl, Office Manager
Anschließend können sie diese Angaben sowie eine persönliche Nachricht für uns eingeben. Als nächstes klicken sie auf die Schaltfläche ‚Reise beantragen‘ und schon landet die Anfrage in unserem E-Mail-Posteingang, wo wir sie ansehen können.“
Den Reiseplan genauso zu erstellen, wie ihn sich der Reisende wünschte, bedeutete für van der Waal früher immer einen großen Arbeitsaufwand. Auch wenn die Reisenden selbst schon ein wenig recherchiert hatten, konnten sie ihre Präferenzen nicht speichern. „Wir müssen jetzt nicht mehr die gleiche Suche durchführen, wenn die Mitarbeiter das bereits getan haben“, erläutert van der Waal.
Das Wichtigste ist jedoch, dass die Reisenden mehr Kontrolle über ihre eigene Reise haben. „Mit Perk können unsere Mitarbeiter Verantwortung für ihre eigenen Reisen übernehmen. Das gefällt ihnen. Sie sehen alle verfügbaren Optionen und können sie ins System eingeben. Sie wissen, dass sich jemand ihre Angaben anschauen wird und dass das Ganze in 10 Minuten abgewickelt wird.“
Wenn neue Reiseanträge eingehen, erhält van der Waal eine E-Mail-Benachrichtigung. Außerdem kann sie in ihrer Rolle als Account-Administratorin auch laufende Reisebuchungen verfolgen. Perk bietet ihr damit ein einfaches und effektives Tool für das Aufgabenmanagement.
„Unsere Mitarbeiter sind für uns wie Kunden. Wenn wir irgendwelche Abläufe mittels Technologie automatisieren oder vereinfachen können, dann gefällt das unseren Mitarbeitern. Mit Perk wird die Reiseplanung für unsere Mitarbeiter noch ein bisschen angenehmer.”
 Katharina Schmaehl, Office Manager

Aktuelle Reisen verfolgen und Reisende unterwegs unterstützen

Ein unerwartetes Plus von Perk ist die Möglichkeit, aktuell stattfindende Reisen schnell einzusehen. Die Rezeption in der Hauptniederlassung erhält von Perk einen wöchentlichen Bericht mit Angaben zum Reisenden und zum Reiseziel sowie eine Beschreibung der Reise.
„Unsere Rezeption weiß immer ganz genau, wo sich unsere Mitarbeiter gerade befinden und welche Mitarbeiter in unsere Niederlassung zu Besuch kommen“, so van der Waal. „Besuche in unserem Haus werden auf Displays innerhalb des Gebäudes angezeigt. So wissen die Mitarbeiter beispielsweise, dass jemand aus Hongkong anreist, und auf diese Weise kommen die Mitarbeiter miteinander in Kontakt.“
Die CM-Mitarbeiter wissen zudem, dass ihnen auf Geschäftsreisen rund um die Uhr ein Support-Team zur Verfügung steht, das sie bei unverhofften Schwierigkeiten unterstützt. „Zum Glück ist es noch nicht vorgekommen, dass einer unserer Mitarbeiter nachts irgendwo gestrandet ist. Aber im Fall der Fälle wissen unsere Leute, dass sie einfach anrufen können und Unterstützung bekommen“, bemerkt Waal.

Mehr Zeit für Prioritäten und Expansion

Die Zeitersparnis, die Perk dem Unternehmen CM ermöglicht, wird immer wichtiger, je mehr die Belegschaft anwächst. „Vor unserem Wechsel zu Perk dauerte die Buchung eines komplizierten Reiseplans manchmal 45 Minuten oder sogar eine Stunde – Zeit, die uns für unsere anderen Aufgaben fehlte. Jetzt stellen alle Mitarbeiter ihre Reiseanträge über die Plattform, und wir konnten diese Zeit deutlich reduzieren.“ Heute kann Babs van der Waal mehr Zeit in die internationale Expansion von CM investieren.
CM’s business travelers like the time-saving tool as well. “We are a company that is very focused on technology, automAuch die CM-Mitarbeiter, die geschäftlich reisen, sind von dem zeitsparenden Tool begeistert. „Als Unternehmen konzentrieren wir uns stark auf Technologie, Automatisierung und Möglichkeiten, wie wir Abläufe für unsere Mitarbeiter und Kunden vereinfachen können“, so van der Waal., and what we can do to make things easier for people and for our own customers,” says van der Waal.
„Unsere Mitarbeiter sind für uns wie Kunden. Wenn wir irgendwelche Abläufe mittels Technologie automatisieren oder vereinfachen können, dann gefällt das unseren Mitarbeitern. Das finden sie richtig super. Mit Perk wird die Reiseplanung für unsere Mitarbeiter noch ein bisschen angenehmer.“
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