CSRD-Reporting: Was Unternehmen bei Geschäftsreisen beachten müssen

Unternehmen in der EU stehen vor einer Herausforderung: Mit der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) wurde die Berichtspflicht für Nachhaltigkeit deutlich ausgeweitet. Sie betrifft nun mehr Unternehmen und auch Bereiche, die bislang wenig Beachtung fanden. Dazu gehören Geschäftsreisen, deren finanzielle und ökologische Auswirkungen in vielen Fällen nun transparent offengelegt werden müssen.

Damit steigt der Druck, die Reise-, Spesen- und CO₂-Daten des Unternehmens integriert, prüfbar und auditfähig aufzubereiten. Gleichzeitig bietet das CSRD-Reporting die Chance, Geschäftsreisen effizienter, klimafreundlicher und transparenter zu gestalten.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche CSRD-Anforderungen für Geschäftsreisen gelten, wie Unternehmen wesentliche Nachhaltigkeitsinformationen erfassen und wie moderne Technologie hilft, Compliance und Klimaschutz mit finanzieller Kontrolle zu verbinden.

Was ist die CSRD?

Die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) ist eine EU-Richtlinie, die Unternehmen verpflichtet, standardisierte und umfassende Nachhaltigkeitsinformationen offenzulegen. Sie ersetzt und erweitert die bisherige NFRD (Non-Financial Reporting Directive) deutlich und macht Umwelt-, Sozial- und Governance-Daten – die ESG-Daten – zu einem festen Bestandteil der jährlichen Berichterstattung.

Ziel der CSRD ist es, Transparenz zu schaffen, Greenwashing zu verhindern und vergleichbare Standards für die Nachhaltigkeitsberichterstattung in der EU einzuführen. Unternehmen müssen im Lagebericht nun einheitliche Angaben machen, die nach den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) strukturiert sind.

Dazu gehören unter anderem:

• Klimaschutzmassnahmen und Emissionsdaten

• Soziale Verantwortung und Menschenrechte

• Risiken entlang der Wertschöpfungskette

• Governance-Strukturen und Aufsichtsprozesse

• Fortschritte in Bezug auf langfristige Nachhaltigkeitsziele

Damit wird Nachhaltigkeit zu einem gleichwertigen Bestandteil der Unternehmensberichterstattung – ähnlich wichtig wie Finanzkennzahlen. Das hat auch direkte Auswirkungen auf das Travel- und Spesenmanagement, denn Geschäftsreisen verursachen oft erhebliche Scope-3-Emissionen und müssen daher in vielen Fällen genau dokumentiert und geprüft werden.

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Für wen gilt die CSRD-Berichtspflicht?

Die CSRD-Berichtspflicht gilt schrittweise für deutlich mehr Unternehmen als die bisherige NFRD. Relevant ist sie, wenn ein Unternehmen bestimmte Grössenkriterien erfüllt oder in der EU wirtschaftlich aktiv ist. Entscheidend sind u. a. Mitarbeiterzahl, Umsatz und Bilanzsumme.

Berichtspflichtig sind:

• Grosse Unternehmen, die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen:

  • 250+ Mitarbeiter:innen

  • 50+ Mio. € Umsatz

  • 25+ Mio. € Bilanzsumme

• Börsennotierte KMU (mit Ausnahmen für Kleinstunternehmen)

• Nicht-EU-Unternehmen, die  mehr als 150 Mio. € Umsatz in der EU erzielen und eine Niederlassung oder Tochtergesellschaft im EU-Raum haben.

Ab wann gilt die CSRD?

Für die CSRD gelten folgende Fristen:

• Ab Geschäftsjahr 2024 → Unternehmen, die bereits unter die NFRD fallen

• Ab Geschäftsjahr 2025 → Grosse Unternehmen, die mindestens zwei der drei o.g. Kriterien erfüllen und die bisher nicht von der NFRD erfasst waren

• Ab Geschäftsjahr 2026 → alle kapitalmarktorientierten KMUs (ein Aufschub bis 2028 ist möglich)

Damit erweitert sich der Anwendungsbereich von rund 11.700 auf etwa 50.000 Unternehmen europaweit. Für viele Firmen bedeutet das erstmals eine formale Nachhaltigkeitsberichterstattung inklusive externer Prüfung.

Welche CSRD-Inhalte müssen offengelegt werden?

Die CSRD verpflichtet Unternehmen, ihre Nachhaltigkeitsinformationen nach den European Sustainability Reporting Standards (ESRS) zu strukturieren. Diese Standards legen fest, welche Themen berichtet werden müssen und wie detailliert die Offenlegung erfolgen soll.

Ein zentrales Prinzip dabei ist die doppelte Wesentlichkeit: Unternehmen müssen sowohl bewerten, welche Auswirkungen ihre Geschäftstätigkeit auf Umwelt und Gesellschaft hat (Impact-Wesentlichkeit), als auch welche finanziellen Chancen und Risiken sich aus Nachhaltigkeitsfaktoren für das Unternehmen ergeben (finanzielle Wesentlichkeit). Auf Basis dieser Bewertung wird festgelegt, welche Themen – etwa Klima, soziale Belange, Governance oder Auswirkungen in der Wertschöpfungskette – im Bericht konkret und ausführlich offengelegt werden müssen.

Die folgenden Themen können dabei u.a. eine Offenlegung erfordern:

Strategie & Geschäftsmodell

• Auswirkungen des Geschäftsmodells auf Umwelt, Gesellschaft und Governance

• Nachhaltigkeitsziele und Transformationspläne (z. B. Klimaziele)

• Risiken und Chancen im Zusammenhang mit Nachhaltigkeit

Steuerung & Verantwortlichkeiten

• Rolle von Vorstand, Aufsichtsrat und Management

• interne Kontrollsysteme und Reporting-Prozesse

• Verantwortlichkeiten für ESG-Themen

Umwelt (E-Standards)

• Treibhausgas-Emissionen (Scope 1–3)

• Klimarisiken und Anpassungsstrategien

• Energieverbrauch, Ressourceneinsatz, Abfall, Wasser

• Biodiversität und Auswirkungen auf Ökosysteme

Soziales (S-Standards)

• Arbeitnehmerrechte, Diversität und Arbeitsbedingungen

• Gesundheit & Sicherheit der Mitarbeitenden

• Menschenrechte in der Wertschöpfungskette

• Beziehungen zu Geschäftspartnern und Gemeinden

Governance (G-Standards)

• Unternehmensethik & Antikorruption

• interne Richtlinien & Kontrollmechanismen

• Vergütungsmodelle, Transparenz, Aufsicht

Datenqualität & Prüfung

• Berichte müssen im Lagebericht verankert werden

• verpflichtende externe Prüfung zur Sicherstellung der Richtigkeit

• Offenlegung im europäischen digitalen Format (ESEF)

Damit wird ESG-Reporting zu einer gleichwertigen Berichtspflicht wie Finanzkennzahlen – mit klaren Standards, die Vergleiche zwischen Unternehmen ermöglichen und die Transparenz deutlich erhöhen.

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Wie beeinflusst die CSRD das Travel- & Spend-Management?

Die CSRD führt dazu, dass Geschäftsreisen – insbesondere ihre Emissionen, Kosten und Governance – im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung deutlich transparenter erfasst und berichtet werden müssen, sofern sie als wesentlich gelten. Damit rückt das Travel- & Spend-Management in den Fokus der Nachhaltigkeitsberichterstattung, weil Geschäftsreisen in vielen Unternehmen erhebliche finanzielle und ökologische Auswirkungen haben.

Warum Geschäftsreisen unter die CSRD fallen

Geschäftsreisen können gleich mehrere wesentliche Bereiche beeinflussen:

• Umwelt: CO₂-Emissionen aus Flügen, Hotels, Transport, Meetings

• Finanzen: Kosten, Budgetabweichungen, Richtlinienverstösse

• Governance: Einhaltung der Reiserichtlinien, Compliance, Fürsorgepflicht

Damit kann es für Unternehmen verpflichtet sein, offenzulegen,

• welche Emissionen entstehen (Scope 3, Kategorie „Business Travel“),

• wie nachhaltig Reiseentscheidungen sind,

• wie Spesenrichtlinien kontrolliert und durchgesetzt werden,

• ob Prozesse revisionssicher dokumentiert sind.

Was Unternehmen durch die CSRD verändern müssen

Um die Berichtspflicht zu erfüllen, benötigen Finanz- und Reisetteams:

• Zuverlässige Daten zu Emissionen, Kosten und Verstössen

• Nachvollziehbare Prozesse für Genehmigung, Buchung und Erstattung

• Automatisierte Compliance-Prüfungen (Richtlinien, MwSt., Limits)

• Konsolidierte Datenquellen statt Excel-Dateien oder verstreuter Tools

• Belegbare Massnahmen zur CO₂-Reduktion und Kostentransparenz

Manuelle Reisekostenprozesse erschweren damit die Erfüllung der CSRD-Pflichten erheblich – Unternehmen sollten auf digitales Travel- & Spesenmanagement umstellen, um fehlerfreie Berichte zu liefern.

Wie lassen sich Geschäftsreisen nachhaltiger planen und steuern?

Wenn Geschäftsreisen im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse als relevant eingestuft wurden, rückt das Travel‑ & Spend‑Management als strategischer ESG‑Hebel in den Fokus: Durch klare Richtlinien, digitale Prozesse und CO₂‑basierte Entscheidungen können Unternehmen sowohl Kosten senken als auch ihre Nachhaltigkeitsziele unterstützen. Auch Investoren und Kund:innen achten verstärkt auf nachhaltige Geschäftsreisen, sodass Reiseentscheidungen eine wichtige Rolle für das Image einer Firma spielen können.

Folgende Massnahmen helfen bei der nachhaltigeren Reiseplanung:

1. Nachhaltige Reiseoptionen priorisieren

• Direktflüge statt Umstiege (weniger Emissionen)

• Bahn statt Kurzstreckenflug, wenn möglich

• Auswahl von Hotels mit Nachhaltigkeitszertifizierung

• Einsatz von E-Fahrzeugen oder öffentlichen Verkehrsmitteln am Zielort

2. Nachhaltige Reiserichtlinien definieren

Unternehmen sollten Reiserichtlinien festlegen, die sowohl Kosten als auch CO₂-Ausstoss berücksichtigen:

• bevorzugte Transportarten

• Vorgaben zu Flügen (z. B. Economy statt Business auf Kurz- und Mittelstrecken)

• zulässige Hotelkategorien

• CO₂-Grenzwerte oder Budgetmodelle pro Reise

Die Richtlinien sollten Sie direkt ins Travel-Management- bzw. Spesenmanagement-Tool implementieren, damit sie automatisch geprüft werden.

3. Vorabgenehmigungen und Kostenkontrolle

Automatisierte Vorabgenehmigungen stellen sicher, dass:

• unnötige Reisen verhindert werden,

• ESG-Kriterien eingehalten werden,

• Budget- und CO₂-Ausreisser früh erkannt werden.

Ein digitaler Genehmigungsprozess innerhalb einer Reisemanagement-Plattform schafft Nachvollziehbarkeit. Dies ist wichtig für die spätere Prüfung.

4. CO₂-Emissionen aktiv tracken und ausgleichen

CO₂-Daten aus Flügen, Hotels und Transfers sollten automatisch berechnet werden, etwa über:

• Squake

• DEFRA-Faktoren

• ICAO-Methoden

Viele Unternehmen kompensieren unvermeidbare Emissionen über zertifizierte Projekte (z. B. VERRA). Beim CO₂-Tracking, der VERRA-zertifizierten Kompensation und den Reportings unterstützt Sie GreenTrip, das Nachhaltigkeits-Tool von Perk.

5. Daten für ESG-Analysen nutzen

Mit konsolidierten Travel- & Spend-Daten lassen sich Trends erkennen wie:

• Abteilungen mit hohem Reiseaufkommen

• Strecken oder Anbieter mit hohem Fussabdruck

• Richtlinienverstösse und Einsparpotenziale

Diese Analysen sind zentral für die Wesentlichkeitsanalyse und das jährliche CSRD-Reporting.

Warum sich ESG-konformes Travel Management finanziell lohnt

Das CSRD-Reporting erscheint zunächst als eine Belastung für Unternehmen. Durch die Analyse und Massnahmen können Sie aber, u.a. im Travel Management, auch Kosten sparen:

• geringere Flug- & Hotelkosten durch Richtlinien

• weniger kurzfristige Umbuchungen

• weniger nicht erstattungsfähige Spesen

• besser planbare Budgets

• geringere Risiken in Prüfungen

• besseres Unternehmensimage & höhere Mitarbeitendenzufriedenheit

Nachhaltigkeit und Kosteneffizienz schliessen sich nicht aus – die CSRD macht sie zu gemeinsamen Zielen.

Wie führe ich Reise-, Spesen- und ESG-Daten zusammen?

Damit Unternehmen ihre CSRD-Pflichten zuverlässig erfüllen können, brauchen sie vollständige, konsistente und prüfbare Daten. Insbesondere im Geschäftsreisebereich entstehen jedoch typischerweise viele parallele Datenquellen: Buchungsportale, Kreditkarten, Spesenbelege, CO₂-Tracker, interne Richtlinien. Ohne Automatisierung führt das schnell zu Inkonsistenzen, Medienbrüchen und steigendem Reporting-Aufwand.

Moderne digitale Plattformen wie Perk ermöglichen es, alle relevanten Reise-, Spesen- und ESG-Daten in einem durchgängigen System zu erfassen, zu prüfen und für das ESG- bzw. CSRD-Reporting aufzubereiten. Die wichtigsten Funktionen:

Automatisierte Spesenprozesse

Digitale Systeme übernehmen zentrale Schritte der Spesenverwaltung:

• OCR-basierte Belegerfassung und automatische Datenextraktion

• Kategorisierung und Richtlinienprüfung in Echtzeit

• Duplikat- und Anomalieerkennung

• Automatisierte Genehmigungsworkflows

• Erstattungen und Buchungen ohne manuelle Zwischenschritte

So entsteht ein vollständig nachvollziehbarer Datenpfad.

CO₂-Tracking direkt im Reiseprozess

Damit Unternehmen die Anforderungen der ESRS (insbesondere E1 Klimaschutz) erfüllen können, müssen sie gegebenenfalls Emissionen aus Geschäftsreisen

• standardisiert erfassen,

• verlässlich berechnen,

• personen- oder projektbezogen zuordnen,

• für den Lagebericht aggregieren.

Technologien wie CO₂-APIs oder integrierte Emissionsrechner ermöglichen diese Erfassung automatisiert und vermeiden Fehler bei der Datensammlung.

Integration von Finanz-, Reise- und Nachhaltigkeitsdaten

APIs verbinden Travel-Management, Spesenmanagement, CO₂-Tracking und ERP-Systeme. So entstehen:

• einheitliche Datenquellen (Single Source of Truth)

• automatisch aktualisierte Kennzahlen (Kosten, Richtlinienkonformität, Emissionen)

• vollständige Prüfpfade für interne Kontrollen und externe Audits

• Echtzeit-Dashboards für Finanz- und Nachhaltigkeitsverantwortliche

Gerade für die CSRD ist diese Konsistenz entscheidend, da Offenlegung, Prüfung und Lagebericht deutlich strengere Anforderungen stellen als frühere freiwillige Nachhaltigkeitsberichte.

Automatisierte Compliance-Prüfung

Moderne Software ermöglicht:

• Die Prüfung von Reiserichtlinien, Spesenrichtlinien und Nachhaltigkeitsvorgaben bereits während der Buchung

• Automatische Kennzeichnung nicht konformer Ausgaben

• Einhaltung von Ausgabenlimits, bevorzugten Anbietern, CO₂-Richtlinien

• Standardisierte Reportingformate für Audit & ESG-Offenlegung

Damit wird Compliance nicht zur zusätzlichen Last, sondern zum integrierten Bestandteil des Buchungs- und Abrechnungsprozesses.

Perk verbindet Travel Management, Ausgabenmanagement und CO₂-Tracking (Green Trip) in einer Plattform. Buchungsdaten, Spesen, Richtlinien und Emissionen fliessen automatisch zusammen, wodurch Prüfbarkeit, CSRD-Konformität und Nachhaltigkeitsanalysen erheblich vereinfacht werden.

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FAQ – häufige Fragen zum CSRD-Reporting