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Cómo la Universidad de Vic ahora confirma sus reservas al instante con Perk
Desafío
- Tiempos de espera insostenibles: Las respuestas de confirmación de viaje tardaban demasiado tiempo, en ocasiones más de 7 días. Al estrés del personal docente, investigador y administrativo se sumaba la frustración de un proceso de reserva nada productivo, entre formularios, correos electrónicos y múltiples interacciones.
- Sobrecarga de trabajo inabarcable para gestores de viaje: La gestión manual de más de 2000 viajeros era un caos. Ante modificaciones, cancelaciones y demás imprevistos de última hora, los gestores de viajes recibían llamadas constantes, incluso los fines de semana.
- Falta de visibilidad y control sobre los viajes: La gestión global de los viajes se hacía cada vez más cuesta arriba. Ni la dirección de la universidad ni el personal del área de Compras y Contrataciones tenían una visión clara de los gastos y la situación de los viajes. Así, era difícil generar informes cada trimestre para evaluar el rendimiento y los costes de los viajes.
Solución
«Antes, el descontrol era insostenible, pero ahora el proceso es mucho más rápido con las reservas automáticas y la visibilidad completa sobre todos los viajes».
Eva Jurado Homs, Corporate Travel Manager de la UVic
Resultados
Automatización que libera tiempo y recursos
«Ahora, me dedico a tareas más estratégicas, lo que ha aumentado significativamente el valor que aporto a la universidad».
Eva Jurado Homs, Corporate Travel Manager de la UVic
Visibilidad y control total sobre los viajes
Soporte 24/7 y viajeros más satisfechos
«Los viajeros han recibido este cambio con gran entusiasmo, felicitándome por la mejora en la gestión. Al final, todos hemos salido ganando».
Eva Jurado Homs, Corporate Travel Manager de la UVic
¿Qué funciones de Perk utiliza la UVic?
- Acceso al mayor inventario de viajes del sectorReserva al instante vuelos, alojamiento, coches de alquiler y trenes a precios ya negociados para tu empresa, tanto en viajes locales como internacionales.
- Políticas de viajes y aprobaciones automatizadasCrea tu política en menos de 2 minutos, define límites de presupuesto y agiliza los flujos de aprobación de reservas tanto como quieras.
- Control de gastos en tiempo realVisualiza todos los gastos de viaje en un mismo lugar para no salirte del presupuesto y optimizar las finanzas para tus próximos viajes.
- Facturación centralizadaSimplifica la gestión contable y financiera con una única factura que incluye todos los gastos del viaje.
- Seguimiento de viajes en tiempo realLocaliza a tu equipo allí donde esté y lleva un registro de todas las reservas, las actividades, los medios de transporte utilizados y el cumplimiento de políticas.
- Deber de asistencia y protecciónCuida de tus viajeros antes, durante y después del viaje. Recibe alertas de seguridad, sigue la ubicación de tu equipo en el mapa y responde al instante en cuanto lo necesiten.
- Servicio de asistencia 24/7Recibe soporte continuo de personas reales para tus reservas, cambios de planes, cancelaciones y demás imprevistos.
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