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Cómo Perk revolucionó los viajes de trabajo del equipo EEMEA de Werfen
Cansados de depender de la gestión manual en los viajes corporativos, el equipo buscó mejorar con la tecnología más avanzada
Como parte del grupo Werfen, en Instrumentation Laboratory S.P.A crean, construyen e implementan herramientas de alta tecnología que ayudan a médicos y laboratorios a ofrecer una mejor atención y diagnósticos más precisos que benefician a pacientes de todo el mundo.
Como parte de su trabajo, sus empleados deben viajar para ayudar a instalar nuevos dispositivos, asistir a conferencias para compartir los últimos avances del sector y conectar con colegas en sus centros regionales de Milán, Dubai y todo el mundo.
Con más de 50 viajes de negocios al mes, recurrir a una agencia de viajes tradicional resultaba complicado y requería mucho tiempo. Así que el equipo decidió probar algo diferente y optimizar sus viajes de negocios con una solución de gestión de viajes.
De los flujos de trabajo estresantes a una autonomía sin esfuerzo
El cambio a Perk significó que el equipo ya no tenía que solicitar todos sus planes de viaje a través del equipo de Commercial Operations Support. Los empleados podían reservar sus propios vuelos, hoteles y transporte terrestre en cuestión de minutos. Con un inventario líder en el sector, los viajeros pueden elegir opciones que se adapten a sus preferencias personales sin dejar de cumplir las políticas de la empresa.
Manuela, Raffaella y el equipo pudieron mejorar el cumplimiento integrando las políticas de viajes de su organización en el proceso de reserva. Este sencillo proceso dio al equipo de EEMEA autonomía sobre la organización de sus viajes, ahorrando tiempo y dinero gracias a las aprobaciones automatizadas de Perk.
Perk permite a los equipos aprobar al instante los itinerarios que cumplen las normas, señalando únicamente aquellos que necesitan más atención. Con este nuevo sistema, Instrumentation Laboratory S.P.A. ya no tiene que esperar a los correos electrónicos de los agentes de viajes ni a los cuellos de botella de las aprobaciones, y ahorra dinero en cada viaje de negocios.
Además de despedirse de las comisiones de las agencias de viajes, el equipo ahorra considerablemente al conseguir el mejor precio en cuestión de segundos.
Asistencia fiable 24 horas al día, 7 días a la semana
Su nuevo servicio de gestión de viajes también les ahorró tiempo de otras formas. Antes, el equipo de operaciones se encargaba de resolver los problemas de los viajeros. Así, cualquier cambio, queja o cancelación suponía horas de espera.
Ser responsables las veinticuatro horas del día y los fines de semana estaba resultando perjudicial. Manuela y Raffaela estaban siempre en vilo, esperando a ver si las necesitaban para solucionar algún problema.
Tras realizar el cambio a Perk, sus viajeros pueden solicitar rápidamente asistencia por teléfono, correo electrónico y chat, 24 horas al día, 365 días al año.
Perk tiene como objetivo atender al cliente en tan solo 15 segundos. Ahora, ell equipo de Manuela y Raffaella pueden dedicarse a otras tareas mientras Perk se pone manos a la obra para encontrar una solución.
Decisiones basadas en datos
Otra ventaja que ofrece Perk es la elaboración de informes. El equipo puede obtener información valiosa cotejando datos en tiempo real por destino, departamento o empleado. Esos informes impresionaron incluso a su equipo de contabilidad, que encontró mucho más eficiente la nueva forma de trabajar.
Con más tiempo y datos a su alcance, el equipo ha visto dónde podía ahorrar más reservando los viajes de negocios con más antelación.
Al simplificarse los viajes de negocios, se amplió la productividad
Desde reuniones canceladas hasta vuelos retrasados, los planes de viaje de las empresas cambian por muchas razones. Si no se utiliza la última tecnología, la gestión de los viajes de negocios y sus ineludibles retos pueden suponer una enorme pérdida de tiempo para los empleados. Para Manuela y Raffaella, la gestión de viajes corporativos de la empresa ha mejorado sustancialmente su carga de trabajo diaria.
De ser una fuente constante de estrés a convertirse en una experiencia fluida para todos. Perk ha permitido a los empleados de Instrumentation Laboratory S.P.A optimizar la planificación de sus viajes y centrarse en revolucionar el sector sanitario para miles de clientes.
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