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Wie Perk HOLOPLOT geholfen hat, 20 % seiner Zeit mit der Selbstbuchung von Reisenden zu sparen
HOLOPLOT benötigte eine Lösung, um die steigenden Reisekosten effizient zu verwalten
HOLOPLOT mit Sitz in Berlin ist ein Unternehmen für professionelle Audiotechnik, das sich darauf konzentriert, die Audiotechnologie radikal zu transformieren. Mit 150 Mitarbeitern verwaltet das Unternehmen komplexe Projekte in Regionen wie Europa, dem Nahen Osten, Asien und den USA.
Geschäftsreisen sind entscheidend für den Erfolg von HOLOPLOT, von Ingenieuren, die reisen, um Systeme zu installieren, bis hin zu Vertriebsteams, die Kunden besuchen und Partnerschaften sichern. Doch mit der zunehmenden Reisekosten wuchs auch die Erkenntnis, dass die manuellen Reisebuchungsprozesse des Unternehmens nicht nachhaltig waren.
Vor Perk nutzte HOLOPLOT ein Ticket-System, über das Mitarbeiter:innen Geschäftsreisen anfragen konnten. Christian Frederking, Senior Office Manager, buchte dann manuell Flüge, Hotels und Züge über Online-Plattformen. Er war auch die Ansprechperson für die Lösung von Problemen während der Reisen, wobei er häufig Reiseaufgaben mit anderen wichtigen Verantwortlichkeiten jonglieren musste.
HOLOPLOT spart 20 % Zeit mit Perks Selbstbuchungsplattform, Automatisierungen und Integrationen
Dieser ineffiziente Prozess machte deutlich, dass HOLOPLOT eine Lösung benötigte, die Reisebuchungen automatisieren, die administrative Belastung verringern und das Reisemanagement skalierbar machen konnte. Hier kam Perk ins Spiel.
Mit Perk können Mitarbeiter nicht nur ihre eigenen Reisen buchen, sondern Christian muss nicht mehr jede einzelne Reiseanfrage genehmigen – die Manager sind für ihre eigenen Budgets verantwortlich und können ihre Reisen selbst genehmigen. Christian schätzt, dass er einen vollen Arbeitstag spart, da sich die administrativen Aufgaben nach der Einführung von Perk verringert haben.
HOLOPLOT hat auch zusätzliche Reiseteams in der Perk-Plattform eingerichtet, was dem Buchhaltungsteam hilft, die Ausgaben nach Team und Standort zu verfolgen. Diese Transparenz macht das Budgetmanagement effizienter und gibt den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Reisen.
Die Integrationen von Perk mit Personio und Slack haben dazu beigetragen, zeitaufwändige manuelle Prozesse weiter zu minimieren. Mit der Slack-Integration werden Manager sofort über Reiseanfragen informiert und können diese direkt in Slack genehmigen oder ablehnen, ohne die Plattform wechseln zu müssen.
Mitarbeiter:innen haben ein besseres Reiseerlebnis, während das Unternehmen bei Geschäftsreisen spart
Die benutzerfreundliche Plattform von Perk ermöglicht es den Mitarbeitern von HOLOPLOT, Reisedienste in verschiedenen Sprachen wie Englisch, Deutsch und Spanisch in Anspruch zu nehmen – ein grosser Vorteil für ein Unternehmen mit vielfältigen Nationalitäten. Die Plattform bietet auch umfassende Funktionen zur Fürsorgepflicht, mit denen Manager den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter verfolgen, einen Überblick über die Positionen ihrer Teams erhalten und schnell auf Notfälle reagieren können.
Darüber hinaus bieten die erweiterten Berichterstattungsfunktionen von Perk detaillierte Einblicke in Reisekosten und Trends, die HOLOPLOT helfen, Budgets zu optimieren und datengestützte Entscheidungen zu treffen, die zu Einsparungen führen.
Perk bietet proaktiven Kundenservice, der über die Erwartungen hinausgeht
Christian lobt auch die engagierten Kundenservice- und Account-Management-Teams von Perk. In einem Fall half das Kundenserviceteam dem Unternehmen, sowohl die Ticketkosten als auch die Entschädigung für die verweigerte Beförderung zu erstatten, als ein Mitarbeiter aufgrund von Überbuchung nicht einchecken konnte.
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