Demandez à n’importe quelle équipe finance combien de temps elle passe à « corriger après coup » et la réponse sera toujours la même : beaucoup trop.
Dans la plupart des entreprises, les équipes financières perdent un temps précieux à gérer des réservations de voyage ou des notes de frais non conformes aux politiques internes.
Quand une réservation ou une note de frais arrive enfin sur leur bureau, il est déjà trop tard. L’argent a été dépensé, le déplacement a eu lieu, et il ne reste plus qu’à reconstituer le fil des justificatifs, rappeler une fois de plus la politique interne ou à planifier une nouvelle session de formation en espérant qu'elle porte ses fruits.
Mais ça, c’était avant.
Découvrez Perk Control Center. Une nouvelle approche de la conformité qui utilise l’IA pour intégrer le contrôle à chaque étape du processus.
Des contrôles proactifs qui fonctionnent en arrière-plan
Le principe du Control Center est simple : il applique automatiquement vos politiques de voyages et dépenses à chaque étape du processus.
Il filtre les résultats de recherche afin que les collaborateurs ne visualisent que les options conformes à la politique lors de leur prochaine réservation.
Il rapproche automatiquement les reçus des données en temps réel fournies par les émetteurs de cartes, pour garantir une traçabilité fiable des dépenses engagées.
Il comprend vos politiques et affiche les bonnes informations au bon moment. Par exemple, il fournit aux approbateurs le contexte nécessaire pour évaluer un déplacement ou guide les utilisateurs directement dans la plateforme afin de les aider à respecter les règles en vigueur.
Et comme tout dans Perk, tout fonctionne automatiquement, en arrière-plan, sans perturber vos équipes.
Une conformité automatisée et évolutive pour les voyages et dépenses
Des politiques appliquées en temps réel
La plupart des entreprises disposent d’une politique de voyages et dépenses. Peu disposent d’un moyen efficace de la faire respecter sans compter sur la mémoire de leurs équipes. Control Center change la donne.
Définissez votre politique une seule fois et laissez Perk s’occuper du reste. Notre IA comprend vos règles et les applique automatiquement à tous vos processus : restrictions de voyage, plafonds de dépenses et bien plus encore.
Zéro ambiguïté : Lors de la réservation, les collaborateurs visualisent uniquement les options conformes et les tarifs d'entreprise négociés, avant la moindre dépense. Plus besoin de consulter un PDF de politique interne, et fini les mauvaises surprises après coup.
Les voyageurs bénéficient également d’un résumé clair directement pendant la réservation, afin de savoir précisément ce qui est couvert avant de confirmer.
Grâce aux budgets dynamiques de Perk, vous pouvez aussi définir des seuils flexibles. Un plafond fixe de 160 € par nuit peut fonctionner dans certaines villes, mais à Paris, Londres ou New York, il exclut souvent des options raisonnables. Les budgets dynamiques adaptent vos politiques aux réalités du marché, au lieu de pousser les équipes à contourner des règles jugées disproportionnées.
Un contrôle adapté à vos règles
Nous savons qu’une approche unique ne fonctionne pas pour toutes les entreprises. C’est pourquoi Control Center est entièrement personnalisable.
Vous pouvez configurer l’approbation automatique des déplacements et dépenses conformes. C’est par exemple le choix d’On Running, où 90 % des approbations sont aujourd’hui traitées automatiquement par Perk.
Mais ce n’est pas la seule option.
Vous pouvez choisir de soumettre toutes les demandes à validation ou définir précisément lesquelles sont approuvées automatiquement et lesquelles nécessitent une intervention humaine.
Vous pouvez également ajouter un second niveau d’approbation pour les demandes qui nécessitent un contrôle renforcé.
À vous de décider.
Vous définissez les règles, Perk fait le reste. L’IA applique automatiquement le bon circuit de validation selon vos paramètres. Approbation automatique, validation manuelle, double validation ou combinaison des trois : tout est exécuté automatiquement.
Lorsqu’une intervention humaine est nécessaire, les approbateurs reçoivent un résumé généré par l’IA contenant tout le contexte utile à une prise de décision rapide. Plus besoin de chercher les informations ni de multiplier les échanges. Juste une décision claire, prise rapidement.
Grâce aux intégrations RH avec Workday, ADP et d’autres outils, votre organigramme est synchronisé directement dans la plateforme. Les circuits d’approbation reflètent toujours la structure réelle de votre organisation. Lorsqu’une personne change de poste, ses droits sont mis à jour automatiquement. Lorsqu’elle rejoint ou quitte l’entreprise, les changements sont pris en compte en temps réel. Aucune configuration manuelle n’est nécessaire.
La conformité gérée avant qu’elle ne devienne un problème
Dans notre récente étude sur la fraude aux notes de frais, une personne sur cinq a déclaré présenter régulièrement des dépenses inexactes, qu’il s’agisse de faux reçus générés par IA, de justificatifs dupliqués, de dépenses personnelles déclarées comme professionnelles ou simplement d’erreurs liées à une mauvaise compréhension des règles internes.
La plupart des outils du marché ne sont pas dimensionnés pour y faire face. Beaucoup s'appuient sur des technologies obsolètes comme la simple lecture OCR combinée à une révision manuelle, tandis que d'autres se contentent de greffer des outils de vérification des reçus en toute fin de parcours.
Le Control Center change d'approche. Au lieu d'ajouter une étape de vérification à posteriori, alors que l'argent a déjà quitté votre compte, nous l'avons intégrée à chaque étape pour neutraliser les anomalies à la source.
Si vous utilisez les Perk Cards, vos politiques s’appliquent automatiquement aux paiements par carte. Des plafonds de dépenses aux restrictions par catégorie, tout est contrôlé au moment de la transaction. Si une dépense n’est pas conforme, le paiement est bloqué avant même qu’il n’ait lieu.
De plus, les données de transaction en direct sont transmises directement au Control Center par les émetteurs de cartes. Ainsi, lorsqu'un collaborateur télécharge un reçu, celui-ci est automatiquement associé à la bonne transaction et vérifié pour s'assurer de son authenticité et de sa conformité.
Chaque justificatif est analysé par notre IA, qui effectue plus de 200 000 contrôles chaque semaine. Elle extrait les données, détecte les doublons et signale les transactions suspectes.
Et lorsqu’un problème est identifié, Perk alerte immédiatement les bonnes personnes avec tout le contexte nécessaire. Plus besoin de passer des heures à retracer l’historique. Tout est synthétisé dans un résumé généré par l’IA afin que votre équipe finance puisse agir rapidement et passer à autre chose.
Politiques appliquées. Approbations automatisées. Conformité intégrée.
La plupart des outils de conformité sont conçus pour détecter les erreurs. Chez Perk, nous pensons que leur rôle est avant tout de les empêcher de se produire.
C’est le principe fondamental du Control Center.
Lorsque le contrôle est intégré à chaque workflow, les résultats sont mesurables. Breitling a économisé plus de 230 000 $ sur ses déplacements professionnels en une seule année en empêchant les réservations non conformes avant qu’elles ne soient effectuées. L’impact sur l’efficacité des équipes a été tout aussi significatif, avec une amélioration de 180 %.
Voilà ce que signifie repenser la conformité autour de l’IA plutôt que simplement ajouter de l’IA à un processus existant. Un contrôle permanent, toujours à jour et disponible dès aujourd’hui dans Perk.
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