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Wie Fieldin mit Perk ein richtlinienkonformes Reisemanagement aufgebaut hat
Verbesserung des Geschäftsreiseprozesses für das Fieldin-Team
Fieldin unterstützt Landwirte, die hochwertige Nutzpflanzen anbauen, bei der Digitalisierung ihrer Abläufe und um die Effizienz zu steigern. Durch die Nutzung von Daten aus intelligenten Sensoren, die an den vorhandenen Geräten installiert sind, ermöglicht Fieldin seinen Kunden, Aktivitäten zu verfolgen und auf einfache Weise verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen.
Da Fieldin bei seiner Arbeit direkt mit den Kunden zusammenkommt, um sicherzustellen, dass alles reibungslos und effektiv funktioniert, sind Reisen ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsmodells. Jahrelang war der Reisebuchungsprozess jedoch nicht für die Unterstützung dieses praxisorientierten Ansatzes optimiert.
Vicki Framsted, Senior Finance Managerin bei Fieldin, hat viele wertvolle Beiträge für das Unternehmen geleistet, u. a. die Verbesserung des Prozesses für Reisen durch die Überprüfung und Aktualisierung des vorhandenen Reisemanagementprogramms. Mit der vorherigen Plattform, Navan, war der Prozess verwirrend und zeitaufwändig. Die Reisenden mussten zunächst einen Reiseantrag in Navan erstellen, der dann zur Genehmigung an Vicki geschickt wurde. Sie verbrachte Stunden damit, das Programm zu überwachen und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter:innen sich an die Richtlinien hielten.
Vicki war frustriert und wusste, dass es einen besseren Weg geben musste. Sie schlug Fieldin vor, die Softwareplattform für das Reisemanagement zu wechseln. Das Unternehmen entschied sich für den Wechsel zu Perk - und war von den Ergebnissen begeistert.
Einführung von Perk mit einer HiBob-Integration
Die Einführung von Perk verlief schnell und nahtlos. Fieldin integrierte Perk einfach in seine HR-Lösung, die HiBob HR-Plattform, die die Übertragung relevanter Personalinformationen automatisierte, ohne dass eine CSV-Datei hochgeladen werden musste.
Vicki leitete die Implementierung mit Hilfe von Will Haley, dem Senior Implementation Specialist von Perk. Anschliessend übergab sie die Integration an den HR-Direktor von Fieldin, der die Aufgabe mit der Unterstützung von Perk in kürzester Zeit erledigen konnte.
Jede Woche werden Stunden an wertvoller Zeit gespart
Die automatisierten Richtlinien von Perk haben bei Fieldin alles verändert. Vorgänge, die früher Stunden dauerten, werden jetzt in wenigen Minuten erledigt.
Als Leiterin von vier Niederlassungen weltweit hatte Vicki früher Schwierigkeiten, Genehmigungen über Zeitzonen hinweg zu koordinieren und mit Personaländerungen Schritt zu halten. Wenn Mitarbeiter:innen versuchten, Reisen ausserhalb von Vickis Bürozeiten zu buchen, mussten sie am Ende selbst buchen und auf die Erstattung durch eine andere Plattform warten. Jetzt können die Reisenden mit Perk völlig selbstständig buchen.
Nahtlose Buchung mit automatisierten Richtlinien
Da die Reisenden von Fieldin ständig unterwegs sind, ist ein reibungsloser Buchungsprozess ein Muss. Mit Perk gibt es kein Hin und Her - die Mitarbeiter:innen können jederzeit suchen und buchen. Und da die Reiserichtlinien in die Plattform integriert sind, hat Fieldin eine fast 100%ige Compliance erreicht.
Reiseadministrator:innen können Reisedaten oder andere Details sofort ändern. Wenn ein Reisender einen kleinen Fehler macht, z. B. die falsche Abteilung auswählt, kann Vicki dies einfach ändern, bevor sie die Reise genehmigt.
„Wahnsinnige Kosteneinsparungen“ und ein „nahezu perfektes“ Reiseinventar
Durch den Wechsel zu Perk spart Fieldin nicht nur Zeit, sondern auch eine Menge Geld. Anstatt für jede Reise den gleichen Pauschalbetrag zu bezahlen, zahlen sie eine einzige monatliche Gebühr plus einen kleinen Prozentsatz des Reisepreises. Die unkomplizierten Preispläne von Perk machten einfach Sinn.
Perk ist nicht nur kosteneffektiv, sondern bietet mit Funktionen wie Reisemanagement-Berichten und Sorgfaltspflichten auch einen echten Gegenwert für das Geld. Als der CFO von Fieldin nach den Reisekosten fragte, konnte Vicki die benötigten Daten problemlos über die Plattform abrufen. Sie schätzt es auch, dass sie nachverfolgen kann, wo sich ihre Mitarbeiter:innen während ihrer Reisen aufhalten, dass sie den Concierge-Service nutzen kann, um eine Buchung anzufordern, und dass sie weiss, dass die Reisenden unabhängig von ihrer Zeitzone rund um die Uhr Zugang zum Support haben.
Fieldin bucht jetzt fast alle seine Reisen über die Perk-Plattform. Sie haben festgestellt, dass unser branchenführendes Inventar mehr als ausreichend ist, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen, und Vicki nennt es „nahezu perfekt“.
Herzlicher, freundlicher und individueller Service
Die Mitarbeiter:innen von Perk haben Fieldin bei jedem Schritt des Weges in Sachen Reisemanagement unterstützt. Die Teams haben eine grossartige Beziehung entwickelt, und die Mitarbeiter:innen von Fieldin können sich jederzeit an Perk wenden, wenn sie Hilfe benötigen.
Als Vicki auf ein Problem mit der HiBob-Integration stiess, konnte sie gleich am nächsten Tag mit Will Haley, ihrem Implementierungsspezialisten, telefonieren. Innerhalb von fünf Minuten hatten sie eine Lösung gefunden. Auch der ihr zugewiesene Kundenbetreuer, Ben Savage, und der Vertriebsmitarbeiter, Sam Markowitz, waren sehr hilfsbereit und geduldig.
Insgesamt hat der Wechsel zu Perk für Fieldin eine Menge Früchte getragen. Von Kosteneinsparungen bis hin zu einer besseren Erfahrung für die Reisenden haben sich die Geschäftsergebnisse verbessert und das Tagesgeschäft reibungsloser gestaltet. Vicki scherzt sogar: „Ich sollte mir vielleicht ein Perk-Tattoo stechen lassen, weil ich es so sehr liebe!“
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