Reisekostenabrechnungs-App: beliebte Spesen-Apps 2026

Ob für das Finanzteam, die Buchhaltung, das Travel Management oder die Reisenden selbst: In vielen Unternehmen ist die Reisekostenverwaltung eine eher unbeliebte Aufgabe, die von den Beteiligten gern aufgeschoben wird, bis sie sich nicht mehr vermeiden lässt. Der Grund dafür sind unüberschaubare Zettelsammlungen, mühsam auszufüllende Excel-Tabellen und lange E-Mail-Ketten. Aber das geht auch anders – denn für die Spesenverwaltung gibt es jede Menge Apps, die den Prozess vereinfachen.

Indem Sie die Reisekostenabrechnung in Ihrem Unternehmen über eine App abwickeln, sparen Sie Zeit und Geld – und schonen nicht zuletzt die Nerven Ihrer Mitarbeiter:innen. Wir stellen Ihnen beliebte Beispiele für Reisekosten-Apps vor und erklären, wie moderne Spesen-Tools funktionieren, was sie können und welche Vorteile die Digitalisierung und Automatisierung der Reisekostenabrechnung per App bieten.

Was ist eine Reisekostenabrechnungs-App?

Im Rahmen einer Geschäftsreise werden verschiedene Kosten fällig. Zu den gängigsten Ausgabenkategorien zählen die An- und Abreise bzw. Fahrtkosten allgemein, die Unterbringung in einer adäquaten Unterkunft und der Verpflegungsmehraufwand, der für die Reisenden während der Auswärtstätigkeit entsteht. 

In Unternehmen, in denen das  Reisekostenmanagement manuell vonstatten geht, entsteht allein durch die Rekonstruktion im Nachhinein ein großer Aufwand. Denn manche Zahlungen werden im Voraus oder in Echtzeit getätigt, andere im Nachgang per Rechnung, einen Teil übernimmt vielleicht das Unternehmen, während ein anderer Teil von den Arbeitnehmer:innen selbst gezahlt wird. Das Resultat: ein großes Durcheinander.

Apps für die Spesenabrechnung setzen genau hier an – und helfen Ihnen, alle Kosten, die rund um eine Geschäftsreise entstehen, in digitale Daten zu übertragen und zu automatisieren:

• In der Smartphone-App werden alle Quittungen, Rechnungen und andere wichtige Belege an einem Ort aufbewahrt.

• Sie behalten den Überblick über bereits erfolgte sowie noch zu tätigende Zahlungen und können diese verwalten.

• Sämtliche Ausgaben lassen sich koordinieren, gruppieren, verschiedenen Abteilungen zuweisen und v. a. auch konsolidieren, um ein transparentes Gesamtbild zu erhalten.

Aber nicht nur bei der Aufbereitung von Daten kann Ihnen eine Reisekostenabrechnungs-App helfen. Auch die Zahlungen selbst können hierüber automatisiert erfolgen. So können Sie:

• Firmenkreditkarten einrichten oder hinterlegen

• Rechnungen bezahlen

• Rückerstattungen vornehmen

• Pauschalen auszahlen, z. B. Verpflegungspauschalen oder Pauschalen für Dienstreisekilometer, die mit dem Privat-Pkw zurückgelegt wurden

Viele Anwendungen sind dabei nicht auf den Bereich der Reisekosten beschränkt, sondern lassen sich für das gesamte Expense-Management Ihres Unternehmens nutzen und decken daher auch andere Buchhaltungsfunktionen ab. 

Außerdem ist meist auch eine Berichtsfunktion integriert – so können Sie beispielsweise einsehen, wie hoch die Richtlinien-Compliance ausfällt oder an welchen Stellen das Budget überschritten wurde. Einige Anwendungen bieten darüber hinaus Schnittstellen zu anderen digitalen Verwaltungslösungen an, wie Tools zur Zeiterfassung oder Kommunikation.

Fangen Sie noch heute an, bei der Geschäftsreisebuchung Zeit und Geld zu sparen.

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Vorteile von digitalen Reisekostenabrechnungen per App

Wie in vielen anderen Kontexten auch, bringt die Digitalisierung im Bereich der Reisekostenverwaltung einige Vorteile mit sich – zeitlicher, finanzieller und auch prozessualer Natur:

1. Geringere Fehleranfälligkeit: Kürzere Kommunikationswege und weniger händische Übertragungen und Anpassungen bedeuten weniger Fehler.

2. Immense Zeitersparnis: In der App erfolgt die Spesenabrechnung in Echtzeit per Klick – das erspart vielen Mitarbeiter:innen eine Menge Arbeitszeit.

3. Besserer Überblick: Alle Belege rund um die Geschäftsreise lassen sich mithilfe einer Spesen-App papierlos an einem zentralen Ort verwalten, der immer und überall auf der Welt abrufbar ist.

4. Kürzere Wartezeiten: Weiterleitungen, Einreichungen und Erstattungen übernimmt die App – damit stauen sich keine Formulare an und alles läuft flüssiger.

5. Höhere Zufriedenheit: Durch die schnellere Abwicklung und den geringeren Arbeitsaufwand steigt die Zufriedenheit aller Beteiligten – und mit ihr auch die Compliance, weil weniger Missverständnisse und Richtlinienverstöße entstehen.

6. Größerer Mehrwert: Die App bereitet alle entstandenen Kosten übersichtlich auf. So können Sie nachvollziehen, wo es Schwierigkeiten oder Abweichungen gab, und für die Zukunft lernen.

All diese Benefits tragen dazu bei, dass App-gestützte Reisekostenabrechnungen Ihrem Business zu mehr Effizienz verhelfen können. Mit welchen Funktionen Sie dies erreichen, sehen wir uns im Folgenden an.

In unserem Beitrag zum Thema „Die passende Reisekostensoftware für Ihr Unternehmen finden“ erfahren Sie mehr über die Funktionen und Vorteile von digitalen Spesen-Lösungen – und finden heraus, wann es sich lohnt, die Digitalisierung in Angriff zu nehmen. 

9 beliebte Reisekostenabrechnungs-Apps im Überblick

Wir haben Ihnen 9 beliebte Apps für die (Reise-)Kostenverwaltung rausgesucht, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Spesenverwaltung effizienter, transparenter und deutlich weniger zeitaufwendig zu gestalten. Die Lösungen bieten viele Funktionen, um Reisekostenprozesse zu digitalisieren und manuelle Arbeitsschritte im Arbeitsalltag zu reduzieren. Zu den hier vorgestellten Reisekosten- und Spesen-Tools zählen:

• Perk

• Pleo

• Circula

• Rydoo

• Moss

• Mobilexpense

• Payhawk

• Expensya

• Spendesk 

Perk

Mit Perk setzen Sie auf eine umfassende Lösung für Ihr Spesenmanagement. Die Software bietet eine große Auswahl an Funktionen, die weit über die reine Reisekostenabrechnung hinausgehen. Ein weiteres zentrales Feature neben dem Spesenmanagement ist z. B. die Reisebuchung – mit einem branchenführenden Inventar an Flügen, Hotel, Mietwagen und mehr. Die Software wendet sich an Unternehmen jeder Größe und verbindet modular die Ausgabenverwaltung und das Reisemanagement in einer App.

Beliebte Funktionen von Perk:

• Automatisierte Genehmigungsprozesse

• Nahtlose Integration von Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexoffice und Co.)

• Nahtlose Integration von Steuer-, HR-, Travel-Management- und Finanz-Tools

• Automatisiertes Rechnungsmanagement inkl. Überprüfung

• Abgleich mit vorab genehmigten Zahlungspartnern

• Automatische Erstellung von Reisekostenabrechnungen

• Erkennung von Ausreißern und Sonderfällen

• Automatisierung der Mehrwertsteuerrückerstattung

• Smarte Firmenkarten: visuelle und physische Visa-Karten

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Spanisch, Französisch, Italienisch

Pleo

Bei Pleo sind „Ihre Ausgaben in sicheren Händen“. Die smarte und intuitiv bedienbare Anwendung bietet ganzheitliche Ausgaben-Lösungen für Unternehmen jeder Größe in vielen verschiedenen Branchen. Pleo übernimmt Reisekostenabrechnungen, Rückerstattungen, Rechnungen, Firmenkreditkarten und das allgemeine Ausgabenmanagement.

Beliebte Funktionen von Pleo:

• Nahtlose Integration von Buchhaltungssoftware (DATEV, Lexoffixe und Co.)

• Alle Standorte und Gesellschaften in einem Konto: Multi-Entity-Lösung

• Verwaltung und Zahlung von Eingangsrechnungen

• Virtuelle Firmenkarten mit Apple Pay und Google Pay

• Mobile Erfassung von Belegen

• Berechnung und Verwaltung von Pauschalen weltweit: für Verpflegungsmehraufwand und Kilometerpauschalen

• Automatisierte Vorkontierung

• Erfassung von Bar- und Privatauslagen

• Individuelle Ausgabenlimits pro Nutzer:in

• In-App-Rückerstattungen

• Firmenkartensperrungen in Echtzeit

Unterstützte Sprachen: Dänisch, Deutsch, Englisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Norwegisch, Portugiesisch, Schwedisch, Spanisch

Zur Perk-Integration mit Pleo

Circula

Circula hilft Ihnen dabei, Ihre Reisekosten und andere Auslagen „super simpel“ zu verwalten. Neben der automatisierten Reisekostenabrechnung bietet die App eine ganze Reihe weiterer Funktionen, mit denen sie sich durchaus von der Konkurrenz abhebt – darunter die Abrechnung von Essenszuschüssen, Internetpauschalen, Sachbezügen, Mobilitätsbudgets und Mitarbeiter:innen-Benefits. 

Das deutsche Business richtet sich v. a. an große Unternehmen, die auf Fach- und Technologiedienstleistungen spezialisiert sind – und wird z. B. selbst von DATEV genutzt. Für Steuerberater:innen bietet Circula eine gesonderte Beratung an.

Beliebte Funktionen von Circula:

• Ausgewählter Software-Partner von DATEV

• Erfassung von (Bar-)Auslagen

• Abrechnung von Fahrtkosten und Pauschalbeträgen

• Mobile Belegerfassung und E-Mail-Belegerfassung per Klick

• Extraktion relevanter Daten und Ausgabenüberprüfung

• Integration von Budgets und Reiserichtlinien auf Abteilungs- und Einzelebene

• Individuelle Genehmigungsprozesse, Kostenstellen und Co.

• Identifizierung von Duplikaten

• Konformitätsprüfung

• Assistenzmodus zur erleichterten Arbeitsaufteilung

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch, Spanisch

Zur Perk-Integration mit Circula

Rydoo

Wer auf Rydoo setzt, entscheidet sich für „die bessere Form des Spesenmanagements“, so sagt es der Anbieter selbst. Als Reisekostenabrechnungs-App automatisiert Rydoo die gesamte Spesenverwaltung und sorgt dafür, dass Erstattungen reibungslos ablaufen. Nahezu alle Ihre Lieblingstools können Sie hier integrieren – das sorgt für eine besonders angenehme Benutzeroberfläche.

Beliebte Funktionen von Rydoo:

• Nahtlose Integration zahlreicher Tools aus allen relevanten Business-Bereichen, von DATEV über Perk bis Slack

• Integration Ihrer individuellen Richtlinien und Genehmigungsprozesse

• Festlegen von Ausgabenlimits inkl. Meldungen bei Verstößen

• Mobile Erfassung von Belegen

• Verwaltung von Verpflegungspauschalen inkl. Abzügen

• Virtuelle und physische Firmenkreditkarten

• Automatisierte Kilometererfassung durch integrierten Kartendienst

• Rückerstattungsmanagement

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch, Spanisch

Zur Perk-Integration mit Rydoo

Moss

Mit Moss können Sie „Ausgaben smarter verwalten“. Die in Deutschland entwickelte und gehostete Lösung für Ihre Reisekostenabrechnung widmet sich dem Ausgabenmanagement in all seinen Facetten. So behalten Sie die volle Budgetkontrolle, während die Reisekosten-App einen großen Teil der Arbeit für Sie übernimmt. Win-Win!

Beliebte Funktionen von Moss:

• Nahtlose Integration von Buchhaltungs- und HR-Systemen (DATEV, Personio und Co.)

• Automatisiertes Rechnungsmanagement

• Automatisierte Vorkontierung und Weiterleitung

• Individuelle Richtlinien und Freigabeprozesse

• Automatische Extraktion von Rechnungsdaten, Umsatzsteuersätzen etc.

• Rückerstattung von Auslagen in wenigen Klicks

• Kalkulation und Berechnung von Reisekosten, inkl. Verpflegungs- und Kilometerpauschalen

• Virtuelle und physische Firmenkreditkarten mit individuellen Budgets

• Budget-Tracking durch App und Verantwortliche

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Niederländisch

Zur Perk-Integration mit Moss

Mobilexpense Declaree & MXP

Mobilexpense ist eine „All-in-One Lösung für Ihr Expense Management“ und unterteilt sich in 2 Kernprodukte, um bestmöglich auf Ihre Bedürfnisse einzugehen:

• Mobilexpense Declaree für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

• Mobilexpense MXP für große Unternehmen (Enterprise)

Neben der Unternehmensgröße sind weitere Spezifizierungen möglich. So können Sie zwischen den Industriezweigen Life Science, Buchhaltung und Automobil wählen und Ihre Rolle im Unternehmen angeben: Finanzdienstleister:in, Mitarbeiter:in, HR, Führungskraft oder Reise- und Spesenmanager:in. Mit dieser Differenzierung hebt Mobilexpense sich von anderen Reisekostenmanagement-Apps ab.

Beliebte Funktionen von Mobilexpense:

• Nahtlose Integration von Buchhaltungs-, HR- und ERP-Systemen, Firmenkarten, Mobility- und Reisemanagement-Tools

• Verknüpfung mit Software-Anbietern für die Mehrwertsteuererstattung

• Mobile Belegerfassung und Import von Kreditkartendaten

• Automatisierte Auslagenverarbeitung, manuelle Prüfung von Ausnahmen

• Individuelle Genehmigungsworkflows

• Unkomplizierte, zeitnahe Rückerstattung von Reisekosten und Auslagen

• Einrichten von Tagespauschalen und Freibeträgen

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Schwedisch

Zur Perk-Integration mit Mobilexpense

Payhawk

Payhawk ist nach eigenen Angaben „der einfache Weg, Firmenausgaben zu verwalten“. Die Anwendung konzentriert sich nicht nur auf Reisekostenabrechnungen, sondern auf Zahlungen und Ausgaben allgemein – ob per Rechnung, Kreditkarte oder Bar.

Beliebte Funktionen von Payhawk:

• Nahtlose Integration von Buchhaltungs-, Steuer-, Finanz- und ERP-Anwendungen sowie von Perk

• Erweiterte Freigabeprozesse und individuelle Ausgabenrichtlinien

• Kontroll-Optionen zur Verwaltung von Ausgaben und Richtlinien

• Auflistung von Abonnements

• Reisekostenmanagement: Verwaltung von Barauslagen, Kilometerpauschalen, Verpflegungsmehraufwand und weiteren Reisekosten

• Rechnungsverwaltung und -zahlung inkl. Datenextraktion

• Visa-Firmenkreditkarten für Mitarbeiter:innen

• Gruppeneinstellungen und gemeinsame Kontrolle von mehreren Gesellschaften und Standorten weltweit

Unterstützte Sprachen: Bulgarisch, Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch, Spanisch

Zur Perk-Integration mit Payhawk

Expensya

Als „Lösung zur Ausgaben- und Zahlungsverwaltung“ hilft Ihnen Expensya, Ihren Return On Investment (ROI) zu verbessern und das unternehmenseigene Ausgabenmanagement smart zu gestalten. Es gibt maßgeschneiderte Services für kleine, mittlere und große Unternehmen und viele intelligente Funktionen, mithilfe derer Sie Ihre Reisekosten optimieren und Business-Auslagen einfach und unkompliziert verwalten können.

Beliebte Funktionen von Expensya:

• Nahtlose Integrationen von Buchhaltungs-, Finanz-, HR- und Travel-Software

• Mobile Belegerfassung und digitale Belegverwaltung

• Automatische Spesenvalidierung und Erstattungen

• Erkennung von Dopplungen

• Echtzeit-Synchronisierung Ihrer Daten

• Komplett-Abrechnung von Reisekosten jeder Art

• Verwaltung von alltäglichen Geschäftsausgaben und Online-Zahlungen

• Verwaltung von Verpflegungsmehraufwänden und Kilometerpauschalen

• Bearbeitung von Dienstreiseanträgen

• Virtuelle und physische Firmenkarten

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch

Zur Perk-Integration mit Expensya

Spendesk

Als „7-in-1-Lösung für smartes Ausgabenmanagement“ kombiniert Spendesk alle klassischen Funktionen aus den Bereichen Spesenverwaltung und Buchhaltung auf einer Plattform. Das Tool eignet sich auch für große Unternehmen mit internationalen Tochtergesellschaften und mehreren Standorten, die ihre Spesenverwaltung digitalisieren und zentral managen möchten.

Beliebte Funktionen von Spendesk:

• Nahtlose Integrationen von Buchhaltungssoftware (DATEV etc.) und Slack

• Zentrale Verwaltung und Automatisierung von Eingangsrechnungen

• Mobile Belegerfassung

• Rückerstattung von Reisekosten und Auslagen

• Virtuelle und physische Finanzkarten für autonome Teams

• Volle Ausgabenkontrolle durch Limits und Freigabegrenzen

• Digitale Buchhaltung: Mehrwertsteuer auslesen, Sachkonten hinterlegen

• Budgetentscheidungen für Führungskräfte

Unterstützte Sprachen: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch

Zur Perk-Integration mit Spendesk

Welche kostenlose Reisekostenabrechnungs-App ist empfehlenswert?

Unter den vorgestellten Spesen-Apps bietet nur Pleo ein dauerhaft kostenloses Starter-Paket. Damit können bis zu drei Nutzer:innen Ausgaben erfassen, Belege automatisiert sammeln, Rechnungen verwalten und digitale Zahlungen durchführen.

Für den Einstieg eignen sich kostenlose oder günstige Testversionen vieler Anbieter, um Funktionen wie Ausgabenmanagement, Reisekostenabrechnung und Automatisierungen kennenzulernen.

Langfristig profitieren Unternehmen jedoch meist von leistungsstärkeren Paketen mit:

• mehreren Nutzerzugängen

• Ausgabenlimits

• automatisierten Erstattungen

• Reporting-Dashboards

• Integrationen

• Live-Support

Neben Pleo bieten auch Anbieter wie Circula, Rydoo, Mobilexpense Declaree und Expensya kostengünstige Einstiegspakete — insbesondere für kleine Unternehmen.

Tipp: Eine Alternative oder Ergänzung zur Smartphone-App ist unser kostenloses Download-Formular für die Reisekostenabrechnung.

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Reisekosten-Apps gegen Spesenbetrug

Wo Geschäftsreisen und Mitarbeiterausgaben anfallen, spielen sowohl fehlerhafte Abrechnungen als auch Spesenbetrug eine wichtige Rolle. 

Fehler bei der Reisekostenabrechnung entstehen häufig unbeabsichtigt — etwa durch:

• Übertragungsfehler

• veraltete Pauschalen

• falsch kategorisierte Ausgaben

• fehlende Belege

• versehentliche Doppeleinreichungen

Spesenbetrug dagegen umfasst bewusste Manipulationen, beispielsweise:

• das Einreichen privater Ausgaben

• manipulierte Belege

• absichtlich doppelt eingereichte Kosten

• nicht erstattungsfähige Ausgaben

Sowohl unbeabsichtigte Fehler als auch vorsätzlicher Betrug können Unternehmen Zeit, Geld und administrativen Aufwand kosten. Durch automatisierte Prüfungen, digitale Belegerfassung und zentrale Freigabeprozesse lassen sich Abrechnungen transparenter und sicherer gestalten. 

Wie kann eine Spesen-App Spesenbetrug erkennen?

• Durch die Digitalisierung mit einer Reisekostenabrechnungs-App werden manuelle Prozesse und damit auch das Risiko für Spesenbetrug spürbar reduziert. Belege lassen sich mit dem Smartphone direkt abfotografieren oder aus den E-Mails, integrierten Apps oder gar der Kreditkartenabrechnung übertragen, sodass keine Anpassungen vorgenommen werden und dementsprechend auch weniger Fehler unterlaufen können.

• Mithilfe von Firmenkreditkarten und automatisierten Rechnungsprozessen sorgen Spesen-Apps außerdem dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen kaum noch in Vorkasse gehen müssen. Wo keine Zahlungen aus eigener Tasche getätigt werden, verschwindet auch die Grundlage, die nötig wäre, um (mehr) Geld zurückzufordern.

• Zudem tragen Reisekostenabrechnungs-Apps dazu bei, dass Mitarbeiter:innen zufriedener mit dem gesamten Prozess rund um die Spesenverwaltung sind – weil er einfacher und weniger nervenaufreibend abläuft und weil die Rückerstattung viel schneller erfolgt als bei einer manuellen Handhabung.

• Wo all diese Aspekte nicht ausreichen, um präventiv gegen Spesenbezug vorzugehen, helfen Ihnen diverse Mechanismen der Apps, Versuche zu erkennen und eigenständig zu stoppen. Durch hinterlegte Richtlinien und Budgetgrenzen sowie eine integrierte KI-Unterstützung werden Sie von vielen Anbietern über Auffälligkeiten oder ungewöhnlich hohen Forderungen benachrichtigt.

Fazit: Spesenverwaltung digitalisieren & Zufriedenheit steigern

Die meisten bekannten Apps für die Reisekosten- und Auslagenverwaltung ähneln sich in ihren Funktionen und bieten allesamt einen erheblichen Mehrwert – v. a. für Unternehmen, die das Kostenmanagement bis dato manuell bearbeiten. Fest steht: Zeit sparen und Ihr Budget schonen können Sie ziemlich sicher mit allen Anwendungen, die wir in diesem Beitrag vorgestellt haben.

Welche Reisekostenabrechnungs-App die richtige für Sie ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab: 

• Wie groß ist Ihr Unternehmen? 

• Wer wird vorrangig mit der App arbeiten? 

• Welche Tools nutzen Sie bereits? 

• Welche Pain Points erschweren Ihr Reisekostenmanagement derzeit und was ist Ihnen daher besonders wichtig? 

All das kann bei der Entscheidungsfindung helfen. Achten Sie am besten darauf, dass sich die Anwendung Ihrer Wahl nahtlos mit den Software-Lösungen verknüpfen lässt, die Sie bereits in Ihren Arbeitsalltag integrieren. Wählen Sie nach Möglichkeit einen Anbieter, der auf Ihre Branche spezialisiert ist und passende Lösungen für Ihre Unternehmensgröße anbietet. 

Wer in puncto Datensicherheit ein besonders gutes Gefühl haben möchte, kann sich auch für eine Option mit deutschem Server-Host entscheiden – hier gelten dieselben Standards, die Sie auch in Ihrem Unternehmen leben. Ansonsten gilt: Lesen Sie sich ein, vergleichen Sie und wählen Sie einen Dienstleister, bei dem Sie sich gut aufgehoben fühlen.

Kleiner Tipp zum Schluss: Perk bietet neben dem eigenen Spesenmanagement-Tool auch die Integration der anderen vorgestellten Apps an – für ein ideales, intuitives Dienstreise-Erlebnis – von der Buchung bis zur Abrechnung.

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FAQ – häufige Fragen zu Reisekostenabrechnungs-Apps