I travel manager e i responsabili dell'organizzazione di viaggi dovrebbero sempre chiedere ai dipendenti di presentare un report dopo la trasferta. Questo tipo di report offre ai travel manager una panoramica sulle spese e li aiuta a organizzare meglio i viaggi futuri.
In cosa consiste un report del viaggio di lavoro?
Il report del viaggio di lavoro è un importante strumento di gestione per definire i budget, fare un rendiconto delle spese e controllare i costi. In parole povere, offre all’azienda una visione completa del viaggio, favorendo una rendicontazione più accurata.
Questo modello di report stampabile per i viaggi di lavoro offre una panoramica delle spese e consente di migliorare i viaggi futuri. Inoltre, aiuta i travel manager a identificare e raccogliere informazioni per ottimizzare la politica di viaggio e il budget.
Che cosa include il report di un viaggio di lavoro?
Diamo un'occhiata alle sezioni incluse in questo modello di report per viaggi di lavoro e alle informazioni che è necessario aggiungere per ciascuna di esse.
Panoramica dei viaggi di lavoro
Nella sezione relativa alla panoramica del viaggio, verrà fornito un riepilogo sommario. Questa sezione include:
Destinazione
Durata
Scopo del viaggio
Partecipanti
Qualsiasi altra informazione necessaria per riassumere il viaggio di lavoro.
Itinerario di viaggio
Subito dopo il riepilogo, troverai l'itinerario.
L'itinerario raccoglie informazioni sui luoghi visitati, i biglietti aerei utilizzati, gli hotel prenotati e le informazioni sul noleggio auto per consentire un'efficiente rendicontazione delle spese.
Riunioni, eventi e attività
Ora che hai stabilito tutte le informazioni importanti sul viaggio, il trasporto e l'alloggio, dovrai specificare le diverse attività che si sono svolte durante la trasferta. In questa sezione è possibile aggiungere riunioni, conferenze, seminari e altri eventi a cui il dipendente ha partecipato.
Report sulle spese
In questa sezione presenterai le spese, con gli importi e i metodi di pagamento utilizzati per:
Biglietti aerei, autobus e altri costi di trasporto
Alloggio
Pasti
Ciò consentirà al team finanziario di fare un rendiconto dei costi, verificare se sono in linea con la politica aziendale sulle spese di viaggio ed elaborare eventuali rimborsi.
Ti consigliamo di inserire le spese in una tabella o in un foglio Excel da importare nel report di viaggio principale. In questo modo sarà più facile elaborare i dati di viaggio.
Se hai deciso di utilizzare il nostro modello, puoi saltare questo passaggio poiché il formato del report è basato su Microsoft Excel.
Naturalmente, puoi creare un report utilizzando qualsiasi strumento, da Google Docs a MS Word, ma se vuoi semplificare la vita al tuo travel manager, ti consigliamo di utilizzare un foglio di calcolo.
Allegati e documenti
Questa parte del report può essere suddivisa in due categorie importanti:
Fatture e ricevute, che costituiscono la prova di ogni spesa
Altri documenti pertinenti, come contratti, certificati e dichiarazioni prodotti durante il viaggio di lavoro
Commenti aggiuntivi
In quest'ultima sezione, puoi menzionare cose importanti accadute durante il viaggio, tra cui:
Opportunità di risparmio che hai identificato
Feedback sui problemi riscontrati durante il viaggio
Se ci sono ulteriori azioni importanti inerenti alle attività intraprese durante il viaggio
In conclusione, è necessario includere tutte le informazioni pertinenti che contribuiscono a ottimizzare la politica sui viaggi aziendali e il budget dell’azienda.
Scarica il modello di report per viaggi di lavoro
La compilazione di un report per un viaggio di lavoro è più semplice con a un modello già pronto: ti basterà inserire le informazioni nella sezione pertinente. Sebbene sia utile utilizzare un modello per creare i report dei viaggi, non è comunque il modo migliore.
Grazie a una piattaforma di gestione dei viaggi come Perk, non sarà più necessario compilare infiniti report. La piattaforma consente infatti di prenotare e gestire i viaggi di lavoro e crea automaticamente un report dopo ogni trasferta.
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Se stai cercando di semplificare i viaggi di lavoro, valuta di includere Perk tra le tue risorse tecnologiche. Puoi collegare Perk con la soluzione di gestione delle spese che già usi per includere i dettagli dei costi e compilare automaticamente i report di viaggio, semplificando la vita a tutti, dai travel manager e i dipendenti al team finanziario.
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