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Comment Toggl a transformé ses processus de gestion des voyages et événements avec Perk
Débordée par des processus manuels, Toggl avait besoin d’une solution centralisée pour organiser ses événements et réserver ses voyages professionnels
Toggl, une entreprise leader dans le domaine des logiciels, a développé une suite de quatre outils innovants pour la productivité et le suivi du travail. Toggl aide les organisations dans des tâches telles que le suivi du temps, la gestion de projets et le recrutement basé sur les compétences. Conçue pour les petites et grandes entreprises, Toggl est une plateforme en ligne disponible en application mobile, sur ordinateur et comme extension de navigateur.
En tant qu'entreprise entièrement virtuelle avec des employés répartis aux quatre coins du monde, les voyages professionnels jouent un rôle essentiel dans les opérations de Toggl Les équipes voyagent pour des réunions régulières, et l’ensemble de l’entreprise se réunit deux fois par an. Les employés de Toggl effectuent également des déplacements pour rencontrer des clients et assister à des conférences, avec une moyenne de 3 à 5 voyages par an.
Szokratesz Kosztopulosz, responsable des événements et des opérations chez Toggl, a découvert qu’organiser seul ce volume de voyages et d’événements devenait impossible. Entre les recherches chronophages, les appels coûteux aux agences de voyages internationales et la gestion de centaines de reçus et de factures chaque année, Szokratesz savait qu’il avait besoin d’une solution centralisée.
Des processus obsolètes aux flux de travail automatisés
Lors de sa recherche d’une société de gestion des voyages d’affaires (TMC), Szokratesz a constaté que d’autres fournisseurs étaient beaucoup plus chers, difficiles à contacter ou utilisaient des méthodes dépassées. En tant qu’entreprise qui simplifie les flux de travail, Toggl avait besoin d’une solution de gestion des voyages à la hauteur.
Toggl a commencé à utiliser Perk en 2019, après une démonstration qui a permis à Szokratesz et à son équipe de s’assurer que le système répondait à leurs besoins. La mise en œuvre a été simple grâce à la capacité de Perk d’intégrer des paramètres de politique de voyage. Permettre aux employés de réserver leurs propres itinéraires tout en respectant les directives de Toggl s’est avéré être la solution idéale pour simplifier la planification des voyages à grande échelle.
Ce nouveau mode de fonctionnement a libéré tellement de temps pour Szokratesz que son rôle a évolué vers une position plus stratégique. Désormais, il peut se concentrer sur l’optimisation de la productivité des employés et sur leur bien-être.
Suite aux perturbations majeures des voyages causées par la pandémie, Toggl a adopté FlexiTravel afin d’offrir à ses employés plus de flexibilité et de sérénité. Qu’il s’agisse d’imprévus médicaux ou d’annulations de réunions, les voyageurs peuvent annuler leur déplacement jusqu’à deux heures avant le départ et obtenir un remboursement garanti de 80 % de leurs frais, sans justification requise.
Une assistance révolutionnaire pour les voyages de groupe
Pour Toggl, il est essentiel de réunir ses employés en personne. Il était donc crucial que la TMC choisie puisse gérer les réservations de groupe. Le service complet de gestion des voyages de groupe de Perk s’est révélé être un avantage décisif pour Szokratesz. Aujourd’hui, Toggl bénéficie d’un spécialiste MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) dédié qui aide à planifier les voyages de groupe de leurs équipes.
Au lieu de rechercher minutieusement des lieux et des hébergements, Szokratesz indique simplement au spécialiste MICE les destinations envisagées, et elle s’occupe de tout pour créer l’itinéraire parfait ! Ce processus permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les coûts grâce aux offres exclusives et au vaste inventaire de Perk.
Plus d’intégrations, moins de complications
En plus de simplifier le processus de réservation, Perk s’intègre aux plateformes existantes pour faciliter d’autres tâches liées aux voyages d’affaires. Toggl a intégré son logiciel de ressources humaines avec Perk pour éliminer les processus manuels lors de l’intégration des employés.
Une autre fonctionnalité utilisée par Toggl est Green Trip, l’outil de compensation de l’empreinte carbone de Perk. Conçu pour faciliter le suivi des voyages durables et des audits de responsabilité sociale d’entreprise (RSE), les rapports rapides de Green Trip aident Toggl à analyser et réduire son impact environnemental.
Des voyages professionnels sans souci pour maximiser la productivité
Grâce à l'automatisation, à un spécialiste MICE et à un gestionnaire de compte dédié, les allers-retours, qui compliquaient autrefois la gestion des voyages professionnels chez Toggl, ont été réduits au minimum.
Ce nouveau mode de travail a impressionné les employés de toute l’entreprise. Qu’il s’agisse de simplifier la planification des itinéraires ou de consolider des centaines de reçus en une seule facture mensuelle pour le service financier, les équipes ont économisé des heures de tâches administratives répétitives, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.
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