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CM

Case Study Cm
75% Tempo risparmiato
200+ Viaggi mensili
10 Sedi internazionali
Industria
Telecomunicazioni
Dipendenti
300+
Sede centrale
Breda

Come CM ottimizza i viaggi di lavoro per oltre 200 dipendenti.

L'azienda offre una CPaaS (Piattaforma di comunicazione come servizio) che aiuta le imprese a raggiungere i propri clienti sui dispositivi mobili via chat, SMS, notifiche push e altro. Avendo sedi in diverse città come Parigi, Londra, Città del Capo, Hong Kong e Shenzhen, i team di vendita e i Product Specialist di CM viaggiano spesso. "Insieme a Nicky Bouwman e Shanti Geerards, mi occupo di tutti i viaggi internazionali delle nostre dodici sedi", dice Babs van der Waal, Operations and Administrations Professional. "Abbiamo circa 200 persone che viaggiano, io e Nicky ci occupiamo di tutte le richieste che arrivano.”
"Perk aiuta i nostri dipendenti a gestire i propri viaggi, dando loro l'opportunità di vedere tutte le opzioni e inserirle nel sistema con la massima serenità. Sanno che qualcuno controllerà tutto in meno di 10 minuti."
 Katharina Schmaehl, Office Manager

Il problema dei siti di prenotazione per viaggi di piacere destinati ai consumatori

Per anni, Babs ha prenotato i viaggi per i suoi colleghi su siti per il grande pubblico come Booking.com e Skyscanner. "Il dipendente inviava una richiesta via e-mail e noi dovevamo ricontattare quella persona e controllare a quale account era associato il viaggio, a quali eventi avrebbe partecipato e altri dettagli", dice van der Waal. "Mettere insieme tutto richiedeva tantissimo tempo." Inviare tutte quelle e-mail e aspettare le relative risposte significava far passare ore o giorni tra la richiesta di un viaggio e la finalizzazione dell'itinerario.
Ma c'erano anche altre questioni. "Il problema principale con i siti destinati ai consumatori era il pagamento degli hotel", dice van der Waal, che sottolinea come non dover pagare in anticipo sia comodo per chi va in vacanza, ma frustrante per un'azienda. "Dopo ogni prenotazione dovevamo chiamare l'hotel per chiedere di pagare con la carta aziendale, in modo che i colleghi non dovessero saldare all'arrivo e poi fare una richiesta di rimborso."

Prenotazioni più veloci, pagamenti semplici e viaggiatori più sereni

Il team di CM ha cominciato a usare Perk ad aprile 2017 e ha notato immediatamente una differenza nel tempo impiegato a prenotare i viaggi. Potevano salvare le ricerche, pagare in anticipo online con la carta aziendale e ottenere un'assistenza clienti efficace per prenotare viaggi più complessi, se necessario.
A dicembre 2017, van der Waal ha invitato tutti i dipendenti di CM a usare Perk. "Prenotiamo i viaggi per loro per assicurarci che siano convenienti per l’azienda e adesso i nostri viaggiatori possono inserire i dettagli dei loro viaggi in Perk", dice van der Waal.
"Possono vedere le date, gli orari di partenza e arrivo, e cercare gli hotel vicini al luogo della riunione."
 Katharina Schmaehl, Office Manager
"Possono aggiungere tutti questi dettagli e anche messaggi personali per noi. Poi cliccano per richiedere il viaggio e noi riceviamo il messaggio direttamente nella nostra casella di posta."
Prima, van der Waal doveva faticare parecchio per trovare l'esatto itinerario richiesto. Anche quando i viaggiatori avevano fatto delle ricerche, non c'era modo di salvare quelle preferenze. "Non dobbiamo fare di nuovo tutte le ricerche che hanno svolto loro", spiega van der Waal.
Ma soprattutto, chi viaggia è più sereno perché ha un maggiore controllo. "Perk aiuta i nostri dipendenti a gestire i propri viaggi, dando loro l'opportunità di vedere tutte le opzioni e inserirle nel sistema con la massima serenità. Sanno che qualcuno controllerà tutto in meno di 10 minuti."
Non solo van der Waal riceve una notifica via e-mail per le nuove richieste di viaggi, ma può anche accedere e vedere i viaggi in corso come amministratrice dell'account, sfruttando uno strumento di gestione semplice ed efficace.
"Vediamo i nostri colleghi anche come clienti, quindi tutto ciò che può essere automatizzato o reso più semplice grazie alla tecnologia è benvenuto. Perk ha reso i viaggi un po' più divertenti."
 Katharina Schmaehl, Office Manager

Monitorare e assistere i viaggiatori ovunque

Un vantaggio inaspettato nell'uso di Perk è la possibilità di vedere velocemente i viaggi in corso. La reception della sede principale riceve un report settimanale da Perk che include chi è in viaggio, la destinazione e la descrizione dell’itinerario.
"La nostra reception sa esattamente dove sono i nostri colleghi e chi verrà in visita", dice van der Waal. "Mostriamo le visite in arrivo sugli schermi all'interno dell'edificio. In questo modo i colleghi sanno, per esempio, che sta arrivando qualcuno dalla sede di Hong Kong, così da poter interagire facilmente."
In più, i dipendenti di CM sanno di avere un'assistenza di viaggio H24 che li può supportare in caso di problemi inaspettati. "Per fortuna non è mai successo che qualcuno rimanesse bloccato nel cuore della notte, ma se dovesse accadere, tutti sanno che possono chiamare e ricevere assistenza", sottolinea van der Waal.

Dedicare più tempo ad altre priorità

Il risparmio di tempo di cui CM beneficia con Perk diventa sempre più importante man mano che il team cresce. "Prima di Perk, se c'era un itinerario complicato, passavamo anche 45 minuti o un'ora a prenotarlo, rimandando altri compiti. Ora abbiamo ridotto notevolmente quel tempo facendo richiedere i viaggi ai nostri colleghi dalla piattaforma." Van der Waal adesso può dedicare più tempo all'espansione internazionale di CM.
Anche i viaggiatori dell’azienda apprezzano questo strumento che fa risparmiare tempo. "La nostra è una società particolarmente incentrata sulla tecnologia, le automazioni e ciò che rende più semplice la vita alle persone e ai nostri clienti", dice van der Waal.
"Vediamo i nostri colleghi anche come clienti, quindi tutto ciò che può essere automatizzato o reso più semplice grazie alla tecnologia è benvenuto. I nostri colleghi lo apprezzano tantissimo. Perk ha reso i viaggi un po' più divertenti."
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