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Cómo organizar viajes de empresa sin sobresaltos

11 Mar 2025 · 7 MINUTOS DE LECTURA

Si organizas viajes para el equipo directivo y el resto de la empresa, ya sabrás que los cambios de agenda, además de estresantes suelen salir caros cuando hay políticas de cancelación estrictas de por medio. Reuniones canceladas, problemas de salud, cambios en los vuelos… Al final, la empresa acaba pagando de más o esperando reembolsos durante semanas.
Cancelar un viaje sale caro, por no hablar de la escasa disponibilidad de opciones para las reservas de última hora. Sin duda, así es mucho más difícil encontrar hoteles o medios de transporte que se adapten a las necesidades del equipo y cumplan con las políticas de la empresa.
Según la encuesta de Perk sobre interrupciones en los viajes de negocios , realizada a 4000 viajeros de EE. UU., Reino Unido, Alemania y España, los contratiempos son algo habitual. En 2024, el 78% de los viajeros de negocios se vieron afectados por imprevistos en sus desplazamientos.
Un 43% de los encuestados sufrió retrasos de más de una hora, al 27% le cancelaron las reservas, el 20% tuvo problemas por huelgas de transporte y el 21% tuvo que cambiar de planes por inclemencias del tiempo.
Pero no te preocupes, porque aquí encontrarás recomendaciones para evitar que estos imprevistos pasen factura tanto a los viajeros como a la empresa. Muchos podrían evitarse con opciones de viaje más flexibles, por eso, veamos primero qué ventajas tienen.

Beneficios de los viajes flexibles

Mayor ahorro

Está claro que los planes cambian, ya sea por motivos personales o profesionales. Pero lo que no hay es motivo para estresarte por los gastos extra, ya que tienes opciones de viaje flexibles que evitarán recargos desorbitados o perder el importe que la empresa ha pagado por el transporte o el hotel.
Las herramientas de reserva adecuadas permiten recuperar gran parte de ese gasto, y sin comisiones adicionales.

Gestiones más rápidas

¿Se retrasa el vuelo de larga distancia de tu jefa? ¿El equipo necesita quedarse una noche más? Con tarifas flexibles y una buena herramienta de gestión de viajes, es posible modificar tus planes rápidamente sin perder tiempo en llamadas y correos.
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Procesos más eficientes

Ahora, las herramientas digitales más modernas facilitan estos cambios de planes y ahorran mucho tiempo, tanto a ti como al resto del equipo. En lugar de gestionar reembolsos o esperar a que te atiendan, puedes modificar el itinerario en unos clics y centrarte en lo importante, ya sea ayudando al equipo a preparar esa negociación o un lanzamiento de producto.

Nuevas oportunidades de negocio

Sí, los incidentes están a la orden del día: clientes que adelantan reuniones, oportunidades de colaboración repentinas… Pero si cuentas con opciones flexibles que te permitan modificar itinerarios y volver a reservar de inmediato, puedes adaptarte a la situación y hacer que el equipo directivo y el resto de compañeros aprovechen al máximo cada viaje.

Más equilibro entre trabajo y vida personal

¿A qué viajero no le ha surgido un imprevisto con la niñera o una emergencia familiar momentos antes de viajar? A veces, es necesario cambiar de planes para atender a los seres queridos.
No hay duda de que las tarifas fijas pueden suponer un sobrecoste y procesos de reserva poco eficientes, por decir algo. En momentos de estrés, lo último que quiere el equipo es preocuparse de trámites y mandar correos electrónicos.
Conciliar la vida personal con el trabajo se hace cuesta arriba cuando los viajes son algo constante. Por eso, apostar por tarifas flexibles no solo mejora el bienestar del equipo, sino que ayuda a la empresa a ahorrar tiempo y dinero. 

7 claves para organizar viajes flexibles como asistente ejecutivo

A veces, optar por la opción más económica sin reembolso y cruzar los dedos no es lo más conveniente. Sobre todo, por el coste de las cancelaciones y los cambios de plan.
Pero la flexibilidad en los viajes no tiene por qué disparar los costes. Para eso, tienes soluciones asequibles que ofrecen más opciones a los viajeros y garantizan el cumplimiento de las políticas. Algo que, seguro, encantará al equipo directivo.

1. Busca las mejores políticas de cancelación

Si sueles planificar viajes a menudo, lo ideal es hacer reservas que te permitan realizar cambios o cancelaciones sin coste o a bajo precio hasta cierto plazo antes de la salida.Aunque el precio inicial pueda ser más elevado, a la larga resulta más económico que pagar por cancelaciones y reservas en el último momento. Así, ya no tienes que perder gran parte del presupuesto de viajes cada vez que surja algún contratiempo.
Las empresas de gestión de viajes (TMC) facilitan la búsqueda y reserva con proveedores que ofrecen condiciones flexibles, por lo que puedes hacer planes sin preocupaciones. Es más, si quieres tranquilidad total, FlexiTravel es la política de cancelación flexible de Perk.
FlexiTravel te da la libertad de cancelar los planes de viaje hasta dos horas antes de la salida. Cada reserva que canceles, ya sea vuelo, tren, coche u hotel, tiene un reembolso del 80%, sin preguntas.
No solo ahorras un 40% de media en comparación con las tarifas flexibles tradicionales, sino que cancelar y volver a reservar es muy fácil. Y lo mejor es que te olvidas de las esperas en los reembolsos, porque todo el crédito se abona en la plataforma de Perk en solo siete días.
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Descubre cómo

2. Usa herramientas de reserva flexible

Cuando estás a tope de trabajo, lo último que necesitas son largas esperas al teléfono o en el chat para modificar el itinerario de los viajes.
Las plataformas de reservas más modernas permiten hacer cambios en un instante, tanto si los haces tú como el viajero. Con Perk , podéis modificar al momento las opciones de transporte o alojamiento a través de una plataforma muy fácil de usar, ya sea desde el móvil o el ordenador.

3. Automatiza el proceso de aprobación de reservas

Si cumplir con las políticas de la empresa ya es un reto en circunstancias normales, imagínate cuando necesitas reajustar el itinerario a última hora y tienes que elegir entre unas pocas opciones disponibles, sin saber qué le parecerá al ejecutivo y al equipo financiero.
Una solución como Perk permite a tu empresa integrar las políticas de viaje en el proceso de reserva, así como evitar trabas durante la aprobación del viaje y el estrés de buscar contra el reloj. Si necesitas hacer un cambio repentino, podrás acceder directamente a opciones de viaje alineadas con la política de la empresa.

4. Mantente al día con avisos en tiempo real

Hay tantas cosas que pueden trastocar la agenda de viaje: desde retrasos y cancelaciones hasta alertas de seguridad. Si dicen que la información es poder, en este caso, también lo es contar con una herramienta de gestión de viajes que te avise de todo esto al instante.
Cuando recibes notificaciones en tiempo real, ya sea a través del móvil o el ordenador, puedes adaptarte rápidamente a cualquier imprevisto y ayudar al equipo con los cambios.

5. Asegúrate de contar con un buen soporte al cliente

¿Qué pasa cuando el jefe tiene la agenda de viaje repleta y necesita tu ayuda para cambiar la reserva en el último minuto o encontrar una ruta alternativa para llegar a su destino a tiempo? En estos casos, es vital contar con un servicio de atención al cliente rápido y fiable.
Con una solución como Perk, tanto tú como los viajeros tenéis acceso a asistencia 24/7 y respuestas en apenas 15 segundos los 365 días del año. Nada de esperas innecesarias cada vez que surja algún imprevisto.

6. Contrata un seguro de viaje

No cabe duda de que contar con el seguro de viaje adecuado para los viajeros evita mucho estrés. De hecho, hay seguros con cobertura de cancelaciones por urgencia médica y otros imprevistos que permiten el reembolso del importe pagado.

7. Adelántate a posibles imprevistos

Aparte de las herramientas y estrategias anteriores, es recomendable planificar el itinerario con cierto margen de maniobra. Si la directora tiene una reunión importante un martes por la tarde, programa el viaje para el lunes y que pueda llegar con tiempo suficiente, descansada y lista para empezar con fuerzas el día siguiente.
Igual para el regreso. Sabiendo que los eventos pueden alargarse, es mejor evitar prisas innecesarias para coger el vuelo o el tren de vuelta programando la salida para el día siguiente. Esto permitirá a los viajeros sobrellevar los imprevistos y, además, adaptarse a cualquier oportunidad que pueda surgir.
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