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Weihnachtsfeier buchen & organisieren – so geht’s

05 Sept 2024 · 10 MIN. LESEDAUER

Am Ende des Jahres bietet die Firmenweihnachtsfeier eine wunderbare Gelegenheit, sich als Arbeitgeber bei der gesamten Belegschaft für deren Einsatz und Engagement zu bedanken. Die Vorbereitung beginnt oft bereits Monate im Voraus und umfasst u. a. die Erstellung eines Event-Budgets, die Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort, Unterkünften und Catering sowie die ordnungsgemäße Verbuchung aller Ausgaben. Wie Sie Ihre betriebliche Weihnachtsfeier buchen und die Kosten über einen Freibetrag abrechnen können, erfahren Sie in diesem Beitrag. Außerdem erhalten Sie praktische Tipps für die Organisation und 5 kreative Ideen, um das Event mal anders zu gestalten.

Weihnachtsfeier als Betriebsveranstaltung – das müssen Sie wissen

Die Firmenweihnachtsfeier als offizielle Betriebsveranstaltung bringt für Unternehmen und Mitarbeitende einige Vorteile. Sie bietet einen optimalen Anlass, an dem alle Mitarbeiter:innen – abseits von gesonderten Teams und über die gesamte Unternehmenshierarchie hinweg – bei entspannter Unterhaltung gemeinsam den Jahresabschluss feiern können. Als Arbeitgeber zeigen Sie damit Wertschätzung gegenüber Ihrem Personal, vom Werkstudi bis zum Management. Derartige Betriebsfeiern sind ein Kosten- und Arbeitsaufwand vonseiten des Unternehmens, den Mitarbeiter:innen durchaus wahrnehmen und schätzen.
Durch die Deklaration der Weihnachtsfeier als Firmenevent sichern sich Unternehmen außerdem steuerliche Vorteile für die Betriebskosten – vorausgesetzt die Veranstaltung erfüllt einige wichtige Kriterien, u. a. zum Anlass und Teilnehmerkreis. Im Optimalfall können die Gesamtkosten dann als steuerfreie Zuwendung gebucht werden. Dafür gilt ein Freibetrag von 110 € pro Arbeitnehmer:in. Alle Kosten, die diese 110-€-Grenze übersteigen, werden als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt.
In unserem Blogbeitrag zum Thema „Betriebsveranstaltungen buchen“ erfahren Sie alle Details dazu, wie Sie ein Firmenevent oder einen Betriebsausflug lohnsteuerfrei verbuchen können.
Esstisch Mit Gerichten

Sie planen eine Firmenveranstaltung? Das Team von Perk Events hilft Ihnen dabei.

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Weihnachtsfeier planen – Schritt für Schritt

Die jährliche Firmenweihnachtsfeier ist in vielen Unternehmen das Event des Jahres. Dementsprechend wird mit der Planung bereits Monate vorher begonnen. Und das ist auch gut so, denn gerade zu Weihnachten ist es wichtig, die zentralen Elemente wie Location, Unterkunft und Transport frühzeitig zu buchen. Das Wichtigste zur Planung der Weihnachtsfeier haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst. Eine detaillierte Anleitung dazu, wie Sie allgemein ein Firmenevent planen und welche Tools und externen Ressourcen Ihnen dabei helfen können, finden Sie im Guide zum Thema.

1. Veranstaltungsteam zusammenstellen & Ideenfindung

Die Planung und Organisation einer Firmenfeier sollte man nicht unterschätzen. Von der Terminfindung über die Kalkulation der Betriebsausgaben bis hin zum Programm gibt es in der Regel verschiedene Abteilungen, die an der jährlichen Weihnachtsfeier beteiligt sind. Planen Sie personelle Ressourcen dementsprechend weit genug im Voraus, z. B. aus folgenden Bereichen:
In vielen Firmen gibt es Mitarbeiter:innen, denen die Organisation von Feiern besonders gut liegt, sodass Sie langfristig ein Event-Team für Firmenfeiern und Teamevents etablieren können. Das funktioniert aber nur, wenn die Ressourcen entsprechend vorhanden sind. Die besten Firmenfeiern werden von Personen organisiert, die Freude an der Ideenfindung und Zeit für die Organisation mitbringen. Eine Alternative dazu ist das Outsourcing der Eventplanung, z. B. mit Perk.

2. Veranstaltungsorte & Unterkünfte anfragen

Noch vor der eigentlichen Terminfindung steht idealerweise die Suche nach der passenden Location. Gerade zur Weihnachtszeit bestimmt der Veranstaltungsort zu einem großen Teil die Terminauswahl für das Event, da viele Orte lange Zeit im Voraus ausgebucht sind. Darüber hinaus muss das Team prüfen, ob die entsprechende Technik für Musik vorhanden ist und welche Optionen es für Essen und Getränke gibt.
Planen Sie Ihre Weihnachtsfeier in einer anderen Stadt, ist es sinnvoll, möglichst viele Gäste in derselben Unterkunft unterzubringen. Das vereinfacht den Buchungsvorgang und den Transport zwischen Location und Hotel. Eventuell ergibt sich dadurch auch die Gelegenheit für ein gemeinsames weihnachtliches Frühstück. Gerade bei Gruppenbuchungen können Unternehmen außerdem gesonderte Corporate Rates für Hotels aushandeln und so Kosten sparen. Ähnlich gibt es häufig Ermäßigungen und spezielle Business-Deals für Gruppenreisen mit der Bahn , sodass Teilnehmer:innen bequem gemeinsam anreisen können.

3. Termin finden & Einladungen verschicken

Da die Weihnachtszeit für viele eine Phase voller familiärer und sozialer Verpflichtungen ist, sollten Sie Terminplanung und Gästeliste frühzeitig angehen.
  • Terminfindung: Bei der Auswahl des Termins für die Feier können Sie potenzielle Überschneidungen mit anderen betrieblichen oder privaten Veranstaltungen vermeiden, indem Sie eine Umfrage mit möglichen Daten an die Teilnehmer:innen versenden. 
  • Einladungen: Sobald der Termin feststeht, können Sie die Einladungen verschicken, spätestens Anfang November. Mit der Einladung können Sie Ihre Gäste bereits auf die weihnachtliche Atmosphäre einstimmen, z. B. mit einem weihnachtlichen Gedicht. 
  • Dresscode: Falls ein besonderer Dresscode gewünscht ist, können Sie das charmant in die Einladung integrieren. Ein Satz wie „Wir freuen uns auf eine Feier in festlicher Garderobe“ kann den Ton der Veranstaltung gut vermitteln.

4. Für das leibliche Wohl sorgen & Rahmenprogramm organisieren

Eine gelungene Firmenweihnachtsfeier beginnt mit einem stimmungsvollen kulinarischen Angebot. Traditionelle Speisen wie Weihnachtsgans, Plätzchen und Lebkuchen unterstreichen die weihnachtliche Atmosphäre. Auch winterliche Getränke wie Glühwein oder Punsch dürfen nicht fehlen, um die festliche Stimmung zu heben. Denken Sie dabei unbedingt auch an vegetarische und vegane Optionen, damit alle Gäste auf ihre Kosten kommen.
Je nachdem, welches Ambiente Sie sich für die Feier wünschen, kann die Musik entweder ebenfalls weihnachtlich inspiriert sein oder eher zum Tanzen einladen. Für Weihnachtsstimmung kann auch das Rahmenprogramm sorgen. Eine schöne Tradition auf Weihnachtsfeiern ist eine kleine Bescherung unter Kolleg:innen – vielleicht im Rahmen eines „Wichtelns“. Eine Weihnachtstombola oder ein Quiz mit Fragen rund um Weihnachten können die Feier zusätzlich auflockern.

5. Geschenke für Mitarbeiter:innen

In einigen Unternehmen ist es üblich, dass der Arbeitgeber Mitarbeiter:innen zu Weihnachten eine Freude mit kleinen Geschenken macht. Üblich sind kleine, sorgfältig zusammengestellte Geschenkboxen – z. B. mit hochwertigen Produkten wie Schokolade, Wein, Tee oder anderen Spezialitäten.
Alternativ sind auch Gutscheine für einen Onlineshop, ein Restaurant oder einen Erlebnisanbieter eine gute Idee. Egal, was Sie als Arbeitgeber auf der Weihnachtsfeier verschenken: Stellen Sie sicher, dass sich alle Mitarbeitenden gleichermaßen anerkannt und einbezogen fühlen.
Übrigens: Auch bei Mitarbeitergeschenken können Sie Geld sparen. Für Sachbezüge und ähnliche Zuwendungen gibt es eine Freigrenze von 50 € pro Arbeitnehmer:in neben dem steuerpflichtigen Arbeitslohn.

6. Kosten kalkulieren

Für große Events wie die betriebliche Weihnachtsfeier ist die Erstellung eines Event-Budgets wichtig, um den finanziellen Rahmen nicht zu sprengen und eine gelungene Veranstaltung sicherzustellen. Für die Berechnung der Gesamtkosten muss das Team alle genannten Posten berücksichtigen – wie Location, Übernachtung, Catering, Unterhaltung, ggf. Transport sowie Geschenke und andere Zuwendungen für Teilnehmer:innen.
Wie eingangs erwähnt, können Unternehmen bei der Buchung einer offiziellen Betriebsfeier Geld über einen Freibetrag sparen. Für die Buchhaltung bedeutet das: Die Kosten werden unter „freiwillige soziale Aufwendungen“ gebucht – entweder unter dem Posten SKR 03 = 4140 oder SKR 04 = 6130. So können Sie die steuerlichen Vorteile nutzen und die Ausgaben korrekt als Betriebsausgaben verbuchen. Diese Art von Abrechnung ist maximal 2-mal im Jahr möglich und daher optimal, um die Betriebskosten für große Events zu minimieren.
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Firmenweihnachtsfeier – 5 ausgefallene Ideen für Ihr Firmenevent

Abseits von der traditionellen Abendveranstaltung oder dem weihnachtlichen Brunch gibt es kreative Aktivitäten, um Ihren Mitarbeitenden eine unvergessliche Weihnachtsfeier zu bieten. Viele Dienstleister haben sich nicht nur auf die Planung von betrieblichen Feiern, sondern speziell auf Firmenweihnachtsfeiern spezialisiert. Der Vorteil von externen Dienstleistern ist nicht nur die jahrelange Erfahrung, sondern auch die genaue Kostenplanung. Einige Ideen können Sie aber auch selbst umsetzen. 

1. Mobiler Weihnachtsmarkt

Holen Sie sich die einzigartige Weihnachtsmarkt-Atmosphäre direkt auf Ihr Firmengelände! Ein mobiler Weihnachtsmarkt verwandelt Ihren Außenbereich in eine festliche Winterlandschaft, komplett mit weihnachtlich geschmückten Buden, Glühweinständen, Leckereien wie gebrannten Mandeln und sogar kleinen Karussells.
Die Mitarbeitenden können sich an verschiedenen Ständen austauschen, gemeinsam essen und trinken und in die festliche Atmosphäre eintauchen – ganz ohne den Trubel eines öffentlichen Marktes​. Catering, Ausstattung und Technik sowie Rahmenprogramm können Sie so in einem Rutsch abwickeln und abrechnen. Auch um den Abbau müssen Sie sich nicht kümmern, sodass wirklich alle Gäste die Weihnachtsfeier einfach nur genießen können.

2. Winter-Rallye

Eine abenteuerliche Winter-Rallye ist Weihnachtsfeier und Teambuilding in einem. In einer Mischung aus Stadtrallye und Quiz treten Teams gegeneinander an und müssen verschiedene Aufgaben rund um das Thema Weihnachten meistern. Die Challenges können vielfältig sein – von Rätseln über eine weihnachtliche Schnitzeljagd bis hin zu kreativen Challenges wie Schneemann bauen oder Weihnachtslieder raten.
Unternehmen können den Start- und Endpunkt der Rallye in der Regel nach ihren Wünschen festlegen. Bspw. könnte die Rallye auf dem Unternehmensgelände beginnen, wo die Mitarbeitenden in Teams eingeteilt werden, und dann durch die Stadt führen, wobei verschiedene weihnachtlich dekorierte Orte angesteuert werden. Der Abschluss könnte auf dem lokalen Weihnachtsmarkt stattfinden, wo die Gäste in festlicher Atmosphäre die letzten Aufgaben lösen und sich anschließend bei einem Glühwein oder Punsch aufwärmen können.

3. Après-Ski-Weihnachtsfeier

Diese Idee ist ideal für alle, die eine traditionelle Weihnachtsfeier mit Empfang, Abendessen und Musik bevorzugen, aber gerne etwas mehr rustikales Flair in die Veranstaltung bringen wollen. Der Schlüssel für eine gelungene Après-Ski-Weihnachtsfeier ist die Dekoration im Hüttenstil mit Holzelementen, Fellen und Lichterketten.
Auch Essen und Getränke orientieren sich an der Alpenregion: Raclette und Fondue, Backerbsensuppe, Spätzle, Kaiserschmarrn und dazu ein heißer Punsch oder Glühwein. Wenn Sie die Feier durch ein externes Unternehmen durchführen lassen, können Sie häufig auch ein ausgefallenes Rahmenprogramm dazubuchen.

4. Glühweinwanderung

Diese Veranstaltung eignet sich besonders für einen winterlichen Betriebsausflug in Weinanbauregionen. Lernen Sie neue Wege kennen und bestaunen Sie gemeinsam die Weinberge. Dabei dürfen Sie verschiedene Glühweine verkosten und lernen von Ihrem Guide alles über die Sorten und Herstellung. Dazu gibt es meist kleine süße und herzhafte Snacks wie Lebkuchen und Brezeln. So wie die im Norden bekannte Kohltour ist die Glühweinwanderung auch ein schönes Warm-up für die Feier am Abend.

5. Festlicher Kochkurs

Ein festlicher Kochkurs ist eine unterhaltsame und lehrreiche Art, die Weihnachtsfeier zu gestalten. Der Teilnehmerkreis sollte dafür aber nicht zu groß sein, weshalb diese Idee eher etwas für kleinere Unternehmen oder Teams bis 50 Personen ist. Egal, ob traditionell weihnachtliche Küche mit Braten und Kartoffelklößen, Bier-Kochkurs oder sogar selbst gemachtes Sushi: Gemeinsam kochen macht Spaß und regt die Kreativität und den Zusammenhalt an. Im Anschluss genießen die Gäste das selbst zubereitete Festmahl in einer entspannten, festlichen Atmosphäre.
Für Arbeitgeber bietet diese Art von Event den Vorteil, dass sowohl das Programm als auch das Catering in einem organisiert werden. Das erleichtert die Planung und die anschließende Abrechnung.

Organisieren Sie Ihre nächste Weihnachtsfeier mit Perk Events

Eine weitere Möglichkeit, mit der Sie die Organisation möglichst einfach gestalten können, ist die Abwicklung Ihrer betrieblichen Weihnachtsfeier mit Perk. Die Plattform bietet umfassende Unterstützung bei der Planung, Buchung und Verwaltung Ihrer Events. Entdecken Sie die Vorteile von Perk Events:
  • Verschicken Sie Einladungen und verfolgen Sie die Anmeldungen Ihrer Gäste. Verwalten Sie den Status aller Buchungen und Teilnehmerbestätigungen zentral.
  • Nutzen Sie unseren Concierge-Service für Gruppenreisen, einschließlich der Buchung von Transportmitteln und Unterkünften.
  • Erstellen und überwachen Sie Ihr Event-Budget und halten Sie Ihre Kosten unter Kontrolle.
  • Teilen Sie Reisedetails, Logistik und Agenda sowie weitere Informationen einfach mit den Teilnehmer:innen. Sie können alle relevanten Details zentralisiert bereitstellen und so Änderungen oder Updates direkt kommunizieren.
  • Profitieren Sie von der Sichtbarkeit der Reisepläne Ihrer Teilnehmenden, einschließlich Ankunfts- und Abfahrtszeiten sowie Unterkünfte.
Gerade bei größeren Veranstaltungen wird die Detailplanung oft zur Herausforderung. Perk bietet die perfekte Lösung, um den organisatorischen Aufwand zu minimieren und eine festliche, unvergessliche Feier für Ihre Mitarbeitenden zu gestalten. Egal, ob Firmenjubiläum, Teambuilding oder Betriebsausflug – mit Perk ist die Planung ganz einfach.
Kollegen Bei Einem Abendessen Gross

Das Team von Perk Events kann Ihnen bei der Buchung von Veranstaltungsorten helfen und Rabatte für Gruppenreisen ermöglichen.

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