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Come On automatizza il 90% delle spese con Perk

Dal suo lancio sulle Alpi svizzere tredici anni fa, On è rimasta fedele alla sua visione: rivoluzionare il movimento per le persone di tutto il mondo. Con scarpe da running, abbigliamento e accessori innovativi pensati per lo sport, il tempo all’aria aperta e la vita di tutti i giorni, On è diventato rapidamente un brand amato in tutto il mondo.

Alla base c’è l’idea che l’ispirazione e quello stato di flow così difficile da raggiungere nascano quando le persone si muovono. On, sia come brand sia come cultura aziendale, affonda le proprie radici nella libertà in tutte le sue forme: libertà di movimento, di pensiero, di sognare e di dare vita alla propria visione.

Fondata su fiducia, trasparenza e rispetto, la cultura del lavoro di On è straordinaria perché mette il personale nelle condizioni di dare il meglio in modo naturale, un aspetto fondamentale per eliminare i limiti all’innovazione e alla crescita.

Lasciare più libertà, restando conformi

Dietro a un’azienda di successo alimentata da libertà e fiducia c’è però la gestione delle spese, un’area definita da regole, conformità, linee guida e controllo. Un insieme di valori che non rispecchiava lo spirito operativo di On.

«Anche se era fondamentale gestire le nostre spese in modo rigoroso, volevamo eliminare per il personale la sensazione di essere monitorato o controllato in tutto ciò che riguardava la finanza. Al contrario, volevamo offrire lo stesso livello di fiducia anche in quest’area, come in ogni altro aspetto del lavoro».

Martin Hoffmann, CFO e Co-CEO di On

Inoltre, essendo un’azienda che fin dal primo giorno si è impegnata a non adottare automaticamente i modi tradizionali di fare le cose, On voleva applicare lo stesso approccio anche alla gestione delle spese. Ma in un’area notoriamente rigida e legata alle abitudini, non era una sfida da poco.

Con processi ripetitivi, basati su documenti cartacei e file sparsi come fogli Excel, il funzionamento della gestione delle spese tradizionale era in netto contrasto con lo spirito innovativo e tecnologico di On.

Game, set, match: una coppia vincente

La suite di gestione delle spese di Perk è stata introdotta in On nel 2020, non solo per aumentare l’efficienza o ridurre i costi, ma soprattutto per offrire al team lo strumento più avanzato disponibile.

«Abbiamo scelto Perk rispetto alla concorrenza per la sua usabilità. La soluzione intuitiva e mobile-first rende tutto ciò che riguarda la gestione delle spese semplice e comodo, sia quando il personale deve inviare le spese quotidiane, sia quando il team finanziario deve approvarle e contabilizzarle».

Christoph Kühne, Head of Group Finance di On

La soluzione continua a favorire la fiducia in entrambe le direzioni: oggi il personale di On può gestire le proprie spese in autonomia e senza controlli da parte dei manager, mentre il team finanziario ha più tempo per dedicarsi ad attività più importanti.

Grazie all’automazione end-to-end, che include controlli di conformità, flussi di approvazione basati su regole e un’integrazione fluida con il sistema ERP, la gestione delle spese di On è oggi più efficiente e scorrevole che mai.

Spese gestite alla massima velocità

«Siamo riusciti a raggiungere un tasso di automazione del 90%, il che significa che quasi ogni spesa viene elaborata dallo strumento senza alcuna approvazione o revisione manuale da parte del team finanziario,” spiega Viktor Hegyi, Accounts Payable Specialist di On.

Il risultato? Il reparto finanziario di On elabora oggi circa 10 135 spese al mese, con un tempo medio di gestione di 24 ore. Questo si traduce in un aumento dell’efficienza del 472% rispetto al processo precedente.

Parlando del vero valore dell’implementazione, Hoffmann aggiunge:

«Questo strumento è così prezioso per noi che è difficile dargli un valore numerico. Ci fa risparmiare tantissimo tempo ed energia e traduce in termini finanziari il livello di libertà che vogliamo offrire al personale nel lavoro».

Martin Hoffmann, CFO e Co-CEO di On

Anche se i vantaggi di questa implementazione si percepiscono in tutta l’azienda, i numeri raccontano chiaramente il suo impatto finanziario. On ha ridotto i costi di elaborazione delle spese in rapporto al volume totale di spesa di circa il 78,8%. Oggi ottiene un ROI annuo pari a 27 volte il canone annuale di Perk, grazie ai risparmi e al recupero dell’IVA.

«Il team finanziario di On sta ora facendo il prossimo grande passo con il lancio di Perk Pay», spiega Hegyi. «Il personale vuole davvero poter usare carte aziendali, così da pagare le spese di lavoro senza doverle anticipare con fondi personali».