Cómo Caudalie Italia cambió el caos de las reservas manuales por la automatización de Perk.

Si te encargas de la gestión de viajes de trabajo, seguramente esta situación te suene: aunque tu puesto sea office manager o travel manager, la mayor parte del día se va en perseguir recibos, resolver incidencias a las ocho de la tarde o gestionar facturas repartidas en varios sistemas.

Ese “trabajo detrás del trabajo” es lo que llamamos trabajo oculto: una cadena interminable de tareas invisibles que mantienen todo en marcha, pero que te alejan del trabajo real, el que de verdad aporta valor.

En Caudalie Italia, ese trabajo oculto estaba desbordando a su Office Manager e impidiéndole centrarse en el puesto para el que había sido contratada.

Una sola persona organizando todos los viajes

Para Iolanda Spica, Office Manager de Caudalie Italia, el trabajo oculto asociado a los viajes de empresa se había vuelto asfixiante. Pasaba horas y horas reservando y gestionando los desplazamientos de más de 70 comerciales que visitaban farmacias por toda Italia, además de los viajes del equipo de marketing y de la dirección a Francia para reunirse con la sede central.

Las personas del equipo la llamaban, le escribían o le enviaban mensajes por WhatsApp durante todo el día:

«Necesito un hotel cerca de esta farmacia».

«¿Puedes reservarme un tren para mañana?».

«Voy a París; ¿qué hotel me recomiendas?».

Para Iolanda, cada petición implicaba:

Parar lo que estaba haciendo

Buscar opciones manualmente en internet

Comparar precios

Contactar directamente con hoteles o reservar en webs de consumo

Todo esto le impedía avanzar en el resto de sus tareas como Office Manager y dedicar tiempo a trabajo más estratégico.

«Se lo decía siempre a mi responsable: no soy una agencia de viajes. El volumen de reservas se había vuelto imposible de gestionar».

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Con una sola persona gestionando todos los viajes y cada vez más personas incorporándose al equipo, necesitaban una solución escalable que hiciera que los viajes funcionaran en segundo plano, sin consumir todo su tiempo.

Políticas sobre el papel, pero no en la práctica

La política de viajes de Caudalie Italia estaba recogida en el contrato de trabajo: 100 € por noche de hotel, 30 € para la cena…

Cualquiera que haya intentado aplicar un tope fijo en una gran ciudad conoce el problema. En ciudades como Milán, Roma o Florencia, simplemente no era realista. «Con 120 € en Milán no encuentras nada», explica Iolanda.

En la práctica, Iolanda revisaba cada viaje de forma manual, tomaba decisiones caso por caso y escalaba las excepciones a su responsable.

El resultado:

Las políticas existían sobre el papel, pero no formaban parte del proceso real de reserva

Cada vez que un viaje se salía de la política, Iolanda tenía que buscar alternativas y pedir aprobaciones, añadiendo aún más trabajo oculto a su día a día

Sin visibilidad real del gasto

Desde el punto de vista financiero, la situación tampoco era sencilla. Iolanda utilizaba una única tarjeta corporativa para todo: reservas de hotel, viajes y también gastos de oficina.

Sin un desglose claro, cada mes tenía que revisar los extractos línea por línea:

Subrayando cargos.

Copiando datos en hojas de cálculo.

Intentando separar qué era gasto de viajes y qué no, solo para hacerse una idea aproximada.

No existía un presupuesto de viajes definido, solo picos de gasto en los meses con más actividad, como septiembre, octubre o noviembre.

Para Iolanda y su equipo, estaba claro que esta forma de gestionar los viajes no era sostenible.

El punto de inflexión: llega un email "caído del cielo"

El cambio empezó con un email.

Iolanda recibió un mensaje de presentación de Perk. El momento fue perfecto: «Era el momento adecuado. Pensé: ¿por qué no? Había un piloto de tres meses y le dije a mi jefa: probamos y dentro de tres meses vemos».

Ese piloto permitió a Caudalie Italia darse cuenta de que existía una forma mucho mejor de gestionar viajes y gastos. En palabras de Iolanda, usar Perk «es un sueño».

Una implementación fluida y asistida

La implantación y las sesiones de formación para el equipo se realizaron en italiano, algo clave para la adopción.

La onboarding duró unos dos meses y durante todo el proceso contaron con el apoyo de especialistas en implementación.

Como el equipo tenía distintos niveles de conocimiento tecnológico, Perk se aseguró de respetar las curvas de aprendizaje. Así, tanto la dirección como los comerciales e Iolanda se sintieron cómodos usando la plataforma.

Una vez el equipo empezó a usar Perk con confianza, el impacto en el día a día de Iolanda fue inmediato.

Cuando se le pregunta cuánto tiempo le ahorra Perk, en una escala del 1 al 10, Iolanda no duda:

«Si 1 es el mínimo y 10 el máximo, diría un 8. No es un 10 porque a veces los viajeros están reuniones o conduciendo y me piden que reserve por ellos».

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

a reducción del trabajo oculto para Iolanda es clara:

Menos llamadas y mensajes de WhatsApp.

Las búsquedas manuales de hoteles son ahora la excepción

Ya no tiene que hacer malabarismos con 15 o 20 sitios web diferentes para reservar un viaje.

¿Y qué opinan los viajeros?

«Los comerciales empezaron a usar Perk desde el primer momento. Para ellos es increíble: pueden reservar y gestionar todo desde el ordenador o el móvil. Es un antes y un después».

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

El inventario de Perk también marcó la diferencia para los comerciales que viajan por toda Italia:

«En Italia muchas veces es mejor ir en tren que en avión. Con Perk podemos reservar trenes de alta velocidad con Trenitalia e Italo. Es una mejora enorme».

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Una política de viajes flexible y aprobaciones automatizadas

Caudalie Italia pasó de tener su política en un documento impreso a configurarla directamente en Perk, de modo que todo el mundo ve qué está dentro de la política al reservar.

En lugar de límites rígidos poco realistas, configuraron rangos flexibles, con techos más altos (hasta 300 €) en ciudades caras como Milán o Roma.

Cuando una reserva supera el rango habitual, Perk la envía a Iolanda para revisión. Ella evalúa el contexto y, si hace falta, añade una nota breve para su responsable (por ejemplo: “Es temporada alta en Roma, no hay opciones más baratas”).

Gracias a las políticas dinámicas y al inventario de Perk, Caudalie Italia ya ha conseguido ahorros reales en solo 12 meses:

5880 € en ahorros de política en hoteles, trenes y alquiler de coches

1900 € en ahorros en vuelos

Claridad y control sobre el gasto

Durante el primer año, Caudalie Italia pagaba los viajes con tarjeta de crédito, pero pronto vieron que podían ir más allá.

Iolanda impulsó el cambio a facturación por transferencia bancaria con Perk. Desde entonces, todo el gasto se consolida en facturas mensuales, desglosadas por categoría: alojamientos, trenes y vuelos.

«Cambiar el método de pago fue fantástico. Cada mes puedo ver todas las facturas y los gastos separados por hoteles, trenes y vuelos. Ahora sí tenemos una idea clara del presupuesto».

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

El cambio es enorme frente a revisar extractos genéricos y adivinar qué parte corresponde a viajes. Ahora Iolanda puede centrarse en el núcleo de su rol.

Con los datos claros y ordenados, Caudalie Italia empezó a convertirlos en información útil:

Cuánto gastan en viajes

En qué se va ese gasto (por categoría y periodo).

Cómo afectan los picos de actividad al presupuesto

«Antes no teníamos un presupuesto real para viajes. Ahora, con los informes, por fin podemos ver a dónde va el dinero y planificar a medida que crecemos».

Iolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

El objetivo para el próximo año es claro: un presupuesto de viajes dedicado y previsible para un equipo comercial en expansión, con los datos de Perk como base.

Un soporte que se siente como parte del equipo

Iolanda mantiene un contacto muy cercano con su Account Manager de Perk: «Le escribo más de dos o tres veces por semana y siempre está ahí. El soporte y la ayuda son excelentes».

El equipo de atención al cliente también ha sido clave en momentos críticos. Saber que hay un equipo disponible 24/7 le da tranquilidad, sabiendo que las personas que viajan están cubiertas cuando algo falla.

Iolanda recuerda especialmente una ocasión en la que tuvo que cambiar un billete de tren minutos antes de la salida, a través del chat: «Escribí: ‘Lo siento, el tren sale en 20 minutos, necesito cambiarlo’. Y lo gestionaron. De verdad, increíble».

Qué ha cambiado para Caudalie Italia desde que usan Perk

Reducción del trabajo oculto asociado a los viajes para la Office Manager, que valora el ahorro de tiempo en 8/10

80 empleados reservando sus propios viajes desde una única plataforma.

Visibilidad clara del gasto en viajes por categoría y periodo.

Primeros pasos hacia un presupuesto de viajes dedicado y previsible.

5880 € en ahorros de política en hoteles, trenes y coches, y 1900 € en vuelos en solo 12 meses.

Mejora de la experiencia del viajero con un mejor inventario de trenes en Italia y un soporte humano rápido las 24 horas, los 7 días de la semana.