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100viaggi gestiti con successo ogni mese
Il 99,9%delle esigenze di viaggio di Shopware AG in Europa sono facilmente soddisfatte con Perk
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Technologie
400
Schöppingen, Germania

Come Perk ha aiutato Shopware AG a espandere il suo programma di viaggi d'affari

Shopware AG è una delle principali piattaforme open-source per l’e-commerce, che permette alle aziende di creare e gestire i propri negozi online. Con sede centrale a Schöppingen, in Germania, offre soluzioni sia cloud che self-hosted, adatte a piccole, medie e grandi imprese.
Con un ufficio in Germania e uno negli Stati Uniti, i membri del team vendite di Shopware AG viaggiano regolarmente per incontrare potenziali clienti e offrire demo dal vivo.
I dipendenti viaggiano anche per partecipare a eventi e incontrare clienti. Inoltre, l’azienda organizza frequentemente incontri in sede per i colleghi remoti provenienti da Polonia, Scandinavia, Portogallo e altre località, inclusi i nuovi assunti, che vengono invitati alla sede di Schöppingen. 
Con oltre 300 viaggiatori aziendali all’anno e circa 100 trasferte al mese, Daniel Kemper, Accountant presso Shopware AG, ha spiegato che il loro precedente sistema di gestione dei viaggi non era più adatto alle esigenze di un’azienda in crescita. Era necessaria una soluzione più moderna ed efficiente.
«In passato utilizzavamositi diversi per prenotare hotel e treni, oltre a una piattaforma generica per i viaggi. Ci siamo subito resi conto che avremmo avuto bisogno di una o due persone a tempo pieno solo per gestire l’intero processo.»
Daniel Kemper, Accountant presso Shopware AG

Perk ha reso la gestione dei viaggi più efficiente e scalabile per Shopware AG

Inizialmente, la gestione dei viaggi era affidata del reparto finanziario, che si occupava di tutto manualmente. Con il tempo, però, è diventato chiaro che questo approccio non era sostenibile: il carico amministrativo era troppo elevato e mancava il supporto 24/7 per i dipendenti in trasferta.
«Quando qualcuno restava bloccato, ci contattava sui nostri cellulari privati dopo l’orario di lavoro — era l’unico modo per ricevere aiuto, e ovviamente non era una soluzione stabile.»
Daniel Kemper, Accountant presso Shopware AG
Shopware AG ha scelto Perk principalmente per due motivi: l’ampia offerta di voli e alloggi in Europa e l’approccio integrato alla gestione dei viaggi. Grazie a Perk, ora è possibile risparmiare tempo sulle attività ripetitive e concentrarsi su compiti a maggior valore.
Ad esempio, la funzione di reportistica avanzata consente al team eventi di creare “eventi” all’interno della piattaforma, anche per occasioni minori che non richiedono un centro di costo specifico. Inoltre, Shopware utilizza Green Trip, il programma di viaggio a impatto zero di Perk, con una dashboard dedicata alle emissioni di CO₂ utile per raggiungere gli obiettivi di sostenibilità.
«Abbiamo un gruppo ESG dedicato che utilizza i dati sulle emissioni forniti da Green Trip. E non dobbiamo più tracciare manualmente ogni singolo viaggio in treno o volo — ci pensa Perk!»
Daniel Kemper, Accountant presso Shopware AG

Grazie alle prenotazioni autonome e alle integrazioni, il team finance risparmia ore di lavoro

«Chiunque abbia utilizzato sia il vecchio sistema che Perk è molto più soddisfatto di quest’ultimo», racconta Daniel. «Possono confrontare orari e prezzi di treni e voli in un’unica piattaforma. Una prenotazione ed il gioco è fatto.»
Per chi viaggia, prenotare con Perk è molto più semplice rispetto a prima. In passato, le opzioni erano limitate; ora, con i filtri personalizzati, i dipendenti trovano facilmente ciò che fa per loro.
«Dopo aver prenotato, ricevono tutto ciò che serve direttamente via email. Prenotare un viaggio è diventato un processo “clicca e dimentica”, ed è molto apprezzato.»
Daniel Kemper, Accountant presso Shopware AG
Per Daniel e il suo team, l’integrazione con altri strumenti aziendali è stata fondamentale. Hanno collegato Perk a Slack e Bamboo HR, sincronizzando i dati dei dipendenti e dei viaggiatori in modo completamente automatizzato — addio ai fogli Excel! È stato uno dei motivi decisivi per scegliere Perk.
«Con l’integrazione a Bamboo HR abbiamo risparmiato un’infinità di ore!»
Daniel Kemper, Accountant presso Shopware AG

Il supporto clienti di Perk è affidabile, proattivo e presente anche quando non c’è un’emergenza

L’impegno di Perk verso i propri clienti va oltre la gestione dei momenti critici. L’azienda offre assistenza 24/7, tutto l’anno, via telefono, chat ed email — con agenti specializzati e account manager dedicati.
Daniel ha sperimentato in prima persona questo livello di servizio fin dall’inizio: «Il nostro account manager e il team di assistenza sono stati preziosi. Organizziamo incontri regolari in cui ci aggiornano sulle nuove funzionalità — per un’azienda IT come la nostra, è davvero utile.»
Ha inoltre elogiato la disponibilità e l’approccio orientato alla risoluzione dei problemi da parte dei manager di Perk, spiegando come Shopware AG sia stata una delle prime aziende a beneficiare del servizio clienti in lingua tedesca. Questo ha rassicurato i dipendenti, che sapevano di poter comunicare nella loro lingua in caso di necessità.
«La comunicazione con il team di supporto è così efficiente che non ho mai avuto bisogno di scrivere loro un ‘email. E i nostri account manager — cosa che apprezzo molto — sono sempre focalizzati sulle soluzioni. Questo è il tipo di collaborazione che preferisco.»
Daniel Kemper, Accountant presso Shopware AG

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