¿Qué es un formulario de solicitud de viaje de negocios?

Hasta hace poco, las organizaciones solían utilizar formularios de solicitud para coordinar sus viajes de negocios y como medio de llevar un registro de los gastos de viaje. Al prepararse para sus viajes de empresa, los empleados completan un formulario de solicitud con sus datos y el viaje previsto. Cuando la dirección autoriza la solicitud, la compañía almacena el formulario poder consultarlo en el futuro.

Sin embargo, gracias a los avances tecnológicos este ya no es el único método para autorizar viajes de empresa. ¿Así que cuál es el proceso para usar los formularios de solicitud? ¿Hay una forma más eficiente de aprobar tus viajes de negocios?

¿Qué información aparece en un formulario de solicitud de viaje?

Los formularios de solicitud de viaje están diseñados para dar a la dirección una visión general del viaje de negocios previsto tanto desde el punto de vista económico como estratégico. Entre los campos que normalmente aparecen en un formulario de solicitud de viaje, se incluyen:

Nombre del empleado e información de contacto.

El objetivo de negocios del viaje.

Detalles del destino.

Fechas de ida y vuelta.

Gastos de viaje previstos, desglosados por categorías. Por ejemplo, pasajes aéreos, otros gastos de transporte, alojamiento y comidas.

Notas de cualquier requisito de visado para los viajes internacionales.

Cualquier comentario relevante del jefe del empleado.

¿Quién trabaja con un formulario de solicitud de viaje?

Por lo general, un formulario de solicitud de viaje pasaría por tres etapas, desde la creación de la solicitud hasta la autorización. Si bien el uso de formularios para la autorización de viajes de negocios es un enfoque que requiere más tiempo, las empresas pueden acelerar el proceso.

El uso de aplicaciones como los Google Docs puede ayudar al personal a etiquetar a las partes relevantes y a enviar notificaciones automáticamente cuando se requiera alguna acción.

El empleado

Cuando un empleado tiene motivos para hacer un viaje de negocios, debe iniciar el proceso de autorización completando un formulario de solicitud de viaje. Necesita recopilar todos los detalles relevantes y enviarlos a sus superiores. Una vez recibido el formulario, los jefes analizarán la solicitud y aprobarán o rechazarán el itinerario sugerido.

Si se autoriza un formulario, los empleados ya pueden comenzar a reservar y organizar sus planes de viaje. Si se rechaza la solicitud, el empleado debe realizar los cambios descritos por los jefes antes de enviarla de nuevo.

El primer nivel de autorización

Por lo general, el primer nivel de autorización lo lleva a cabo el jefe directo del empleado. En esta etapa, comprueba los formularios de solicitud para asegurarse de que la información del empleado sea correcta y de que los gastos estimados sean razonables. Si el jefe encuentra algún error con cualquier detalle, como el propósito del viaje o el precio sugerido para el viaje, rechazará la solicitud e incluirá comentarios sobre qué debe mejorarse. El formulario regresará entonces al empleado para que haga los cambios pertinentes antes de volver a enviárselo a su jefe para que le dé un segundo vistazo.

El segundo nivel de autorización

El siguiente paso del proceso de autorización es muy similar al anterior, salvo por el hecho de que lo lleva a cabo un miembro del personal con un cargo superior. Por lo general, este será un jefe de departamento o un miembro de la alta dirección y el formulario de solicitud pasará por el mismo proceso, para verificar cualquier error y garantizar que el objetivo de negocios del viaje sea significativo.

Si se aprueba la solicitud de viaje, se da luz verde al empleando para que comience a hacer las reservas de su viaje y a programar sus reuniones. Llegados a este punto, los equipos de administración archivarán el formulario de solicitud de autorización de viaje. Sin embargo, la dirección aún puede rechazar la solicitud y pedir a los empleados que hagan más modificaciones.

Preguntas frecuentes relacionadas

¿Dónde puedo encontrar plantillas de formularios de solicitud de viaje de negocios?

Hay todo tipo de ejemplos de formularios de solicitud de viaje disponibles en línea. Si buscas rápidamente en Google, verás una serie de plantillas que tu organización podría usar. Sin embargo, Microsoft 365 también cuenta con una amplia gama de formularios de solicitud de viaje de muestra que se pueden adaptar a las necesidades de tu empresa en particular.

¿Por qué utilizar un formulario de solicitud de viaje de negocios?

Hasta ahora, los formularios de solicitud de viaje han sido un método útil para recopilar toda la información necesaria para autorizar los viajes de negocios. En lugar de que los empleados envíen correos electrónicos con varios archivos adjuntos, los directores podían leer un documento sencillo y aprobar o rechazar los planes de quienes viajasen por negocios.

Como hemos visto, los formularios de solicitud pueden enviar notificaciones automáticas y adaptarse a los campos marcados que se salgan de la política de viajes corporativa. Sin embargo, los formularios de solicitud de viaje no son necesariamente el enfoque más simplificado para autorizar viajes de negocios.

¿Que los empleados usen formularios de solicitud de viaje es la forma más eficiente de aprobar viajes corporativos?

Si bien los formularios de solicitud de viaje han resultado útiles en el pasado, la tecnología ahora ofrece soluciones más eficientes. Con una herramienta de reserva de viajes en línea como Perk, las organizaciones pueden simplificar todos sus procesos de viaje de negocios.

Gracias a sus amplios inventarios, estas herramientas de reserva pueden ofrecer tarifas competitivas para billetes de avión, billetes de tren, alojamientos y coches de alquiler. Además, simplifican el proceso de reserva, al eliminar la necesidad de navegar por varias páginas web y condensar las opciones de viaje en una plataforma fácil de usar.

Cuando se trata de confirmar las reservas de un viaje, sistemas como Perk pueden eliminar la necesidad de que haya varios niveles de autorización. En solo dos minutos, las empresas pueden establecer parámetros basados en sus políticas de viajes corporativas.

Posteriormente, la potente IA puede organizar los resultados de búsqueda para ofrecer a los viajeros sugerencias que cumplan plenamente con los requisitos y autorizar automáticamente estos itinerarios. Además, el sistema puede marcar cualquier viaje de negocios que no se ciña a la política de viajes corporativos para que la dirección pueda comprobarlos una vez más.

Con las autorizaciones automatizadas, los gerentes pueden dedicar más tiempo a trabajar en la estrategia y otras tareas esenciales en lugar de quedarse atascados analizando las solicitudes de autorización de viajes. Los sistemas de reservas en línea también pueden ayudar a las empresas a obtener unos costes estimados más precisos para los viajes de negocios y a agilizar el reembolso de los gastos de los viajeros.

Además, pueden ayudar a las organizaciones a ahorrar tiempo y dinero adicionales al dar a los equipos de finanzas la capacidad de generar informes de gastos de viaje con solo hacer clic en un botón. Si deseas ver cómo Perk puede ayudar a tu organización a ahorrar dinero y simplificar tus procesos de viajes de negocios, ponte en contacto con nuestro equipo para hacerte una demostración hoy.

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