Geschäftsreisen organisieren – Tipps für die richtige Vorbereitung

Es gibt geschäftliche Termine, die man lieber face-to-face erledigt. Vor allem, wenn es um den Aufbau von Vertrauen und Beziehungen geht, kann sich eine Dienstreise lohnen. Das zeigt auch eine aktuelle Umfrage unter Top-Manager:innen im Nachbarland Deutschland. Demnach zieht es ein Grossteil der Befragten vor, emotionale, vertrauliche oder sensible Themen persönlich vor Ort zu besprechen. Dafür ist es oft notwendig, zu Kunden, Geschäftspartner:innen oder Konferenzen zu reisen.

Damit die Geschäftsreise so produktiv und stressfrei wie möglich verläuft, braucht es eine gute Vorbereitung. Bei der Planung ist eine durchdachte Checkliste hilfreich, damit Sie auch ja nichts vergessen. Ein detaillierter Reiseplan enthält alle wichtigen Infos – vom Abfahrts- bis zum Zielort, inklusive Zeitplan und Reservierungen. 

Ob Personal Assistant oder Travel Manager:in – in diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine Geschäftsreise vorbereiten – und im Ernstfall richtig reagieren, um die Dienstreise wieder auf Kurs zu bringen, sei es bei Verspätung oder Flugausfall. Mit unseren Insider-Tipps für die Organisation und Buchung von Geschäftsreisen ins In- und Ausland kann im Grunde nichts mehr schiefgehen.

Checkliste: Geschäftsreise planen für Vorgesetzte

Eine Dienstreise für eine andere Person zu planen, bedeutet Verantwortung und erfordert ein gehöriges Mass an Organisationstalent. Mit einer strukturierten Herangehensweise wird es von Mal zu Mal einfacher. Gerade bei der Planung einer Geschäftsreise für Ihre:n Chef:in erwarten Sie Herausforderungen wie eine kurze Vorbereitungszeit, eingeschränkte Kommunikation oder ein besonders wichtiger Anlass. Wir zeigen, wie die Vorbereitung dennoch gelingt.

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Wünsche & Vorlieben notieren

Wenn Sie eine Geschäftsreise für Ihre:n Chef:in planen, wollen Sie jedes Mal schneller und besser werden – und die Learnings aus der Vergangenheit bestmöglich umsetzen. Verlassen Sie sich dabei nicht nur auf Ihr Gedächtnis. Das mag zwar hervorragend funktionieren, hat aber eben auch nur begrenzte Kapazitäten. Machen Sie sich stattdessen Notizen zu den Präferenzen und Reisegewohnheiten Ihres/Ihrer Vorgesetzten, um diese bei zukünftigen Buchungen zu berücksichtigen: 

• Bevorzugt er/sie direkte Flugverbindungen oder sind Zwischenstopps mit grosszügigen Pufferzeiten oder gar Zwischenübernachtungen erwünscht?

• Sollten Sie lieber im Voraus einen Wagen vor Ort mieten, der bereits am Flughafen bereitsteht oder nutzt Ihr:e Chef:in gern andere Transportmittel, wie öffentliche Verkehrsmittel oder ein Taxi, um an den Zielort zu kommen? 

Suchen Sie selbst das Gespräch und klären Sie solche Fragen frühzeitig, bevor die Zeit drängt. Halten Sie allgemeine Vorlieben fest, um in Zukunft Zeit zu sparen und nicht immer wieder nachfragen zu müssen. 

Aufgaben, Ziele und Prioritäten definieren

Wenn Personen mit Führungsposition verreisen, haben sie unter Umständen gleich eine ganze Liste an wichtigen Aufgaben dabei, die sie vor Ort abarbeiten müssen – und wollen nebenbei noch die gewohnte Arbeit erledigen, die sonst womöglich liegen bleiben würde. 

Machen Sie sich klar, was die konkreten Ziele der anstehenden Dienstreise sind – Priorisierung inklusive. So gehen Sie sicher, dass für jedes To-do genügend Zeit und Aufmerksamkeit eingeplant wird: sei es die Teilnahme an einem Geschäftstermin, der Besuch einer Messe, ein Essen zum Geschäftsabschluss oder die Eröffnung eines neuen Büros in einem anderen Land.

Sobald Sie die Ziele der Reise und deren Wichtigkeitsverhältnis zueinander kennen, organisieren Sie die anderen Details rund um diese Ziele, damit nichts dazwischen kommt. Vergessen Sie nicht, etwas Freizeit einzuplanen – denn auch Pausen sind entscheidend für den Erfolg einer Geschäftsreise. 

Den Rücken freihalten

Mit einer Geschäftsreise verfolgt Ihr:e Vorgesetzte:r in erster Linie unternehmerische Ziele. Doch viele Führungskräfte möchten während Ihrer Abwesenheit weiterhin bestimmten Gewohnheiten nachgehen – beruflicher wie privater Natur. Sorgfältiges Geschäftsreisemanagement ermöglicht auch dies ohne grossen Mehraufwand. Denken Sie deshalb im Zuge der Reisevorbereitung daran, Ihrer/Ihrem Chef:in den Rücken freizuhalten, bspw. für folgende Tätigkeiten:  

• Sportliche Aktivitäten: Führt Ihr:e Chef:in z. B. ein Trainingsprogramm durch, das sich während der Reise beibehalten lässt? Dann könnte ein Hotel mit Fitnessstudio oder eine Unterkunft in einer Gegend, die zum Joggen oder Schwimmen einlädt, sinnvoll sein. 

• Berufliche Pflichten: Ist die Präsentation für den Vortrag in der kommenden Woche noch nicht ganz fertig? Dann braucht es während des Aufenthalts einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz und einen Blocker im Kalender. Einige Verpflichtungen können trotz Dienstreise nicht aufgeschoben werden. Stellen Sie sicher, dass diese sich gut vor Ort erledigen lassen. 

• Private Interessen: Vielleicht möchte Ihr:e Vorgesetzte:r gern den/die Ehepartner:in mitnehmen und die Dienstreise mit Urlaub verbinden, um die Stadt zu erkunden und sich die beliebtesten Sehenswürdigkeiten anzusehen? Oft lassen sich persönliche Wünsche durchaus mit einer Dienstreise verbinden. 

• Besondere Vorbereitung: Führt die Reise in ein noch unbekanntes Reiseland, kann es sich lohnen, etwas mehr zu investieren, damit sich Ihr:e Vorgesetzte:r vor Ort besonders gut zurechtfindet – das kann z. B. eine detaillierte Einführung in die lokalen Gepflogenheiten sein oder ein:e Dolmetscher:in zur Erleichterung der Kommunikation. 

Erkundigen Sie sich nach den Dingen, die Ihr:e Chef:in während der Reise erledigen möchte, damit Sie ihm/ihr bei der Organisation helfen, Empfehlungen geben oder zumindest den Kalender freihalten können. Sorgen Sie dafür, dass die Reise gut organisiert ist, aber lassen Sie in Ihrem Reiseplan auch etwas Spielraum für Spontaneität.

Reiseplan erstellen & Reiseinformationen sammeln

Im letzten Schritt fassen Sie alle wichtigen Infos rund um die geplante Geschäftsreise übersichtlich zusammen und sammeln die Reisedetails in einem zentralen Dokument. Das erspart sowohl Ihnen als auch Ihrer Führungskraft, welche die Reise schliesslich antritt, eine Menge Zeit und Frustration – denn so muss niemand Dokumente und E-Mails durchwühlen, um sicher anzukommen. 

Zu den Unterlagen gehören neben Reiseroute und Ablaufplan auch alle nötigen Reisedokumente und -details. Für den Flug sind das z. B.: Bordkarten, Abflugzeiten, Flugnummern, Sitzplatznummern und Ankunftszeiten. 

Derartige Details sammeln Sie zu jedem Aspekt der Reise. Bei der Erstellung des Dokuments empfiehlt es sich, chronologisch zu denken und sich in Ihre:n Vorgesetzte:n hineinzuversetzen. So entwickeln Sie ein Gefühl dafür, welche Infos wirklich relevant sind – vom Hotel über den Weg zur Messehalle bis hin zum abendlichen Geschäftsessen. 

Sobald Sie fertig sind, erstellen Sie sowohl elektronische Kopien, die Sie an Ihr:e Chef:in senden und zusätzlich auf dem Server ablegen, als auch Ausdrucke. So können selbst schlechtes Internet oder ein defektes Smartphone die/den Reisende:n nicht aus der Bahn werfen. Bei der Planung kann Ihnen auch eine einheitliche Vorlage helfen. Mit der kostenlosen Reiseplan-Vorlage von Perk haben Sie alle Details auf einen Blick.

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Checkliste: Geschäftsreise planen für Kolleg:innen

In den meisten Unternehmen tritt längst nicht mehr nur die Chefetage Dienstreisen an. Auch Mitarbeiter:innen nehmen Auswärtstätigkeiten wahr und benötigen dabei die Unterstützung von Reisemanager:innen – hier kommen Sie ins Spiel. Die Reisevorbereitungen für Ihre Kolleg:innen erfordern die gleiche Sorgfalt und Liebe zum Detail wie für Ihre:n Vorgesetzte:n. Die Reisenden sollten Zugang zum besten Geschäftsreisemanagement haben, das es gibt, und es liegt an Ihnen, dafür zu sorgen, dass ihre Reise funktioniert.

Reisende ermutigen, selbst zu buchen

Die meisten Mitarbeiter:innen ziehen es vor, ihre Geschäftsreise eigenständig zu organisieren und zu buchen – so, wie sie es von privaten Urlaubsreisen gewohnt sind. Der Grund ist denkbar einfach: Sie kennen ihre eigenen Präferenzen und müssen bei einer Selbstbuchung nicht jedes kleine Detail weitergeben und besprechen. Gleichzeitig haben Ihre Kolleg:innen aber womöglich Respekt davor, ihre Dienstreisen selbst zu buchen, weil sie nicht oder nur bedingt mit den Reiserichtlinien des Unternehmens und den Gepflogenheiten bei der Buchung vertraut sind. 

Verwenden Sie deshalb eine Software als Reisemanagement-Tool, die Ihre Unternehmensrichtlinien berücksichtigt und eine intuitive Benutzeroberfläche aufweist. Geben Sie Ihren Kolleg:innen eine Einführung sowie ein sicheres Gefühl und nehmen Sie ihnen so die Angst vor Fehlentscheidungen. Mit der passenden Plattform und Ihrer Unterstützung können die Mitarbeiter:innen bei der Selbstbuchung nichts verkehrt machen und werden von der Software durch den Prozess geleitet. Das spart allen Beteiligten Zeit, steigert die Vorfreude auf die anstehende Geschäftsreise und sorgt dafür, dass Ihre Kolleg:innen besonders zufrieden mit Reiseroute, Unterkunft und Co. sind. 

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Alles an einem Ort aufbewahren

Mit Flughäfen, Reisezeiten, Transportmitteln, Hotelreservierungen und Co. kommen ganz schön viele Puzzlestücke zusammen, die am Ende einen Teil des Dienstreiseerfolgs ausmachen. Damit sowohl die Reisenden als auch Sie selbst zu jeder Zeit den vollen Überblick bewahren, sollten Sie darauf achten, dass die gesamte Planung der Geschäftsreise an einem zentralen Ort dokumentiert wird.

Am besten gelingt die einheitliche Aufbewahrung, wenn Sie mit einem speziellen Travel Management Tool arbeiten. Dann kümmert sich ein qualifiziertes Geschäftsreiseunternehmen darum, dass alle Infos online verfügbar sind. Ihre Reisenden können sich jederzeit einloggen, Details einsehen, Dokumente erhalten und sich so optimal vorbereiten. 

Aber auch wenn Ihr Unternehmen in Sachen Geschäftsreisemanagement noch nicht digital aufgestellt ist, bleiben Ordnung und Struktur unverzichtbar. Legen Sie in diesem Fall eine Reisemappe an und sammeln Sie darin alle wichtigen Dokumente und Informationen als Ausdrucke. 

Achten Sie zuletzt darauf, dass Ihre Reisemappe – ob digital oder analog – auch Angaben dazu enthält, wie die Reisekostenabrechnung funktioniert. Welche Kosten sind bereits übernommen, welche tragen die Reisenden selbst, welche bekommen sie im Nachhinein erstattet und wie läuft die Reisekostenabrechnung und -erstattung ab? Informieren Sie die Kolleg:innen zum Umgang mit Quittungen und Zahlungen, und schaffen Sie in der Reisemappe Platz für noch anfallende Spesen. 

Nötige Materialien im Vorfeld besorgen

Wenn Mitarbeiter:innen beruflich ins Ausland oder in eine andere Stadt reisen, repräsentieren sie dort das Unternehmen. Eine professionelle Ausstattung ist deshalb besonders wichtig. Betrachten Sie die Reisenden als eine Art „mobiles Büro“, das die Firma im In- und Ausland vertritt, und achten Sie darauf, Visitenkarten, Werbeartikel, Unternehmenskleidung sowie sämtliche Arbeitsmaterialien rechtzeitig aufzustocken und bereitzustellen. 

Umfassende Reise-Checkliste erstellen

Kaum etwas ist nervenaufreibender als das Gefühl, bei einer wichtigen Reise irgendetwas vergessen zu haben. Als Reisemanager:in können Sie Ihren Kolleg:innen zwar nicht beim Packen helfen, ihnen aber dennoch unter die Arme greifen – mit einer Geschäftsreise-Checkliste, die an alles denkt. 

Ein Must-have auf jeder Checkliste ist eine Übersicht der wichtigsten Gadgets und Dokumente. Auch zur Kleidung können Sie bei ausgefallenen Reisezielen oder besonderen Anlässen Informationen hinterlegen. Nach oben sind dem Umfang keine Grenzen gesetzt: Neben der klassischen Packliste können Sie auch Grundlagenwissen zum Reiseland sowie Tipps für die Freizeitgestaltung vor Ort zur Verfügung stellen. So entsteht nach und nach eine unverzichtbare Reise-Checkliste für Ihre Kolleg:innen:

Gadgets:

• Smartphone

• Laptop/Tablet

• Ladegeräte

• Adapter

• …

Dokumente:

• Ausweis/Reisepass

• Führerschein

• Krankenkassenkarte

• Kreditkarte

• …

Informationen:

• Währung

• Zeitzone

• Gesetze & Kultur

• Besondere Risiken

• …

Tipps:

• Restaurants

• Lokale Speisen

• Sehenswürdigkeiten

• Umgangsformen

• …

Wichtig ist ausserdem, dass die Reisenden wissen, an wen sie sich in Notfällen wenden können. Die entsprechenden Kontaktdaten sollten im Voraus kontrolliert und korrekt an die Mitarbeiter:innen weitergegeben werden, damit sie im Fall der Fälle vorbereitet sind und schnell handeln können – sei es bei einem verpassten Flug, bei Problemen mit der Unterkunft oder extremen Wetterbedingungen. Viele Reisemanagement-Unternehmen bieten einen internen Support an, um Reisenden zu helfen. Das Service-Team von Perk unterstützt Sie z. B. rund um die Uhr – und das jeden Tag.

Personalbogen aktualisieren

Bei etwaigen Zwischenfällen ist es wichtig, dass die Reisenden jederzeit Kontaktzum Unternehmen oder zum zuständigen Travel Support aufnehmen können. Aber genauso braucht das Unternehmen aktuelle Informationen zu den reisenden Mitarbeiter:innen. 

Erstellen Sie deshalb einen Kontaktbogen, in dem alle privaten wie auch beruflichen Informationen zur jeweiligen Person gespeichert werden. Neben Standardangaben wie Name, Position, Abteilung, Ausweisnummer, Adresse und Telefonnummer sollten hier auch die Notfallkontakte Ihrer Mitarbeiter:innen hinterlegt sein. So können Sie Kontakt aufnehmen, falls es während der Abwesenheit zu Zwischenfällen kommt. Zudem können wissenswerte Details ergänzt werden – bspw. zu Allergien, Medikamenten oder Erkrankungen, Ernährung u. ä. 

Damit dieser Schritt nicht vor jeder Dienstreise erneut anfällt, können Sie die Infos einmal eingeben und bei Perk hinterlegen, um sie automatisch für zukünftige Reisen zu übernehmen. Bitten Sie die Reisenden aber unbedingt, die Angaben vor jeder Geschäftsreise zu prüfen, gegebenenfalls zu aktualisieren und zu bestätigen. 

Machen Sie die Sicherheit Ihrer Reisenden zur obersten Priorität. Vertrauen Sie auf unsere Lösungen zur Fürsorgepflicht für Geschäftsreisen.

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Reiseplanungsvorlage erstellen

Nicht nur die Reisenden können mit einer Checkliste Zeit und Nerven sparen – auch für die zuständigen Travel Manager:innen kann eine übersichtliche Liste eine grosse Erleichterung darstellen. Bei der Koordinierung einer gesamten Reise von A bis Z gilt es, zahlreiche Details und Schritte zu berücksichtigen. Um zu vermeiden, dass dabei etwas in Vergessenheit gerät, arbeiten Sie am besten eine Checkliste ab. Hier notieren Sie den aktuellen Stand der einzelnen Teilbuchungen – vom Mietwagen bis zum Konferenzraum. Sobald etwas erledigt ist, haken Sie das Thema auf der Liste ab. 

Kleiner Tipp: Sie können die abgearbeitete Planungsvorlage am Ende auch als Reisemappe nutzen und an die Reisenden weitergeben. Notieren Sie hierfür einfach die wichtigsten Eckdaten zu allen Buchungen in einer separaten Spalte. So behalten Sie den Überblick und sammeln gleich alles an einem Ort. Verzweifelte Suchaktionen nach kleinen Details, hektische Anrufe von überforderten Mitarbeiter:innen und vermeidbare Probleme bei der Reise gehören damit der Vergangenheit an. Und auch das Chaos bei der Planung lässt sich so spürbar reduzieren. Weniger Fehler – mehr Struktur. 

Geschäftsreise nachbesprechen

Was viele nicht wissen: Die Nachbesprechung einer Dienstreise ist für Unternehmen ebenso wichtig wie die Vorbereitung. Denn nur wer ein gemeinsames Resümee aus vergangenen Reisen zieht, kann sich stetig weiterentwickeln und so die Zufriedenheit aller Beteiligten sowie die Effizienz von Geschäftsreisen steigern. 

Fragen Sie die Reisenden, ob alles gut gelaufen ist und was noch verbessert werden könnte. Werfen Sie gemeinsam einen Blick auf die Richtlinien-Compliance und sprechen Sie über Wünsche und Anregungen. Überprüfen Sie Quittungen, machen Sie sich Notizen und leiten Sie schnellstmöglich eine Erstattung der Kosten ein. Auch hierbei kann ein Reisemanagement-Tool Ihnen einen Grossteil der Arbeit abnehmen. Perk bietet verschiedene Reporting-Funktionen und lässt sich ausserdem mit den führenden Reisekosten-Lösungen verknüpfen, damit Sie die finanziellen Daten nahtlos austauschen und die Kostenverwaltung nach der Reise beschleunigen können. 

Letztlich ist es doch so: Je mehr Mitarbeiter:innen ihre Reiseerfahrungen – ob positiv oder negativ – mit Ihnen teilen, desto mehr können Sie lernen. Und mit allem, was Sie lernen, lassen sich am Ende bessere Ergebnisse erzielen. Für die Reisenden. Für Sie als Travel Manager:in. Und für das gesamte Unternehmen.

FAQ – häufige Fragen zur Organisation von Geschäftsreisen