La gestione delle spese è il processo di controllare, monitorare e ottimizzare il modo in cui un’azienda spende il proprio denaro. Include le spese del personale, l’elaborazione delle fatture e i pagamenti con carte aziendali.Una gestione efficace delle spese offre ai team finanziari visibilità in tempo reale sulle spese aziendali, garantisce il rispetto delle policy e riduce il lavoro manuale necessario per elaborare e riconciliare le transazioni.Le moderne piattaforme di gestione delle spese come Perk utilizzano IA e automazione per gestire l’intero processo end-to-end. In questo modo eliminano il lavoro indiretto che rallenta i team finanziari e introducono il livello di controllo e visibilità necessario per concentrarsi sulle attività strategiche.

Perk automatizza l’intero processo delle spese, dalla raccolta della ricevuta fino al rimborso.Il personale può inviare una spesa semplicemente scattando una foto della ricevuta con l’app mobile di Perk, oppure caricando un’immagine se utilizza la versione desktop.Da quel momento, l’IA di Perk:

• estrae automaticamente tutti i dati (data, esercente, categoria, importo, ecc.)
• riconosce le aliquote IVA
• e collega la ricevuta alla transazione della carta se la spesa è stata pagata con una carta aziendale.

Successivamente, l’IA di Perk verifica i dati rispetto alle policy aziendali (ad esempio limiti di spesa o categorie consentite) e ai requisiti normativi, prima di inviare la richiesta al corretto workflow di approvazione.Questi workflow si adattano dinamicamente in base alla spesa e alle regole aziendali. Ad esempio possono:

• approvare automaticamente le richieste che rispettano determinate condizioni
• oppure segnalare anomalie o spese fuori policy al team competente.

Tutto questo avviene senza input manuale, utilizzando le policy e i workflow configurati dal team finanziario.I dati vengono poi condivisi con l’ERP aziendale per mantenere i registri aggiornati e garantire che rimborsi e recupero dell’IVA siano accurati.I team finanziari ottengono così dati sulle spese accurati e conformi alle policy in tempo reale, con audit trail completi e integrazione diretta con l’ERP.Per le aziende che utilizzano Perk anche per i viaggi di lavoro, il processo diventa ancora più semplice: i viaggi vengono creati automaticamente, vengono assegnati i per diem e le transazioni con carta vengono abbinate alle ricevute, così tutto è registrato prima ancora che il viaggio finisca.

Perk utilizza l’IA per automatizzare le attività contabili manuali che occupano gran parte del tempo dei team finanziari.Per quanto riguarda le spese, Perk cattura, classifica e verifica automaticamente ogni richiesta. Attiva poi il workflow corretto per eseguire i passaggi successivi, come:

• approvare la spesa automaticamente
• notificare un responsabile dell’approvazione
• oppure segnalare eventuali anomalie al team competente.

Per le fatture, Perk gestisce l’intero processo di accounts payable end-to-end:

• estrazione dei dati delle singole righe della fattura
• matching degli ordini di acquisto a due o tre vie
• rilevamento dei duplicati
• e instradamento delle approvazioni nel workflow corretto.

Per le carte aziendali, i team contabili possono impostare policy come limiti di spesa o restrizioni per categoria, che vengono applicate automaticamente al momento del pagamento. Questo significa che i team finanziari non devono più perdere ore a controllare le spese dopo che sono state effettuate. Le transazioni con carta vengono inoltre registrate e abbinate alle ricevute in tempo reale, riducendo il lavoro manuale per il personale e mantenendo i dati sempre aggiornati. In tutti e tre i casi, Perk applica automaticamente le policy di spesa, segnala le anomalie e mantiene audit trail completi. Così il tuo team passa meno tempo a inseguire ricevute, controllare dati o correggere errori, e più tempo su attività che fanno davvero crescere l’azienda.