Los grandes avances ocurren cuando las personas tienen espacio para concentrarse. Pero para aquellos que gestionan viajes de trabajo, el día rara vez sale según lo previsto. Puede que empieces la mañana pensando en reunirte con un partner hotelero o en preparar una presentación para dirección, y acabes envuelto en lo de siempre: alguien te pregunta si el hotel que quiere reservar está permitido, otro te reenvía una solicitud de aprobación de última hora, y otra persona del equipo ha reservado un vuelo con las fechas equivocadas y necesita ayuda para arreglarlo.
Estas tareas te alejan del trabajo que realmente genera impacto. En lugar de definir la estrategia o mejorar el programa de viajes, el día se convierte en una sucesión de pequeños fuegos que exigen tu atención inmediata.
A esto lo llamamos trabajo oculto: tareas invisibles que van drenando tiempo y energía poco a poco. Un estudio de Forrester Consulting encargado por Perk muestra que las personas pierden 7 horas a la semana en este tipo de trabajo.
¿Te preguntas cómo recuperar ese tiempo? En este artículo repasamos las tareas de trabajo oculto más habituales en la gestión de viajes y cómo puedes reducirlas para centrarte en lo que de verdad hace avanzar tu programa de viajes y tu crecimiento profesional.
1. Reservar viajes tú mismo/a (incluidos los viajes en grupo)
Para muchos gestores de viajes, reservar desplazamientos forma parte del trabajo. Pero a medida que la empresa crece, lo que antes era manejable puede convertirse rápidamente en una carga imposible para una sola persona. Un comercial te pide que le reserves una visita a un posible cliente. RR. HH. necesita ayuda para organizar viajes de onboarding. De repente, el equipo de marketing quiere asistir a un evento y espera que tú te encargues de todo.
De repente, estás comparando rutas y hoteles, gestionando preferencias alimentarias, recopilando DNIs y coordinando agendas, todo mientras intentas que varios itinerarios encajen en un mismo presupuesto. El problema no es reservar en sí. Es todo el trabajo manual que lo rodea y que convierte una tarea necesaria en horas de trabajo oculto.
Consecuencias
Horas perdidas en trabajo manual
Cero escalabilidad a medida que la empresa crece
Sensación constante de ser responsable de la logística de todo el mundo
Estrés por recibir quejas cuando no se cumplen las preferencias
Reservar viajes puede formar parte del rol, pero la forma en que se hace hoy en día suele ser poco sostenible.
Cuando los viajeros pueden reservar de forma autónoma y las reglas para viajar se aplican en segundo plano, mantienes el control del programa sin convertirte en un cuello de botella y liberas horas para tareas de mayor impacto.
2. Aclarar la política de viajes… otra vez
Has invertido tiempo en definir bien la política de viajes. Te has alineado con finanzas y RR. HH., lo has dejado todo por escrito de forma clara y lo has compartido con toda la empresa. Sobre el papel, debería funcionar.
Pero en la práctica ocurre esto:
Una persona te escribe por Slack: “¿Este hotel se puede reservar? Solo se pasa 10 € del límite…”
Otra te dice: “No encuentro nada por debajo del tope de precio. Es temporada alta en Londres.”
Un manager reenvía un correo urgente: “¿Puedes aprobar esto lo antes posible?”
Y así es como, sin quererlo, acabas convirtiéndote en la policía de la política de viajes.
Consecuencias
Interrupciones constantes con preguntas muy similares
El cumplimiento de la política depende de lo ocupado que estés
La política se percibe como algo negociable
Menos tiempo para revisarla o actualizarla
Cuando la política vive dentro de la experiencia de reserva, funciona de forma silenciosa en segundo plano. Quienes viajan tienen claridad, los responsables mantienen el control y tú recibes muchas menos interrupciones.
Si quieres profundizar más, consulta esta guía sobre cómo automatizar tu política de viajes y reducir el trabajo oculto.
3. Gestionar manualmente todas las aprobaciones
Este punto suele ir de la mano de la adopción de la política de viajes. Incluso cuando existe una política clara, muchas empresas siguen exigiendo que cada viaje se apruebe manualmente.
Imagínate esta situación: alguien envía una solicitud de aprobación justo cuando estás subiendo a un avión. Te quedas sin cobertura. Cuando vuelves a conectarte, tienes cinco mensajes preguntando cuándo vas a aprobar el viaje. Mientras tanto, el precio ha subido.
Consecuencias
Te sacan de lo que estabas haciendo
Los viajes se retrasan y los costes aumentan
Te conviertes en intermediario entre quienes viajan y quienes aprueban
Las aprobaciones pueden llegar a ser arbitrarias en lugar de estratégicas
Cuando las aprobaciones dependen de comunicación manual coordinando mensaje en Slack o el email, se convierten en un cuello de botella.
Cuando las aprobaciones siguen la política de forma automática, el proceso se vuelve más rápido y predecible, y dejas de mediar en cada solicitud.
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4. Corregir errores en las reservas
Aunque tu programa de viajes sea de diez, los errores ocurren. Y la mayoría de las veces acaban en tu mesa.
Alguien reserva su billete como “Francisco”, pero en el pasaporte figura “Francisco Javier”. Nadie se da cuenta hasta el check-in. Ahora hay una discrepancia en el nombre y puede que no le dejen embarcar. Te toca estar durante una hora al teléfono con la aerolínea, esperando que puedan arreglarlo sin coste.
Ayudar a quienes viajan no es el problema. El problema es el tiempo y el estrés que generan estos errores.
Consecuencias
Tiempo dedicado a solucionar problemas evitables
Estrés cuando la fecha de salida se aproxima
Dependencia constante para cualquier corrección
Dinero perdido en tasas de cambio o reemisiones
Ni siquiera el mejor de los sistemas de gestión de viajes puede evita todos los errores, pero sí los puede hace mucho más fáciles de gestionar, dejándote tiempo para el trabajo real.
5. Gestionar manualmente las incidencias de viaje
A la hora de viajar, las incidencias son inevitables. En 2025, el 89 % de las personas que viajaron por trabajo se vieron afectadas por algún tipo de contratiempo. Sin los sistemas adecuados, cada retraso o cancelación se convierte rápidamente en una urgencia que tienes que resolver tú.
Imagina esto: estás en casa por la noche cuando alguien del trabajo te escribe insistentemente. Su vuelo se retrasa y tiene una reunión temprano al día siguiente. En cuestión de minutos estás buscando alternativas e intentando reubicarle.
Ayudar forma parte del trabajo. El problema es convertirte en la persona que todo lo resuelve incluso fuera de horario, sin herramientas ni apoyo que absorban la carga.
Consecuencias
Interrupciones constantes de tu tiempo personal
Presión por arreglarlo rápido
Agotamiento por cambiar de contexto continuamente
Las herramientas modernas eliminan gran parte del trabajo manual en la gestión de incidencias. Las personas reciben ayuda a tiempo… y tus tardes en casa vuelven a ser tuyas.
¿Quieres saber más? Consulta nuestro informe sobre incidencias en los viajes, con datos y recomendaciones prácticas para crear planes de viaje más resilientes.
6. Recopilar recibos y facturas
Todo suele empezar con un documento que no está en la carpeta que debería. Alguien que tiró el recibo del restaurante por error. Un billete de tren que no aparece. Una factura de hotel que nunca llega. Y acabas dedicando una tarde entera a la búsqueda del tesoro entre hilos de Slack y cadenas de correos.
Consecuencias
Horas perdidas en recordatorios y seguimientos
Cierres de mes retrasados por documentación dispersa
Estrés por necesitar registros limpios y recibir información incompleta
Poca confianza en que los datos de gasto sean completos y fiables
Rellenar informes de gastos está entre las tareas más frustrantes para las personas, lo que explica por qué este trabajo oculto acaba volviendo siempre a ti.
Cuando todos los documentos llegan de forma automática, dedicas mucho menos tiempo al papeleo y mucho más a optimizar tu programa de viajes.
7. Crear o actualizar informes de viajes a mano
Esta es una de las formas de trabajo oculto más costosas y menos visibles. A final de mes o de trimestre, la dirección quiere respuestas claras:
¿Estamos gastando de más?¿Cumplimos el presupuesto por equipo, proyecto o región?
Pero los gastos están en una herramienta, las reservas en otra, las facturas en el email y las notas en una hoja de cálculo indescifrable. Pasas horas exportando CSV, limpiando columnas, cruzando datos y revisando cifras que nunca terminan de cuadrar.
Eres gestor de viajes, no analista financiero, pero se espera que presentes informes claros con sistemas que nunca se diseñaron para trabajar juntos.
Consecuencias
Horas perdidas en consolidaciones manuales
Informes reactivos en lugar de estratégicos
Inseguridad por posibles incoherencias
Dificultad para demostrar el valor del programa
Aquí es donde la fragmentación se convierte claramente en trabajo oculto. En nuestro estudio, la mayoría de las personas afirmaron usar cuatro herramientas distintas para gestionar este tipo de tareas, y solo el 7 % dijo tener un stack bien integrado. Los informes de viajes están en el centro de este problema.
Cuando los datos de viajes y gastos viven en un mismo lugar, los informes se simplifican. Por fin tienes cifras claras para demostrar el impacto de tu programa y la tranquilidad mental para seguir mejorándolo.
Reduce el trabajo oculto para dejar paso a los grandes avances
Cada una de estas tareas te aleja de tus verdaderas responsabilidades. Al reducirlas, tu rol pasa de ser reactivo a estratégico.
Reducir el trabajo oculto no consiste en añadir más herramientas, sino en construir un ecosistema de viajes donde los procesos rutinarios funcionen de forma automática en segundo plano:
Políticas de viaje integradas
Aprobaciones automatizadas
Opciones de reserva flexibles
Cambios en autoservicio
Soporte directo 24/7 para quienes viajan
Datos de viajes y gastos unificados
Informes en tiempo real
Deber de protección
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Cuando todas estas piezas encajan, los gestores de viajes pueden volver a centrarse en los datos, la estrategia y las mejoras que realmente impulsan el programa.
Y ahí es donde ocurren los grandes avances.
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