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Ykone

Case Study Ykone
30% tempo risparmiato
100+ viaggi mensili
8 sedi internazionali
Industria
Marketing
Dipendenti
60
Sede centrale
Parigi

Come Perk aiuta Ykone a liberare tempo e tenere sotto controllo il budget di viaggio

Attraverso l'uso di contenuti altamente creativi, Ykone aiuta i brand a creare campagne internazionali di successo visivamente accattivanti e di grande impatto e che portino anche risultati tangibili. Ykone avvicina i creatori di contenuti, o "influencer", ai brand per trovare l’abbinamento perfetto.
Data la natura dell'agenzia, la spesa per viaggi di lavoro non include soltanto gli spostamenti interni del team, ma anche quelli degli influencer verso le location di video e servizi fotografici in tutto il mondo.
"Prima di Perk, la nostra azienda prenotava i viaggi alla vecchia maniera, cioè sui normali siti web di voli e hotel, ma tenere traccia di tutto era un vero incubo".
 Olivier Billon, CEO di Ykone

La difficoltà di monitorare la spesa in base al progetto

"Prima di Perk, la nostra azienda prenotava i viaggi alla vecchia maniera, cioè sui normali siti web di voli e hotel, ma tenere traccia di tutto era un vero incubo”, afferma Olivier Billon, CEO di Ykone. I dipendenti dovevano occuparsi di organizzare itinerari di viaggio e rispondere alle domande degli influencer. Nel frattempo, era difficile anche tenere traccia di quanto veniva speso al mese in trasferte per i progetti di ogni cliente e per l'azienda nel suo complesso.
"Molti dei nostri progetti prevedono viaggi e, poiché lavoriamo sempre più con brand di lusso, dobbiamo assicurarci che i nostri influencer abbiano esperienze straordinarie", afferma Billon. L'azienda aveva urgente bisogno di riorganizzare la gestione dei viaggi. Giorno dopo giorno, diventava sempre più complicato recuperare le fatture e gestire gli itinerari, ma Ykone non poteva permettersi di sacrificare la possibilità di usufruire di opzioni di viaggio eccezionali per ovviare a esigenze amministrative.

Aggiornamento della gestione dei viaggi e monitoraggio della spesa mensile

Billon ha scoperto Perk durante una ricerca sul web ed è rimasto colpito dai valori dell'azienda e dalla sua mission di rivoluzionare i viaggi d'affari. Il team ha quindi abbandonato gli strumenti di prenotazione tradizionali e da allora non ha avuto ripensamenti. Grazie ai budget di viaggio pre-approvati, i viaggiatori e gli account manager possono prenotare in maniera autonoma da un unico posto.
Il team ha così iniziato a prenotare tutte le trasferte di lavoro attraverso la piattaforma di Perk e i risultati si sono visti fin da subito. "Con Perk, ora è molto più facile monitorare il nostro budget di viaggio", afferma Billon. "Accedo quando voglio e controllo all’istante quanto è stato speso per i viaggi in quel mese".
Ora i project manager di Ykone possono trovare facilmente itinerari per gli influencer con cui stanno lavorando, tutto da un unico posto. I responsabili finanziari, inoltre, possono gestire rapidamente il budget mensile e garantire il rispetto dei costi. Grazie a tag e filtri, anche la revisione delle spese di viaggio per progetto è molto più fluida e non richiede più complicati processi manuali.
Con Perk, ora è molto più facile monitorare il nostro budget di viaggio. Accedo quando voglio e controllo all’istante quanto è stato speso per i viaggi in quel mese.
 Olivier Billon, CEO di Ykone

Tutte le spese relative ai viaggi di lavoro in un'unica fattura

Ora non è più necessario rintracciare ogni singola fattura e accedere a varie piattaforme. "Non vogliamo controllare fatture e biglietti per ogni aereo, hotel e treno", dice Billon. “Avere una sola fattura per viaggio ci ha cambiato la vita".
Per Ykone, passare a Perk ha rappresentato un cambiamento semplice ma determinante: gestire ogni aspetto di un viaggio di lavoro da un unico posto. Prenotare le trasferte all'interno di una piattaforma con prezzi e opzioni di livello consumer è un vantaggio enorme per tutti.
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