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Wie Toggl seine Prozesse für Reise- und Event-Management mit Perk optimierte
Überfordert von manuellen Prozessen, benötigte Toggl eine zentrale Lösung, um Veranstaltungen zu organisieren und Geschäftsreisen zu buchen
Toggl, ein führendes Softwareunternehmen, hat eine Reihe von innovativen Tools für Produktivität und Arbeitszeiterfassung entwickelt. Toggl unterstützt Organisationen bei Aufgaben wie Zeiterfassung, Projektmanagement und kompetenzbasiertem Recruiting. Die Plattform ist für kleine und grosse Unternehmen konzipiert und als mobile App, Desktop-App und Browser-Erweiterung verfügbar.
Als vollständig remote arbeitendes Unternehmen mit weltweit verteilten Mitarbeiter:innen spielen Geschäftsreisen bei Toggl eine wichtige Rolle. Einzelne Teams reisen regelmässig für Treffen, und die gesamte Firma kommt zweimal im Jahr zusammen. Ausserdem reisen Toggl-Mitarbeiter:innen zu Kundenbesuchen und Konferenzen, mit durchschnittlich 3-5 Reisen pro Jahr.
Szokratesz Kosztopulosz, Events and Operations Manager bei Toggl, stellte fest, dass es unmöglich wurde, dieses Volumen an Geschäftsreisen und Veranstaltungen allein zu organisieren. Von zeitaufwändiger Recherche und teuren Telefonkosten für Anrufe bei internationalen Reisebüros bis hin zur Verwaltung von Hunderten von Belegen und Rechnungen pro Jahr wusste Szokratesz, dass eine zentrale Lösung notwendig war.
Von veralteten Prozessen zu automatisierten Workflows
Als Szokratesz nach einem Anbieter für Geschäftsreisemanagement (TMC) suchte, stellte er fest, dass andere Anbieter entweder deutlich teurer, schwer erreichbar oder veraltet in ihren Prozessen waren. Als ein Unternehmen, das Arbeitsabläufe optimiert, benötigte Toggl eine Lösung, die dazu passte.
Toggl begann 2019 mit der Nutzung von Perk, nachdem Szokratesz und seine Kollegen sich anhand einer Demo davon überzeugen konnten, dass die Software ihren Anforderungen entspricht. Die Implementierung verlief reibungslos, da Perk die Möglichkeit bietet, Reiserichtlinien direkt in das System zu integrieren. Den Mitarbeiter:innen zu erlauben, ihre eigenen Reiserouten zu buchen und gleichzeitig die Richtlinien von Toggl einzuhalten, war die perfekte Lösung, um die Planung von Geschäftsreisen in grossem Massstab zu erleichtern.
Dieser neue Ansatz sparte Szokratesz so viel Zeit, dass sich sein Job weiterentwickelte und er sich nun stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Heute liegt sein Fokus darauf, die Produktivität der Mitarbeiter:innen zu steigern und ihr Wohlbefinden und ihre Fürsorgepflicht zu gewährleisten.
Nach den massiven Reiseunterbrechungen durch die Pandemie hat Toggl angefangen, FlexiTravel zu nutzen, um den Mitarbeiter:innen mehr Flexibilität und Sorgenfreiheit zu bieten. Egal ob Krankheiten in letzter Minute oder abgesagte Meetings, Reisende können ihre Buchungen bis zu zwei Stunden vor der Abreise stornieren und erhalten eine garantierte Rückerstattung von 80 % ihrer Reisekosten, ganz ohne weitere Rückfragen.
Revolutionäre Unterstützung bei Gruppenreisen
Für Toggl ist es wichtig, dass Mitarbeiter sich persönlich treffen können. Deshalb war es entscheidend, dass der gewählte TMC Gruppenbuchungen bewältigen kann. Der umfassende Service von Perk für Gruppenreisen war für Szokratesz ein klarer Vorteil gegenüber anderen Optionen. Heute profitiert Toggl von einem spezialisierten MICE-Manager (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions), der die Gruppenreisen der Teams organisiert.
Anstatt mühsam nach Unterkünften und Veranstaltungsorten zu suchen, nennt Szokratesz der MICE-Spezialistin einfach die möglichen Reiseziele, und sie übernimmt die Organisation des perfekten Reiseplans! Dieser Ansatz spart nicht nur Zeit, sondern reduziert dank exklusiver Branchenangebote von Perk auch die Kosten.
Mehr Integrationen, weniger Aufwand
Neben der Optimierung des Buchungsprozesses verbindet sich Perk mit bestehenden Plattformen, um andere Aufgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen zu vereinfachen. Toggl hat seine HR-Software mit Perk integriert, um manuelle Prozesse bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen zu eliminieren.
Eine weitere Funktion, die Toggl nutzt, ist Green Trip, das Tool von Perk zur Kompensation des CO2-Fussabdrucks. Green Trip wurde entwickelt, um nachhaltige Reisen zu ermöglichen und die Berichterstattung zur sozialen Verantwortung des Unternehmens (CSR) zu erleichtern. Die Berichte helfen Toggl, seinen ökologischen Einfluss zu analysieren und zu reduzieren.
Geschäftsreisen ohne Stress für maximale Produktivität
Dank der Automatisierung, einer MICE-Spezialistin und einem engagierten Account-Manager konnte Toggl die zeitraubenden Rückfragen und Abstimmungen bei der Reiseplanung auf ein Minimum reduzieren.
Dieser neue Arbeitsansatz hat die Mitarbeiter:innen in der gesamten Firma begeistert. Von der Vereinfachung der Reiseplanung bis hin zur Zusammenfassung von Hunderten von Belegen in einer einzigen Monatsrechnung für die Finanzabteilung – die Teams haben Stunden an administrativen Aufgaben eingespart und können sich jetzt auf geschäftskritische Aufgaben konzentrieren.
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