Was ist der Unterschied zwischen Mehrwertsteuer und Vorsteuer?

Als Vorsteuer wird die Mehrwertsteuer bezeichnet, die Unternehmen beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen mit betrieblichem Zweck zahlen. Diese können sie per Vorsteuerabzug zurückfordern. Die Steuer, die sie selbst auf ihre Leistungen und Güter erheben, ist die Mehrwertsteuer. Endverbraucher:innen zahlen die Steuer an Unternehmen, welche sie dann an die Eidgenössische Steuerverwaltung weitergibt.

Sind Reisekosten steuerpflichtig?

Die Reisekosten für eine Dienstreise setzen sich v. a. aus Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Transportkosten zusammen, die allesamt mehrwertsteuerpflichtig sind. Der Steuersatz für Reisekosten kann aber variieren: Für Beherbergungskosten inkl. Frühstück gilt in der Schweiz z. B. der Sondersatz von 3,8 % Mehrwertsteuer. Für Transportkosten wird hingegen der Normalsatz von 8,1 % erhoben. Gut zu wissen: Hotels sind verpflichtet, eine Rechnung für Unternehmen auszustellen, auf der die einzelnen Kosten nebst Steuersatz ausgewiesen sind.

Kann ich die Mehrwertsteuer zurückfordern, wenn ich nicht für die Mehrwertsteuer registriert bin?

Nein. Ihr Unternehmen muss registriert sein, um diese zurückfordern zu können. Wenn Sie für eine Auswärtstätigkeit ins Ausland reisen, müssen Sie aber nicht im jeweiligen Reiseland registriert sein. Eine Registrierung in der Schweiz reicht, um die Vergütung der im Ausland verrichteten Mehrwertsteuer bei den dortigen Behörden zu beantragen.

Benötige ich für die Rückforderung einen Steuerbeleg?

Ja. Um die Mehrwertsteuer auf Geschäftsreisekosten erstattet zu bekommen, benötigen Sie gültige Belege für Übernachtungskosten und Co., auf denen die Steuern ausgewiesen sind – für gewöhnlich durch Nennung des Nettopreises zzgl. Mehrwertsteuer. Die Belege müssen auf Ihr Unternehmen ausgestellt sein. Ein Mehrwertsteuer-fähiger Beleg gilt als Voraussetzung für die Rückerstattung und ist daher unbedingt vorzuweisen.

Kann ich die Mehrwertsteuer auch für Auslandsreisen einfordern?

Ja. Sie können die Mehrwertsteuer nicht nur für Reisekosten im Inland zurückfordern, sondern auch für eine Auswärtstätigkeit in Ländern, in denen Ihr Unternehmen nicht steuerlich registriert ist. Der Steuersatz hängt vom Reiseland bzw. den dortigen Finanzbehörden ab. Wurde die Vorsteuer im Ausland entrichtet, erfolgt die Vergütung über die Regierung bzw. die Finanzbehörde des Reiselandes.

Kann ich die Mehrwertsteuer für Übernachtungskosten zurückfordern?

Das hängt vom Land ab, in dem sich das Hotel befindet. Die Regeln zur Mehrwertsteuer sind von Land zu Land verschieden. Mit Perk können Sie ermitteln, wie hoch die Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Ihre Reisekosten ausfällt. In der Schweiz können Sie die Steuer auf Übernachtungskosten zurückfordern – dabei gilt ein Sondersatz von 3,8 %.

Kann ich die Mehrwertsteuer auf Essen und Alkohol für Mitarbeitende zurückfordern?

Sie können die Mehrwertsteuer auf Geschäftsreisekosten von Mitarbeitenden zurückfordern. Das gilt auch für Mahlzeiten. Während für alkoholische Getränke der Normalsteuersatz von 8,1 % gilt, greift für Lebensmittel eine reduzierte Mehrwertsteuer von 2,6 %.

Was ist der Vorsteuerabzug und wie funktioniert er?

Wenn Sie Geschäftsausgaben tätigen, fällt automatisch auch die Mehrwertsteuer an. Diese können Sie sich mittels Vorsteuerabzug von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) zurückholen. Denn: Die Mehrwertsteuer ist für Endverbraucher:innen vorgesehen. Da Sie als Unternehmen aber selbst steuerpflichtige Umsätze erbringen und die dabei anfallende Umsatzsteuer an die ESTV weitergeben, bewahrt der Vorsteuerabzug Sie vor doppelter Steuerlast.

Wie läuft die Mehrwertsteuer-Rückerstattung mit Perk?

Perk bietet viele Mehrwertsteuer-freundliche Optionen für die Reisebuchung an. Das heisst: Bei vielen Buchungen über unsere Plattform können Sie die Mehrwertsteuer auf Reisekosten unkompliziert zurückfordern. Wir holen konforme Rechnungen für Sie ein. Nutzen Sie unseren Mehrwertsteuerrechner und ermitteln Sie Ihre potenziellen Ersparnisse. Unsere Expert:innen unterstützen Sie gern bei der Rückforderung.

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Unternehmen verlieren jedes Jahr erhebliche Beträge, weil sie die Mehrwertsteuer auf Reisekosten nicht zurückfordern. Der Grund: Die Mehrwertsteuererstattung für Dienstreisen erscheint oft kompliziert – die Vorschriften der Eidgenössischen Steuerverwaltung und internationaler Finanzbehörden wirken abschreckend.

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Mehrwertsteuer, Vorsteuerabzug & Co. einfach erklärt – Ihre Rechte & Pflichten in Kürze

Als Unternehmen beziehen Sie beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen eine Mehrwertsteuer von den Endverbraucher:innen. Diese leiten Sie an die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) weiter. Mittels Selbstdeklaration reichen Sie vierteljährlich oder monatlich eine Übersicht der zu zahlenden Mehrwertsteuer bei der ESTV ein.
Wenn Sie selbst Geschäftsausgaben tätigen – z. B. für Dienstreisen –, zahlen Sie ebenfalls eine Mehrwertsteuer. Diese wird auch Vorsteuer genannt und kann bei der ESTV per Vorsteuerabzug zurückgeholt werden.
Auch Steuern, die Sie im Ausland entrichtet haben, können Sie zurückfordern: Die Vergütung beantragen Sie beim jeweiligen Land bzw. bei der dortigen Steuerbehörde.
Die Steuersätze für die Mehrwertsteuer variieren von Land zu Land. In der Schweiz liegt der Normalsatz bei 8,1 %. In Deutschland beträgt die Mehrwertsteuer z. B. 19 %, in Österreich und Frankreich 20 % und in Italien 22 %.
Für einige Leistungen und Güter gelten reduzierte Steuersätze, bspw. für Güter Nahrung, Medikamente und andere Güter des täglichen Bedarfs. Diese werden in der Schweiz mit 2,6 % besteuert. Für Beherbergungen inkl. Frühstück gilt ein Sondersatz von 3,8 %.

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FAQ – häufige Fragen zur Mehrwertsteuer-Rückerstattung bei Reisekosten

: Als Vorsteuer wird die Mehrwertsteuer bezeichnet, die Unternehmen beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen mit betrieblichem Zweck zahlen. Diese können sie per Vorsteuerabzug zurückfordern. Die Steuer, die sie selbst auf ihre Leistungen und Güter erheben, ist die Mehrwertsteuer. Endverbraucher:innen zahlen die Steuer an Unternehmen, welche sie dann an die Eidgenössische Steuerverwaltung weitergibt.
: Die Reisekosten für eine Dienstreise setzen sich v. a. aus Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und Transportkosten zusammen, die allesamt mehrwertsteuerpflichtig sind. Der Steuersatz für Reisekosten kann aber variieren: Für Beherbergungskosten inkl. Frühstück gilt in der Schweiz z. B. der Sondersatz von 3,8 % Mehrwertsteuer. Für Transportkosten wird hingegen der Normalsatz von 8,1 % erhoben.
Gut zu wissen: Hotels sind verpflichtet, eine Rechnung für Unternehmen auszustellen, auf der die einzelnen Kosten nebst Steuersatz ausgewiesen sind.
: Nein. Ihr Unternehmen muss registriert sein, um diese zurückfordern zu können. Wenn Sie für eine Auswärtstätigkeit ins Ausland reisen, müssen Sie aber nicht im jeweiligen Reiseland registriert sein. Eine Registrierung in der Schweiz reicht, um die Vergütung der im Ausland verrichteten Mehrwertsteuer bei den dortigen Behörden zu beantragen.
: Ja. Um die Mehrwertsteuer auf Geschäftsreisekosten erstattet zu bekommen, benötigen Sie gültige Belege für Übernachtungskosten und Co., auf denen die Steuern ausgewiesen sind – für gewöhnlich durch Nennung des Nettopreises zzgl. Mehrwertsteuer. Die Belege müssen auf Ihr Unternehmen ausgestellt sein. Ein Mehrwertsteuer-fähiger Beleg gilt als Voraussetzung für die Rückerstattung und ist daher unbedingt vorzuweisen.
: Ja. Sie können die Mehrwertsteuer nicht nur für Reisekosten im Inland zurückfordern, sondern auch für eine Auswärtstätigkeit in Ländern, in denen Ihr Unternehmen nicht steuerlich registriert ist. Der Steuersatz hängt vom Reiseland bzw. den dortigen Finanzbehörden ab. Wurde die Vorsteuer im Ausland entrichtet, erfolgt die Vergütung über die Regierung bzw. die Finanzbehörde des Reiselandes.
: Das hängt vom Land ab, in dem sich das Hotel befindet. Die Regeln zur Mehrwertsteuer sind von Land zu Land verschieden. Mit Perk können Sie ermitteln, wie hoch die Mehrwertsteuer-Rückerstattung für Ihre Reisekosten ausfällt. In der Schweiz können Sie die Steuer auf Übernachtungskosten zurückfordern – dabei gilt ein Sondersatz von 3,8 %.
: Sie können die Mehrwertsteuer auf Geschäftsreisekosten von Mitarbeitenden zurückfordern. Das gilt auch für Mahlzeiten. Während für alkoholische Getränke der Normalsteuersatz von 8,1 % gilt, greift für Lebensmittel eine reduzierte Mehrwertsteuer von 2,6 %.
: Wenn Sie Geschäftsausgaben tätigen, fällt automatisch auch die Mehrwertsteuer an. Diese können Sie sich mittels Vorsteuerabzug von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) zurückholen. Denn: Die Mehrwertsteuer ist für Endverbraucher:innen vorgesehen. Da Sie als Unternehmen aber selbst steuerpflichtige Umsätze erbringen und die dabei anfallende Umsatzsteuer an die ESTV weitergeben, bewahrt der Vorsteuerabzug Sie vor doppelter Steuerlast.
: Perk bietet viele Mehrwertsteuer-freundliche Optionen für die Reisebuchung an. Das heisst: Bei vielen Buchungen über unsere Plattform können Sie die Mehrwertsteuer auf Reisekosten unkompliziert zurückfordern. Wir holen konforme Rechnungen für Sie ein. Nutzen Sie unseren Mehrwertsteuerrechner und ermitteln Sie Ihre potenziellen Ersparnisse. Unsere Expert:innen unterstützen Sie gern bei der Rückforderung.

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