La guida 2025 alla gestione dei viaggi aziendali

La gestione dei viaggi sta vivendo un enorme cambiamento: dalla microgestione alla fiducia, alla trasparenza e alla semplicità.

Il fatto è che "controllo" e "conformità" dominano da tempo il dibattito sulla gestione dei viaggi aziendali. E non c'è da stupirsi. I viaggi d'affari rappresentano la seconda voce di spesa più importante dopo gli stipendi dei dipendenti e, se gestiti in modo efficace, le aziende guadagnano 12,50 dollari o più di fatturato incrementale per ogni dollaro investito in viaggi d'affari. È un'esigenza aziendale nota, che comporta costi elevati.

Oggi, i viaggiatori d'affari richiedono una prenotazione semplice e autonoma e maggiori opzioni di viaggio. Allo stesso tempo, le aziende desiderano ridurre i costi e migliorare il ROI dei viaggi aziendali. Avere un programma di gestione dei viaggi o utilizzare un moderno software di gestione dei viaggi può aiutarvi a raggiungere questo obiettivo.

La nostra guida alla gestione dei viaggi ti aiuterà a raggiungere tutti questi obiettivi e molto altro ancora.

Cos'è la gestione dei viaggi aziendali?

La gestione dei viaggi implica numerosi processi. Si tratta di controllare, monitorare e rendicontare le spese di viaggio di un'azienda, ma include anche tutto, dalla pianificazione dettagliata di un viaggio alla garanzia che tutti i processi di prenotazione siano conformi alla travel policy aziendale.

I viaggi d'affari possono essere gestiti da un'agenzia di viaggi aziendale esterna, da un travel manager interno o da un professionista amministrativo, come quelli incaricati della gestione d'ufficio.

Indipendentemente dal ruolo responsabile della gestione dei viaggi, la maggior parte delle aziende si affida anche a una piattaforma di viaggi aziendali per monitorare le spese di viaggio d'affari, tra le altre funzionalità chiave.

Cosa fa un corporate travel manager?

Un travel manager aziendale è in genere un dipendente interno che gestisce il programma di viaggio e tutti i viaggi di lavoro per l'intera organizzazione (una risorsa esterna, esterna al personale, è chiamata agente di viaggio aziendale). Definisce la politica aziendale sui viaggi, gestisce il dovere di diligenza e la gestione del rischio e aiuta l'azienda a gestire i viaggi di lavoro globali in modo efficiente ed efficace.

A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, potrebbe esserci un intero team di travel manager aziendali, oppure potrebbe essere affidato a un membro delle risorse umane o delle operazioni. Le loro mansioni principali includono:

• Prenotare viaggi per i viaggiatori (non solo dirigenti, ma anche dipendenti di qualsiasi ruolo)

• Aiutare i singoli reparti a monitorare le spese di viaggio in modo da rimanere entro il budget.

• Fornire supporto ai viaggiatori prima, durante e dopo il viaggio.

• Selezionare e gestire i fornitori di servizi di viaggio o gli strumenti di viaggio utilizzati.

• Contattare le tariffe aziendali per gli hotel che l'azienda utilizza più frequentemente.

• Prenotare viaggi di gruppo.

• Organizzazione di trasporti via terra come auto a noleggio o treni

• Analisi delle spese di viaggio aziendali o consegna di report sulle spese di viaggio al CFO per l'analisi

Cosa fa un acquirente di viaggi?

Un travel buyer è responsabile dell'acquisto o dell'esternalizzazione dell'acquisto di viaggi aziendali. Ciò significa collaborare con i fornitori, negoziare le tariffe e/o scegliere una società di gestione dei viaggi aziendali e supervisionarne o revisionarne il lavoro.

Il travel buyer in genere prende decisioni che hanno un impatto sull'intera azienda, non solo sui singoli reparti.

Le parti interessate nel processo di gestione dei viaggi

Aggiornare i processi e i sistemi di gestione dei viaggi è assolutamente un lavoro di squadra. A seconda delle dimensioni dell'azienda, potrebbe essere necessaria la collaborazione con:

• Responsabile viaggi aziendale interno

• Responsabile o team di ufficio

• Responsabile operativo/COO

• CFO e responsabili finanziari

• Amministratore delegato

• Gruppo di dipendenti che viaggiano frequentemente

• Agenzia o azienda di viaggi aziendale attuale

Alcuni colleghi saranno fortemente coinvolti nel processo (come i responsabili finanziari e operativi), mentre altri forniranno feedback e approvazione (come i dirigenti che viaggiano frequentemente).

Quali soluzioni utilizzano le aziende per prenotare i loro viaggi di lavoro?

Come prenotano le aziende i loro viaggi di lavoro? Diamo un'occhiata ad alcune delle soluzioni più utilizzate.

Siti di prenotazione per i consumatori

Non sono pensati per i viaggi aziendali, ma molte aziende prenotano direttamente sui siti web degli alloggi o delle compagnie aeree, oppure utilizzano aggregatori come Expedia o Kayak.

Agenzie di viaggio tradizionali

Come i siti di prenotazione per i consumatori, queste agenzie sono tradizionalmente utilizzate per viaggi di piacere. La maggior parte di queste agenzie offre uno strumento di prenotazione online, ma quando non lo è, il cliente deve prenotare il viaggio per telefono o e-mail.

Software di gestione dei viaggi

Il software per la gestione dei viaggi aziendali è il futuro dei viaggi d'affari e sempre più aziende lo utilizzano per i propri viaggi. È la soluzione migliore per tutti gli stakeholder coinvolti, come approfondiremo nella prossima sezione.

Tuttavia, non tutti i software utilizzati per organizzare i viaggi aziendali sono uguali. Dovrai trovare un software che soddisfi le esigenze della tua azienda, si adatti al tuo stack tecnologico e, in generale, raggiunga il suo obiettivo di semplificarti la vita e rendere i tuoi viaggi più fluidi.

Fai risparmiare alla tua azienda tempo e denaro sui viaggi di lavoro

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Quali sono gli svantaggi di ciascuna soluzione?

Queste soluzioni presentano tuttavia dei punti deboli e il loro utilizzo per organizzare viaggi di lavoro pone diverse problematiche. Diamo un'occhiata alle principali preoccupazioni:

• Siti di prenotazione per i consumatori

  • Necessità di confrontare diversi siti web e pagare di tasca propria per assicurarsi il prezzo migliore

  • Molti costi nascosti, con commissioni per cancellazioni e modifiche

  • Molte email avanti e indietro quando si prenota per le aziende

  • Necessità di pagare in anticipo

  • Nessuna assistenza per problemi durante il viaggio

  • Rimborso manuale e monitoraggio delle spese dispendiosi in termini di tempo

  • Impossibilità di garantire il rispetto delle policy aziendali in materia di viaggi

• Agenzie di viaggio aziendali tradizionali

  • Gli strumenti di prenotazione online sono in genere difettosi e con una pessima esperienza utente

  • I dipendenti finiscono per chiamare l'assistenza o prenotare, quando preferirebbero risparmiare tempo prenotando autonomamente, con le opzioni che desiderano

  • Servizio costoso

  • Prezzi di trasporto/alloggio superiori al mercato

  • È difficile garantire il rispetto delle policy aziendali

  • Mancanza di inventario e opzioni di viaggio

• Software aziendale tradizionale

  • Esperienza utente macchinosa che i viaggiatori non apprezzano

  • Servizio clienti offshore, in genere classificato come la principale frustrazione nei clienti Recensioni

  • Spesso eccessivamente complicato e ricco di funzionalità

  • Impossibile controllare i viaggi quando i viaggiatori non possono o non vogliono utilizzare lo strumento

  • Mancano voli e hotel a basso costo disponibili online

  • Impossibile garantire la conformità alle policy aziendali

I pilastri della moderna gestione dei viaggi:

• Fiducia – Fidatevi dei viaggiatori che prenotano utilizzando il processo e le policy approvati e semplificate la procedura.

• Trasparenza – Fate in modo che i viaggiatori vedano quanto possono spendere e scelgano di conseguenza, e che i team finanziari e amministrativi vedano cosa viene prenotato e perché.

• Semplicità – Create un processo che funzioni e soddisfi le esigenze di tutti.

• Impatto – Misurate l'impatto dei viaggi di lavoro sull'azienda e riducete i viaggi non necessari che lasciano i viaggiatori esausti e le aziende con spese inutili.

• Dovere di diligenza – Assicuratevi che sia in atto una strategia completa di dovere di diligenza per mitigare i rischi per i dipendenti durante i viaggi.

• Sostenibilità – Essere consapevoli dell'impatto dei viaggi sull'ambiente e adottare buone pratiche per ridurne l'impatto.

Con questi tre pilastri in atto, potete dire addio a complicati processi di prenotazione manuali, email in continuo scambio e richieste di report.

In che modo un buon programma di viaggi aziendali può aiutare le aziende a risparmiare denaro?

Esistono diversi modi in cui un efficace programma di viaggi aziendali può essere conveniente, oltre che rapido, per le aziende che desiderano prenotare un viaggio. Diamo un'occhiata ai principali modi in cui possono farvi risparmiare.

Garantire il rispetto della politica aziendale sui viaggi

Pianificare un viaggio con un sito di prenotazione per privati, o anche con un'agenzia di viaggi tradizionale, rende la tua azienda molto più vulnerabile alle violazioni della tua politica di viaggio, errori che possono essere estremamente costosi. Un'agenzia di viaggi d'affari efficiente si assicurerà di mettere i puntini sulle i e le crocette su tutte le t necessarie per garantire la conformità.

Accesso a opzioni di volo più convenienti

Le aziende che utilizzano siti web per consumatori o agenzie di viaggio aziendali tradizionali si perdono l'opportunità di accedere a opzioni di alloggio e voli economici. Grazie ai migliori software di gestione dei viaggi aziendali, che integrano centinaia di reti di viaggio, potrai trovare e selezionare facilmente le migliori opportunità di risparmio.

Rimani aggiornato sulle tendenze di spesa per i viaggi

I viaggi di lavoro possono essere costosi perché le spese di viaggio lievitano a dismisura, ma ci sono modi per tenere il piede sul freno. Il modo migliore per farlo è utilizzare uno strumento di prenotazione viaggi che si integri facilmente con la tua soluzione di gestione delle spese. Con questi strumenti, sarai in grado di monitorare quanto spende ogni dipendente, quanto ogni città o sede giustifica in termini di budget equo e molto altro.

Sei passaggi per gestire efficacemente i viaggi aziendali

Ecco come gestire i viaggi aziendali in aziende di qualsiasi dimensione:

1. Scegli uno strumento di prenotazione intelligente

2. Assicurati un supporto di viaggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7

3. Crea policy e flussi di lavoro di approvazione

4. Organizza e utilizza i dati sulle spese di viaggio in tempo reale

5. Migliora la collaborazione tra amministrazione e finanza

6. Riduci l'impatto ambientale della tua azienda

1. Scegli uno strumento di prenotazione intelligente

Non sorprende che con l'avvento dei siti di prenotazione online, le aziende di tutto il mondo abbiano iniziato a prenotare viaggi su siti consumer.

Indovinate cosa succede quando un'azienda utilizza strumenti consumer per prenotare viaggi? Il CFO non ha la supervisione necessaria e quindi è costretto a fare il poliziotto cattivo. I dipartimenti finanziari sono costretti a microgestire le spese di viaggio per ogni reparto, in un modo eccessivamente conservativo e autoritario.

Non si può ottenere la trasformazione senza la tecnologia. Il primo passo per gestire i viaggi in modo moderno è scegliere uno strumento basato su fiducia, trasparenza e (non dimenticare) semplicità.

Ecco le principali funzionalità da tenere d'occhio nella tua nuova piattaforma di gestione viaggi:

• Prenotazione autonoma all'interno delle policy: affidati ai tuoi viaggiatori per prenotare ciò di cui hanno bisogno e imposta policy e parametri.

• Fatturazione consolidata: la possibilità di ricevere un'unica fattura mensile per tutti i viaggi da un unico fornitore, invece di doverle distribuire sul web.

• Reporting delle spese di viaggio: facile accesso per tutti i membri del team finanziario e amministrativo che devono monitorare i dettagli dell'itinerario di viaggio e le spese per centri di costo, tag o etichette.

• Processo di prenotazione semplice e apprezzato dai viaggiatori: il consolidamento delle fatture e un reporting accurato sono impossibili se i dipendenti vogliono barare sullo strumento approvato, quindi scegli uno strumento facile da usare con un'esperienza utente di livello consumer. Rendi l'intera esperienza di viaggio, dalla prenotazione al ritorno a casa, il più semplice e fluida possibile. L'introduzione di un'app mobile è solo un ulteriore vantaggio!

• Ottimo inventario: l'inventario non è una nota a margine. Assicurati che la piattaforma che utilizzi offra tutte le opzioni disponibili online e che l'azienda si impegni ad ampliare l'inventario.

• Assistenza viaggi: hai bisogno di un'assistenza viaggi disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, nella tua lingua madre, in modo che i dipendenti possano ricevere assistenza anche quando il team amministrativo interno non è disponibile.

2. Garantire supporto di viaggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Fornire supporto di viaggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7 non è facile, a meno che tu non sia un vampiro che non dorme mai. Se non sei il Conte Dracula (e ti piace il tuo tempo libero), potresti essere colpito da cancellazioni, modifiche e altre richieste di notte e nei fine settimana, o vedere queste cose consumare la tua giornata lavorativa, costringendoti a lavorare più ore per portare a termine progetti importanti.

E se non sei disponibile ad aiutare, i viaggiatori rimangono bloccati in attesa di soluzioni, con un conseguente costo in termini di tempo e denaro per l'azienda. La soluzione logica è affidarsi a un partner in grado di fornire supporto di viaggio 24 ore su 24, 7 giorni su 7, in modo che tu, come responsabile d'ufficio o travel manager, non debba farlo.

Ecco i requisiti da ricercare nel supporto di viaggio:

• Disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7

• Facile contattare un vero operatore

• Follow-up e follow-up garantiti

• Supporto nella lingua madre

• Escalation rapida per problemi importanti

Molti responsabili d'ufficio e travel manager sono ancora coinvolti direttamente con i viaggi (e tutti i problemi dell'ultimo minuto), e questo è fantastico. Il punto è avere un partner disponibile quando non lo sei tu, in modo da poter scegliere cosa è importante gestire e dove puoi ottenere assistenza.

È anche importante ricordare che le aziende hanno il dovere di prendersi cura dei dipendenti in viaggio, con un piano in atto per prendersi cura di loro. Un piano efficace valuterà i rischi di viaggio, sia prevedibili che imprevedibili, con l'obiettivo di intercettare circostanze pericolose ed evitare conseguenze legali. La sicurezza dei viaggiatori è fondamentale, soprattutto quando si è responsabili dei propri dipendenti.

Oltre a ottenere la copertura per l'assistenza di routine per i viaggi, come modifiche e cancellazioni, è consigliabile anche ottenere assistenza per la prenotazione di viaggi di gruppo. I viaggi di gruppo di 8 o più persone possono davvero appesantire il team di gestione dell'ufficio. Quando valuti gli strumenti, verifica se possono aiutarti a prenotare un viaggio di gruppo, inclusa la negoziazione sul prezzo.

3. Creare policy e flussi di lavoro di approvazione

L'automazione della travel policy offre tre vantaggi nei processi di gestione dei viaggi d'affari. Si aumenta la conformità alla travel policy e la si mantiene 24 ore su 24. Il team amministrativo risparmia tempo perché non è più costretto a prenotare tutti i viaggi. I viaggiatori possono sperimentare la libertà di prenotare autonomamente.

Alcuni reparti, uffici o viaggiatori specifici hanno esigenze di viaggio specifiche? In tal caso, la travel policy sarà più complessa, poiché non sarà disponibile un'unica policy valida per l'intera azienda.

Per la maggior parte delle aziende, questi sono i fattori fondamentali richiesti dalla travel policy o dal programma di viaggi d'affari:

• Costo massimo del biglietto aereo

• Costo massimo per hotel a notte

• Numero minimo di giorni prenotati in anticipo

• Classificazione dell'hotel in stelle

• Classe di volo consentita

Ma questo è solo l'inizio! È possibile essere più specifici, ad esempio impostando un controllo chiaro dei costi degli hotel per città.

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Flussi di lavoro di approvazione

Quando si impostano policy di viaggio automatizzate, si hanno diverse opzioni per stabilire quanto rigorose o permissive si desidera. Ecco 3 stili molto diversi per automatizzare le policy e approvare i viaggi che non rientrano nei limiti:

• Nessuna approvazione richiesta per nessun viaggio

• Approvazione richiesta per alcuni viaggi

• Approvazione richiesta per ogni viaggio

Se un viaggiatore tenta di prenotare un viaggio che non rientra nelle policy, è necessario disporre di una procedura di approvazione semplice. Il viaggiatore dovrebbe poter richiedere l'approvazione all'interno dell'app, che ne informerà l'amministratore. Non c'è bisogno di scrivere email!

In seguito, è necessario decidere chi approva i viaggi: il responsabile dell'ufficio, il responsabile dei viaggi aziendali, il direttore finanziario o i responsabili di più reparti?

Per un amministratore che approva regolarmente i viaggi, una delle funzionalità più utili è una piattaforma che mostra tutti i viaggi in attesa di approvazione direttamente nella dashboard. In questo modo si ha una posizione centralizzata per ogni viaggio ancora in corso e non si deve mai cercare nulla nella propria email.

4. Organizzare e utilizzare i dati sulle spese di viaggio

Una gestione efficace dei viaggi d'affari aziendali non riguarda solo il team amministrativo. Anche la gestione delle spese in collaborazione con i team finanziari e operativi è fondamentale. Perché? Desideri un reporting delle spese di viaggio non solo accurato, ma anche esaustivo!

Utilizzando centri di costo, etichette e assicurandoti che tutti i tuoi viaggi siano disponibili nello strumento di reporting, puoi generare report intelligenti che aiuteranno il team finanziario a identificare tendenze, perdite e opportunità di ottimizzazione del budget.

• Centri di costo: la tua azienda utilizza conti di pagamento diversi per diverse aree geografiche? Quanti centri di costo ha l'azienda? Assicurati che le spese di viaggio vengano addebitate ai conti corretti e che le note spese siano accurate.

• Tag ed etichette: oltre ai centri di costo, ci sono filtri importanti che il team finanziario dovrebbe avere quando visualizza i report delle spese di viaggio? Ad esempio, vorrebbe che ogni viaggio fosse etichettato per team o per progetto? Decidilo in anticipo in modo che il sistema di tagging possa essere implementato in modo chiaro fin dall'inizio.

• Conserva tutti i viaggi in un unico posto: per ottenere dati di viaggio accurati, è necessario conservare tutti i viaggi in un unico posto, ove possibile. Utilizza una soluzione di gestione dei viaggi che si integri con i fornitori importanti per la tua azienda, come compagnie aeree low cost, Airbnb o compagnie ferroviarie europee. Se la tua azienda ha negoziato tariffe alberghiere, desideri che la tua soluzione aziendale sia in grado di prenotarle per te, in modo da non perdere i dati di viaggio prenotando direttamente.

5. Migliorare la collaborazione tra amministrazione e finanza

L'aspetto più importante nella moderna gestione dei viaggi è che sia al servizio dell'intera azienda. Abbiamo parlato di come offrire ai viaggiatori un supporto eccellente. Abbiamo parlato di come risparmiare tempo agli amministratori. E per quanto riguarda la finanza?

Ecco cosa desidera e di cosa ha bisogno il team finanziario:

• Processo di approvazione semplificato: se il processo di approvazione richiede l'intervento dell'amministrazione e del team finanziario, cercate di renderlo il più fluido possibile.

• Facile accesso alle fatture: il team finanziario deve acquisire rapidamente tutte le fatture in modo da poter riconciliare le spese e definire procedure di rimborso chiare. Il modo migliore per farlo è utilizzare una piattaforma che consolidi le spese di viaggio in un'unica fattura mensile.

• Possibilità di tracciamento immediato delle spese: consolida tutte le spese di viaggio in un'unica piattaforma in modo da poter generare report su quanto viene speso, da chi e perché (utilizzando tag ed etichette). Come per le fatture, stabilite se è necessario inviare loro un report mensile o se desiderano scaricarlo autonomamente.

• Risparmio sui costi di viaggio: pianificare i viaggi non significa solo risparmiare tempo. Molte aziende utilizzano ancora piattaforme di prenotazione viaggi create negli anni '80 e '90. Questo significa che aumentano il prezzo dell'inventario, in modo che l'azienda paghi più di quanto pagherebbe un consumatore! Fai colpo sul team finanziario riducendo i costi di viaggio e introducendo prezzi di viaggio adatti ai consumatori.

6. Ridurre l’impronta di carbonio della tua azienda

L'impatto dei viaggi d'affari sull'ambiente è da tempo evidente e richiede attenzione. L'adozione di strumenti di monitoraggio dell'impronta di carbonio e di strumenti di compensazione delle emissioni sta diventando una priorità crescente per le aziende che prenotano viaggi aziendali.

Sono disponibili sempre più risorse pensate per aiutare i viaggiatori d'affari a comprendere il proprio impatto ambientale, a scegliere alternative sostenibili e a compensare le proprie emissioni.

Queste risorse non servono solo a liberare la coscienza, ma anche a rispettare la legislazione, che si sta orientando sempre più verso la trasparenza e la responsabilità nella rendicontazione dell'impatto ambientale di un'azienda.

Ecco alcuni semplici passaggi per implementare una politica di viaggio più ecosostenibile.

• Definisci il tuo punto di partenza calcolando l'impronta di carbonio dei viaggi della tua azienda

• Progetta un programma di viaggi d'affari ecosostenibile, che crei strategie basate sui dati per aumentare l'impegno dei dipendenti

• Scegli la classe economica

• Riduci il consumo di carburante ove possibile

• Scegli compagnie aeree a basse emissioni ed evita gli scali

• Verifica le pratiche di sostenibilità del tuo alloggio

• Utilizza le agevolazioni fiscali per i viaggi ecosostenibili

In conclusione: è tempo di aggiornare la gestione dei tuoi viaggi

Mettiamo tutto insieme!

Definisci la migliore strategia di gestione dei viaggi per la tua azienda in 5 semplici passaggi:

• Scegli uno strumento di prenotazione intelligente: soddisfa le esigenze di tutti

• Condividi l'onere del supporto ai viaggi: non cercare di farlo da solo

• Imposta centri di costo ed etichette: lascia che lo strumento rifletta l'azienda

• Crea policy e flussi di lavoro di approvazione: integra le policy nel processo di prenotazione

• Migliora la collaborazione tra amministrazione e finanza: gestisci fatture e report

• Riduci l'impatto ambientale della tua azienda