Was ist eine Reisekostensoftware?
Eine Reisekostensoftware bzw. ein Reisekosten-Tool unterstützt Unternehmen dabei, alle Ausgaben rund um Geschäftsreisen digital zu erfassen, zu verwalten und abzurechnen. Je nach Anbieter ist das oft mehr als nur die Reisekostenabrechnung:- Buchung von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Mietwagen etc.)
- Verwaltung von Reiserichtlinien und Budgetgrenzen
- Digitale Spesenabrechnung (Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten, Bewirtung)
- Integration in Buchhaltung, ERP und HR-Systeme
- Reporting und Analysen für Finanz- und Reisekostenmanagement
Moderne Lösungen wie Perk kombinieren häufig Travel-Management und Spesenmanagement-Software: Statt viele Einzellösungen zu nutzen, verwalten Unternehmen so Buchungen, Spesen und Abrechnungen auf einer zentralen Plattform.Funktionen & Vorteile einer Reisekostensoftware
Mit einer guten Reisekostensoftware können Unternehmen ihre Reisekostenprozesse automatisieren und die Reisekostenabrechnung konform, transparent und effizient gestalten.Typische Funktionen:- Spesen- und Reisekosten erfassen: Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Bewirtung, Sonstiges
- Kostenstellen & Projekte zuordnen: Ausgaben lassen sich Kostenstellen, Abteilungen oder Projekten zuweisen – wichtig für internes Controlling
- Digitale Belege & Abrechnungen: Belege werden fotografiert / hochgeladen; digitale Erstellung von Abrechnungen, Übertragung und revisionssichere Speicherung der Abrechnungen
- Gesetzliche Pauschalen berücksichtigen: Automatische Berechnung von Verpflegungspauschale, Kilometergeld, Übernachtungspauschalen je Land
- Berichte & Analysen: Reisekosten lassen sich auswerten, z. B. nach Abteilung, Route, Kunde – ideal zur Identifikation von Einsparpotenzialen
- Reisekosten konform verwalten: Integration von Reiserichtlinien, automatisierte Prüfung und konforme, automatisierte Abrechnungen
Die Vorteile einer Reisekostensoftware auf einen Blick:
- Einfache, automatisierte Reisekostenabrechnung
- Volle Übersicht über Ausgaben und Geschäftreisen
- Flexible Berichte für Management & Finanzteams
- Weniger manueller Aufwand für Reisende und Buchhaltung
Fangen Sie noch heute an, bei der Geschäftsreisebuchung Zeit und Geld zu sparen.
Für wen lohnt sich eine Reisekostensoftware?
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort ein vollumfängliches Reisekosten-Tool. Typische Situationen, in denen sich eine Reisekostensoftware aber klar lohnt:1. Die Reisekosten sind hoch – aber intransparent
Sie haben das Gefühl, dass die Kosten für Geschäftsreisen zu hoch sind oder stetig steigen? Eine Reisekostensoftware hilft:- Reisekosten und Spesen pro Dienstreise detailliert zu erfassen,
- Buchungsgewohnheiten und Routen zu analysieren,
- Optimierungspotenziale (z. B. Hotelkategorien, Vorausbuchungsfristen) zu identifizieren.
Anbieter wie Perk bieten zusätzlich ausgehandelte Raten, große Inventare und Tools zur Budgetsteuerung – so lassen sich Reisekosten aktiv senken.2. Berichte zu Geschäftsreisen sind mühsam
Wenn Ihr Reporting aktuell so läuft:- Excel-Listen zusammentragen,
- Belege manuell zuordnen,
- Zahlen mehrfach prüfen,
dann frisst Ihre Berichterstattung unnötig Zeit. Eine Reisekostensoftware kann:- Reise- und Finanzdaten automatisch zusammentragen,
- Echtzeit-Berichte zu Ausgaben liefern,
- Auswertungen nach Kostenstellen, Abteilungen, Mitarbeitenden usw. ermöglichen.
3. Das Reisemanagement ist unübersichtlich & nicht konform
Wenn Ihre Reiserichtlinien nur auf Papier existieren oder niemand genau weiß, was zulässig ist, wird das Reisekostenmanagement schnell unkonform:- Buchungswege werden ignoriert
- Budgets und Pauschalen werden überschritten
- Rückerstattungen dauern zu lange
Eine Reisekostensoftware schafft hier Abhilfe durch:- hinterlegte Reiserichtlinien und automatisierte Anwendung
- zentrale Verwaltung aller Reisekosten und Spesen
- schnellere, konforme Abrechnung von Dienstreisen
Auswahlkriterien: So finden Sie das passende Reisekosten-Tool
Die eine „beste“ Reisekostensoftware gibt es nicht – aber die beste Lösung für Ihre Unternehmensgröße und Struktur.Anforderungen nach Unternehmensgröße
KMU: Bezahlbarkeit, Einfachheit, SkalierbarkeitFür kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) sind besonders wichtig:- bezahlbare Preismodelle (inkl. Implementierung & Onboarding)
- Benutzerfreundlichkeit – Mitarbeiter:innen sollen das Tool problemlos nutzen
- Skalierbarkeit durch Integrationen (z. B. Buchhaltung, HR)
Idealerweise bildet das Reisekosten-Tool den End-to-End-Prozess ab: Reisebuchung → Reisekosten & Spesen erfassen → Pauschalen berechnen → Erstattung → Buchhaltung.Große Unternehmen: Komplexe Organisation, hohe VoluminaGroße Unternehmen haben in der Regel:- mehrere Abteilungen & Standorte
- hohe Volumina an Dienstreisen & Spesen
- komplexe Genehmigungs-Workflows
Wichtige Kriterien:- leistungsfähige Automatisierung (inkl. Richtlinien & Freigaben)
- flexible Konfiguration von Genehmigungsprozessen
erweiterte Sicherheitsfunktionen (z. B. Rollenrechte, Multi-Faktor-Authentifizierung)Was eine gute Reisekostensoftware immer mitbringen sollte
Unabhängig von der Unternehmensgröße haben führende Reisekostensoftware-Lösungen einige Gemeinsamkeiten:- Prozesskosten senken: Die automatisierte Reisekostenabrechnung reduziert den Bearbeitungsaufwand, Fehler sowie Nacharbeit – und spart pro Spesenbericht spürbar Kosten.
- Hohe Benutzerfreundlichkeit & mobile Nutzung: Wenn Reisende das Tool ungern nutzen, wird es nicht akzeptiert. Wichtig sind daher eine intuitive Oberfläche, klare Workflows und mobile Zugriffsmöglichkeiten.
- Automatisierte, konforme Abrechnung: Konformität mit Reiserichtlinien, Spesenregeln und Steueranforderungen müssen direkt im Tool verankert und automatisiert geprüft werden.
- Integration in Buchhaltung, ERP & HR: Es gibt nahtlose Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware (z. B. DATEV), ERP-Systemen und HR-Tools. Das verhindert Medienbrüche und doppelte Dateneingaben.
- Transparente Spesenabrechnungen & Reporting: Reisekosten-Tools sollten visuelle Berichte ermöglichen, Ausgabenmuster sichtbar machen und Optimierungspotenziale aufzeigen.
- Flexibilität & Skalierbarkeit: Unternehmen wachsen und die Software sollte mitwachsen: Zusätzliche Standorte, Währungen, Workflows, User sowie Rollen sollten möglich sein.
- Umfangreiche Konfiguration: Komplexe Freigabe- und Genehmigungsprozesse (z. B. mehrere Ebenen) müssen abbildbar sein, inklusive Echtzeit-Übersicht zum Genehmigungsstatus.
- Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Rollenabhängige Zugänge, Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung sind wichtig, wenn sensible Finanzdaten verarbeitet werden.
Reisekostensoftware im Vergleich: Tools im Überblick
2. SAP Concur – All-in-one für Travel & Expense
SAP Concur ist eine All-in-one-Software für das Reisemanagement und die Reisekostenabrechnung. Das Tool hilft Ihnen, Arbeitsprozesse bei der Verwaltung und Kostenerstattung zu automatisieren und deckt dabei alle wichtigen Aspekte ab: von Hotelbuchungen über Flugtickets bis hin zu Taxis.Die wichtigsten Vorteile laut SAP Concur sind:- Volle Kontrolle über Ihr Reise- und Ausgabenmanagement
- Verbesserung der Dienstreise-Compliance und zusätzliche Risikominimierung
- Einfache Implementierungen mit Cloud-Lösungen
- Skalierbare Software-Lösung für wachsende Unternehmen
- Für Mobilgeräte optimiert
3. Emburse – Ausgabenmanagement mit Buchungsoptionen
Emburse ist eine Kostenmanagement-Software. Neben der Erstellung und Abwicklung von Spesenabrechnungen sowie der Verwaltung von Belegen und Rechnungen bietet Emburse auch die Möglichkeit, Reisen zu buchen – entweder über das integrierte Buchungstool oder durch die Integration in ein bewährtes Reisemanagement-System.Die wichtigsten Vorteile laut Emburse sind:- Effiziente Workflows für eine zuverlässige und datenreiche Ausgabenverwaltung
- Richtlinienkonformität durch integrierte Richtlinienchecks
- Unterstützung von über 140 Währungen und 64 Sprachen
4. Zoho Expense – Ausgabenmanagement für wachsende Unternehmen
Zoho Expense richtet sich vor allem an Unternehmen, die skalierbare Kostenmanagement-Lösungen benötigen.Die wichtigsten Vorteile laut Zoho Expense sind:- Optimierte Dienstreisen mit automatisierter Spesenabrechnung für jede Reise
- Benachrichtigungen über Aktualisierungen und Änderungen
- Echtzeit-Einblick in alle Kostendaten für mehr Ausgabentransparenz
- Analysen und Optimierungspotenziale für das Reise- und Kostenmanagement
5. HRworks – Fokus auf HR & Reisekosten
HRworks ist eine HR- und Finanzlösung mit umfangreichen Reisekostenfunktionen.Die wichtigsten Vorteile laut HRworks sind:- Automatisches Erfassen von Belegen
- Integrationen von Buchhaltungssoftware wie DATEV
- Import von Kreditkarten
- Informationen zum aktuellen Reisekostenrecht, wie z. B. den aktuell geltenden Sätzen der Kilometerpauschale und Verpflegungspauschale
6. Weitere Optionen: Fyle, TravelBank, Spendesk, Expensify & Lexware
Neben den oben genannten gibt es eine Reihe weiterer Anbieter, die je nach Use Case interessant sind:- Fyle: Kostenmanagement mit Integrationen in Buchhaltungs- und HR-Daten; kombinierbar mit Perk
- TravelBank: Reisekosten- und Travel-Management mit Fokus auf nutzerfreundliches Design und schnelle Erstattungen
- Spendesk: Kostenverwaltung mit intelligenten Zahlungsmethoden, Live-Budgetkontroll und dezentralem Ausgabemanagement
- Expensify: Spesen- und Reisekostenlösung mit Zusatzmodul „Expensify Travel“ für Buchungen mit Fokus auf Branchen wie Baugewerbe, Immobilien, gemeinnützige Organisationen, Schulen und Universitäten sowie Start-ups
- Lexware reisekosten: Spesenmanagement für Inlands- und Auslandsreisen mit digitalem Fahrtenbuch, automatische Kilometerpauschale und Reporting
Best Practices für die Einführung einer Reisekostensoftware
Damit die Einführung eines neuen Reisekosten-Tools nicht im Chaos endet, sollten Unternehmen strukturiert vorgehen.1. Ziele & Kennzahlen definierenWas soll sich verbessern? Dazu können gehören:- Bearbeitungszeit pro Reisekostenabrechnung
- Erstattungsdauer für Mitarbeitende
- Fehlerquote & Nachbearbeitungen
- Anteil automatisierter Abrechnungen
2. Bestehende Prozesse aufnehmen- Ist-Prozess dokumentieren: Beleg → Einreichung → Prüfung → Genehmigung → Buchung → Erstattung
- Pain Points identifizieren (Medienbrüche, manuelle Arbeit, Verzögerungen).
3. Richtlinien harmonisieren & im Tool abbildenReiserichtlinien, Budgetgrenzen, steuerliche Vorgaben und Spesenregeln klar definieren und im System hinterlegen.4. Schnittstellen & IT-Landschaft prüfenWelche Systeme müssen angebunden werden?- Buchhaltung / ERP
- HR-System
- Reisemanagement
- Kreditkartenanbieter
5. Mitarbeitende & Genehmigende schulenKurze, praxisnahe Schulungen, klare Anleitungen, Self-Service-Hilfen.6. Pilotphase & RolloutMit einem Bereich starten, Feedback einholen, Workflows optimieren – danach schrittweise erweitern.FAQ – häufige Fragen zum Thema „Reisekostenabrechnungs-Software“
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