Rechnungen archivieren: revisionssicher & rechtskonform nach GoBD & Co.

Die Rechnungsarchivierung ist der letzte Schritt eines sauberen Rechnungsmanagements und essenziell für die ordnungsgemäße Buchführung eines Unternehmens. Dabei geht es um weit mehr als die reine Aufbewahrung von Rechnungsdokumenten an einem zentralen Ort – bspw. als Papierrechnungen in einem Sammelordner. 

Bei der Rechnungsarchivierung unterliegen Unternehmen strengen gesetzlichen Anforderungen. Diese reichen von der lückenlosen Verfahrensdokumentation bis hin zur revisionssicheren Ablage im digitalen Dokumentenmanagementsystem. 

Wir klären, worauf es bei der rechtssicheren Rechnungsarchivierung ankommt und warum sie wichtig ist: Wir fassen geltende Rechnungsvorschriften und Aufbewahrungspflichten zusammen, beleuchten Vorteile und Nachteile und geben Tipps für die Rechnungsarchivierung und das Rechnungsmanagement im Allgemeinen. 

Warum werden Rechnungen archiviert? 

Unternehmen in Deutschland sind per Gesetz dazu verpflichtet, steuerrechtlich relevante Dokumente aufzubewahren. Dazu gehören auch Rechnungen: sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen. 

Für die gesetzliche Aufbewahrungspflicht – und damit auch für die Rechnungsarchivierung – gibt es verschiedene Gründe: 

• Rechnungen dienen als Nachweis der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens. Sie bilden die Grundlage für die Finanzbuchhaltung und sind wichtig für den Jahresabschluss sowie für Bilanzen und wirtschaftlich fundierte Entscheidungen.  

• Das Finanzamt kann im Rahmen einer Betriebsprüfung Einsicht in Rechnungen und andere Dokumente verlangen. Anhand von Rechnungen, Belegen und Co. lassen sich Ausgaben belegen und Abzüge und Rückerstattungen bzw. steuerrechtliche Vorzüge begründen. 

• Rechnungsdokumente können im Fall von Unstimmigkeiten mit Lieferant:innen, Dienstleister:innen oder Kund:innen Klarheit bringen und zur rechtlichen Absicherung herangezogen werden. Sie lassen sich zudem im Sinne der doppelten Prüfung mit Auftrags- und Vertragsdokumenten abgleichen. 

• Die Rechnungsarchivierung dient der Dokumentation sämtlicher Transaktionen eines Unternehmens. Auf diese Weise lassen sich Ausgaben auch über einen längeren Zeitraum hinweg nachvollziehen und transparent rekonstruieren. So lassen sich Einblicke gewinnen und bspw. Optimierungspotenziale ableiten – vom Lieferantenmanagement über Budgets bis hin zu Reiserichtlinien.  

Was gibt es bei der Rechnungsarchivierung zu beachten? 

Das, was heutzutage unter Rechnungsarchivierung verstanden wird, reicht weit über das bloße Abheften von Papierrechnungen in einem Ordner hinaus. Unternehmen in Deutschland müssen ihre Rechnungen revisionssicher und entsprechend den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, archivieren. 

Diese gründen im Wesentlichen auf 3 zentralen Rechtsgrundlagen:

• Handelsgesetzbuch (HGB): insbesondere §238 HGB zur Buchführungspflicht und §257 HGB zur Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen

• Abgabenordnung (AO): insbesondere §146 AO zu Ordnungsvorschriften für die Buchführung und Aufzeichnungen und §147 AO zu Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

• Umsatzsteuergesetz (UStG): insbesondere §14 UStG zur Ausstellung von Rechnungen und §14b UStG zur Aufbewahrung von Rechnungen  

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen

Für Rechnungen gilt seit 2025 eine Aufbewahrungspflicht von 8 Jahren – bis dato waren es sogar 10 Jahre. Innerhalb dieses Zeitraums sind sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen so zu archivieren, dass sie jederzeit zugänglich sind. So kann im Fall einer behördlichen oder internen Betriebsprüfung Einsicht in einzelne Rechnungen verlangt werden, um bspw. Steuerabzüge auf ihre Berechtigung hin zu überprüfen.

• Die Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren gilt für alle Buchungsbelege. Das sind Unterlagen, die spezifische Transaktionen bzw. Geschäftsvorfälle nachweisen. Dazu zählen z. B. Rechnungen, Quittungen, Kreditkartenabrechnungen und Schecks.

• Für umfassende Aufzeichnungen wie Bücher, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Inventarlisten und Lageberichte gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Diese sind im Original aufzubewahren. 

• Für andere aufbewahrungspflichtige Geschäftsdokumente gilt eine Archivierungsfrist von 6 Jahren. Diese bezieht sich v. a. auf Geschäftsbriefe und Handelsbriefe. Dazu können verschiedene Dokumente wie Auftragsbestätigungen, Verträge, Stornierungen und Lieferscheine, aber auch relevante Abstimmungen per E-Mail zählen. 

Revisionssicher & GoBD-konform

Eine der zentralen Anforderungen bei der Archivierung von Rechnungsdokumenten ist die Revisionssicherheit. Sie leitet sich aus den GoBD-Vorgaben ab. Revisionssicher bedeutet in diesem Kontext, dass die archivierten Dokumente alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und damit jeder potenziellen Prüfung standhalten können. 

Folgende Kriterien sind wichtig für die Revisionssicherheit: 

• Unveränderbarkeit: Der Inhalt einer Rechnung darf nach der Ablage nicht mehr bearbeitbar sein. So beugen Sie Manipulation vor. 

• Nachvollziehbarkeit: Durch eine Verfahrensdokumentation muss jede Handlung protokolliert werden, um Datenzugriffe und die gesamte Bearbeitungshistorie lückenlos transparent darzulegen. 

• Schutz und Sicherheit: Berechtigungen regeln den Datenzugriff. Verschlüsselungen und Backups schützen die Rechnungsdaten gegen Datenverlust durch technische Ausfälle oder Cyber-Angriffe. 

• Verfügbarkeit: Während des gesamten Archivierungszeitraums müssen die Rechnungsdaten verfügbar und zugänglich sein. Gepflegte Metadaten erleichtern die Suche nach dem richtigen Dokument erheblich. 

• Lesbarkeit: Alle Inhalte müssen dauerhaft lesbar sein – für Menschen wie auch für Maschinen. Hybride Formate wie ZUGFeRD integrieren z. B. strukturierte XML-Daten in ein PDF-Dokument und erfüllen so das Kriterium der Lesbarkeit für Maschinen und Menschen.

• Vollständigkeit: Die gesicherten Rechnungen müssen alle relevanten Angaben enthalten und als vollständiges Dokument abgelegt werden. 

E-Rechnungspflicht 

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht. Das heißt zunächst, dass der Empfang von elektronischen Rechnungen für deutsche Unternehmen verpflichtend ist. Nach Ende der Übergangsfrist soll die gesamte B2B-Rechnungsstellung rein elektronisch abgewickelt werden. 

Im Zuge dessen wird auch die elektronische Rechnungsarchivierung obligatorisch. E-Rechnungen dürfen nicht einfach ausgedruckt und in Papierform archiviert werden. Sie sind elektronisch zu empfangen und zu archivieren. Dadurch empfiehlt es sich, die gesamte Rechnungsarchivierung über ein zentrales Dokumentenmanagementsystem abzubilden. 

Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsarchivierung? 

Bei der elektronischen Rechnungsarchivierung nutzen Sie ein spezielles Dokumentenmanagementsystem zur Aufbewahrung von Rechnungen und anderen steuerrechtlich relevanten Dokumenten. Insbesondere gegenüber der Archivierung in Papierform, aber auch gegenüber der manuellen Digitalisierung und Sicherung von Rechnungen bietet eine Dokumentenmanagement-Software klare Vorteile: 

• Revisions- und rechtssicher: Das Dokumentenmanagementsystem überprüft Rechnungen automatisch auf ihre Vollständigkeit, Lesbarkeit, Unveränderbarkeit und weitere relevante Kriterien. So werden gesetzliche Vorgaben automatisch eingehalten – und Schwachstellen oder Lücken frühzeitig erkannt. 

• Verfügbar und auffindbar: Sämtliche Dokumente sind digital verfügbar. Der Zugriff erfolgt standortübergreifend. Rechnungen können nicht verloren gehen oder beschädigt werden. Durch Metadaten und Suchfunktionen finden Sie schnell und unkompliziert den Beleg, den Sie suchen. 

• Platzsparend und effizient: Digitales Dokumentenmanagement funktioniert ohne Papierberge, Ordnerstapel und Archivräume. Für die Software brauchen Sie nur Rechenleistung – entweder an Ihrem Standort oder in der Cloud. Die entsprechenden Software-Lösungen sind skalierbar und lassen sich Ihrem Bedarf anpassen. Und: Sie arbeiten schnell, lassen sich an Ihre bestehende IT-Infrastruktur anbinden und intuitiv bedienen. 

So schaffen Sie die optimale Grundlage für die Rechnungsarchivierung 

Die revisionssichere Rechnungsarchivierung ist der letzte Schritt im komplexen Rechnungsmanagement-Prozess und beginnt nicht erst bei der Ablage der Rechnungen im Archivsystem. Bereits bei vorgelagerten Schritten wie der Rechnungserfassung und Rechnungsprüfung müssen Unternehmen sicherstellen, dass sämtliche Rechnungen rechtskonform und vollständig sind. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen können später nicht nur steuerliche Risiken verursachen, sondern auch die GoBD-konforme Archivierung erschweren. Wir haben die wichtigsten Rechnungsvorschriften für Sie zusammengefasst, die Rechnungen erfüllen sollten, damit Sie sie rechtskonform und revisionssicher ausstellen und später archivieren können. 

Checkliste für Rechnungsdaten

1. Kopfdaten:

• Rechnungstitel: als „Rechnung” kennzeichnen

• Rechnungsnummer: eindeutige Nummer

• Ausstellungsdatum: Erstellungstag

• Fälligkeitsdatum: Zahlungsfrist

2. Informationen zum Verkäufer:

• Firmenname: vollständiger rechtlicher Name

• Adresse: vollständige Adressangaben

• Kontaktinformationen: Telefon und E-Mail

• Steuer-ID: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder andere Steuernummer

3. Informationen zum Käufer:

• Name des Kunden: vollständiger Name oder Firma

• Adresse: vollständige Adressangaben

• Kontaktinformationen: Telefon und E-Mail

• Steuer-ID des Kunden: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), falls zutreffend

4. Details zum Produkt oder zur Dienstleistung:

• Beschreibung: Einzelheiten zum Artikel oder zur Dienstleistung

• Menge: Einheiten oder Stunden

• Einheitspreis: Kosten pro Einheit oder Stunde

• Gesamtbetrag der Zeile: Menge x Stückpreis

5. Kostenübersicht:

• Zwischensumme: Gesamtbetrag vor Steuern und Rabatten

• Rabatte: alle anwendbaren Ermäßigungen

• Steuern: Aufschlüsselung von Mehrwertsteuer, Zoll etc.

• Versandkosten: zusätzliche Gebühren, falls zutreffend

• Gesamtbetrag: fälliger Endbetrag

6. Zahlungsdetails:

• Zahlungsmethoden: akzeptierte Wege (z. B. Banküberweisung, Kreditkarte)

• Bankverbindung: für Überweisungen

• Zahlungsbedingungen: z. B. „Zahlung innerhalb von 30 Tagen fällig”

• Zahlungsbedingungen bei verspäteter Zahlung: Gebühren für verspätete Zahlungen

7. Zusätzliche Informationen:

• Bestellnummer: Referenznummer, falls zutreffend

• Rechnungshinweise: zusätzliche Kommentare oder Anweisungen

• Allgemeine Geschäftsbedingungen: Bedingungen für den Verkauf

• Rückgabebedingungen: falls zutreffend

8. Rechtliche und sonstige Bestimmungen:

• Rechtliche Hinweise: verpflichtende rechtliche Informationen

• Compliance: branchenbezogene Vorschriften

• Währung: Angabe der Währung

9. Visuelle/strukturelle Elemente:

• Firmenlogo: für die Wiedererkennung der Marke

• Klares Layout: professionell und leicht lesbar

• Formatierung: korrekte Anordnung und Lesbarkeit

10. Endkontrolle

• Datenüberprüfung: Bestätigen Sie die Richtigkeit aller eingegebenen Informationen.

• Korrekturlesen: Überprüfen Sie das Dokument auf Rechtschreib- und Zahlenfehler.

• Gesetzeskonformität: Stellen Sie sicher, dass alle rechtlichen und behördlichen Vorschriften eingehalten werden.

• Genehmigung: Stellen Sie sicher, dass die Rechnung genehmigt und zur Ausstellung bereit ist.

Checkliste für die elektronische Rechnungsstellung 

Besonders bei elektronischen Rechnungen spielen Kriterien wie Echtheit der Herkunft, inhaltliche Integrität und langfristige Lesbarkeit eine zentrale Rolle für die revisionssichere Archivierung. Unternehmen müssen sicherstellen, dass E-Rechnungen während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar bleiben. 

Die folgenden Punkte zeigen, welche technischen und organisatorischen Anforderungen dabei berücksichtigt werden sollten: 

1. Echtheit der Herkunft:

• Stellen Sie sicher, dass die elektronischen Rechnungen tatsächlich vom angegebenen Rechnungssteller (Verkäufer) und nicht von einer gefälschten Identität stammen.

• Führen Sie zuverlässige Protokolle zur Identifizierung und Authentifizierung ein.

• Beide Parteien sollten Zertifikate verwenden, um die Echtheit zu überprüfen.

2. Inhaltliche Integrität:

• Die Informationen in der elektronischen Rechnung sind zu schützen, damit sie nach der Ausstellung nicht verändert werden können.

• Verwenden Sie digitale Signaturen, die jede Änderung der Daten erkennen und die Signatur bei einer Manipulation ungültig machen.

3. Lesbarkeit:

• Stellen Sie sicher, dass die elektronische Rechnung in einem lesbaren Format (z. B. XML, UBL) bereitgestellt wird und während der gesamten Gültigkeitsdauer lesbar bleibt.

• Halten Sie sich an die im Empfängerland akzeptierten E-Rechnungsformate. Wenn Sie beispielsweise Rechnungen aus Großbritannien nach Australien senden, verwenden Sie das Peppol-Format.

4. Speicherung und Archivierung:

• Bewahren Sie elektronische Rechnungen im ursprünglichen Format auf.

• Stellen Sie sicher, dass elektronische Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, nachvollziehbar und vor Manipulation geschützt sind. 

• Stellen Sie sicher, dass die elektronischen Rechnungen für Steuerprüfungen zugänglich sind.

• In einigen Ländern, wie z. B. Saudi-Arabien, ist sicherzustellen, dass das E-Invoicing-System den Export von Rechnungen und zugehörigen Notizen in ein lokales Offline-Archiv unterstützt.

Die elektronische Rechnungsstellung und die revisionssichere Rechnungsarchivierung sind eng miteinander verknüpft. Nur wenn E-Rechnungen korrekt erstellt, geprüft und verarbeitet werden, können Unternehmen gesetzliche Anforderungen erfüllen sowie Rechnungen rechtskonform archivieren und jederzeit für Prüfungen bereitstellen. 

Rechnungsvorschriften einhalten: mit der Invoice-Lösung von Perk

Mit der KI-gestützten Plattform für Rechnungsmanagement kann Perk Ihrem Unternehmen viel Zeit sparen. Die umfassenden Funktionen für die elektronische Rechnungsstellung, die Automatisierung von Prüfprozessen und die flexiblen Möglichkeiten zur API-Integration helfen Unternehmen, Finanzprozesse zu optimieren und gesetzliche Vorgaben sowie Compliance-Anforderungen einzuhalten. 

Nützliche Funktionen zur Einhaltung der Rechnungsvorschriften

• Automatisierte Compliance-Prüfungen: Perk automatisiert Prüfungen im Rahmen der Rechnungsbearbeitung und stellt so sicher, dass die Richtlinien und Vorschriften des Unternehmens eingehalten werden, um die Fehlerquote und mögliche Strafzahlungen zu vermeiden. So wird das Risiko von Verstößen gegen die Richtlinien minimiert – und sämtliche Transaktionen werden ordnungsgemäß geprüft.

• Vollständige Unterstützung der elektronischen Rechnungsstellung: Perk unterstützt weltweit tätige Unternehmen bei der Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen in Übereinstimmung mit den Branchenstandards. Durch den Einsatz sicherer Methoden zur Verbesserung der Transparenz und Effizienz von Geschäftsvorgängen wird die Einhaltung internationaler Vorschriften für die Rechnungsstellung erleichtert.

• Automatisierung von Rechnungsprüfung und -abgleich: Fortschrittliche OCR-Technologie und KI-Algorithmen automatisieren die Rechnungsprüfung und den Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen oder Quittungen. Dies vereinfacht die Verarbeitung, sorgt für Genauigkeit und reduziert den manuellen Arbeitsaufwand sowie potenzielle Unstimmigkeiten erheblich.

• Smarte Codierung von Einzelpositionen: Die Analyse mit KI ermöglicht eine intelligente Kategorisierung der Ausgaben. Dies verbessert die Rückverfolgbarkeit und Präzision der Buchführung. Die Mittelzuweisung wird optimiert und die Übersicht über das Ausgabeverhalten wird verbessert.

• Flexible API-Integrationen: Die nahtlose Integration in ERP-, CRM- und Finanzsysteme ermöglicht den Datenaustausch in Echtzeit. Dies verbessert die betriebliche Leistungsfähigkeit und die Richtigkeit der Daten. So wird sichergestellt, dass sich alle Systeme auf dem neuesten Stand befinden und miteinander kompatibel sind.

• Sichere Datenverarbeitung: Durch den Einsatz moderner Verschlüsselungs- und Speicherlösungen werden Rechnungsdaten geschützt und die Vertraulichkeit gewährleistet. Durch die Einhaltung von Vorschriften zum Datenschutz werden die Integrität und die Sicherheit von Finanzdaten gewahrt.

Mit der Implementierung der E-Invoicing-Lösung von Perk können Unternehmen einen reibungslosen Prozess für die Rechnungsstellung erreichen. Dieser steigert die Effizienz und Sicherheit des Rechnungsmanagements, gewährleistet eine fristgerechte Zahlung, verringert den Verwaltungsaufwand und bietet eine optimale Grundlage für die revisionssichere Rechnungsarchivierung. 

Vereinfachen Sie Ihr Ausgabenmanagement. Ein für alle Mal.

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