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Reisekostenmanagement: Leitfaden für Ihr Spesenmanagement 2025

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Kilometerpauschale 2025 – Fahrtkostenerstattung für Dienstreisen

Die Kilometerpauschale ermöglicht Arbeitnehmer:innen, dienstliche Fahrten mit dem privaten Fahrzeug steuerlich geltend zu machen oder vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Sie beträgt in Deutschland 30 Cent pro gefahrenem Kilometer (Pkw) bzw. 20 Cent für andere Fahrzeuge.

Wichtiges zur Kilometerpauschale kompakt zusammengefasst:

  • Die Kilometerpauschale gilt für dienstliche Fahrten mit dem privaten Fahrzeug, nicht für den Arbeitsweg.
  • Unterschied zur Pendlerpauschale: Die Pendlerpauschale (auch Entfernungspauschale) betrifft ausschließlich den Weg vom Wohnort zum Arbeitsplatz und nur die einfache Strecke.
  • Die Kilometerpauschale in Deutschland 2025 beträgt 0,30 €/km (Pkw) bzw. 0,20 €/km (z. B. Motorrad).
  • Erstattung durch Arbeitgeber: steuerfrei bis zur gesetzlichen Pauschale.

Kilometerpauschale bei Dienstreisen – was ist das?

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Die Kilometerpauschale ist ein gesetzlich festgelegter Betrag pro gefahrenem Kilometer, den Arbeitnehmer:innen für Dienstreisen mit dem privaten Fahrzeug abrechnen können. Sie deckt typische Fahrzeugkosten wie Kraftstoff, Abnutzung, Versicherung und Wartung ab.

Wann gilt die Kilometerpauschale?

Eine Fahrt gilt nur dann als dienstlich, wenn:
  • ein geschäftlicher Zweck vorliegt (Meetings, Kundenbesuche, Außendienst usw.),
  • keine privaten Umwege gefahren werden,
  • Homeoffice-Fahrten zu externen Terminen beruflich veranlasst sind oder
  • temporäre Arbeitsorte angefahren werden.
Nicht abgedeckt sind:
  • Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte
  • Private Umwege oder Freizeitfahrten
  • Fahrten mit ÖPNV (hier gilt der Ticketpreis)
  • Dienstwagen oder Fahrrad (keine Pkw-Pauschale)

Wie werden die Fahrtkosten abgerechnet?

Die Kilometerpauschale kann entweder über die Steuererklärung oder direkt über den Arbeitgeber erstattet werden. Um die Kilometerpauschale ausgezahlt zu bekommen, müssen Sie die Fahrten und Entfernungen schriftlich in einem Fahrtenbuch festhalten. Arbeitgeber können dann die Fahrtkosten als Kilometergeld über die Reisekostenabrechnung erstatten.
Dabei ist wichtig zu beachten, dass in der Regel nur die gesetzlich festgelegten Pauschalen steuerfrei erstattet werden können. Arbeitgeber können zwar höhere Pauschalen ansetzen, für die Differenz zur Kilometerpauschale werden aber Abgaben fällig. Ausnahme: Der Arbeitgeber zahlt die tatsächlich entstandenen Kosten, die über entsprechende Belege wie Tankquittungen nachgewiesen werden können. In dem Fall ist der gesamte Betrag steuerfrei.
Sollte der Arbeitgeber kein Kilometergeld zahlen, können Sie die Fahrtkosten für dienstliche Zwecke als Reisekosten von der Steuer absetzen.
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Kilometergeld vom Arbeitgeber – Vorteile

Kilometergeld sorgt für steuerliche Vorteile, Transparenz und weniger Abrechnungsaufwand.
  • Das Kilometergeld kann von Unternehmen als Betriebsausgabe verbucht werden. Das mindert das zu versteuernde Einkommen des Unternehmens.
  • Arbeitgeber können die Pauschale steuerfrei an ihre Mitarbeitenden auszahlen, was bedeutet, dass sie nicht der Lohnsteuer oder Sozialversicherung unterliegt.
  • Wenn Arbeitgeber die gesetzliche Kilometerpauschale verwenden, vereinfacht das die Abrechnung von Reisekosten erheblich. Komplizierte Berechnungen der tatsächlichen Kosten (wie Kraftstoff, Abnutzung etc.) entfallen.
  • Eine faire und transparente Reisekostenregelung, wie die Erstattung des Kilometergeldes, kann das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber positionieren und hilft, den Aufwand für Mitarbeitende zu minimieren.
Mit dem Kilometergeld vom Arbeitgeber werden bei Nutzung eines privaten Pkw Sprit, Abnutzung und Versicherung abgedeckt. Zusätzliche Kosten – Parkgebühren z. B. – können Arbeitnehmer:innen separat abrechnen. Falls Ihr Fahrzeug besonders viel Sprit verbraucht, können Sie den entsprechenden Kilometerbetrag errechnen und ggf. eine Anpassung mit Ihrem Arbeitgeber besprechen. 
Hinweis: Der Arbeitgeber ist nicht dazu verpflichtet, die Kilometerpauschale selbst zu übernehmen. Entsprechende Regelungen dazu sollte das Unternehmen in der Reiserichtlinie festlegen.
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Können auch Freelancer:innen die Kilometerpauschale ansetzen?

Tatsächlich können auch Freiberufler:innen und Selbstständige die Kilometerpauschale geltend machen. Freelancer:innen unternehmen alle nötigen Dienstreisen mit einem privaten Fahrzeug oder den öffentlichen Verkehrsmitteln – und können die entstehenden Fahrtkosten natürlich von der Steuer absetzen.

Wie wird das Kilometergeld berechnet?

Grundsätzlich gibt es zwei Methoden zur Berechnung der Erstattungssumme:
  • Standard-Kilometersatz: Die Mitarbeiter verfolgen ihre geschäftlich zurückgelegten Kilometer und der Arbeitgeber erstattet ihnen den festgelegten Satz pro Kilometer. Der Standardsatz berücksichtigt verschiedene Ausgaben, darunter Treibstoff, Wartung, Versicherung und Wertverlust.
  • Tatsächliche Ausgaben: Alternativ entscheiden sich einige Arbeitgeber für einen detaillierteren Ansatz, bei dem die Mitarbeiter:innen ihre tatsächlichen Ausgaben im Zusammenhang mit den geschäftlich zurückgelegten Kilometern verfolgen und melden. Dabei können besondere Vereinbarungen festgelegt werden, wie Sondertarife für Hybrid- oder Elektroautos. Der Arbeitgeber erstattet dem Arbeitnehmer dann auf Grundlage dieser dokumentierten Auslagen eine Rückerstattung.
Die Berechnung der Kilometerpauschale ist simpel – es gilt folgende Faustformel:
gefahrene Kilometer x 0,30 € Kilometersatz = zu erstattende Kilometerpauschale
Fahren Sie auf einer Dienstreise mit dem privaten Pkw 433 km von Hamburg nach Köln und wieder zurück, ergibt sich demnach folgende Rechnung:
  1. 433 km x 2 = 866 km für Hin- und Rückfahrt
  2. 866 km x 0,30 € = 259,80 € zu erstattende Kilometerpauschale

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Perk automatisiert die gesamte Kilometererfassung und -abrechnung und reduziert manuellen Aufwand auf ein Minimum. Genehmigte Kilometergeldzahlungen automatisch verarbeitet, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Dieses System minimiert Fehler und verhindert wirksam Doppelzahlungen.

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Kilometerpauschale vs. Entfernungspauschale – was ist der Unterschied?

Während die Kilometerpauschale nur für Dienstreisen mit dem privaten Pkw gilt und sowohl für die Hinfahrt als auch für Rückfahrt angesetzt werden kann, deckt die Entfernungspauschale einen anderen Bereich ab: Erstattungsfähig ist die einfache Fahrt (Hin- oder Rückweg) vom Wohnort zum Arbeitsplatz.
Grundsätzlich können Arbeitnehmer:innen nicht erwarten, die Fahrt zur Arbeitsstätte vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen. Ein Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist freiwillig. Die Entfernungspauschale bekommen Arbeitnehmer:innen vom Finanzamt, indem sie die kürzeste Wegstrecke ihres Arbeitswegs in der Steuererklärung angeben.

Entfernungspauschale für den Arbeitsweg

Das Transportmittel spielt für die Entfernungspauschale keine Rolle: Die Pauschale wird gezahlt – egal, ob Arbeitnehmer:innen den Arbeitsweg mit dem Auto, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß zurücklegen.
Wichtig: Die Entfernungspauschale richtet sich nach der kürzesten Wegstrecke, nicht nach den tatsächlich zurückgelegten Kilometern.
Wenn Sie an zwei Wohnsitzen gemeldet sind und dadurch unterschiedliche Beträge pro Strecke entstehen, gilt die Entfernungspauschale ebenso. Nehmen wir an, Sie bewohnen eine Wohnung nahe der Arbeitsstätte und fahren am Wochenende zu Ihrer Familie, die weiter weg wohnt. Wenn Sie beide Wohnungen angemeldet haben, können Pendler:innen auch die Fahrt zur Familie steuerlich geltend machen.
Homeoffice-Tage und private Besuche, für die Umwege anfallen, sind nicht über die Pendlerpauschale erstattungsfähig. An Homeoffice-Tagen geht der Gesetzgeber davon aus, dass keine Kosten für den Arbeitsweg anfallen. Ebenso verhält es sich mit Fahrten zu privaten Besuchen: Diese zählen zur Freizeit und müssen selbstverständlich aus eigener Tasche finanziert werden. Anders ist es mit der Kilometerpauschale: Diese kann auch an Homeoffice-Tagen gelten, wenn Sie z. B. Kundenbesuche während der Arbeitszeit unternehmen.

Unterschied Pendlerpauschale & Kilometerpauschale – Übersicht

Die Kilometerpauschale und die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) sind zwei grundverschiedene Dinge. Die Unterschiede haben wir hier zusammengefasst:
Kilometerpauschale
Pendlerpauschale (Entfernungspauschale)
Gilt für Dienstreisen und dienstliche Fahrten
Gilt für Arbeitsweg vom Wohnort zur Arbeitsstätte
Gilt in Deutschland nur bei Nutzung des privaten Pkw (oder Motorrad o. Ä.)
Gilt für Auto, ÖPNV, Fahrrad, Fußgänger
Kilometersatz (in Deutschland): 30 Cent für Pkw, 20 Cent für andere Fahrzeuge
Kilometersatz bis 20 km: 30 Cent; ab 21 km: 38 Cent (2022-2026)
Für Hin- und Rückweg
Nur für einfache Wegstrecke
Berechnung nach gefahrenen Kilometern
Berechnung nach kürzester Wegstrecke

Welche Pauschalbeträge gelten in Deutschland?

Für die Kilometerpauschale – also die Erstattung der Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeiten – gilt in Deutschland ein Pauschalbetrag von 30 Cent pro gefahrenem Kilometer für Fahrten mit dem eigenen Pkw. Für Verkehrsmittel wie Motorräder oder ähnliche Fahrzeuge gilt ein Pauschalbetrag von 20 Cent pro gefahrenem Kilometer.
Für die Entfernungspauschale wird in Deutschland – genauso wie bei der Kilometerpauschale – ein Kilometersatz von 30 Cent zugrunde gelegt. Im Gegensatz zur Kilometerpauschale steigt der Kilometersatz der Pendlerpauschale aber ab dem 21. Kilometer auf 38 Cent. Die höhere Pauschale soll allerdings nur für die Jahre 2022 bis 2026 gelten. Ab 2027 gilt dann wieder ein Betrag von 30 Cent. Der Höchstbetrag, den Sie für die Fahrt zur Arbeit über Werbungskosten von der Steuer absetzen können, beträgt 4.500 € jährlich.
Hinweis: Für Arbeitnehmer:innen im öffentlichen Dienst gilt der Kilometersatz aus dem Bundesreisekostengesetz (BRKG). Nutzen Arbeitnehmer:innen den privaten Pkw, beträgt die kleine Wegstreckenentschädigung gem. § 5 Abs. 1 BRKG 20 Cent pro Kilometer, die große Wegstreckenentschädigung gem. § 5 Abs. 2 BRKG 30 Cent pro Kilometer.

Fahrtkostenerstattung Dienstreisen: Kilometergeldsätze pro Land

Nicht nur in Deutschland gibt es die Kilometerpauschale – viele europäische Länder haben entweder Pauschalsätze oder Richtwerte für die Kilometergelderstattung auf Dienstreisen. In einigen Ländern wie in der Schweiz oder in Frankreich sind die steuerfreien Beträge deutlich differenzierter als in Deutschland und variieren nach Kriterien wie Fahrzeugklasse, -alter und Kilometerstand. In manchen Fällen kann zum Beispiel auch die Fahrt mit dem Fahrrad erstattet werden, und in Österreich können Arbeitnehmer:innen sogar eine Erstattung für Mitfahrer:innen bekommen. Hier ein Überblick:
Land
Kilometersatz
Deutschland
Pkw: 30 Cent/km, Motorrad: 20 Cent/km
Österreich
Pkw: 0,50 €/km, Motorrad: 0,25 €/km, Mitfahrende: 0,15 €/km, Fahrrad: 0,25 €/km
Schweiz
ca. CHF 0,76/km (abhängig von Fahrzeugtyp, Modell, Alter und mehr)
Niederlande
0,23 €/km (unabhängig vom Fahrzeugtyp)
Vereinigtes Königreich (UK)
Pkw: 45p/Meile (bzw. 25p ab 10.000 Geschäftsmeilen), Motorrad: 24p/ Meile, Fahrrad: 20p/Meile
Spanien
0,19 €/km (unabhängig vom Fahrzeugtyp)
Frankreich
Abhängig von Steuerleistungsklasse, Distanz, Fahrzeugtyp, Antrieb usw.
Italien
Abhängig von Distanz, Fahrzeugtyp, Antrieb usw.

Das Wichtigste zur Kilometerpauschale auf einen Blick

  1. Kilometerpauschale ist nicht gleich Pendlerpauschale. Die Kilometerpauschale gilt bei Dienstreisen und anderen Auswärtstätigkeiten, die Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale für die Fahrt zur Arbeit. 
  2. In Deutschland gilt für Fahrten mit dem Pkw bei Dienstreisen eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer, für andere Fahrzeuge sind es 20 Cent.
  3. Findet die Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug statt, muss ein Fahrtenbuch geführt werden, um die Fahrtkosten über das Finanzamt erstattet zu bekommen.
  4. Der Arbeitgeber kann die Kosten für Dienstreisen und für Arbeitswege von Angestellten steuerfrei erstatten, sofern alle Belege vorliegen. Tut er das, können Sie die Kosten nicht mehr selbst als Werbungskosten über die Steuererklärung absetzen.
  5. Private Fahrt- und Reisekosten werden grundsätzlich nicht erstattet und Mitarbeiter:innen sollten diese auch nicht vom Arbeitgeber einfordern.
Unternehmen sind außerdem dazu verpflichtet, zuverlässige Aufzeichnungen über die Spesenansprüche ihrer Angestellten zu führen, und sollten sorgfältig auf die korrekte Abrechnung von Reisekosten achten, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden. Ein gutes Reisekostenmanagement kann viel Zeit kosten. Den Prozess der Fahrtkostenerstattung und Erstattung weiterer Reisekosten können Unternehmen mithilfe der Software-Lösung von Perk vereinfachen.
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FAQs – häufige Fragen zur Kilometerpauschale 2025

Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2025?

Erhalte ich meine in der Steuererklärung angegebenen Fahrtkosten zurück?

Für welche Wege gilt die Kilometerpauschale?

Wann gelten 35 Cent pro Kilometer?

Wie hoch ist die Kilometerpauschale bei Pkw?

Wie berechnet man Fahrtkosten mit eigenem Pkw?

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