Université de Vic

Comment l’Université de Vic confirme ses réservations en un instant grâce à Perk

Défi

L’Université de Vic (UVic), leader dans les sciences biologiques, l’ingénierie et l’éducation, accueille plus de 10 000 étudiants sur ses campus et sites en Catalogne. Avec plus de 300 partenariats internationaux dans plus de 40 pays, la digitalisation de la gestion des déplacements du personnel universitaire était devenue indispensable.

Voici les problèmes rencontrés avec deux agences de voyages traditionnelles :

• Délais d’attente insoutenables : Les confirmations de voyage durent fréquemment plus de 7 jours, ajoutant un stress supplémentaire au personnel enseignant, de recherche et administratif. Le processus de réservation inefficace nécessitait des formulaires, des échanges d'e-mails et de nombreux suivis, rendant la gestion des voyages chronophage et frustrante.

• Charge de travail écrasante pour les gestionnaires de voyages : La gestion manuelle de plus de 2 000 voyageurs était désorganisée et chaotique. Les gestionnaires de voyages étaient constamment sollicités, recevaient beaucoup d’appels, y compris le week-end, pour gérer des changements de dernière minute, des annulations et divers imprévus.

• Manque de visibilité et de contrôle sur les déplacements : La gestion globale des voyages devenait de plus en plus difficile. La direction de l’université ainsi que le département des Achats et Contrats n’avaient pas une vision claire des dépenses et de la situation des voyages, ce qui rendait complexe la création de rapports trimestriels pour évaluer la performance et les coûts des déplacements.

Eva Jurado Homs, Travel Manager Corporate de l’Université de Vic, en était catégorique : « Nous ne pouvions pas continuer ainsi. »

Solution

L’Université de Vic a immédiatement vu le potentiel d’une solution 100 % digitale comme Perk. Ce qui les a le plus attirés, c’est l’intégration de tous les services sur une seule plateforme, simplifiant considérablement la gestion des voyages.

Alors que 24 % des entreprises espagnoles restaient coincées dans des méthodes traditionnelles (source: Perk), l’UVic a décidé sans hésitation d’adopter Perk.

Résultats

Après avoir implémenté Perk, l’Université de Vic a complètement transformé sa gestion des déplacements. Ce qui était auparavant un processus lent, manuel et rempli de frictions est désormais un système agile et automatisé qui a considérablement réduit les délais de réponse.

Automatisation qui libère du temps et des ressources

Les confirmations de réservation, qui prenaient autrefois plus de 7 jours, sont désormais instantanées pour les enseignants, les chercheurs et le personnel administratif.

Grâce au système de politiques et d’approbations de Perk, Eva Jurado Homs peut être tranquille en sachant que les réservations respectent automatiquement les politiques de voyage établies, sans nécessiter d'intervention dans plus de 90 % des cas. Ce processus a également réduit les erreurs humaines.

Visibilité et contrôle total sur les déplacements

Le département d’Infrastructure et Services Généraux peut désormais superviser l’ensemble du processus de déplacement et la localisation de tous les voyageurs à partir d’une seule plateforme – sans intermédiaires ni délais de réponse.

Perk permet de programmer des rapports automatiques avec des ventilations des dépenses par personne ou par département et d’exporter des rapports prêts à être partagés. Enfin, la direction de l’Université de Vic dispose de rapports trimestriels et de graphiques détaillés facilitant la prise de décisions stratégiques.

Support 24/7 et voyageurs plus satisfaits

Pour Eva, il est essentiel de gérer facilement et rapidement les changements et annulations de dernière minute qui concernent 79 % des voyageurs d’affaires. La plateforme le permet sans difficulté.

Le chat intégré de Perk a révolutionné l’assistance reçue pendant les déplacements. Avec un temps de réponse moyen de seulement 15 secondes, tout incident peut être résolu immédiatement, sans appels ou e-mails à des agences aux horaires limités.

Quelles fonctionnalités de Perk utilise l’UVic ?

Voici les technologies qui permettent à l’Université de Vic d’automatiser et de reprendre le contrôle de ses déplacements :

• Accès à l’inventaire de voyages le plus vaste du secteur

  Réservez instantanément des vols, hébergements, voitures de location et trains à des prix négociés pour votre entreprise, aussi bien pour les déplacements locaux qu’internationaux.

• Politiques de voyage et approbations automatisées

  Créez votre politique en moins de 2 minutes, définissez des limites budgétaires et simplifiez les flux d’approbation autant que nécessaire.

• Contrôle des dépenses en temps réel

  Visualisez toutes les dépenses de voyage au même endroit pour respecter le budget et optimiser les finances pour les prochains déplacements.

• Facturation centralisée

  Simplifiez la gestion comptable et financière avec une seule facture regroupant toutes les dépenses liées aux déplacements.

• Suivi des déplacements en temps réel

  Localisez votre équipe où qu’elle soit et suivez toutes les réservations, activités, moyens de transport utilisés et le respect des politiques.

• Devoir d’assistance et protection

  Prenez soin de vos voyageurs avant, pendant et après leur voyage. Recevez des alertes de sécurité, suivez l’emplacement de votre équipe sur une carte et réagissez immédiatement en cas de besoin.

• Service d’assistance 24/7

  Bénéficiez d’un support continu de personnes réelles pour vos réservations, changements de plans, annulations et autres imprévus.