Bewirtungskosten: Welche Ausgaben sind abzugsfähig?

Bewirtungskosten für Geschäftsessen können von der Steuer abgesetzt werden und so die Steuerlast senken. Dabei profitieren Unternehmen gleich zweifach – sowohl vom Vorsteuerabzug als auch vom Betriebsausgabenabzug.

Wir klären, was Bewirtungskosten genau sind, welche Unterschiede es bei betrieblichen und geschäftlichen Bewirtungen gibt und wie die Kosten konkret steuerlich behandelt werden.

Was sind Bewirtungskosten?

Als Bewirtungskosten oder auch Bewirtungsaufwendungen bezeichnet man sämtliche Kosten, die für die Bewirtung von Kund:innen, Mitarbeiter:innen oder Gästen entrichtet werden – dazu zählen

• Kosten für Essen, Getränke und sonstige Genussmittel (etwa Tabakwaren), 

• Kosten für Trinkgelder,

• Kosten für die Garderobe

• und ggf. auch im Verhältnis zu den restlichen Ausgaben geringfügige Kosten für beispielsweise Eintrittskarten/Eintrittspreise – also sogenannte Unterhaltungskosten.

Sind Bewirtungskosten rechtlich geregelt?

Ja, steuerrechtlich sind die Bewirtungskosten im Einkommensteuergesetz (EstG) geregelt. Dabei wird zwischen betrieblich und geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten unterschieden:

• Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten sind alle internen Bewirtungskosten, etwa für die Verköstigung von Angestellten.

• Geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten hingegen sind Kosten, die im Zusammenhang mit außenstehenden Personen, etwa Geschäftspartner:innen oder Kund:innen, entstehen.

Je nach Kategorie unterscheidet sich dann auch die steuerliche Behandlung der Bewirtungskosten – und wie genau, das betrachten wir jetzt.

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Die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten

Unternehmen können Bewirtungskosten unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen und dabei sowohl von einer Umsatzsteuererleichterung bei der Vorsteuer als auch vom Betriebsausgabenabzug profitieren. Wann und wie das genau funktioniert, klären wir im Folgenden. 

Hinweis: Beim Betriebsausgabenabzug können Unternehmen geschäftliche Betriebsausgaben vom Gewinn des Unternehmens abziehen und so die Steuerlast, z. B. für Einkommensteuer und Körperschaftsteuer, mindern.

Voraussetzungen für den Betriebsausgabenabzug

Generell können Bewirtungskosten immer dann steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie betrieblich bzw. geschäftlich veranlasst sind – sprich, wenn sie dem Unternehmensinteresse dienen. Dazu sollte bei der Bewirtung der geschäftliche Zweck im Vordergrund stehen – das wäre z. B. bei Vertragsverhandlungen oder der Kundenakquise während der Bewirtung gegeben.

Private Aufwendungen hingegen können nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Rechnungen und Bewirtungsbelege

Um Bewirtungskosten steuerlich geltend zu machen, benötigen Unternehmen zusätzlich zur regulären Rechnung für Speisen und Getränke auch einen speziellen Bewirtungsbeleg. Dieser muss folgende Angaben enthalten:

• Ort der Bewirtung oder Name des Restaurants bzw. der Lokalität

• Bewirtungsdatum

• Name und Anschrift des Gastgebers (meist das eigene Unternehmen)

• Name des bewirteten Unternehmens bzw. der bewirteten Teilnehmer:innen (Angestellte, Geschäftspartner, Kund:innen etc.)

• Anlass der Bewirtung (so konkret wie möglich) 

• Höhe der Aufwendungen in Form einer aufgeschlüsselten Rechnung nach Netto und Brutto (mit ausgewiesenen Steuersatz und einzelner Auflistung von Speisen und Getränken)

• Ggf. Trinkgeld 

• Unterschrift des Gastgebers (des Bewirtenden)

Bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 € für die Bewirtungskosten sind diese Angaben in Form einer sogenannten „Kleinbetragsrechnung“ ausreichend. Überschreitet die Höhe der Bewirtungsaufwendungen allerdings die Grenze von 250 € (inkl. MwSt.) müssen folgende Angaben auf dem Bewirtungsbeleg ergänzt werden:

• Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants oder der Lokalität

• Fortlaufende Rechnungsnummer

Die ausgestellten Rechnungen und Bewirtungsbelege müssen allen formalen und rechtlichen Anforderungen genügen und zudem sachgemäß verwahrt werden. Sie dienen als Nachweis für die gezahlten Bewirtungskosten und müssen dem Finanzamt im Falle einer Prüfung vorgelegt werden können.

Höhe des steuerlich anerkannten Anteils

Die Höhe des steuerlich anerkannten Anteils bzw. der Teil der Bewirtungskosten, der steuerlich geltend gemacht werden kann, richtet sich nach dem Teilnehmerkreis bzw. Anlass.

Geschäftliche Bewirtungskosten

Geschäftliche Bewirtungskosten liegen immer dann vor, wenn mindestens eine unternehmensfremde Person an der Bewirtung teilnimmt. Ist dies der Fall, können 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Die anderen 30 % gelten pauschal als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben.

Tipp: Auch auf der Rechnung korrekt ausgewiesene Trinkgelder zählen zu den Bewirtungskosten und können entsprechend zu 70 % geltend gemacht werden.

Betriebliche Bewirtungskosten

Betriebliche Bewirtungskosten liegen dann vor, wenn alle Teilnehmer:innen der Bewirtung betriebsintern sind – also z. B. Angestellte des Unternehmens. In diesem Fall sind 100 % der angemessenen und nachgewiesenen Kosten als Betriebsausgaben abzugsfähig. Dabei gibt es ein paar Besonderheiten, je nach Anlass der Bewirtung.

Handelt es sich um eine Bewirtung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung, z. B. während eines Teamevents oder einer Weihnachtsfeier, so können Sie Bewirtungskosten bis zu einem Freibetrag von bis zu 110 € pro Person als Betriebsausgaben verbuchen. Außerdem ist dieser Freibetrag lohnsteuerfrei und kann ggf. auch im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend gemacht werden. Mehr dazu auch in unserem Beitrag zum Freibetrag für Betriebsveranstaltungen. 

Hinweis: Die Verpflegung von Mitarbeitenden im Rahmen einer Geschäftsreise gilt nicht als Bewirtungskosten im steuerrechtlichen Sinne. Hier gelten andere Vorgaben, wie die zur Verpflegungspauschale.

Umsatzsteuerliche Behandlung und Vorsteuerabzug

Unabhängig davon, ob sich die Bewirtungskosten in voller Höhe oder nur zu 70 % als Betriebskosten abziehen lassen – die bei der Bewirtung entrichtete Vorsteuer kann im Rahmen des Vorsteuerabzugs separat geltend gemacht werden.

Als Vorsteuer bezeichnet man die von Unternehmen entrichtete Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer bei betrieblich veranlassten Geschäftsausgaben. Diese Vorsteuer wird auch bei einer Bewirtung bezahlt und ist in der Regel zu 100 % abzugsfähig – vorausgesetzt die Bewirtung ist ebenfalls geschäftlich/betrieblich und nicht privat veranlasst.

Bewirtungskosten und Aufmerksamkeiten – wo liegt der Unterschied?

Unter Aufmerksamkeiten versteht man eine Bewirtung in geringem Umfang, bei der die Speisen und Getränke nicht im Vordergrund stehen, sondern beiläufig gereicht werden. Oft werden Aufmerksamkeiten auch als „Geste der Höflichkeit“ verstanden. Das ist beispielsweise der Fall, wenn bei einer betrieblichen Besprechung Kaffee, Wasser und Kekse gereicht werden.

Von einer Bewirtung im klassischen Sinne ist die Rede, wenn Personen verköstigt werden – z. B. bei einem Restaurantbesuch mit Kund:innen.

Und auch steuerlich gibt es Unterschiede zwischen der Bewirtung und den Aufmerksamkeiten – Letztere sind nämlich immer zu 100 % als Betriebsausgaben absetzbar. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen rein betrieblichen oder geschäftlichen Anlass handelt.

Doch auch, wenn die Steuerregelungen eindeutig sind, ist es in der Praxis schwierig, die beiden Begriffe effektiv voneinander abzugrenzen. Hier entscheidet meist der Einzelfall, ob es sich lediglich um eine Aufmerksamkeit oder eine tatsächliche Bewirtung handelt. 

Welche Bewirtungskosten sind abzugsfähig und welche nicht?

Im Folgenden haben wir einige praxisnahe Beispiele und Situationen aufgelistet, bei denen Bewirtungskosten abzugsfähig sind oder eben nicht.

Abzugsfähige Bewirtungskosten – Beispiele

• Kosten für Geschäftsessen mit potenziellen Kund:innen oder Geschäftspartner:innen im Restaurant

• Kosten für Frühstück oder Mittagessen für Mitarbeiter:innen während eines internen Workshops

• Kosten für Catering bei einer Produktpräsentation für Geschäftspartner:innen

• Etc.

Bei all diesen Beispielen steht das geschäftliche bzw. betriebliche Interesse klar im Vordergrund und somit sind die Bewirtungskosten prinzipiell für den Betriebsausgabenabzug geeignet. 

Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten – Beispiele

• Geburtstagsfeier eines Mitarbeitenden im Restaurant

• Bewirtung einer privaten Feier, bei der zufällig auch Geschäftspartner:innen anwesend sind

• Hochwertige Abendveranstaltung mit Essen und Showeinlage für repräsentative Zwecke 

• Etc.

Grundsätzlich sind alle Bewirtungen und Aufwendungen mit privatem oder auch repräsentativem Charakter (Repräsentationskosten) im Sinne der Bewirtungskosten nicht steuerlich abzugsfähig.

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Wie werden Bewirtungskosten korrekt gebucht?

Korrekterweise werden die abzugsfähigen 70 % der geschäftlichen Bewirtungskosten auf die Konten 6640 unter SKR 04 oder 4650 unter SKR 03 gebucht.

Die nicht abzugsfähigen 30 % buchen Unternehmen hingegen auf die Konten 6644 unter SKR 04 oder 4654 unter SKR 03.

Auf die gleichen Konten werden auch abzugsfähige betriebliche Bewirtungskosten verbucht – also 100 % auf die Konten 6640 unter SKR 04 oder 4650 unter SKR 03.

Für die abziehbare Vorsteuer sind die Konten 1400 unter SKR 04 und 1570 unter SKR 03 relevant.

Die SKR-Konten für die Bewirtungskosten noch einmal im Überblick:  

Bewirtungskosten richtig verbuchen – Beispiele

Das gilt es bei Bewirtungskosten zu beachten

Alle abzugsfähigen Bewirtungskosten werden beim Betriebsausgabenabzug in der Steuererklärung relevant. Dabei werden alle „von den Betriebsausgaben abzugsfähigen Bewirtungskosten“ von der steuerlichen Bemessungsgrundlage des Unternehmens abgezogen. So wird der steuerpflichtige Gewinn des Unternehmens gesenkt, wodurch weniger Einkommensteuer, Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer entrichtet werden müssen.

Doch damit dies der Fall ist, müssen alle Bewirtungskosten korrekt verbucht werden. Zudem gilt es noch auf einige weitere Punkte zu achten:

• Relevante Rechnungen und Bewirtungsbelege, die Bewirtungskosten ausweisen, müssen aufbewahrt und auf Verlangen dem Finanzamt vorgelegt werden.

• Alle Rechnungen und Bewirtungsbelege müssen den gesetzlichen Anforderungen für ordnungsgemäße Rechnungen und Bewirtungsbelege entsprechen.

• Steuerlich relevante Unterlagen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. 

Was passiert, wenn man Bewirtungskosten falsch angibt?

Wer Bewirtungskosten in der Steuererklärung falsch angibt und einer Prüfung durch das Finanzamt unterzogen wird, muss teils mit erheblichen Strafen rechnen.

Im besten Fall werden die falsch verbuchten Bewirtungskosten vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen – so steigt die steuerliche Bemessungsgrundlage des Unternehmens im Nachhinein und anfallende Steuern müssen nachgezahlt werden.

Sollte allerdings der Verdacht bestehen, dass die Bewirtungskosten vorsätzlich und grob fahrlässig falsch verbucht wurden, kann es auch zu einem Steuerverfahren und Bußgeldern kommen.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, im Zweifelsfall eine:n Steuerberater:in hinzuzuziehen, um die abzugsfähigen Kosten richtig zu ermitteln und zu verbuchen.

Fazit – mit korrekt verbuchten Bewirtungskosten zur Steuerersparnis

Korrekt verbuchte Bewirtungskosten bieten Unternehmen ein großes Potenzial zur Steuerersparnis – sowohl durch den Betriebsausgabenabzug als auch durch die Möglichkeit zum Vorsteuerabzug. Um teure Fehler in der Steuererklärung und beim Finanzamt zu vermeiden, ist es allerdings wichtig, dass die Bewirtungskosten stets sauber belegt, begründet, dokumentiert und richtig gebucht werden. Denn nur so führen die Bewirtungskosten auch zur gewünschten Steuerentlastung.

FAQ – häufige Fragen und Antworten zu Bewirtungskosten