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Cómo adaptarte a los imprevistos de tus viajes por trabajo

26 Feb 2025 · 7 MINUTOS DE LECTURA

Si viajas a menudo por trabajo, ya sabrás que los cambios de agenda, además de estresantes suelen salir caros cuando hay políticas de cancelación estrictas de por medio. Problemas de salud, reuniones canceladas, imprevistos de última hora con el transporte… Al final, la empresa acaba pagando de más o esperando reembolsos durante semanas.
Cancelar planes sale caro, pero también te obliga a elegir entre las pocas opciones que quedan a última hora. Está claro que, así, es más difícil encontrar hoteles o medios de transporte que se ajusten a lo que necesitas y cumplan con las políticas de la empresa.
Según la encuesta de Perk sobre interrupciones en los viajes de negocios , realizada a 4000 viajeros de EE. UU., Reino Unido, Alemania y España, los imprevistos son algo común. En 2024, el 78% de los viajeros de negocios se vieron afectados por alguna incidencia en sus desplazamientos.
Un 43% de los encuestados sufrió retrasos de más de una hora, al 27% le cancelaron las reservas, el 20% tuvo problemas por huelgas de transporte y el 21% tuvo que cambiar de planes por inclemencias del tiempo.
Pero no te preocupes, porque aquí encontrarás recomendaciones para evitar que estos imprevistos te pasen factura tanto a ti como a la empresa. Muchos podrían evitarse con opciones de viaje más flexibles, por eso, veamos primero qué ventajas tienen.

Beneficios de los viajes flexibles

Ahorro de costes

Los planes cambian, tanto por motivos personales como profesionales. Pero lo que no hay es motivo para estresarte por los gastos extra, ya que las opciones de viaje flexibles evitan cargos desorbitados o dar por perdido el importe pagado por el transporte o el alojamiento. Las herramientas de reserva adecuadas permiten recuperar gran parte de ese gasto, y sin comisiones adicionales.

Viajes más fluidos

¿Se retrasa tu vuelo de larga distancia? ¿El cliente cambia la reunión y ahora te pilla más lejos del hotel? Con tarifas flexibles y una buena herramienta de gestión de viajes, puedes ajustar tus planes rápidamente sin pasarte horas al teléfono con atención al cliente.
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Mayor productividad

Las herramientas digitales más modernas no solo facilitan los cambios, sino que también ahorran tiempo. En lugar de perseguir reembolsos o esperar a que te ofrezcan una solución, puedes modificar tu itinerario en unos clics y centrarte en lo importante, ya sea en esa propuesta a tu cliente o el lanzamiento de tu próximo producto.

Nuevas oportunidades de negocio

Sí, los imprevistos siempre van a estar ahí: clientes que adelantan reuniones, oportunidades de colaboración repentinas… Contar con opciones flexibles te permite modificar itinerarios y volver a reservar para adaptarte a la situación y sacar el máximo partido a cada viaje.

Más equilibrio entre trabajo y vida personal

¿A quién no le ha surgido un imprevisto con la niñera o una emergencia familiar momentos antes del viaje? A veces, es necesario cambiar de planes para atender a nuestros seres queridos.
Ya has visto que las tarifas fijas pueden conllevar costes enormes y procesos de reserva poco eficientes, por decir algo. En momentos de estrés, lo último que quieres es preocuparte de trámites y mandar correos electrónicos.
Compaginar tu vida personal con el trabajo se hace cuesta arriba cuando estás viajando constantemente. Por eso, apostar por tarifas flexibles no solo mejora tu bienestar, sino que ayuda a la empresa a ahorrar tiempo y dinero. 

7 consejos para aumentar la flexibilidad de los viajes de trabajo

A veces, optar por la opción más económica sin reembolso y cruzar los dedos no es la mejor idea. Sobre todo, porque puede salir caro.
Pero la flexibilidad en los viajes no tiene por qué disparar los costes. Para eso hay soluciones asequibles que, por un lado, ofrecen más flexibilidad a los viajeros. Por el otro, suponen menos disgustos para la empresa al mejorar el cumplimiento de las políticas de viaje.

Busca las mejores políticas de cancelación

Si sueles viajar a menudo, lo ideal es elegir opciones de viaje que te permitan realizar cambios o cancelaciones sin coste o a bajo precio hasta cierto plazo antes de la salida.
Aunque el precio inicial pueda ser algo mayor, a largo plazo resulta más económico que pagar por cancelaciones y reservas de última hora. De esta forma, ya no tienes que perder gran parte del presupuesto de viajes cada vez que surja algún imprevisto.
Las empresas de gestión de viajes (TMC) facilitan la búsqueda y reserva con proveedores que ofrecen condiciones flexibles, por lo que puedes hacer planes sin preocupaciones. Es más, si quieres tranquilidad total, FlexiTravel es la política de cancelación flexible de Perk.
FlexiTravel te da la libertad de cancelar tus planes hasta dos horas antes de la salida. Cada reserva que canceles, ya sea vuelo, tren, coche u hotel, tiene un reembolso del 80%, sin preguntas.
No solo ahorras un 40% de media en comparación con las tarifas flexibles tradicionales, sino que cancelar y volver a reservar es muy sencillo. Además, te olvidas de esperar reembolsos, porque todo el crédito se abona en la plataforma de Perk en solo siete días.
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Descubre cómo

Usa herramientas de reserva flexible

Cuando estás hasta arriba de trabajo, lo último que necesitas es esperar que te atiendan por teléfono o chat para modificar tu itinerario de viaje. Para eso tienes herramientas de reserva modernas que te dejan hacer cambios en un instante. Con Perk , puedes modificar al momento tus opciones de transporte o alojamiento a través de una plataforma muy fácil de usar, ya sea desde el móvil o el ordenador.

Automatiza el proceso de aprobación de reservas

Si cumplir con las políticas de la empresa ya es un reto en circunstancias normales, imagínate cuando estás en pleno viaje y necesitas reajustar el itinerario sin saber qué les parecerá a los responsables y al equipo financiero.
Una solución como Perk permite a tu empresa integrar las políticas de viaje en el proceso de reserva y evitar trabas durante la aprobación del viaje. Si necesitas hacer un cambio de última hora, sabrás que todas las opciones disponibles están ya autorizadas por la empresa.
Y si, por casualidad, tienes que hacer reservas fuera de la política, se notificará automáticamente a las personas responsables para que las aprueben de inmediato. Así, puedes seguir con tu agenda sin estrés ni esperas innecesarias.

Mantente al día con avisos en tiempo real

Hay tantas cosas que pueden trastocar tu agenda: desde retrasos, cancelaciones de transporte y cambios en los requisitos de entrada a un país hasta situaciones de emergencia. Si dicen que la información es poder, en este caso, también lo es tener una herramienta de gestión de viajes que te avise de todo esto en directo. Así, te enteras al instante con una notificación en el móvil o el ordenador y puedes adaptarte rápidamente a la situación.

Asegúrate de contar con un buen soporte al cliente

¿Qué pasa cuando tienes la agenda de viaje repleta y necesitas ayuda para ajustar tu reserva en el último minuto o encontrar una ruta alternativa para llegar a tu destino a tiempo? En estos casos, es vital contar con un servicio de atención al cliente rápido y fiable.
Con una solución como Perk, los viajeros tienen acceso a asistencia 24/7 y respuestas en apenas 1 minuto los 365 días del año. Nada de esperas innecesarias cada vez que te surja algún imprevisto.

Contrata un seguro de viaje

No cabe duda de que el seguro de viaje adecuado te va a dar una tranquilidad enorme en tu viaje de empresa. De hecho, hay seguros con cobertura de cancelaciones por urgencia médica y otros imprevistos que permiten el reembolso del importe pagado.

Adelántate a posibles imprevistos

Además de las herramientas y estrategias anteriores, es recomendable planificar tu itinerario con cierto margen de maniobra. Si tienes una reunión importante un martes por la tarde, mejor viaja el lunes para llegar con tiempo suficiente y todo listo para bordar tu visita.
Y lo mismo para el regreso. Ya sabes que los eventos pueden alargarse, así que puedes evitar prisas innecesarias para coger tu vuelo o tren de vuelta programando la salida para el día siguiente. Esto te permitirá gestionar mejor los imprevistos y, además, aprovechar todas las oportunidades que puedan surgir.
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