Wenn Sie als Administrator:in oder Travel Manager:in tätig sind, wissen Sie, wie stressig es sein kann, kurzfristige Reiseunterbrechungen zu bewältigen und gleichzeitig einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen. Leider sind Reiseunterbrechungen keine Frage des „Ob“, sondern vielmehr des „Wann“.
Im Jahr 2024 erlebten satte 78 % der Geschäftsreisenden weltweit eine Reisestörung und 85 % gaben an, dass sich diese negativ auf ihre Produktivität auswirkte.
Wenn Pläne aus dem Ruder laufen, kann das nicht nur die Produktivität beeinträchtigen, sondern auch zu unzufriedenen Mitarbeitenden, Verstößen gegen Unternehmensrichtlinien und zusätzlichen Kosten für das Unternehmen führen.
Fühlen Sie sich beim Lesen an eine Situation erinnert, in der Sie bei der Reiseplanung vor ähnlichen Herausforderungen standen? Dann ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie. Wir haben mit Travel Administrator:innen, Manager:innen und HR-Teams gesprochen, die Geschäftsreisen organisieren, um ihre besten Tipps, Tools und Ratschläge zum Umgang mit Reisestörungen zu sammeln – und hier für Sie zusammenzutragen.
1. Beginnen Sie die Problemlösung im Hier & Jetzt
Ganz wichtig, egal, bei welcher Art von Reisestörung – keine Panik: Atmen Sie einmal tief durch und orientieren Sie sich an den folgenden Schritten, um die Auswirkungen zu minimieren.
1.1 Ruhe bewahren & Lage erfassen
Beginnen Sie damit, genaue Informationen einzuholen. Bevor Sie das Problem lösen oder Unterstützung für Mitarbeitende leisten können, müssen Sie genau wissen, was passiert ist. Sammeln Sie so schnell wie möglich alle relevanten Informationen – sei es direkt von der betroffenen Person, der Fluggesellschaft bzw. dem Reiseanbieter oder über Ihre Travel-Management-Plattform.
Als Nächstes: Kommunizieren Sie offen. Nehmen Sie Kontakt mit der betroffenen Person auf, um sie zu beruhigen und ihr Optionen aufzuzeigen. Versichern Sie ihr, dass Sie alles daransetzen werden, sie schnellstmöglich an ihr Ziel zu bringen. Erklären Sie die nächsten konkreten Schritte und teilen Sie mit, wann Sie sich erneut melden werden, um den weiteren Verlauf zu klären – so vermitteln Sie Sicherheit und Kontrolle.
Schließlich: (V)Ermitteln Sie die korrekte Reaktion. Wenden Sie sich an den Reiseanbieter, um herauszufinden, welche Optionen bestehen. Finden Sie die beste Lösung, informieren Sie die reisende Person darüber und setzen Sie den neuen Plan schnellstmöglich um.
1.2 Die passende Lösung für das Problem finden
Wenn Geschäftsreisende weltweit unterwegs sind, kann vieles schiefgehen. Zu den häufigsten Problemen zählen dabei Verzögerungen oder Ausfälle von Flügen und Zügen. Unter den deutschen Reisenden waren die häufigsten Reiseunterbrechungen im Jahr 2024 Verspätungen von mehr als einer Stunde (49 % der Reisenden betroffen), verpasste Verbindungen (37 %) und Ausfälle (23 %).
Verspätungen können Geschäftstreffen, Vorträge oder andere wichtige Aufgaben beeinträchtigen. Als Travel Manager:in ist es Ihre Aufgabe, herauszufinden, welche Auswirkungen die Verzögerung auf die Geschäftsabläufe hat und wie der aktuelle Status der Verspätung aussieht.
Bei weniger gravierenden Verzögerungen bieten Sie, falls erforderlich, Unterstützung bei der Umbuchung an und informieren proaktiv andere Teams, damit anfallende Aufgaben entsprechend umverteilt werden können.
Bei erheblichen Verspätungen oder wenn wichtige Geschäftsaufgaben betroffen sind, nehmen Sie Kontakt mit der Fluggesellschaft oder dem Reiseanbieter auf, um zu prüfen, ob eine alternative Reiseroute möglich ist, um die Auswirkungen der Verzögerung zu minimieren.
Wenn eine Reiseroute storniert wird, sind Reisende oft frustriert und gestresst. Kontaktieren Sie den Reiseanbieter so schnell wie möglich, um bei der Umbuchung oder der Suche nach einer alternativen Route zu helfen. Kommunizieren Sie proaktiv mit der betroffenen Person und informieren sie über die verfügbaren Optionen.
Wenn mehrere Optionen verfügbar sind, klären Sie mit der reisenden Person, welche sie bevorzugt. Möchte sie so schnell wie möglich nach Hause, auch wenn das eine längere Flugzeit oder mehrere Zwischenstopps bedeutet? Oder wäre eine Übernachtung im Hotel mit einem Flug am nächsten Tag die bessere Wahl? Durch das Aufzeigen flexibler Optionen geben Sie den Reisenden mehr Entscheidungsfreiheit, gehen auf ihre individuellen Bedürfnisse ein und helfen, Unzufriedenheit zu minimieren.
Natürlich können auch echte Notfälle auftreten – von geopolitischer Instabilität über Streiks und Naturkatastrophen bis hin zu dringenden persönlichen Situationen, die eine sofortige Rückreise erfordern. In diesen Fällen ist es entscheidend, proaktiv mit der reisenden Person und dem Team in Kontakt zu treten und, wenn nötig, schnell Maßnahmen zu ergreifen, um eine sichere Rückreise zu ermöglichen.
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2. Machen Sie die Sicherheit der Reisenden zur obersten Priorität
In jeder Situation sollte die Sicherheit der Reisenden oberste Priorität haben. Das fällt unter die sogenannte „Fürsorgepflicht“ Ihres Unternehmens. Natürlich ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden an ihr Ziel und wieder zurück kommen – noch entscheidender ist jedoch, dass sie während der gesamten Reise gut geschützt und betreut werden.
Es gibt zahlreiche Tools, die Ihnen helfen, die Sicherheit und das Wohlbefinden der Reisenden in den Vordergrund zu stellen. Zudem können Sie gemeinsam mit der Personalabteilung Reise-Wellness-Programme und Unterstützungsangebote für Mitarbeitende einführen.
Eine weitere Möglichkeit ist die Implementierung einer Duty-of-Care-Lösung, die Ihnen einen proaktiven Überblick über Ihre reisenden Mitarbeitenden verschafft. Solche Lösungen bieten in der Regel:
Echtzeit-Benachrichtigungen zu Wetterereignissen, Sicherheitsrisiken oder Reiseunterbrechungen, z. B. Flugverspätungen oder Bahnstreiks
Transparenz über den Aufenthaltsort der Reisenden sowie eine schnelle Übersicht über ihre Reiserouten
24/7-Kundensupport oder Live-Chat, um bei Problemen sofortige Unterstützung zu bieten
Natürlich können Sie sich händisch durch Tabellen oder Reisepläne arbeiten, um herauszufinden, wo sich Ihre Mitarbeitenden gerade befinden und wann sie reisen. Doch das ist zeitaufwendig – und gerade bei einer Störung oder einem Notfall zählt jede Minute!
Duty-of-Care-Lösungen bieten hier eine effizientere Alternative. Die Lösung von Perk ermöglicht es Ihnen, diese Informationen sofort abzurufen. So können Sie proaktiv auf potenzielle Störungen reagieren und verhindern, dass sie sich zu einer echten Krise entwickeln.
3. Wann immer möglich, planen Sie vorausschauend
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Flug von London nach Paris startet am Mittwoch um 17 Uhr. Zwei Geschäftsreisende, Sarah und Simon, sind für diesen Flug gebucht – doch ihre Erfahrungen könnten nicht unterschiedlicher sein:
Welche der beiden Situationen wäre Ihnen lieber? Natürlich die erste – sie zeigt deutlich, wie wichtig vorausschauendes Handeln ist. Hier sind einige proaktive Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Reisestörungen und deren Auswirkungen in Zukunft zu minimieren:
4. Agieren Sie mit den richtigen Tools, statt nur zu reagieren
Ein gutes Reisemanagement-System kann Reiseprobleme von vornherein vermeiden oder zumindest verhindern, dass sie sich zu schwerwiegenden und störenden Situationen entwickeln.
Der schnellste Weg, dies zu etablieren, ist die Implementierung eines Reiseportals, einer zentralen Ablage oder einer Plattform, die alle wichtigen Reiseprozesse und Checklisten bündelt, darunter:
Kommunikationsrichtlinien und Dokumente, die festlegen, wen Reisende im Notfall kontaktieren sollten, sowie die jeweiligen Zuständigkeiten usw.
Einstufung von Notfällen und standardisierte Abläufe für verschiedene Szenarien
Eine Strategie zur Risikominderung, um potenzielle Reiseprobleme frühzeitig zu entschärfen
Eine Checkliste für Reisende vor der Abreise, inkl. wichtiger Dokumente und Notfallkontakte
Natürlich lässt sich all das mit einem digitalen System wesentlich einfacher verwalten – und für Mitarbeitende schneller abrufen, wenn sie es brauchen. Reisemanagement-Plattformen wie Perk, die speziell für Geschäftsreisen entwickelt wurden, ermöglichen es, alle relevanten Informationen zentral zu verwalten, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, Eskalationen zu vermeiden und Reisende auf jeder Etappe ihrer Reise bestmöglich zu unterstützen.
Das Ergebnis: entspannte Reiseprozesse, zufriedenere Mitarbeitende und weniger Krisenmanagement für Sie.
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5. Bleiben Sie flexibel
Wenn etwas schiefläuft, kann Flexibilität die Lösung sein. Mit flexiblen Buchungen behalten Sie volle Entscheidungsfreiheit und können Reisepläne jederzeit unkompliziert anpassen.
Flexible Buchungslösungen bieten Ihnen zahlreiche Vorteile:
Sie erhalten mehr Handlungsspielraum bei Umbuchungen oder Stornierungen. Passen Sie Ihre Reise flexibel an – egal, ob wegen Wetter, Krankheit oder geschäftlicher Änderungen. Stornieren oder verschieben Sie Flüge problemlos und erhalten Sie Ihr Geld zurück – ohne komplizierte Rückfragen.
Wetterbedingte Verspätungen und Streiks lassen sich frühzeitig umgehen. Wenn der Flug verspätet ist, können Sie ihn stornieren und stattdessen auf den Zug umsteigen. Zugstreik? Ändern Sie die Reisedaten oder mieten ein Auto. So lassen sich Unterbrechungen proaktiv vermeiden – ohne hohe Zusatzkosten.
Eingebaute Flexibilität sorgt für Sicherheit – für Sie und Ihre Reisenden. Buchen Sie mit der Gewissheit, dass sich Pläne jederzeit anpassen lassen, ohne das Unternehmensbudget zu sprengen.
Flexibilität steigert die Mitarbeiterzufriedenheit. Weniger Stress bei Geschäftsreisen führt zu höherer Loyalität und reduziert die Fluktuation im Unternehmen.
Flexibilität zahlt sich aus. Unternehmen sparen jährlich Zehntausende Euro durch flexible Reiseoptionen – sowohl bei stornierten Reisen als auch durch frühzeitige Buchungen mit späteren Anpassungsmöglichkeiten.
Auch Reisende bevorzugen flexible Richtlinien – 36 % der Geschäftsreisenden geben an, dass sie nach Möglichkeit flexible Reiseoptionen buchen.
Warum setzen also nicht mehr Unternehmen auf flexible Buchungen? Ein Grund ist, dass sie oft schwer zu finden sind oder deutlich teurer als Standardtickets ausfallen. Zudem sind viele vermeintlich flexible Buchungen in der Praxis gar nicht so anpassbar, wie sie erscheinen. Bei einer speziell für Unternehmen entwickelten flexiblen Buchungslösung ist das anders.
Ein Beispiel dafür ist FlexiTravel – unsere Lösung, die gezielt für Geschäftsreisen konzipiert wurde und folgende Vorteile bietet:
Stornierung bis zu 2 Stunden vor Abreise
Erstattung von 80 % der Reisekosten – ohne komplizierte Rückfragen
100 % aller mit FlexiTravel gebuchten Reisen sind erstattungsfähig – egal, ob Flug, Zug, Hotel oder Mietwagen.
Durchschnittlich 40 % Ersparnis auf flexible Tarife im Vergleich zu herkömmlichen flexiblen Buchungsoptionen
Die EU Business School war von FlexiTravel so überzeugt, dass sie den Service für das gesamte Unternehmen eingeführt hat. Jetzt kann das Team Reisen frühzeitig buchen und dabei sparen – mit der Sicherheit, dass sie problemlos storniert werden können, falls sich Pläne ändern.
Zusätzlich ermöglichten die 80 % Rückerstattung bei Stornierungen Einsparungen von 66.000 € im Jahr 2023.
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Bringen Sie mehr Flexibilität in Ihre Dienstreiseplanung und stornieren Sie Ihre Buchungen, wann und warum Sie wollen. Mit FlexiTravel von Perk.
6. Geben Sie einen Teil der Kontrolle ab
Wenn Reisende mehr Kontrolle über ihre Reiserouten und -pläne haben, müssen sie nicht bei jeder Verzögerung oder Störung sofort auf Sie oder das Travel-Management-Team zukommen.
Eine spezialisierte Reisemanagement-App mit Selbstbuchungsfunktion ermöglicht es Reisenden, ihre Reisen eigenständig zu verwalten – ohne dabei die Finanzabteilung mit Erstattungsanträgen für Reisebuchungen zu überlasten. Zusätzlich profitieren Sie von weiteren Vorteilen:
Reisende können Änderungen selbst vornehmen. Bei Änderungen können sie eigenständig umbuchen oder ihre Pläne anpassen. Das optimiert Abläufe und gibt ihnen die Flexibilität, die beste Option für ihre Situation zu wählen.
Reisende können ihre bevorzugten Anbieter buchen. Die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, mit welchem Anbieter sie reisen, ermöglicht es, Treuepunkte zu sammeln und steigert gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit.
Buchungen und Änderungen erfolgen innerhalb der Richtlinien. Durch integrierte Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse sehen Reisende nur Optionen, die den Unternehmensvorgaben entsprechen. Sollte eine Buchung außerhalb der Richtlinien liegen, kann der/die Travel Manager:in sie mit einem Klick freigeben oder ablehnen. Dadurch werden unnötige Abstimmungen minimiert, die Auswahlmöglichkeiten erweitert und der Aufwand reduziert, Reisende zur Einhaltung der Richtlinien zu bewegen.
7. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan
Eine gute Kommunikation in allen Teams hilft dabei, Reiseprobleme schnellstmöglich zu lösen und in Zukunft zu vermeiden. Standardisierte Kommunikationswege und Vorgehensweisen helfen Reisenden, die passende Ansprechperson für die jeweilige Situation zu finden und effektiv zusammenzuarbeiten, um das Problem zu lösen. Dadurch wird das Chaos in stressigen Situationen durch ein klares Prozedere ersetzt. Wenn Sie dem Plan folgen, wissen Sie genau, wen Sie kontaktieren können und was als Nächstes zu tun ist.
TOOL TIP:
- Slack ist ideal für die interne Kommunikation – insbesondere mit reisebezogenen Kanälen oder Gruppen, um alle Beteiligten stets auf dem Laufenden zu halten und Informationen schnell auszutauschen.
- Ein Reise-Tracker ermöglicht Administrator:innen Echtzeit-Updates über den Aufenthaltsort und den Reiseverlauf von Mitarbeitenden.
Echtzeit-Updates über einen Reise-Tracker, der für berechtigte Teammitglieder zugänglich ist oder automatische Benachrichtigungen über Slack sendet, sorgen dafür, dass alle informiert bleiben. So können Sie proaktiv handeln und Reiseunterbrechungen effizient managen.
Reiseunterbrechungen sind nicht nur für die Reisenden stressig – sie können auch für Travel Manager:innen zu einer echten Herausforderung werden. Dabei sind Ihre mentale Gesundheit und Ihr Wohlbefinden enorm wichtig. Ein gut durchdachter Kommunikationsplan verteilt die Verantwortung auf das gesamte Team, hilft dabei, klare Grenzen zu setzen, und stellt sicher, dass Reisende jederzeit wissen, an wen sie sich wenden können (idealerweise nicht immer an Sie!).
Noch besser ist es, wenn Sie ein Travel-Management-System mit 24/7-Support nutzen. So erhalten Reisende jederzeit Hilfe – und Sie müssen nicht rund um die Uhr erreichbar sein.
8. Nutzen Sie Probleme als Chance durch gezielte Datenauswertung
Letztendlich sind Reisestörungen unvermeidlich. Doch mit den richtigen Reisedaten können Sie ihre Häufigkeit und Auswirkungen in Zukunft minimieren. Indem Sie Reisedaten analysieren, lassen sich viele zentrale Fragen fundiert beantworten:
Gibt es eine häufige Ursache für Reiseunterbrechungen? Bspw. sind deutsche Geschäftsreisende besonders von Transportstreiks betroffen (89 % der deutschen Reisenden), während in den USA lange Verspätungen (38 %) und wetterbedingte Störungen (30 %) die größten Probleme darstellen.
Treten Unterbrechungen besonders häufig bei einer bestimmten Reiseart auf? Sind etwa Zugreisen oder Flüge stärker betroffen?
Wann dauern Unterbrechungen am längsten? Vielleicht gibt es mehr Zugausfälle, aber ihre Auswirkungen sind geringer als die von Flugverspätungen.
Gab es Möglichkeiten, diese Unterbrechungen zu vermeiden? Könnten frühere Buchungen, flexiblere Optionen oder alternative Transportmittel geholfen haben?
Die gewonnenen Daten helfen Ihnen, zukünftige Reiserichtlinien gezielt zu optimieren. So können Sie z. B. die Hauptreisezeit verschieben, um Wetterrisiken zu minimieren, oder für bestimmte Jahreszeiten flexiblere Buchungsoptionen bevorzugen. Sie können Backup-Pläne für riskante Routen bereitstellen oder solche Optionen aus der Reiserichtlinie entfernen (z. B. Mindestumsteigezeiten von 1+ Stunden festlegen, wenn kürzere Layover häufig zu Verspätungen führen).
Diese Daten können Sie manuell auswerten – doch ein leistungsstarkes Reisemanagement-System stellt Ihnen alle relevanten Informationen auf Knopfdruck bereit, sodass Analyse und Reporting schneller und einfacher vonstattengehen.
Was brauchen Sie noch, um Reiseunterbrechungen effektiv zu managen?
Ein vorausschauendes Travel Management ist der Schlüssel, um Reiseunterbrechungen und Notfälle effizient und stressfrei zu bewältigen. Die richtigen Tools bieten kosteneffiziente Lösungen, um Störungen zu minimieren, deren Auswirkungen zu reduzieren, die Zufriedenheit der Reisenden zu erhöhen und den Stress für Sie und Ihr Team zu verringern. So lassen sich zwar nicht alle Reiseprobleme vermeiden – dank der richtigen Vorbereitung stellen sie aber keinen Stressfaktor dar.
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