Jeder vierte Beschäftigte reicht regelmäßig fehlerhafte Spesen ein – 10 Prozent nutzen dafür KI-generierte Belege

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Jeder vierte Beschäftigte in Deutschland reicht regelmäßig Spesen außerhalb der Unternehmensrichtlinien ein; 10 Prozent nutzen dafür KI, um Belege künstlich zu erstellen.
Mehr als ein Drittel der Befragten reicht Ausgaben noch immer manuell per E-Mail oder über Tabellen ein.
Der geschätzte jährliche Wert nicht regelkonformer Ausgaben pro Beschäftigtem liegt in Deutschland bei 290 Euro.

Boston und London, 18. Juni 2026 – Perk , die intelligente KI-basierte Plattform für Reise- und Ausgabenmanagement, zeigt in einer neuen Studie , dass jeder vierte Beschäftigte in Deutschland regelmäßig fehlerhafte oder falsch dargestellte Spesen einreichen – von überhöhten Belegen bis hin zu vollständig erfundenen Nachweisen. Insgesamt haben 64 Prozent der Befragten dies mindestens einmal getan, gleichzeitig kennen 73 Prozent entsprechende Fälle aus ihrem Arbeitsumfeld.Die Ergebnisse basieren auf einer Befragung von 8.000 Beschäftigten - davon 2.000 Geschäftsreisende aus Deutschland. Sie weisen auf Schwachstellen im System hin: von manuellen Prozessen mit kaum finanzieller Kontrolle bis hin zu digitalen Tools, bei denen manipulierte Einreichungen weiterhin durchrutschen. Mehr als ein Drittel der deutschen Beschäftigten (37 Prozent) nutzt für Spesenabrechnungen weiterhin manuelle Prozesse per E-Mail oder Tabelle. Damit liegt Deutschland im Ländervergleich an der Spitze – vor Frankreich (35 Prozent), Spanien (34 Prozent), dem europäischen Durchschnitt von rund 33 Prozent sowie den USA und Großbritannien mit jeweils 26 Prozent. Auch bei regelmäßigen fehlerhaften Speseneinreichungen liegt Deutschland vorn: 26 Prozent der deutschen Beschäftigten geben an, regelmäßig unzulässige Spesen einzureichen. Zum Vergleich: In Frankreich sind es 22 Prozent, in Spanien 21 Prozent, in den USA 19 Prozent und in Großbritannien 12 Prozent. Besonders häufig entstehen Grauzonen bei persönlichen Mahlzeiten, Getränken, Autokosten einschließlich Kilometergeld und Mietwagen sowie Bewirtungskosten für Kund:innen. Unter den Beschäftigten, die regelmäßig fehlerhafte Spesen einreichen, liegt der geschätzte jährliche Wert in Deutschland bei 290 Euro pro betroffener Person. Im Vergleich: USA $330, £320 in UK und 250€ in Frankreich und Spanien. Bei vielen beginnt eine nicht regelkonforme Einreichung mit einem echten Fehler oder Missverständnis: 30 Prozent der Betroffenen nennen dies als Grund. 27 Prozent waren unsicher, ob ihr Verhalten tatsächlich gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt. Unter den abgefragten Formen nicht regelkonformer Einreichungen gewinnt KI an Bedeutung: 49 Prozent der deutschen Beschäftigten haben mindestens einmal einen KI-generierten Beleg eingereicht, 10 Prozent tun dies regelmäßig. Die Nutzung von KI, um Belege künstlich zu erstellen, ist in Deutschland mit 10 Prozent am höchsten, gefolgt von den USA und Spanien mit jeweils 8 Prozent, Frankreich mit 7 Prozent und Großbritannien mit 5 Prozent. 23 Prozent der deutschen Beschäftigten, die regelmäßig fehlerhafte Spesen einreichen, wissen, dass ihr Unternehmen KI zur Erkennung potenzieller Auffälligkeiten nutzt – und reichen dennoch weiterhin entsprechende Ausgaben ein.

„Die meisten Expense-Tools sind darauf ausgelegt, Ausgaben erst im Nachhinein zu prüfen. Zu diesem Zeitpunkt befindet sich die Finanzabteilung bereits im Korrekturmodus, verfolgt Belege nach und korrigiert Einreichungen, die idealerweise gar nicht erst hätten eingereicht werden sollen. Der intelligentere Ansatz besteht darin, den Prüfpunkt nach vorne zu verlagern: Richtlinien direkt in den Buchungsprozess integrieren, Belege mit Echtzeit-Kartendaten abgleichen und Compliance zum einfachsten Weg machen. Wenn ein System so aufgebaut ist, bleibt weniger Raum für Fehler, Einreichungen kommen sauberer an und die Finanzabteilung kann sich wieder auf Arbeit konzentrieren, die das Unternehmen tatsächlich voranbringt“, sagt Nikita Miller, Chief Product Officer bei Perk.

Für CFOs, die von der Illusion der Kontrolle zu echter Steuerbarkeit gelangen möchten, gibt es drei strategische Prioritäten.

Eine Grundlage schaffen, die nicht allein vom Beleg abhängt: 66 Prozent der deutschen Beschäftigten haben entweder keine Corporate Card oder arbeiten in Unternehmen, in denen Corporate Cards nur bestimmten Hierarchieebenen oder Funktionen zur Verfügung stehen. Wenn Unternehmen den Zugang zu Corporate Cards gezielt ausbauen, wird die Transaktion selbst zum Datensatz, und der Beleg bestätigt nur noch, was bereits systemseitig erfasst wurde.
Hürden abbauen, die informelle Ausgleichslogiken fördern: 44 Prozent der deutschen Beschäftigten reichen kleine, legitime Ausgaben nicht ein, weil sich der Aufwand aus ihrer Sicht nicht lohnt. Solche nicht erstatteten Ausgaben sind mehr als nur ein Thema der Kostenerstattung: Sie zählen zu den häufigsten Gründen, warum Beschäftigte an anderer Stelle Spesen außerhalb der Richtlinien einreichen, als eine Art informeller Ausgleich.
Proaktive Leitplanken in den Prozess integrieren: Die Einbindung von Firmenkarten in die Ausgabenarchitektur ermöglicht es, Unstimmigkeiten früher zu erkennen – idealerweise bevor eine Ausgabe entsteht. Ausgabenlimits begrenzen, wie viel einzelne Karteninhaber:innen ausgeben können, während Kategorie-Kontrollen bestimmte Ausgabenarten einschränken oder gezielt steuern.

MethodikPerk beauftragte Censuswide mit der Durchführung einer Onlinebefragung unter 8.000 angestellten Fachkräften, die mindestens zweimal pro Jahr beruflich reisen und Reisekosten einreichen. Die Befragten arbeiten in Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten und stammen aus fünf Märkten: dem Vereinigten Königreich (n = 2.000), den Vereinigten Staaten (n = 2.000), Spanien (n = 1.000), Deutschland (n = 2.000) und Frankreich (n = 1.000). Die Feldphase wurde zwischen dem 15. und 28. April 2026 durchgeführt. Der Gesamtwert der nicht regelkonformen Ausgaben basiert auf dem Mittelwert der Schätzungen, die die Befragten innerhalb vorgegebener Bandbreiten angegeben haben. Das Ergebnis wurde auf den nächsten Zehner gerundet.Über PerkPerk (ehemals TravelPerk) ist eine intelligente, KI-basierte Plattform für Reise- und Ausgabenmanagement. Sie wurde entwickelt, um die versteckten, manuellen Aufgaben zu beseitigen, die Produktivität und Motivation ausbremsen – Aufgaben, die Perk als indirekte Arbeit (‘Shadow Work’) bezeichnet. Durch die Automatisierung von Reisebuchungen, Spesenabrechnungen, Rechnungsverarbeitung und Events verschafft die Plattform Teams mehr Zeit, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren, die echte Wirkung zeigt. Mehr als 12.000 Unternehmen weltweit, darunter On Running, Breitling und Fabletics, vertrauen bereits auf Perk. Das Unternehmen stellt sich dem Problem von durchschnittlich sieben Stunden Produktivitätsverlust pro Mitarbeiter und Woche – ein Defizit von 1,7 Billionen US-Dollar, das im Bericht Die Kosten der indirekten Arbeit aufgezeigt wurde.Das 2015 gegründete globale Unternehmen vereint Innovation, Kontrolle und Einfachheit, um zu verändern, wie Unternehmen heute und in Zukunft arbeiten. Perks Mission ist es, echte Arbeit voranzutreiben, indem indirekte Aufgaben beseitigt werden, die Teams ausbremsen. Perk ist stolzer Partner des Audi Revolut F1 Teams.Weitere Informationen finden Sie unter www.perk.com/de

Jeder vierte Beschäftigte in Deutschland reicht regelmäßig Spesen außerhalb der Unternehmensrichtlinien ein; 10 Prozent nutzen dafür KI, um Belege künstlich zu erstellen.
Mehr als ein Drittel der Befragten reicht Ausgaben noch immer manuell per E-Mail oder über Tabellen ein.
Der geschätzte jährliche Wert nicht regelkonformer Ausgaben pro Beschäftigtem liegt in Deutschland bei 290 Euro.

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Eine Grundlage schaffen, die nicht allein vom Beleg abhängt: 66 Prozent der deutschen Beschäftigten haben entweder keine Corporate Card oder arbeiten in Unternehmen, in denen Corporate Cards nur bestimmten Hierarchieebenen oder Funktionen zur Verfügung stehen. Wenn Unternehmen den Zugang zu Corporate Cards gezielt ausbauen, wird die Transaktion selbst zum Datensatz, und der Beleg bestätigt nur noch, was bereits systemseitig erfasst wurde.
Hürden abbauen, die informelle Ausgleichslogiken fördern: 44 Prozent der deutschen Beschäftigten reichen kleine, legitime Ausgaben nicht ein, weil sich der Aufwand aus ihrer Sicht nicht lohnt. Solche nicht erstatteten Ausgaben sind mehr als nur ein Thema der Kostenerstattung: Sie zählen zu den häufigsten Gründen, warum Beschäftigte an anderer Stelle Spesen außerhalb der Richtlinien einreichen, als eine Art informeller Ausgleich.
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