Come il viaggio di Fabletics verso una gestione efficiente e sicura con Perk fa risparmiare 60 ore all'anno

Fondata a Los Angeles nel 2012, Fabletics è diventata rapidamente uno dei nomi più riconosciuti nel settore del lifestyle e dell'activewear. Con un portfolio diversificato che include JustFab e Savage X Fenty, l'azienda gestisce 14 uffici in Europa tra Berlino, Barcellona e Londra, e conta oltre 2.000 dipendenti e più di 100 negozi in tutto il mondo.

Per Fabletics, il viaggio è molto più che semplice logistica: è il modo in cui si rafforzano le relazioni con fornitori e partner, si favorisce la collaborazione transfrontaliera e si organizzano gli offsite aziendali. Per stare al passo con operazioni globali in rapida crescita, Fabletics aveva bisogno di una nuova piattaforma di gestione dei viaggi costruita per scalare insieme a loro.

Sistemi frammentati, zero visibilità e team frustrati

Prima di passare a Perk, i processi di gestione dei viaggi di Fabletics erano frammentati e pesantemente manuali. I dipendenti prenotavano i viaggi individualmente, spesso attraverso piattaforme diverse e saltando frequentemente i processi di approvazione.

"Le persone prenotavano i viaggi come preferivano", ha dichiarato Sören Heise, VP of Financial Planning per l'Europa. "Alcuni chiedevano l'approvazione, altri no. Non c'era alcuna struttura."

Il team finance era sommerso da cambiamenti dell'ultimo minuto, richieste ad hoc e dalle conseguenze di cancellazioni, rinvii e rimborsi. E poiché non tutti seguivano il processo di approvazione, ottenere una visione accurata della spesa per i viaggi significava mettere insieme stime provenienti da e-mail e team regionali.

"Era un sacco di lavoro manuale. Le persone prenotavano voli e hotel separatamente, poi si rivolgevano al team finance per risolvere i problemi. Non c'era visibilità, né coerenza, né modo di scalare il processo." Sören Heise, VP of Financial Planning Europe presso Fabletics

Dal caos al controllo e alla coerenza

Il lancio di Perk in Fabletics è iniziato in Spagna, quando il team di contabilità locale ha creato un account, aggiunto la carta aziendale e iniziato a utilizzare la piattaforma in modo indipendente. Una volta presentato a Perk, Sören l'ha testato come approvatore e ha immediatamente riconosciuto il valore della piattaforma.

"Potevo vedere le prenotazioni, fare reportistica e approvare i viaggi: era un'esperienza strutturata e user-friendly." Sören Heise, VP of Financial Planning Europe presso Fabletics

Da lì, ha lavorato con gli account manager di Perk per lanciare un account dedicato per la sede centrale di Fabletics a Berlino. La configurazione è stata rapida e semplice, e oggi 116 dipendenti in tutta Europa utilizzano la piattaforma per gestire i propri viaggi, con un tasso di adozione del 99%.

"È stato facile scalare. Con l'aiuto del team di implementazione di Perk, il setup è stato veloce e il nostro account manager ha reso tutto fluido", ha detto Sören. "Anche le integrazioni sono state semplici. Perk si connette con il nostro Single Sign-On (SSO), quindi quando qualcuno entra in azienda, l'onboarding è istantaneo. Quando se ne va, l'accesso viene rimosso."

Da manuale a gestibile grazie all'automazione

Perk ha aiutato Sören e il suo team a recuperare tempo prezioso eliminando ore di amministrazione manuale; dal rincorrere le approvazioni alla gestione dei cambi di viaggio dell'ultimo minuto.

Mentre un tempo Sören passava ore a estrarre report frammentati e a tracciare le spese tra più brand e paesi, ora ha una visione centralizzata e in tempo reale dei viaggi in tutta l'organizzazione.

"Risparmio circa 60 ore all'anno", ha spiegato. "È come riavere indietro più di una settimana intera di lavoro. E questo solo per me, senza contare il tempo risparmiato dal resto del team."

In un periodo di 12 mesi, Fabletics ha ottenuto anche 31.800 € di risparmi quantificabili, tra cui:

• 12.937 € di risparmi totali sulle policy incentivando prenotazioni conformi per hotel, treni e auto.

• 8.672 € di risparmi sulle policy dei voli grazie a un'applicazione intelligente delle regole.

• 2.551 € di tempo risparmiato dal team finance attraverso una riconciliazione e una reportistica semplificate.

• 1.701 € risparmiati grazie a flussi di lavoro self-service intuitivi.

• 1.984 € di risparmi nel supporto post-prenotazione, grazie a una gestione più rapida ed efficiente di cambi e cancellazioni.

La gestione quotidiana dei viaggi è diventata più veloce e intuitiva, con approvazioni automatizzate, policy intelligenti e basta col continuo via vai di e-mail.

"Quando un volo arriva per l'approvazione, vedo immediatamente la classe di prenotazione", ha spiegato Sören. "Poiché gestisco anche la pianificazione dell'organico, so esattamente chi ha diritto a cosa. È chiaro, coerente e, soprattutto, equo."

Il team sfrutta anche flussi di approvazione dinamici basati sulla qualifica professionale, assicurando che le persone giuste siano coinvolte al momento giusto, senza ritardi.

"Non è solo questione di visibilità, ma di poter agire. Se un'entità spende il doppio per i voli rispetto a un'altra, posso vederlo immediatamente e indagare." Sören Heise, VP of Financial Planning Europe presso Fabletics

Decisioni più intelligenti grazie a una reportistica avanzata

Prima di Perk, Fabletics si basava su stime. Ora, le decisioni sono supportate dai dati. Con una reportistica avanzata e dettagliati breakdown della spesa per regione, brand ed entità, Perk ha cambiato il modo in cui Sören affronta previsioni e budget.

La funzionalità di reporting è particolarmente preziosa per verificare la spesa annuale e stimare i costi futuri per il reforecasting mensile. Fornisce una visione chiara e affidabile della spesa per logistica e alloggi, insight che Sören in precedenza doveva mettere insieme manualmente.

"Ogni mese faccio il reforecasting per il nostro CFO", ha detto. "Perk mi dà una visione chiara di quanto abbiamo speso finora e di quanto probabilmente spenderemo nel resto dell'anno. È accurato, dettagliato e facile da regolare."

Può anche confrontare i costi medi dei voli tra diverse entità, identificare modelli di spesa insoliti e approfondirne le ragioni.

"Se un'entità spende il doppio di un'altra, posso indagare. Volano più spesso in business class? Le destinazioni sono diverse? Questo tipo di insight ci aiuta a ottimizzare." Sören Heise, VP of Financial Planning Europe presso Fabletics

Prenotazioni senza sforzo e viaggi personalizzati

Per i dipendenti di Fabletics, usare Perk è semplice e gratificante. I viaggiatori possono collegare più programmi fedeltà ai propri profili, facilitando l'accumulo di punti con le proprie compagnie aeree preferite.

"Le persone lo apprezzano molto", ha detto Sören. "Possono accumulare miglia automaticamente senza dover inserire i propri dati ogni volta."

Perk rende anche la prenotazione degli hotel più personale e affidabile. Invece di scorrere recensioni online anonime, i dipendenti possono vedere in quali hotel hanno soggiornato i colleghi in precedenza e quanto sono rimasti soddisfatti.

"Questo tipo di visibilità interna crea fiducia. Dà tranquillità alle persone, specialmente quando viaggiano verso una meta nuova." Sören Heise, VP of Financial Planning Europe presso Fabletics

Un supporto che fa la differenza

Con l'aumento del volume di viaggi di Fabletics, Perk ha assegnato loro un Key Account Manager dedicato, pronto a rispondere velocemente e a fare il massimo per supportare le esigenze del team.

Questa reattività ha aiutato Fabletics a scalare l'uso di Perk su più entità. Dalle approvazioni alla fatturazione, fino al perfezionamento del setup, il supporto non è mai un aspetto secondario.

Insieme all'ampio inventario di Perk — che include collegamenti ferroviari e le principali opzioni aeree — i dipendenti di Fabletics ora godono della libertà di prenotare con fiducia, restare all'interno delle policy e viaggiare senza intoppi.

"Abbiamo costruito un ottimo rapporto di lavoro. Ogni volta che ho bisogno di qualcosa, le mando un messaggio e ricevo una risposta rapida. Il servizio è stato eccellente." Sören Heise, VP of Financial Planning Europe presso Fabletics

Cosa ha fornito Perk

• Policy di viaggio dinamiche e automatizzate

• Processi di prenotazione consolidati

• Una piattaforma di self-booking per i dipendenti

• Controllo della spesa in tempo reale

• Un enorme inventario di opzioni ferroviarie, voli e alloggi

• Reportistica Travel avanzata