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So planen Sie mühelos die Geschäftsreisen Ihrer Führungskraft

20 Feb 2025 · 8 MIN. LESEDAUER

Sie fragen sich, wie Sie die Organisation von Geschäftsreisen für Führungskräfte vereinfachen können? Dann sind Sie hier genau richtig. Die Buchung und Verwaltung von Dienstreisen für das C-Level können richtig stressig sein. Für Sie als Assistent:in der Geschäftsführung kann die Reiseplanung zur echten Belastung werden – besonders, wenn parallel zahlreiche andere Aufgaben warten. Ihre Führungskraft hat womöglich einen vollen Terminkalender auf Reisen, während Sie versuchen, mit Kolleg:innen in verschiedenen Zeitzonen Schritt zu halten und gleichzeitig den Jetlag zu überwinden.+
Von Buchungstools, die alle Reisevorbereitungen rationalisieren, bis hin zu Lösungen, die Ihre Reisekosten automatisieren und die Mehrwertsteuerrückerstattung vereinfachen, gibt es zum Glück viele gute Möglichkeiten, Geschäftsreisen zu vereinfachen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie den Verwaltungsaufwand verringern und die üblichen Probleme, die Geschäftsreisen oft mit sich bringen, aus dem Weg räumen können.

1. Priorisieren Sie die Vorlieben des Reisenden

Der erste Schritt bei der Planung einer Dienstreise besteht darin, alle persönlichen Präferenzen des/der Reisenden zu berücksichtigen. Vielleicht bevorzugt Ihre Führungskraft z. B. einen Fensterplatz oder übernachtet gern in einer bestimmten Hotelkette. Vielleicht ist es für die Person auch wichtig, Zugang zu einem Fitnessstudio zu haben – oder einen großen Schreibtisch im Zimmer, um zwischen den Meetings E-Mails abarbeiten zu können.
Wenn Ihr:e Chef:in häufig reist, sammelt er/sie vielleicht Treuepunkte bei Fluggesellschaften oder Hotels. Entscheiden Sie sich nach Möglichkeit für Reisen mit diesen Unternehmen und notieren Sie die Mitgliedsnummern, damit Ihre Führungskraft auf der bevorstehenden Reise weitere Punkte sammelt und gleichzeitig eine Präferenzbehandlung erhält.
Durch das Sammeln von Punkten für Flüge und Hotelaufenthalte kann Ihre Führungskraft verschiedene Vergünstigungen erhalten: vom kostenlosen Late-Check-out bis hin zum Zugang zur Lounge. Wenn Ihre Führungskraft noch kein Mitglied in einem Treueprogramm ist, fragen Sie, bei welchen Fluggesellschaften oder Hotels sie sich besonders gut aufgehoben fühlt, und melden Sie Ihre Führungskraft dort an. Nachdem Sie die Vorlieben ermittelt haben, können Sie den Buchungsprozess mithilfe der neuesten Technologien optimieren.

2. Buchen Sie die besten Optionen mit einem Reisemanagement-Tool

Anstatt auf der Suche nach den besten Preisen durch mehrere Websites zu scrollen, können Sie ein umfassendes Buchungstool wie Perk nutzen, um die gesamte Reise mit nur wenigen Klicks zu organisieren – von Hotelübernachtungen über Flüge bis hin zu Mietwagen oder Zugtickets. Sie können die verschiedenen Reiseoptionen ganz einfach im benutzerfreundlichen Online-Tool durchsuchen und dann die Angebote wählen, die den Präferenzen Ihrer Führungskraft entsprechen.

Zugang zu wettbewerbsfähigen Preisen mit Perk

Einer der vielen Vorteile der Buchung von Geschäftsreisen über Perk ist, dass Nutzer:innen von günstigen Hotelpreisen profitieren können, ohne selbst in Verhandlungen treten zu müssen.
Tatsächlich können Sie mit Perk aus über 26.000 ermäßigten Hotelpreisen wählen. Mit diesen beträchtlichen Ersparnissen werden Sie bei Ihrer Führungskraft bestimmt einen guten Eindruck hinterlassen!

3. Briefing für Ihre Führungskraft

Nach der gründlichen Planung der Dienstreise ist es wichtig, die Details sorgfältig zu übermitteln. Wir alle kennen die Situation, dass eine viel beschäftigte Führungskraft sagt, sie höre zu, in Wahrheit aber eine Million andere Dinge im Kopf hat.
Mit einer Reisemanagement-Lösung wie Perk können die Details jeder Reise an einem Ort gefunden und heruntergeladen werden (mit nur einem Log-in!). Wenn Ihr:e Chef:in jedoch keine Reisemanagement-Plattform verwendet, ist es wichtig, dass ihm/ihr die benötigten Informationen dennoch zur Verfügung stehen.
Screenshots sind eine schnelle und einfache Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Führungskraft auch offline Zugang zu den wichtigsten Informationen hat. Darüber hinaus können Sie zusätzlich einen individuellen Reiseplan erstellen, der alle wichtigen Informationen für die Geschäftsreise enthält – und das in einer leicht zugänglichen und verständlichen Form.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Tipps für die Erstellung eines klaren Reiseplans:
  • Gliedern Sie jeden Tag einzeln und gehen Sie alle Aktivitäten durch.
  • Notieren Sie die Buchungsnummern für Mietwagen, Hotels, Restaurantreservierungen und andere Elemente der Reise.
  • Bei Flügen sollten Sie die Telefonnummern der Fluggesellschaften, die Adresse des Terminals, die Bestätigungsnummern, die Flugnummern, die Sitzplatzreservierungen und alle Mitgliedsnummern angeben, die Ihre Führungskraft für den Zugang zu den Lounges und anderen Treuevorteilen benötigt.
  • Geben Sie, wenn möglich, Bahnsteige für Zugreisen an. Wenn Sie ein Auto im Voraus gebucht haben, geben Sie diese Details sowie die Kontaktnummern des/der Fahrer:in und des Unternehmens an.
  • Geben Sie die Adresse des jeweiligen Hotels und die Kontaktdaten der Rezeption an, falls es mehrere Hotels mit demselben Namen gibt.
  • Notieren Sie die Zeiten für Check-in- und Check-out beim Hotelaufenthalt: Das ist sehr wichtig! Fügen Sie die Termine Ihrer Führungskraft zum Reiseplan hinzu, inklusive aller Teilnehmer:innen und dem Ziel des Termins.
  • Wenn Ihre Führungskraft es ganz genau wissen will: Fügen Sie LinkedIn-Fotos der Teilnehmer:innen hinzu, damit Ihr:e Chef:in die Personen persönlich begrüßen kann.
  • Nachdem Sie den Reiseplan fertiggestellt haben, speichern Sie ihn als PDF-Datei, drucken Sie ihn aus und senden ihn per E-Mail an Ihre Führungskraft, damit sie sowohl eine gedruckte als auch eine digitale Kopie zur Verfügung hat.
Bevor Ihre Führungskraft abreist, sollten Sie sich vergewissern, dass sie sich über alle Verfahren im Klaren ist, die sie im Notfall zu befolgen hat. Es kann sich lohnen, das genaue Vorgehen sowie einen Notfallkontakt schriftlich im Reiseplan zu vermerken.

4. Seien Sie bereit für Änderungen im Reiseplan

Bei Reisevorbereitungen für Führungskräfte muss man sich auf das Unerwartete einstellen. Bei Geschäftsreisen kann es immer wieder zu Überraschungen kommen, sei es durch eine ungünstige Wettervorhersage oder eine Stornierung in letzter Minute. Viele dieser unvorhergesehenen Ereignisse erfordern eine sofortige Änderung des Reiseplans.
In diesen Fällen muss klar sein, wie diese Änderungen vorgenommen werden müssen, v. a. außerhalb der Bürozeiten. Auch wenn Sie gern in Rufbereitschaft sind, kann es für Ihre Führungskraft unnötigen Stress bedeuten, wenn sie versucht, Sie in den frühen Morgenstunden zu erreichen.
Ein umfassender 24/7-Support ist daher ein Muss, um eine reibungslose Reiseerfahrung zu gewährleisten. Bei Perk kann Ihre Führungskraft ein Team von menschlichen Kundenbetreuer:innen per Telefon, E-Mail und Chat erreichen, rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr.
Frau Mit Koffer Vor Flughafen

Bringen Sie mehr Flexibilität in Ihre Dienstreiseplanung und stornieren Sie Ihre Buchungen, wann und warum Sie wollen. Mit FlexiTravel von Perk.

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Flexible Planänderungen & Stornierungen mit FlexiTravel

Um kostspielige Gebühren für Planänderungen zu vermeiden, sollten Sie immer möglichst flexible Tarife buchen. Eine Lösung wie FlexiTravel bringt Ihre Dienstreiseplanung auf eine neue Ebene. Mit FlexiTravel können Sie alle Teile der Buchung bis 2 Stunden vor Abreise stornieren oder ändern und 80 % der Kosten zurückerhalten. Sie oder Ihre Reisenden können auf der benutzerfreundlichen Plattform für Desktop und Mobil alternative Reiseoptionen auswählen und sind sofort bereit, die neuen Pläne umzusetzen.
Und ganz gleich, aus welchem Grund Sie Pläne ändern müssen: Sie müssen sich nicht um die Erstattungen der Kosten für Reisende kümmern. Das Geld ist innerhalb von 14 Tagen als Guthaben wieder auf Ihrem Konto verfügbar.

5. Behalten Sie die Nachhaltigkeitsziele Ihres Unternehmens im Auge

Um sicherzustellen, dass die Geschäftsreisen Ihrer Führungskraft auch zur Einhaltung der Umweltvorschriften und der Ziele zur sozialen Verantwortung (CSR) Ihres Unternehmens beitragen, ist eine sorgfältige und komplexe Überwachung erforderlich.
Wenn Sie die Umweltauswirkungen Ihrer Dienstreisen regelmäßig bewerten, können Sie Verbesserungspotenziale erkennen und umweltfreundlichere Reisepraktiken etablieren. Allerdings ist die Messung der CO₂-Emissionen von Geschäftsreisen sowie die Überwachung der Kompensationsbemühungen Ihres Teams eine herausfordernde Aufgabe.
Mit Green Trip von Perk kann Ihr Unternehmen die Nachhaltigkeitsbemühungen schnell und einfach verbessern, indem Sie detaillierte Berichte über die durch Ihre Geschäftsreisen verursachten Emissionen erhalten.
Green Trip hebt außerdem während des Buchungsvorgangs umweltfreundliche Reiseoptionen hervor, um Ihre Reisenden zu effektiven Änderungen zu ermutigen. Darüber hinaus können Sie alle verbleibenden Emissionen durch VERRA-zertifizierte Projekte zur Verringerung der Kohlenstoffemissionen ausgleichen.

6. Vereinfachen Sie die Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung kann sich wie ein echter Zeitfresser anfühlen, denn in der Regel dauert es weitaus länger, alle Ausgaben zu erfassen, als sie zu tätigen. Helfen Sie Ihren Führungskräften also dabei, die Spesenabrechnung im Handumdrehen zu erledigen, indem Sie eine App zum Scannen und Verwalten von Rechnungen und Belegen nutzen. Mit diesem modernen Ansatz können Sie Ausgaben in Echtzeit erfassen, anstatt bei der Steuererklärung nach Quittungen suchen zu müssen.
Auch hier ist die Automatisierung ein Schlüsselfaktor: Perk lässt sich mit verschiedenen Apps von Drittanbietern zur Spesenverwaltung integrieren sodass Ihre Reisekosten sicher gespeichert werden und Reisekostenberichte schnell abgerufen werden können.
Mit Tools wie Perk können Sie und Ihre Finanzkolleg:innen schnell auf eine Vielzahl von Reisekosteninformationen zugreifen. Suchen Sie nach Mitarbeiter:innen, Reisezielen oder Abteilungen, um die Reiseausgaben in Echtzeit zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie im Budget liegen.

Übertreffen Sie Erwartungen!

Das Beste an der Automatisierung und dem Auslagern von Teilen Ihres Geschäftsreisemanagements ist, dass Sie sich nun auf die zusätzlichen Details konzentrieren können, die Ihr:e Chef:in zu schätzen weiß. Diese Liebe zum Detail hebt Sie von anderen Assistent:innen der Geschäftsführung ab und beeinflusst die Reiseerfahrung Ihrer Führungskraft.
Hier sind einige Beispiele für kleine Extras, die Sie im Voraus vorbereiten können:
  • Gepäckanhänger
  • Visitenkarten
  • Gesprächsthemen und Kontaktdaten der Gastgeber:innen vor Ort (Kund:innen oder Büroleiter:innen)
  • Tipps für die lokale Business-Etikette 
  • Restaurantempfehlungen auf Grundlage der Vorlieben Ihrer Führungskraft – Sie können sogar einen Concierge-Service wie Perk nutzen, um Reservierungen zu sichern .
  • Tipps für die Gestaltung der freien Zeit: Achten Sie darauf, Optionen hervorzuheben, für die Eintrittskarten erforderlich sind, und buchen Sie diese im Voraus.
  • Reiseadapter und Überspannungsschutz
Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um herauszufinden, welche kleinen Dinge für Ihre Führungskraft einen großen Unterschied machen, und führen Sie eine Liste für künftige Geschäftsreisen.
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Vereinfachen Sie Ihr Geschäftsreisemanagement. Ein für alle Mal.

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  • Hier finden Sie Hunderte von Ressourcen rund um das Thema Geschäftsreisen, von Tipps für nachhaltigeres Reisen bis hin zu Ratschlägen für die Erstellung einer Geschäftsreise Richtlinie und die Verwaltung Ihrer Ausgaben. Unsere neuesten E-Books und Blog-Beiträge haben für Sie alle Infos.
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