Fragen Sie ein beliebiges Finanzteam, wie viel Zeit es mit Nacharbeiten verbringt, und Sie werden immer dieselbe Antwort erhalten: viel zu viel.
In den meisten Unternehmen verschwenden Finanzteams Stunden damit, Reisebuchungen und Spesenabrechnungen zu prüfen, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Wenn die Buchung oder Spesenabrechnung schließlich auf ihrem Schreibtisch landet, ist es bereits zu spät. Das Geld wurde ausgegeben, die Reise hat stattgefunden, und alles, was bleibt, ist die Dokumentation mühsam nachzuvollziehen, erneut auf die Richtlinien hinzuweisen oder noch eine Schulung anzusetzen, in der Hoffnung, dass die Regeln dieses Mal besser verstanden werden.
Damit ist jetzt Schluss.
Lernen Sie das Perk Control Center kennen. Ein völlig neuer Ansatz für Compliance, der KI nutzt, um Kontrolle in jeden Schritt des Prozesses zu integrieren.
Proaktive Kontrolle im Hintergrund
Das Prinzip des Control Centers ist einfach. Es nimmt die Reise- und Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens und setzt sie automatisch in jeder Phase des Prozesses durch.
Suchergebnisse werden gefiltert, sodass Mitarbeitende bei ihrer nächsten Geschäftsreise nur Optionen sehen, die den Richtlinien entsprechen.
Belege werden automatisch mit Echtzeitdaten von Kartenanbietern abgeglichen, sodass Sie jederzeit über einen verifizierbaren Nachweis echter Ausgaben verfügen.
Das System versteht Ihre Richtlinien und zeigt die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt an. Beispielsweise erhalten Genehmiger:innen den notwendigen Kontext zu einer Reise oder Mitarbeitende werden direkt auf der Plattform unterstützt, damit sie innerhalb der Richtlinien bleiben.
Und wie alles bei Perk läuft auch das automatisch, im Hintergrund, und ohne Ihre Teams auszubremsen.
Automatisierte und skalierbare Compliance für Reisen und Ausgaben
Richtlinien in Echtzeit durchgesetzt
Die meisten Unternehmen verfügen über Reise- und Ausgabenrichtlinien. Nur wenige können diese jedoch konsequent durchsetzen, ohne sich darauf zu verlassen, dass Mitarbeitende sich daran erinnern. Das Control Center ändert das.
Definieren Sie Ihre Richtlinien einmal und überlassen Sie Perk den Rest. Unsere KI versteht Ihre Regeln und integriert sie automatisch in sämtliche Prozesse, von Reiserichtlinien über Ausgabenlimits bis hin zu individuellen Ausnahmen.
Bei der Reisebuchung sehen Mitarbeitende ausschließlich richtlinienkonforme Optionen und genehmigte Firmentarife, noch bevor Geld ausgegeben wird. Es gibt keine Unklarheiten, keine PDFs zum Nachschlagen und keine Überraschungen im Nachhinein.
Während der Buchung erhalten Mitarbeitende zudem eine übersichtliche Zusammenfassung direkt im Buchungsprozess, sodass jederzeit klar ist, welche Leistungen abgedeckt sind.
Mit den dynamischen Budgets von Perk können Sie außerdem flexible Budgetrahmen festlegen. Ein pauschales Hotelbudget von 160 € pro Nacht mag in manchen Städten sinnvoll sein, schließt in München, London oder New York jedoch nahezu alle realistischen Optionen aus. Dynamische Budgets passen sich an Marktbedingungen an, anstatt Mitarbeitende dazu zu bringen, Regeln zu umgehen.
Kontrolle nach Ihren Regeln
Wir wissen, dass ein Einheitsansatz für moderne Finanzteams nicht funktioniert. Deshalb ist das Control Center vollständig anpassbar.
Sie können Reisen und Ausgaben, die den Richtlinien entsprechen, automatisch freigeben lassen. So macht es beispielsweise On Running, wo heute 90 % aller Freigaben ohne menschliches Eingreifen über Perk laufen.
Doch das ist nicht für jedes Unternehmen die richtige Lösung.
Sie können auch festlegen, dass jede Anfrage von einer Person geprüft wird, oder bestimmen, welche Anträge automatisch freigegeben werden und welche eine manuelle Prüfung erfordern.
Darüber hinaus können Sie nun zweistufige Genehmigungen für Anträge einrichten, die zusätzliche Kontrolle benötigen.
Die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Sie definieren die Regeln, Perk erledigt den Rest. Die KI führt automatisch den richtigen Freigabeprozess auf Grundlage Ihrer Vorgaben aus. Ob automatische Freigabe, manuelle Prüfung, zweistufige Genehmigung oder eine Kombination daraus: Alles läuft automatisch.
Wenn eine menschliche Entscheidung erforderlich ist, erhalten Genehmiger:innen eine von KI erstellte Zusammenfassung mit allen relevanten Informationen. Kein langes Suchen. Kein Hin und Her. Nur schnelle und fundierte Entscheidungen.
Durch HR-Integrationen mit Workday, ADP und weiteren Systemen wird Ihre Organisationsstruktur direkt mit der Plattform synchronisiert. Genehmigungswege bleiben dadurch stets an Ihre tatsächliche Unternehmensstruktur angepasst. Ändert sich die Rolle einer Person, werden die Berechtigungen automatisch aktualisiert. Kommen Mitarbeitende hinzu oder verlassen das Unternehmen, werden Änderungen in Echtzeit übernommen. Ganz ohne manuellen Aufwand.
Compliance-Probleme verhindern, bevor sie entstehen
In unserer aktuellen Studie zu Spesenbetrug gab jede fünfte Person an, regelmäßig Ausgaben falsch darzustellen. Dazu gehörten KI-generierte Belege, doppelte Einreichungen, private Ausgaben, die als geschäftlich deklariert wurden, oder Fehler aufgrund missverstandener Richtlinien.
Viele der heute verfügbaren Compliance-Lösungen sind dafür nicht ausgelegt. Häufig basieren sie auf veralteten Technologien wie OCR in Kombination mit manuellen Prüfungen oder setzen die Kontrolle erst am Ende des Prozesses an.
Das Control Center verfolgt einen anderen Ansatz. Statt Verstöße erst zu erkennen, nachdem das Geld bereits ausgegeben wurde, integriert es Compliance in den gesamten Prozess und verhindert Probleme von Anfang an.
Wenn Sie Perk Cards nutzen, gelten Ihre Richtlinien automatisch auch für Kartenzahlungen. Von Ausgabenlimits bis hin zu Einschränkungen für bestimmte Kategorien werden Regeln direkt bei der Transaktion angewendet. Entspricht eine Ausgabe nicht den Vorgaben, wird die Zahlung nicht ausgeführt.
Zusätzlich fließen Transaktionsdaten in Echtzeit von Kartenanbietern direkt ins Control Center. Sobald Mitarbeitende einen Beleg hochladen, wird dieser automatisch mit der passenden Transaktion abgeglichen und auf Echtheit sowie Richtlinienkonformität geprüft.
Jeder Beleg wird von unserer KI analysiert, die wöchentlich mehr als 200.000 Prüfungen durchführt. Sie extrahiert Daten, erkennt Duplikate und markiert verdächtige Transaktionen.
Wird ein Problem erkannt, informiert Perk sofort die richtigen Personen und liefert den vollständigen Kontext gleich mit. Es müssen keine Papierwege mehr nachvollzogen werden. Alles steht in einer KI-generierten Zusammenfassung bereit, damit Ihr Finanzteam das Problem schnell lösen und weitermachen kann.
Richtlinien durchgesetzt. Freigaben automatisiert. Compliance integriert.
Die meisten Compliance-Tools wurden entwickelt, um Fehler zu erkennen. Wir bei Perk sind überzeugt, dass Software Fehler verhindern sollte, bevor sie überhaupt entstehen.
Das ist die Grundlage des Control Centers.
Wenn Kontrolle in jeden Workflow integriert ist, wird der Effekt messbar. Breitling sparte innerhalb eines Jahres mehr als 230.000 US-Dollar bei Geschäftsreisen, indem Reisen außerhalb der Richtlinien gar nicht erst gebucht werden konnten. Gleichzeitig stieg die Effizienz um 180 %.
Genau das bedeutet es, Compliance rund um KI neu aufzubauen, anstatt KI nachträglich auf bestehende Prozesse aufzusetzen. Kontrolle, die ständig aktiv ist, immer aktuell bleibt und bereits heute in Perk verfügbar ist.
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