Come Caudalie Italia ha ridotto il caos dei viaggi e il lavoro indiretto con Perk

Se gestisci i viaggi di lavoro, probabilmente conosci bene questa sensazione: anche se la tua qualifica dice Office Manager o Travel Manager, passi la maggior parte delle giornate a rincorrere ricevute, risolvere problemi di viaggio per i dipendenti alle 20:00 o gestire fatture in tre sistemi diversi.

Quel "lavoro dietro il lavoro" è quello che chiamiamo lavoro indiretto: il flusso infinito di compiti invisibili che mantiene le cose in funzione, ma ti allontana dal vero lavoro che ha un impatto reale.

In Caudalie Italia, il lavoro indiretto stava travolgendo l'office manager, impedendole di svolgere il compito per cui era stata assunta.

Un office manager per ogni singolo viaggio

Per Lolanda Spica, Office Manager di Caudalie Italia, il lavoro indiretto legato ai viaggi di lavoro era soffocante. Passava ore e ore a prenotare e gestire viaggi per più di 70 agenti di commercio che visitavano farmacie in tutta Italia, oltre che per il team marketing e la leadership che si recavano in Francia per incontri con la sede centrale.

I dipendenti la chiamavano, le scrivevano o le mandavano messaggi su WhatsApp tutto il giorno:

"Ho bisogno di un hotel vicino a questa farmacia".

"Puoi prenotare un treno per domani?".

"Vado a Parigi; qual è l'opzione migliore?".

Per Lolanda, ogni richiesta significava:

Interrompere ciò che stava facendo.

Cercare manualmente le opzioni online.

Confrontare i prezzi.

Contattare direttamente gli hotel o prenotare su siti per consumatori.

Tutto questo le impediva di concentrarsi sui suoi altri compiti come office manager e di dedicare tempo a un lavoro più strategico.

"Continuavo a dire al mio manager: non sono un'agenzia di viaggi. Il volume delle richieste di prenotazione era diventato impossibile da gestire".

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Con una sola persona a gestire ogni singolo viaggio e un numero sempre crescente di agenti sul campo che si univano al team, avevano bisogno di una soluzione scalabile che facesse scorrere i viaggi silenziosamente in sottofondo invece di consumare il loro tempo.

Policy sulla carta, ma non in pratica

La travel policy di Caudalie Italia era scritta nei contratti di lavoro: 100 € a notte per gli hotel, 30 € per la cena.... Chiunque abbia provato a imporre un limite fisso per gli hotel in una grande città riconoscerà questo problema.

In città come Milano, Roma e Firenze, semplicemente non era realistico. "Con 120 € a Milano non c'è niente", dice Lolanda. In pratica, Iolanda controllava manualmente ogni viaggio, prendendo decisioni arbitrarie e segnalando le eccezioni al suo manager.

Il risultato:

Le policy esistevano sulla carta, ma non nel processo di prenotazione quotidiano.

Ogni volta che un viaggio era fuori policy, Iolanda doveva cercare alternative e segnalare la prenotazione, accumulando ancora più lavoro indiretto sulla sua scrivania.

Nessuna visibilità sulle spese

Dal lato finanziario, le cose non erano più semplici per il team. Lolanda utilizzava un'unica carta di credito aziendale per ogni transazione, dalle prenotazioni alberghiere alle forniture per l'ufficio.

Senza suddivisioni significative, ogni mese Lolanda esaminava gli estratti conto riga per riga.

Evidenziando le righe.

Copiando i dati in fogli di calcolo.

Cercando di separare i viaggi da tutto il resto per avere un'idea approssimativa di quanto venisse speso per i viaggi aziendali.

Non c'era un budget di viaggio chiaro, solo una spesa fluttuante che aumentava nei mesi di punta come settembre, ottobre e novembre. Era chiaro a Iolanda e al suo team che questo modo di gestire i viaggi non era sostenibile.

La svolta: "Qualcosa dal paradiso" arriva nella posta in arrivo

Il cambiamento è iniziato con una semplice e-mail. Iolanda ha ricevuto un messaggio di presentazione di Perk. Il tempismo era perfetto. "Era il momento giusto. Ho pensato: perché no? C'era un progetto pilota di tre mesi e ho detto al mio capo: possiamo provare, e tra tre mesi vedremo".

Questa prova ha fatto capire a Caudalie Italia che esisteva un modo migliore per gestire i viaggi e le spese. Come dice Iolanda, usare Perk "è un sogno".

Un onboarding fluido e supportato

Le sessioni di implementazione e di formazione per i viaggiatori di Caudalie Italia sono state condotte in italiano, il che è stato fondamentale per l'adozione. L'implementazione ha richiesto circa due mesi, durante i quali l'intero team è stato supportato da specialisti dell'onboarding e dell'implementazione.

Con diversi livelli di competenza tecnica nel team, Perk si è assicurata che le curve di apprendimento fossero rispettate, in modo che tutti, dalla leadership agli agenti sul campo alla stessa Iolanda, si sentissero sicuri nell'usare lo strumento. Una volta che il team è stato integrato e ha preso confidenza con l'uso di Perk, l'impatto sul carico di lavoro quotidiano di Iolanda è diventato evidente.

Lolanda guadagna tempo, i viaggiatori guadagnano libertà

Alla domanda su quanto tempo le faccia risparmiare Perk su una scala da 1 a 10, Iolanda non esita:

"Se 1 è il minimo e 10 è il massimo, dico otto. Non è un 10 perché a volte i viaggiatori sono impegnati o sono alla guida e mi chiedono di prenotare qualcosa per loro".

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

La riduzione del lavoro indiretto per lei è netta:

Meno chiamate e messaggi WhatsApp.

Le ricerche manuali di hotel da parte di Iolanda sono ora l'eccezione, non la regola.

Non deve più destreggiarsi tra 15-20 siti web diversi per prenotare un viaggio.

E per quanto riguarda l'esperienza dei viaggiatori? Alla domanda su cosa pensino i viaggiatori del fatto di prenotare i propri viaggi da soli, ha aggiunto:

Anche l'inventario di Perk ha fatto la differenza per gli agenti che viaggiano in tutta Italia:

"Gli agenti hanno iniziato a usare Perk fin dall'inizio. Per loro è fantastico, possono prenotare e gestire tutto dal loro computer o smartphone. Cambia tutto".

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Anche l'inventario di Perk ha fatto la differenza per gli agenti che viaggiano in tutta Italia:

"In Italia a volte è meglio prendere il treno che il volo. Con Perk possiamo prenotare treni veloci con Trenitalia e Italo. È sicuramente un miglioramento".

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Una travel policy flessibile e approvazioni automatizzate

Caudalie Italia è passata dall'avere la travel policy in un documento stampato all'impostazione all'interno della piattaforma Perk, in modo che tutti i viaggiatori possano vedere cosa è in policy durante la prenotazione del viaggio.

Invece di fissare limiti irrealistici, hanno configurato facilmente intervalli flessibili, aggiungendo un tetto più alto (fino a 300 €) nelle città costose come Milano o Roma. Quando un viaggio supera l'intervallo tipico, Perk lo indirizza a Iolanda per la revisione. Lei controlla il contesto e, se necessario, aggiunge una breve nota per il suo manager (ad esempio, "È alta stagione a Roma; non c'è niente di più economico").

I controlli dinamici delle policy e l'inventario di Perk hanno già portato a risparmi reali nell'arco di 12 mesi:

5.880 € di risparmio sulle policy per hotel, treni e noleggio auto.

1.900 € di risparmio sulle policy dei voli.

Chiarezza e controllo sulla spesa

Nel primo anno, Caudalie Italia ha pagato i viaggi tramite carta di credito, ma il team ha capito subito che poteva andare oltre. Iolanda ha spinto per passare alla fatturazione tramite bonifico bancario con Perk.

Da allora, tutta la spesa è stata consolidata in fatture mensili, suddivise per categoria: soggiorni, treni e voli.

"Cambiare il metodo di pagamento è stato fantastico. Ogni mese posso vedere tutte le fatture e le note spese, con i costi suddivisi in hotel, treni, voli. Ora abbiamo un'idea del budget".

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

Si tratta di un grande passo avanti rispetto alla scansione manuale di estratti conto generici. Ora ha più tempo per concentrarsi sugli aspetti centrali del suo ruolo di office manager. Con fatture pulite e spese chiaramente categorizzate, Caudalie Italia ha potuto finalmente trasformare quei dati in veri e propri approfondimenti.

Oggi Caudalie Italia può vedere:

Quanto spende per i viaggi.

Dove vanno quei soldi (per categoria e periodo).

Come i picchi nei viaggi influenzano il budget.

"Prima non avevamo un vero budget per le spese di viaggio. Ora, grazie alla reportistica, possiamo finalmente vedere dove sta andando il nostro budget e pianificare ciò di cui avremo bisogno man mano che cresciamo".

Lolanda Spica, Office Manager, Caudalie Italy

L'obiettivo per il prossimo anno è chiaro: un budget di viaggio dedicato e prevedibile per un team commerciale in crescita, con i dati di Perk come base.

Supporto che sembra un'estensione del team

Iolanda è in stretto contatto con la sua Account Manager di Perk. "Scrivo alla nostra Account Manager più di due o tre volte a settimana ed è sempre lì per aiutare. Il supporto e l'assistenza sono ottimi".

Anche l'assistenza clienti è intervenuta in momenti cruciali. Sapere che c'è un team disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, dietro ogni viaggio dà a Iolanda una vera tranquillità. Ricorda in particolare quella volta in cui ha dovuto cambiare un biglietto del treno pochi minuti prima della partenza tramite chat. "Ho solo scritto: 'Scusate, il treno parte tra 20 minuti, devo cambiarlo'. E loro l'hanno gestito. Davvero fantastico".

Cosa è cambiato per Caudalie Italia dall'adozione di Perk

Riduzione del lavoro indiretto legato ai viaggi per l'office manager, che ora valuta il risparmio di tempo a 8/10.

80 dipendenti ora possono prenotare i propri viaggi su un'unica piattaforma, invece di affidarsi a chiamate e messaggi ad hoc.

Chiara visibilità sulle spese di viaggio per categoria e periodo, gettando le basi per un budget dedicato e prevedibile.

Inizio della creazione di un budget di viaggio dedicato e prevedibile per un team sul campo in crescita utilizzando la reportistica di Perk.

Raggiungimento di 5.880 € di risparmio sulle policy per hotel, treni e noleggio auto, oltre a 1.900 € di risparmio sulle policy dei voli in soli 12 mesi.

Miglioramento dell'esperienza del viaggiatore con un migliore inventario ferroviario in Italia e un supporto umano rapido 24/7 quando i piani cambiano