:format(webp))
Wie UVic die Reisebuchungszeit von 7 Tagen auf sofort verkürzte
Herausforderung
Die Universität Vic (UVic), eine führende Institution in den Bereichen Biowissenschaften, Ingenieurwesen und Bildung, betreut über 10.000 Studierende an verschiedenen Standorten in Katalonien, Spanien. Mit über 300 internationalen Partnerschaften in mehr als 40 Ländern war die Digitalisierung des Reisemanagements für das Personal der Universität unumgänglich.
Diese Herausforderungen stellte die Zusammenarbeit mit zwei traditionellen Reisebüros dar:
Unzumutbare Wartezeiten: Reisebestätigungen dauerten oft mehr als 7 Tage. Das Personal in Lehre, Forschung und Verwaltung hatte nicht nur mit Stress zu kämpfen, sondern auch mit einem unproduktiven Buchungsprozess, der Formulare, E-Mails und zahlreiche Nachfragen erforderte.
Unüberschaubare Arbeitsbelastung für Travel Manager Die manuelle Verwaltung von über 2.000 Reisenden war chaotisch. Reiseverantwortliche erhielten ständig Anrufe, auch an Wochenenden, um Last-Minute-Änderungen, Stornierungen und andere unvorhergesehene Probleme zu lösen.
Mangelnde Transparenz und Kontrolle über Reisen: Das globale Reisemanagement wurde zunehmend unübersichtlich. Die Universitätsleitung sowie der Bereich Einkauf und Beschaffung hatten keinen klaren Überblick über die Reisekosten und den Status der Reisen, was es erschwerte, vierteljährliche Berichte zur Bewertung der Reisedaten und -kosten zu erstellen.
Eva Jurado Homs, Corporate Travel Manager der Universität Vic, kam zu einer klaren Erkenntnis: „So konnte es nicht weitergehen.“
Lösung
Die Universität Vic erkannte sofort das Potenzial einer 100% digitalen Lösung wie Perk. Besonders überzeugte sie die Integration aller Dienstleistungen auf einer Plattform, was das Reisemanagement erheblich vereinfachte.
Während 24 % der spanischen Unternehmen weiterhin auf traditionelle Methoden setzten (Quelle: Perk), entschied sich die UVic ohne zu zögern für Perk.
Ergebnisse
Nach der Einführung von Perk hat die Universität von Vic ihr Reisemanagement vollständig umgestellt. Was früher ein langsamer, manueller und reibungsträchtiger Prozess war, ist jetzt ein einfaches, optimiertes und automatisiertes Buchungssystem.
Automatisierung, die Zeit und Ressourcen spart
Buchungsbestätigungen, die früher über 7 Tage dauerten, erfolgen jetzt sofort für Lehrkräfte, Forscher und Verwaltungspersonal.
Mit dem Richtlinien- und Genehmigungssystem von Perk kann Eva Jurado Homs sicher sein, dass Buchungen automatisch den festgelegten Reiserichtlinien entsprechen. In über 90 % der Fälle ist kein manuelles Eingreifen mehr erforderlich. Dies hat auch menschliche Fehler bei der Buchung reduziert.
Komplette Transparenz und Kontrolle über Reisen
Der Bereich Infrastruktur und Verwaltung kann nun den gesamten Reiseprozess und den Aufenthaltsort aller Reisenden über eine einzige Plattform überwachen – ohne Umwege und Verzögerungen.
Perk ermöglicht die Erstellung automatischer Berichte mit Ausgabenübersichten nach Person oder Abteilung und erstellt teilbare Kostenberichte. Ausserdem stehen der Universitätsleitung vierteljährliche Berichte und detaillierte Grafiken zur Verfügung, die strategische Entscheidungen erleichtern.
24/7-Support und zufriedenere Reisende
Für Eva ist es entscheidend, kurzfristige Änderungen und Stornierungen, die 79 % der Geschäftsreisenden betreffen, einfach und schnell zu verwalten. Die Plattform ermöglicht dies mühelos.
Der integrierte Chat von Perk hat den Support während der Reisen revolutioniert. Mit einer angestrebten Antwortzeit von 1 Minute können Vorfälle sofort gelöst werden, ohne Anrufe oder E-Mails an Agenturen mit eingeschränkten Öffnungszeiten.
Welche Funktionen von Perk nutzt UVic?
Diese Technologien ermöglichen es der Universität Vic, ihre Reisen zu automatisieren und die Kontrolle zurückzugewinnen:
Zugang zum grössten Reiseinventar der Branche
Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwagen und Zügen zu bereits ausgehandelten Preisen für lokale und internationale Reisen.
Automatisierte Reiserichtlinien und Genehmigungen
Erstellung von Richtlinien in weniger als 2 Minuten, Festlegung von Budgetgrenzen und beschleunigte Genehmigungsprozesse.
Alle Reisekosten auf einen Blick, wodurch Budgets eingehalten und die Finanzen für zukünftige Reisen optimiert werden können.
Zentralisierte Rechnungsstellung
Vereinfachung der Buchhaltungs- und Finanzverwaltung mit einer einzigen Rechnung, die alle Reisekosten umfasst.
Teams können jederzeit und überall nachverfolgt werden. Alle Daten zu Buchungen, Aktivitäten, Transporte und die Einhaltung von Richtlinien werden erfasst.
Die Sicherheit der Reisenden wird vor, während und nach der Reise gewährleistet. Sicherheitswarnungen werden gesendet, die Standorte der Teams können auf einer Karte verfolgt werden, und bei Bedarf kann sofort reagiert werden.
Für Buchungen, Planänderungen, Stornierungen und andere Fragen steht rund um die Uhr Support von echten Menschen zur Verfügung.
:format(webp))