Reisekosten & Umsatzsteuer: Was bei der Reisekostenabrechnung in Deutschland gilt

Unternehmen können sich die Umsatzsteuer auf Reisekosten für Geschäftsreisen in vielen Fällen erstatten lassen und so ihre Steuerlast senken.

Kundenbesuche, Konferenzen, Fachseminare oder die Veranstaltung am anderen Firmenstandort – eine Geschäftsreise kann viele Gründe haben. Eine sinnvolle Organisation hat dabei nicht nur während der Reise, sondern auch bei der Reisekostenabrechnung im Nachhinein finanzielle Vorteile. Denn wer clever plant, kann sich hinterher die Steuer vom Finanzamt zurückholen.

Aber wann ist die Umsatzsteuer abziehbar? Wie funktioniert der Vorsteuerabzug? Und was gibt es bei Pauschalen zu beachten? Wir beantworten alle Fragen rund um die Abrechnung von Reisekosten und Umsatzsteuer, damit Sie bestens informiert in Ihre nächste Dienstreise starten können.

Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind alle Kosten und Aufwendungen, die einem Unternehmen bzw. dessen Angestellten im Rahmen einer betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen.

Während einer Geschäftsreise kommen eine ganze Reihe von Ausgaben zusammen, die sich im Anschluss auf die Reisekostenabrechnung setzen lassen. Online-Plattformen wie Perk bieten hilfreiche Lösungen an, um während der Dienstreise den Überblick über die einzelnen Beträge zu behalten. Folgende Beträge zählen zu den typischen Reisekosten bei Inlands- oder Auslandsreisen:

Fahrtkosten

• Bahn- und Flugtickets

• Kosten für Taxifahrten

• Mietwagen oder Kilometerpauschale für das Privatfahrzeug

Übernachtungskosten

• Übernachtungskosten im Hotel

• Miete für ein Zimmer/eine Wohnung während des geschäftlichen Aufenthalts

Verpflegungskosten

• Verpflegungskosten im Hotel

• Essen im Restaurant

• Verpflegungspauschale

Reisenebenkosten

• Geschäftliche Anrufe

• WLAN-Gebühren, z.B. im Hotel

• Parktickets

• Gepäckaufbewahrung

• Trinkgelder

Zusammenhang von Umsatzsteuer & Vorsteuer bei der Reisekostenabrechnung

Auf den meisten Rechnungen wird auf die anfallenden Nettobeträge eine Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer in Höhe von 7 % oder 19 % erhoben. Bei einer geschäftlichen Reise lassen sich diese Steuern ggf. später als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Nähere Informationen zum Vorsteuerabzug finden Sie in unserem Leitfaden.

Allein aus diesem Grund lohnt es sich, sämtliche auf der Geschäftsreise ausgegebenen Beträge sorgfältig zu dokumentieren. Dabei kann z. B. unsere Reisesoftware helfen.

Allerdings gibt es auch Reisekosten, die keine Umsatzsteuer enthalten. Das betrifft u. a. Flugtickets für Auslandsreisen oder Tickets im Parkhaus. In diesem Fall kann auch keine Vorsteuer beim Finanzamt zurückgefordert werden. Ähnliches gilt, wenn eine bestimmte Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand oder eine Kilometerpauschale festgelegt wurde.

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Reisekosten & Umsatzsteuer – Ein Beispiel

Wer kann die Umsatzsteuer als Vorsteuer absetzen?

Grundsätzlich können sowohl vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen als auch Selbstständige die Umsatzsteuer als Vorsteuer absetzen.

Durch ein smartes Reisekosten-Management und eine korrekte Abrechnung können Unternehmen so bei Geschäftsreisen viel Geld einsparen. Aber gilt bei Reisekostenabrechnungen von Unternehmen und Selbstständigen dasselbe? Nicht ganz. Denn bei kleineren Unternehmen oder Freiberufler:innen kommt es darauf an, wie ihre Betriebsausgaben vom Finanzamt behandelt werden. 

Abrechnung bei Unternehmen

Bei größeren Unternehmen ist der Fall klar: Ihr Finanzteam kümmert sich um die Umsatzsteuer-Voranmeldung beim Finanzamt und kann danach auf Reisekosten erhobene Umsatzsteuern beim Vorsteuerabzug geltend machen. Voraussetzung dabei ist, dass die Rechnungen stets an das Unternehmen adressiert sind und der berufliche Hintergrund der Reise klar ersichtlich ist.

Hinweis: Die entrichtete Vorsteuer auf Reisekosten kann nicht nur im Inland geltend gemacht werden. Dank des Vorsteuer-Vergütungsverfahrens haben Unternehmen ggf. auch die Möglichkeit, die sich im EU-Ausland entrichtete Vorsteuer für Geschäftsreiseausgaben zurückzuholen.

Abrechnung bei Selbstständigen

Für Selbstständige und Kleinunternehmen gilt prinzipiell dasselbe, außer sie sind gemäß § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreit und können deshalb auch keine Reisekosten von der Steuer absetzen. 

Diese sogenannte Kleinunternehmerregelung gilt bei einem maximalen Gesamtumsatz von 25.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr und maximal 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr. Nutzen Unternehmen diese Regelung, ist eine Rückerstattung der Vorsteuer in diesem Fall nicht möglich.

Rechnungen für den Vorsteuerabzug

Unerlässlich für den reibungslosen Vorsteuerabzug ist eine genaue Dokumentation aller Reisekosten. Heben Sie deshalb Rechnungen und Belege für Übernachtung, Verpflegungskosten, Fahrtkosten und sonstige Nebenkosten nach der Dienstreise gut auf, um diese bei Bedarf beim Finanzamt vorlegen zu können. Ohne diese Belege kann die Rückerstattung der Vorsteuer abgewiesen werden.

Auf der Reisekostenabrechnung sollten alle Ausgaben mit Umsatzsteuer getrennt voneinander aufgeführt werden. Zudem müssen folgende Pflichtangaben vorhanden sein:

1. Firmenname

2. Rechnungssteller mit Adresse und Steuer-ID

3. Datum

4. Rechnungsnummer

5. Nettobetrag

6. Steuersatz und -betrag

7. Bruttobetrag

8. Beschreibung der Leistung

Mehr über die Reisekostenabrechnung nach der Geschäftsreise sowie über die Behandlung von Spesen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten erfahren Sie in unserem Blog.

Umsatzsteuer bei der Weiterberechnung an Kund:innen

Kümmert sich Ihr Unternehmen um die Organisation einer Reise für eine:n Kund:in, werden die Reisekosten weiterberechnet. Dabei sind die eigentlichen Reisekosten für die Geschäftsreise als Nebenleistung und das Reisemanagement als Hauptleistung definiert. Unabhängig von den exakten Beträgen auf den Rechnungen können Sie dabei immer 19 % Umsatzsteuer auf die Summe aus Hauptleistung und Nebenleistung aufschlagen – und zuvor die reale Umsatzsteuer als Vorsteuer für sich zurückholen.

Wie diese Dienstleistung im Detail funktioniert und wie die steuerliche Behandlung aussieht, erklären wir Ihnen im Leitfaden zur Weiterberechnung von Reisekosten.

Fazit – Reisekosten sparen dank Vorsteuerabzug

Für die finanzielle Planung und die steuerliche Behandlung von Reisekosten ist eine sorgfältige Dokumentation im Rahmen einer Reisekostenabrechnung unverzichtbar. So behalten Sie bequem den Überblick und können sich nach der Geschäftsreise die Umsatzsteuer-Anteile Ihrer Reisekosten als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.

Perk bietet dafür eine bequeme All-in-one-Lösung an. Auf einer Plattform sammeln Sie sämtliche Rechnungen und Belege, können Pauschalen festlegen und haben Ihre Ausgaben immer im Blick. Und die Rückerstattung der Mehrwertsteuer funktioniert mit der Hilfe unserer Expert:innen auch völlig problemlos. So sichern Sie sich ein günstiges und zukunftsfähiges Reisemanagement.

FAQ – häufige Fragen & Antworten zur Umsatzsteuer bei Reisekosten