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Dienstreisebericht erstellen: Inhalte, Tipps und Vorlage

16 Feb 2024 · 7 MIN. LESEDAUER

In einem Dienstreisebericht fassen Mitarbeitende alle Buchungsdaten, Ereignisse und Ausgaben einer beruflichen Reise zusammen. Er dient dazu, die genauen Reisedetails darzustellen und ermöglicht es Unternehmen, Zahlungen transparent einzusehen, die Reisekostenabrechnung zu vereinfachen und zukünftige Dienstreisen besser planbar zu machen. Für eine klare Übersicht nutzen alle Reisenden die gleiche Vorlage – erleichtern Sie sich die Erstellung eines Dienstreiseberichts, indem Sie unsere Musterdatei herunterladen und schon während der Reise ausfüllen.

Was ist ein Dienstreisebericht?

Ein Dienstreisebericht enthält alle Daten und Ereignisse einer geschäftlichen Reise. Das umfasst z. B. die besuchten Orte, durchgeführten Aktivitäten, getroffenen Geschäftskontakte und erzielten Ergebnisse oder Fortschritte. Zusätzlich zu diesen Informationen können in einem Dienstreisebericht auch Ausgaben aufgeführt werden wie Reisekosten, Kosten für Unterkunft, Verpflegung und alle weiteren Zahlungen.
Welche Vorteile bringt ein Dienstreisebericht konkret? Zum einen informiert er das Unternehmen über den Verlauf und die Ergebnisse der Reise. Zum anderen dient er als Grundlage für die Reisekostenabrechnung . Damit ist ein Dienstreisebericht ein wichtiges Management-Tool, um Budgetierung, Berichterstattung und Kostenprüfung zu erleichtern. Vereinfacht gesagt wird sichergestellt, dass das Unternehmen einen umfassenden Blick auf die Reise hat, was wiederum zu einer genauen Berichterstattung und allgemeinen Planbarkeit von Geschäftsreisen beiträgt.
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Was zählt zu einem Dienstreisebericht?

Von den Ausgaben bis zum Zweck der Reise – ein Dienstreisebericht umfasst zahlreiche Bereiche. Es ist wichtig, alle relevanten Facetten der Reise einzubeziehen, um einen vollständigen und aussagekräftigen Bericht zu erstellen. Dieser Bericht dient nicht nur der Dokumentation, sondern auch der Reflexion und Bewertung der Reise aus Sicht des Unternehmens. Daher müssen Mitarbeitende darauf vorbereitet sein, sowohl organisatorische als auch inhaltliche Details präzise und umfassend festzuhalten.

1. Überblick über die Geschäftsreise

Zunächst sollte ein Dienstreisebericht ein allgemeines Bild von der Reise geben. Dazu erstellen Sie eine Zusammenfassung mit den allgemeinen Angaben, die Ihre Reise betreffen. Darunter fallen …
  • der Zweck der Reise,
  • das Reiseziel,
  • die Dauer der Reise sowie
  • die Namen der Teilnehmenden.
Falls darüber hinaus noch weitere grundlegendeInformationen für Ihr Unternehmen relevant sind, geben Sie diese ebenfalls in diesem ersten grundlegenden Bereich an.

2. Die Reiseroute

Um die gesamte Reiseroute festzuhalten, dokumentieren Sie die besuchten Orte, Flugtickets, Hotelbuchungen sowie Mietwagen. Das erleichtert Ihren Travel-Manager:innen später die genaue Abrechnung der Reise und gewährleistet eine transparente Übersicht über alle anfallenden Kosten. Zusätzlich ermöglicht dies eine effiziente Planung und Budgetierung zukünftiger Reisen.

3. Meetings, Events und Aktivitäten

Nachdem Sie alle wesentlichen Daten zu Ihrer Reise, dem Transport und der Unterkunft festgelegt haben, ist es nun wichtig, die verschiedenen Aktivitäten zu dokumentieren. Halten Sie alle stattgefundenen Meetings, Events und sonstigen beruflichen Veranstaltungen fest und machen sich Notizen zu Datum und Uhrzeit, Teilnehmenden, Ort sowie weiteren Details wie dem Zweck der Veranstaltung oder ggf. Folgeterminen. Je genauer Sie die Reisedetails festhalten, desto besser kann Ihr Unternehmen zukünftige MICE-Prozesse optimieren.

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4. Spesenbericht

In diesem Teil des Dienstreiseberichts dokumentieren Sie Ihre Ausgaben mit Beträgen und Zahlungsmethoden. Das ermöglicht dem Finanzteam, die Ausgaben genau zu erfassen und Erstattungen zu bearbeiten. Es ist wichtig, Details wie Datum, Betrag und Währung anzugeben. Die Angabe der Zahlungsmethode – ob Bar, Kreditkarte oder Firmenkarte – sowie eine kurze Erklärung des Geschäftszwecks jeder Ausgabe sind ebenfalls hilfreich.

5. Anhänge und Dokumente

Damit Reisemanager:innen alle Unterlagen über Ihre Dienstreise zur Hand haben, laden Sie jetzt alle Anhänge und Dokumente hoch. Dieser Schritt ist entscheidend, um die Richtigkeit der im Bericht aufgeführten Informationen zu belegen und eine transparente und nachvollziehbare Reisekostenabrechnung zu ermöglichen. Dabei können Sie diesen Teil des Berichts in zwei Kategorien teilen:
  1. Rechnungen und Belege: Halten Sie hier alle Nachweise Ihrer Ausgaben fest.
  2. Weitere relevante Dokumente: Speichern Sie auch beispielsweise Verträge, Zertifikate oder Erklärungen, die im Rahmen Ihrer Geschäftsreise entstanden sind.
Manchmal sind auch Präsentationsunterlagen oder Teilnehmerlisten hilfreich, um z. B. für Folgeveranstaltungen alle Informationen parat zu haben. Das erleichtert die zukünftige Organisation für Einladungen und Terminvorbereitungen.

6. Zusätzliche Anmerkungen

Der letzte Abschnitt in Ihrem Dienstreisebericht bietet Raum, um z. B. Feedback zu etwaigen Problemen oder Herausforderungen zu geben. Darüber hinaus ist es wichtig, mögliche Folgemaßnahmen zu skizzieren, die sich aus den Ereignissen der Reise ergeben. Diese Informationen helfen dabei, ein vollständiges Bild der Reise zu zeichnen und ermöglichen es Ihrem Unternehmen, das Reisemanagement zu verbessern und Maßnahmen umzusetzen, die aus Ihren Erfahrungen und Erkenntnissen resultieren.
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Dienstreisebericht erstellen – Tipps

Dienstreisen sind wichtige Bestandteile des Berufslebens, erfordern jedoch eine sorgfältige Planung und Durchführung. Ein gutes Reisemanagement mit ausgiebiger Vorbereitung und Organisation sind hierbei entscheidend, um Zeit und Ressourcen zu optimieren und gleichzeitig die Effizienz der Reise zu steigern. Die folgenden Tipps bereiten Sie noch besser auf Ihre Dienstreise vor und erleichtern die Berichterstattung von unterwegs – damit eventuelle Probleme minimiert und Ihre Geschäftsreise zu einem positiven und zielorientierten Erlebnis wird.
Zwei Geschäftsleute am Laptop in einem Raum im Industrie-Look

Über Vorgaben des Unternehmens informieren

Damit Ihr Reisebericht alle Informationen enthält, die Ihr Unternehmen braucht, erkundigen Sie sich schon vor Reiseantritt über die geltenden Regeln. Muss ich generell einen Bericht über meine Dienstreise anfertigen? Wenn ja, was sollte ich dort festhalten und wann habe ich Zeit, ihn zu erstellen?

Wichtige Dokumente direkt ordnen

Um einen Dienstreisebericht effektiv zu gestalten, ordnen Sie wichtige Dokumente unmittelbar ein. Legen Sie beispielsweise Flugtickets sofort ab, ordnen Sie Hotelrechnungen ein und sammeln Sie alle Mietwagenbelege sowie Restaurantquittungen. Auch ist es wichtig, Teilnahmebestätigungen von Konferenzen oder Workshops gleich zu archivieren. Dieses Vorgehen hilft dabei, den Überblick über alle Kosten zu behalten und später die Reisekosten abzusetzen .

Notizen vor Ort machen

Wenn Sie auf einer Dienstreise an Veranstaltungen teilnehmen, ist es sehr hilfreich, sich direkt vor Ort Notizen zu machen. Sie können z. B. wichtige Punkte von Vorträgen aufschreiben, sich Fragen notieren, die Sie später stellen möchte, oder Ideen festhalten, die Ihnen während der Gespräche kommen. Auch Kontaktdaten von neuen Bekanntschaften sollte man gleich aufnehmen. So haben Sie später alles Wichtige griffbereit und können Ihren Bericht schneller und detaillierter verfassen.

Vorlage nutzen, um Zeit zu sparen

Eine Vorlage für einen Dienstreisebericht ist sehr hilfreich, weil sie einen klaren Rahmen vorgibt. Damit wissen Sie genau, welche Informationen nötig sind und wo sie einzutragen sind. Dadurch gehen keine wichtigen Details wie Reisedaten, Meetings oder Ausgaben verloren. Außerdem hilft eine Vorlage, den Bericht übersichtlich und einheitlich zu gestalten – das ist besonders wichtig, wenn andere Personen den Bericht lesen oder prüfen. Außerdem spart dieses Vorgehen Zeit, reduziert Fehler und gestaltet die Erstellung von Dienstreiseberichten insgesamt professioneller.

Dienstreisebericht – Vorlage zum Herunterladen

Ein guter Dienstreisebericht umfasst also u. a. die genaue Reiseroute, alle Ausgaben für Essen und Getränke, Informationen zu stattgefundenen Meetings sowie alle sonstigen Dokumente und Reisedetails. Nur ein ausführlicher und übersichtlicher Dienstreisebericht erleichtert die Reisekostenabrechnung und das Reisemanagement für zukünftige Geschäftsreisen. Für eine leichtere Organisation nutzt das gesamte Team auf Reise das gleiche Muster für den Bericht. Eine Vorlage mit klarer Struktur erleichtert das Reisemanagement für beide Seiten – Travel-Manager:innen und Reisende. Außerdem schafft sie Zeitersparnis, weil das Team einfach und unkompliziert alle Daten in die vorgefertigten Felder eintragen kann. Damit sind Reisedetails schnell erfasst und die Mitarbeitenden können sich auf die wesentlichen Inhalte der Geschäftsreise konzentrieren.
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FAQ – häufige Fragen zum Dienstreisebericht

Ist ein Dienstreisebericht Pflicht?

Ob Mitarbeitende einen Bericht über ihre Dienstreise schreiben müssen, hängt von den Reiserichtlinien des Unternehmens ab. Oft ist ein solcher Bericht nötig, um Spesen abzurechnen und Reisedetails wie Meetings, Events oder Kontakte festzuhalten. Es empfiehlt sich, schon vor Beginn der Geschäftsreise zu klären, ob und wie ein Bericht zu schreiben ist.

Was gehört alles in einen Dienstreisebericht?

In einem Dienstreisebericht halten Sie üblicherweise alle Reisedetails wie den Zweck der Reise und eine Übersicht der getätigten Ausgaben fest. Beschreiben Sie auch, welche Meetings und Events stattgefunden haben und machen sich Notizen dazu. Wichtig ist auch, alle Belege für Ausgaben wie Hotelrechnungen oder Fahrtkosten beizufügen.

Wann muss ein Dienstreisebericht geschrieben werden?

Wann Sie den Dienstreisebericht schreiben, hängt von den Regeln Ihres Unternehmens ab. Es bietet sich aber an, schon während der Reise die Aktivitäten und Ausgaben zu dokumentieren und nach der Rückkehr zeitnah mit dem Schreiben zu beginnen. Dann haben Sie wichtige Reisedetails im Gedächtnis und beschleunigen so die weiteren Prozesse wie z. B. die Reisekostenabrechnung.
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