TX Group

Come TX Group ha centralizzato e semplificato la gestione dei viaggi

TX Group è una società svizzera leader nel settore che raggruppa circa 50 marchi, principalmente nei settori dei media e della vendita di annunci pubblicitari (tra cui Tamedia, Goldbach, JobCloud e SMG). Avendo oltre 3.000 dipendenti in varie sedi in Svizzera e in altri paesi europei come la Serbia, i viaggi di lavoro rappresentano una parte importante delle attività quotidiane dell'azienda.

Dato il budget notevole per le trasferte, a metà del 2021 TX Group ha deciso di modernizzare e professionalizzare l’intera gestione con l'aiuto di Perk.

Riunire i team

La maggior parte dei viaggi di lavoro di TX Group si svolge tra Zurigo e Belgrado. Molti reparti e team dell'azienda hanno dipendenti sia presso la sede centrale svizzera che presso l'ufficio serbo della controllata TX Services. I viaggi sono quindi organizzati principalmente per riunire i team.

Per Markus Hochholdinger, Head of Cloud ERP di TX Group, nonostante il livello di collaborazione online, questi viaggi consentono a lui e ai membri del suo team di scambiarsi idee di persona, sia in occasione di progetti importanti che durante eventi di gruppo.

La collaborazione potrebbe essere effettuata semplicemente online, ma in questo modo si perderebbe un importante aspetto culturale. Il senso di appartenenza e coesione migliora notevolmente quando il team sa di potersi riunire di persona.

Markus Hochholdinger, Head of Cloud ERP

Più libertà grazie a una prenotazione semplificata dei viaggi

Prima di Perk, TX Group prenotava i viaggi di lavoro tramite una piccola agenzia. Pur apprezzando il contatto diretto con i dipendenti dell’agenzia di viaggi, secondo molti dipendenti la procedura di prenotazione era troppo laboriosa data la presenza di due piattaforme diverse e piuttosto obsolete. C'era anche un altro problema:

"Il tasso di adozione dell'agenzia di viaggi era relativamente basso", afferma Stefan Thurnheer, Senior Procurement Manager di TX Group. “Una percentuale eccessivamente elevata di persone prenotava in modo indipendente, senza rivolgersi all’agenzia. Tendevano infatti a prenotare tramite i loro canali preferiti e poi presentavano le fatture per il rimborso spese".

Per questi motivi, l'azienda ha deciso di cercare una piattaforma più unificata e intuitiva, che non solo facilitasse la prenotazione da parte dei dipendenti, ma offrisse anche all'azienda l'opportunità di gestire e ottimizzare il budget di viaggio in modo professionale.

Con Perk, TX Group ha trovato una soluzione adatta alle sue esigenze, in grado di semplificare la prenotazione e la gestione dei viaggi grazie a funzioni di reportistica dettagliate. Con questa moderna piattaforma, i dipendenti possono ora prenotare autonomamente le proprie trasferte, senza dover scambiare lunghe catene di e-mail.

I dipendenti apprezzano molto la possibilità di effettuare le prenotazioni in modo autonomo. \[...] Dal mio punto di vista, è molto più facile organizzarsi da soli i propri viaggi, anziché delegare a qualcuno. Nessuno conosce i nostri programmi meglio di noi. \[...] Perk rende tutto più semplice e le prenotazioni sono molto intuitive.

Markus Hochholdinger, Head of Cloud ERP

La gestione moderna dei viaggi è una cosa rivoluzionaria

Ma facciamo un passo indietro.

Quando Stefan Thurnheer è entrato a far parte di TX Group nel 2020, l'azienda stava già negoziando con vari fornitori di viaggi d'affari. Poiché il reparto Corporate Procurement si occupa anche della gestione dei viaggi aziendali, ora spettava a Stefan Thurnheer proseguire le negoziazioni e cercare una soluzione produttiva per TX Group.

Insieme a Markus Hochholdinger, che si è occupato della valutazione tecnica, Stefan Thurnheer ha confrontato i vari fornitori e i loro servizi e ha scelto Perk per la sua facilità d'uso oltre che per motivi commerciali e tecnici.

"L'esperienza d’uso e le opzioni di integrazione di Perk erano più moderne e avanzate", afferma Thurnheer. "Perk è stata la soluzione più promettente, anche pensando ai prossimi cinque o dieci anni, perché abbiamo visto che c'erano sempre nuove integrazioni, nuove possibilità e nuove funzionalità".

Thurnheer ha spiegato che i dipendenti si sono dovuti prima abituare al cambiamento, ma una volta acquisita dimestichezza con la piattaforma, ora apprezzano l’autonomia e la flessibilità con cui possono prenotare i loro viaggi.

Secondo Thurnheer, fino al 95% dei viaggi di lavoro viene organizzato e prenotato dai dipendenti stessi, e grazie a Perk, tutte le trasferte sono ora conformi alle linee guida dell'azienda.

Amministrazione semplificata per risorse umane e finanza

La procedura di prenotazione semplificata è stata però solo uno dei motivi per cui TX Group ha scelto Perk. Thurnheer e Hochholdinger sono rimasti colpiti anche dalle numerose integrazioni della piattaforma, che ora semplificano il lavoro in azienda, in particolare per i reparti di risorse umane e finanza.

Ad esempio, sotto la guida di Hochholdinger, la piattaforma di Perk è stata integrata direttamente nel sistema IT del reparto di risorse umane e si sincronizza automaticamente con Workday, il sistema di gestione HR di TX Group, semplificando notevolmente l'amministrazione.

Ora la stiamo integrando anche con la nostra autenticazione singola, per cui i dipendenti che hanno effettuato l'accesso al nostro sistema possono entrare immediatamente in Perk, vengono riconosciuti come rispettivi utenti e i loro pagamenti sono assegnati automaticamente al centro di costo corretto.

Markus Hochholdinger, Head of Cloud ERP

Le nuove caratteristiche tecniche offerte da Perk non sono vantaggiose solo per il reparto delle risorse umane, ma anche per i manager del reparto finanziario e dei centri di costo della società, che traggono vantaggio dalle integrazioni della piattaforma.

Quando i viaggi di lavoro venivano prenotati tramite un’agenzia, tenere la contabilità era molto complicato perché non tutti i dipendenti la utilizzavano. La prenotazione autonoma su vari canali non solo comportava svantaggi per l'azienda in fatto di prezzi, ma era anche difficile bilanciare i conti. Il reparto finanziario doveva esaminare ogni fattura singolarmente e i responsabili del centro di costo dovevano approvare ogni richiesta manualmente.

Ora, grazie all'API finanziaria di Perk, tutto questo non è più necessario. Tutte le fatture vengono importate automaticamente dalla piattaforma di viaggio nel sistema finanziario di TX Group. Tutti i dati e i centri di costo rilevanti sono già denominati e le fatture vengono assegnate direttamente ai responsabili che devono semplicemente approvarle. La registrazione delle spese di viaggio e dei pagamenti avviene in modo completamente automatico dopo l'autorizzazione. Hochholdinger apprezza molto l'alto livello di automazione che Perk offre all'azienda:

“La procedura complessiva \[di gestione dei viaggi] si è notevolmente modernizzata. Prenotare i viaggi ormai sembra un gioco da ragazzi! \[…] Ora è facile come prenotare viaggi privati – o anche più facile, perché si può fare tutto in un'unica piattaforma", aggiunge Hochholdinger. “È diventato tutto molto più facile sia per gli utenti finali che per noi \[…] come azienda, e c’è un risparmio notevole grazie alla forte integrazione sul lato amministrativo".

Con Perk, TX Group risparmia tempo prezioso per prenotare viaggi di lavoro e gestire le spese; un grande vantaggio per tutti perché possono dedicare quel tempo ad attività più produttive.

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Più libertà grazie a una prenotazione semplificata dei viaggi

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