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Reisekostenmanagement optimieren & automatisieren: So geht's

23 Jan 2025 · 5 MIN. LESEDAUER

Fällt es Ihnen schwer, die Geschäftsreisekosten in Ihrem Unternehmen zu verfolgen und zu verwalten? Damit sind Sie nicht allein!
Als Finanzmanager:in in einem Unternehmen, in dem Mitarbeitende zahlreiche Reisen in viele verschiedene Städte unternehmen, stehen Sie und Ihr Team vor der Herausforderung, unzählige Belege und Rechnungen für Flüge, Hotels, Transport vor Ort und Restaurants zusammenzutragen. Da Reisekosten von Monat zu Monat variieren, ist der Arbeitsaufwand ohne die richtigen Tools oft enorm. Außerdem besteht das Risiko potenzieller Fehler bei der Abrechnung. Einfach ausgedrückt: Wenn Ihr Team mit weniger Papierkram zu tun hat, kann es sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen einige praktische Schritte, mit denen Sie Zeit sparen und Ihre Ausgabenverwaltung automatisieren können.

Wie Sie das Ausgabenmanagement beschleunigen

Wussten Sie, dass laut einer Studie von Perk 83 % der Angestellten Probleme mit den Reisekosten haben?
Eine Reisemanagement-Plattform, mit der Sie Reisen buchen und Reisekosten analysieren können, sowie ein Ausgaben-Tool zur allgemeinen Verwaltung von Geschäftsausgaben helfen Ihnen dabei, Zeit zu sparen und einen effizienten Prozess für das Ausgabenmanagement zu schaffen.
Lassen Sie uns nun genauer betrachten, warum Sie beide Systeme benötigen, wie diese zusammenarbeiten und wie Sie die besten Lösungen für Ihre Anforderungen auswählen.

Wählen Sie eine Reisemanagement-Plattform, die alle wichtigen Funktionen bietet

Laut einer Studie von Perk bucht mehr als ein Drittel (34 %) der Mitarbeitenden ihre Geschäftsreisen nach wie vor über private Reiseplattformen, was zu Ineffizienzen führt, die durch eine spezielle Travel Management-Plattform in mehrfacher Hinsicht drastisch reduziert werden können. Erstens müssen Travel Manager keine Geschäftsreisen im Namen der Reisenden buchen, die stattdessen die von ihnen gewünschten Optionen im Rahmen der Unternehmensrichtlinien buchen können. Auch bei der Genehmigung von Reisen gibt es weniger Hin- und Hergeschiebe. Reiseplattformen wie Perk bieten anpassbare Genehmigungs-Workflows, die Genehmigungen transparent und automatisch machen.
34 % der Mitarbeiter buchen ihre Reisen immer noch über Verbraucherplattformen, und 23 % verlieren Quittungen , was es den Finanzteams erschwert, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Ausgaben genau zu verfolgen.
Online-Reisemanagement-Plattformen verringern auch den manuellen Aufwand auf Seiten des Finanzteams. 21 % der Mitarbeitenden sind sich nicht sicher, welche Ausgaben erstattungsfähig sind, und 22 % machen sich Sorgen, dass sie ihre Budgets überschreiten. Da die Mitarbeitenden nicht mehr im Voraus zahlen und eine Erstattung beantragen müssen, sondern stattdessen eine konsolidierte monatliche Rechnungsstellung anbieten, können diese Plattformen Ihrem Finanzteam jeden Monat Dutzende von Stunden ersparen, die sonst für die manuelle Verwaltung von Hunderten von Rechnungen aufgewendet werden müssten.
Laut einer Studie von Perk sehen sich 83 % der Mitarbeiter mit Problemen bei der Reisekostenabrechnung konfrontiert , wobei verzögerte Rückerstattungen, verwirrende Richtlinien und Vorauszahlungen als die häufigsten Probleme genannt werden.

Wichtige Funktionen, die eine Reisemanagement-Plattform bieten sollte:

  • Einfache Selbstbuchung mit integriertem Genehmigungsprozess
  • Möglichkeit, die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens direkt in die Plattform zu integrieren
  • Konsolidierte monatliche Rechnungsstellung
  • Berichtstools zur einfachen Verwaltung der Reisekosten
  • Große Auswahl an Reiseoptionen zu wettbewerbsfähigen Preisen
  • 24/7-Kundensupport
  • Integration mit Ihrer Ausgabenmanagement-Plattform
  • Lösung zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung : Erhalten Sie bis zu 27 % der Mehrwertsteuer auf Flüge und Hotels bei Reisen innerhalb der EU zurück.
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Fangen Sie noch heute an, bei der Geschäftsreisebuchung Zeit und Geld zu sparen.

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Entscheiden Sie sich für eine hoch bewertete Ausgabenmanagement-Software

Neben einer Reisemanagement-Plattform benötigen Sie auch die richtige Ausgabenmanagement-Software . Diese hilft Ihrem Team, neben Reisekosten auch andere betriebliche Ausgaben effizient zu verwalten. In Ihrem Unternehmen können verschiedene Mitarbeitende für unterschiedliche Anschaffungen zuständig sein. Angesichts der Vielzahl an Ausgaben ist es sinnvoll, eine zentrale Plattform zu nutzen, die das Ausgabenmanagement an einem Ort bündelt und optimiert.
Ausgabenmanagement-Tools zielen darauf ab, manuelle Dateneingaben zu minimieren. Viele Plattformen bieten beispielsweise Funktionen wie Beleg-Scanning oder den Import von Kreditkartenzahlungen. Dadurch können Reisende ihre Ausgaben bequem unterwegs erfassen, anstatt damit bis nach ihrer Rückkehr zu warten.
Ziehen Sie eine Ausgabenmanagement-Plattform in Betracht, die Genehmigungen und Erstattungen beschleunigt. Die Software sollte außerdem Funktionen bieten, die eine effiziente Teamarbeit ermöglichen – einschließlich passender Zugriffsebenen und Aufgabenzuweisung.
Am wichtigsten ist, dass das System eine direkte Integration mit der Reisemanagement-Plattform bietet, um Zeit bei der Ausgabenverwaltung zu sparen. Dadurch erhalten Sie eine bessere Übersicht über die Reisekosten. Da die Daten zwischen beiden Plattformen synchronisiert werden, profitieren Sie zudem von höherer Genauigkeit, was den Abstimmungsprozess für Ausgaben erheblich vereinfacht.Alternativ können Sie auch direkt auf eine Plattform setzen, die beide Bereiche miteinander kombiniert – so wie Perk , ihre Lösung für kombiniertes Reise- und Ausgabemanagement. Dadurch sparen Sie sich plattformübergreifende Integrationen und können alles zentral an nur einem Ort verwalten.
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Wichtige Funktionen einer Ausgabenmanagement-Plattform

  • Beleg-Scanning
  • Import von Kreditkartentransaktionen
  • Zusammenführung von Zahlungen mit Firmenkreditkarten
  • Genehmigungsworkflows für Ausgaben
  • Möglichkeit zur Delegation von Aufgaben und Zugriffsrechten innerhalb des Finanzteams
  • Intuitive Plattform ohne lange Einarbeitung
  • Integration mit der Reisemanagement-Plattform
Tipps zur Auswahl des richtigen Ausgabenmanagement-Tools
„Ich würde Finanzteams empfehlen, ihre gesamte Technologie-Infrastruktur ganzheitlich zu betrachten und sich klarzumachen, welche Ziele sie mit ihrem Ausgabenmanagement-Tool erreichen möchten, bevor sie eine Entscheidung treffen.Es ist entscheidend, dass das Tool nahtlos mit bestehenden Systemen integriert werden kann – insbesondere mit dem ERP-System (Enterprise Resource Planning), aber auch mit Gehaltsabrechnungs-Tools und der gewählten TMC (Travel Management Company), falls viel gereist wird. Dadurch wird die Abstimmung von Ausgaben erheblich erleichtert und das Leben der Finanzteams spürbar vereinfacht.“
— Clare Mackey, Partner Manager bei Perk

Integration und Implementation der gewählten Plattformen

Der letzte Schritt besteht darin, die Reisemanagement-Plattform und die Ausgabenmanagement-Lösung in Ihrem Unternehmen anzuwenden. Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens bieten Anbieter von Reise- und Ausgabenmanagement-Software möglicherweise Unterstützung bei der Einführung an, indem sie die Mitarbeiter:innen schulen und ihnen zeigen, wie sie das System optimal nutzen.
Während dieses Prozesses gibt es mehrere wichtige Aufgaben zu erledigen.

Einführung der Reisemanagement-Plattform:

  1. Fügen Sie alle Reisenden und Administrator:innen zur Plattform hinzu.
  2. Erstellen Sie unternehmensspezifische Reiserichtlinien für jedes Team, Kostenstelle oder jede Abteilung.
  3. Aktivieren Sie dynamische Budgets, um in Echtzeit Budgets anzupassen, die den Preisen des Reiseziels entsprechen.
  4. Richten Sie Genehmigungsworkflows ein.

Ermöglichen Sie Selbstbuchungen für alle Geschäftsreisenden:

  1. Fügen Sie alle Nutzer:innen und Administrator:innen zur Ausgabenmanagement-Software hinzu.
  2. Erstellen Sie Genehmigungsworkflows, damit Mitarbeiter:innen Ausgaben im System erfassen und Manager:innen diese freigeben können.
  3. Informieren Sie Geschäftsreisende über die neue Software und schulen Sie sie in der Nutzung.
Dann ist es an der Zeit, die Automatisierung des Ausgabenmanagements einzurichten, indem Sie beide Plattformen miteinander integrieren. Wenn beide Lösungen eine direkte Integration unterstützen, können Sie entweder die Daten der Ausgabenmanagement-Plattform in Ihre Reisemanagement-Plattform einbinden oder umgekehrt.
Wenn Sie die Daten der Reisemanagement-Plattform (die Ausgaben für Flüge, Züge, Mietwagen und Hotels) in die Ausgabenmanagement-Plattform integrieren, können alle Ausgaben von Mitarbeitenden zentral analysiert und ausgewertet werden. Alternativ können Sie reisebezogene Ausgabendaten in das Reisemanagement-Tool übertragen, um umfassende Analysen zu Reisekosten und Buchungsverhalten zu erhalten.
Sobald Sie beide Lösungen erfolgreich eingerichtet haben, werden Sie bald feststellen, wie reibungslos (und schnell!) die Automatisierung des Ausgabenmanagements für Geschäftsreisen gehen kann! Dabei sparen Sie langfristig wertvolle Zeit für alle Beteiligten, reduzieren den manuellen Aufwand, verbessern die Einhaltung von Reiserichtlinien , erhöhen die Transparenz der Ausgaben und erfassen präzise Echtzeitdaten. Dadurch erhält Ihr Unternehmen eine solide Grundlage für präzisere und strategisch fundierte Finanzentscheidungen.
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Gestalten Sie Geschäftsreisen einfacher. Für immer.

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