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Wie Perk Geschäftsreisen für das EEMEA-Team bei Werfen revolutionierte
Das Team war es leid, sich auf die manuelle Verwaltung von Geschäftsreisen zu verlassen, und suchte nach einer Möglichkeit, diese mit der neuesten Technologie zu optimieren.
Als Teil der weltweit renommierten Werfen-Gruppe entwickelt und liefert Instrumentation Laboratory S.P.A Produkte, die weltweit einen echten Unterschied machen. Sie entwickeln, bauen und implementieren Hightech-Tools, die Ärzten und Labors helfen, einige der schwierigsten Herausforderungen im Gesundheitswesen zu bewältigen. Sie unterstützen eine bessere Versorgung und genauere Diagnosen, von denen Patienten weltweit profitieren.
Im Rahmen ihrer kritischen Arbeit müssen ihre Mitarbeiter:innen reisen, um neue Geräte zu installieren, an Konferenzen teilzunehmen, um die neuesten Entwicklungen der Branche zu teilen und sich mit Kolleg:innen in ihren regionalen Büros in Mailand, Dubai und weltweit zu vernetzen.
Mit mehr als 50 Geschäftsreisen pro Monat war die Nutzung eines traditionellen Reisebüros herausfordernd und zeitaufwendig. Daher entschloss sich das Team, etwas anderes auszuprobieren und ihre Geschäftsreisen mit einer Reisemanagementlösung zu optimieren.
Von stressigen Arbeitsabläufen zu müheloser Autonomie
Die Umstellung auf Perk bedeutete, dass die Mitarbeiter:innen nicht mehr alle Reiseanfragen über das Team für Commercial Operations Support stellen mussten. Mitarbeiter:innen konnten ihre Flüge, Hotels und Transportmittel in wenigen Minuten selbst buchen. Mit einem branchenführenden Inventar können Geschäftsreisende Optionen wählen, die ihren persönlichen Vorlieben entsprechen, während sie sich an die Unternehmensrichtlinien halten.
Manuela, Raffaella und das Team konnten die Compliance verbessern, indem sie die Reiserichtlinien des Unternehmens in den Buchungsprozess integrierten. Dieser einfache Prozess gab dem EEMEA-Team Autonomie bei der Planung ihrer Reisen und sparte Zeit und Geld dank der automatisierten Genehmigungsworkflows von Perk.
Perk ermöglicht es beschäftigten Teams, Reisepläne sofort zu genehmigen, wobei nur Reisen gemeldet werden, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern. Keine Wartezeit mehr auf E-Mails von Reisebüros oder Genehmigungsstaus – mit diesem neuen System stellte Instrumentation Laboratory S.P.A fest, dass sie bei jeder Geschäftsreise Geld einsparen.
Neben dem Abschied von teuren Reisebürogebühren spart das Team erheblich, indem es den besten Preis in Sekunden sichert.
Verlässliche Unterstützung rund um die Uhr
Die neue, vereinfachte Reisemanagementlösung sparte jedoch auch auf andere Weise Zeit. Früher war das Operations-Team verantwortlich für die Lösung von Problemen für Geschäftsreisende. Änderungen, Beschwerden oder Stornierungen bedeuteten stundenlanges Warten in der Warteschleife.
Rund um die Uhr und an Wochenenden erreichbar zu sein, erwies sich als problematisch. Manuela und Raffaela waren immer in Alarmbereitschaft, um zu sehen, ob sie ein Problem bei der Geschäftsreise lösen mussten.
Nach dem Wechsel zu Perk können ihre Geschäftsreisenden direkt Unterstützung erhalten. Mit Expertenteams, die telefonisch, per E-Mail und im Chat rund um die Uhr, 365 Tage im Jahr, verfügbar sind.
Bei Perk streben die Kundenservicemitarbeiter:innen eine Reaktionszeit von 1 Minute an, um Anliegen zu bearbeiten. So kann sich das Team von Manuela und Raffaella auf andere Aufgaben konzentrieren, während Perk sich um eine Lösung kümmert.
Datengetriebene Entscheidungen
Ein weiterer Vorteil, den Perk bietet, ist die umfassende Berichterstattung. Das Team kann wertvolle Einblicke durch die Erhebung von Echtzeitdaten nach Reiseziel, Abteilung oder einzelnen Mitarbeiter:innen gewinnen. Die detaillierten Berichte beeindruckten sogar das Buchhaltungsteam, das die neue Arbeitsweise viel effizienter fand.
Mit mehr Zeit und Daten in der Hand hat das Team festgestellt, dass sie weitere Einsparungen erzielen könnten, indem sie Geschäftsreisen weiter im Voraus buchen.
Mit vereinfachten Geschäftsreisen wurde die Produktivität gesteigert
Von abgesagten Meetings bis hin zu verspäteten Flügen – Geschäftsreisepläne ändern sich aus vielen Gründen. Ohne die neuesten Technologien kann das Management von Geschäftsreisen und den damit verbundenen Herausforderungen eine enorme Belastung für die Zeit der Mitarbeiter darstellen. Für Manuela und Raffaella hat die Verbesserung des Unternehmensreisemanagements ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtert.
Von einer Quelle ständiger Stressbelastung zu einer reibungslosen Erfahrung für alle. Perk hat es den Mitarbeitern von Instrumentation Laboratory S.P.A ermöglicht, ihre Reiseplanung zu optimieren und sich auf die Revolutionierung der Gesundheitsversorgung für Tausende von Kunden zu konzentrieren.
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