Rechnungsprüfung: Eingangsrechnungen kontrollieren, abgleichen & freigeben

Die Rechnungsprüfung ist ein elementarer Bestandteil des Rechnungsmanagements und essenziell für die lückenlose und ordnungsgemässe Kreditorenbuchhaltung eines Unternehmens. Sie ist als mehrstufiger Prozess zu verstehen, der im Wesentlichen die inhaltliche und formelle Prüfung der Rechnungsdaten und den ergänzenden Rechnungsabgleich umfasst. Verläuft die Rechnungsprüfung erfolgreich, erfolgt als letzter Teilschritt die Rechnungsfreigabe. 

Mithilfe von Rechnungsprüfung und Rechnungsabgleich lassen sich zum einen die Korrektheit und Gültigkeit von Rechnungsdaten sowie zum anderen die Kongruenz von Bestellung, Wareneingang und Rechnungsstellung bzw. Kosten sicherstellen. Ein hoher Automatisierungsgrad wirkt sich dabei positiv auf die Effizienz des Prüfprozesses und die Zuverlässigkeit der Ergebnisse aus. 

In diesem Leitfaden lesen Sie, wie die Rechnungsprüfung – inklusive Rechnungsabgleich und Rechnungsfreigabe – funktioniert. Wir beleuchten Vorgaben, Voraussetzungen, Teilprozesse und Methoden sowie Vorteile und Herausforderungen von automatisierten Prozessen. 

Was ist die Rechnungsprüfung?

Die Rechnungsprüfung ist ein zentraler Vorgang im Rahmen der Rechnungsverarbeitung. Hierbei werden Eingangsrechnungen auf ihre Vollständigkeit, Richtigkeit und Plausibilität überprüft. 

Man kann zwischen Rechnungsprüfung im engen und erweiterten Sinn unterscheiden:

• Im weiten Sinn bezeichnet die Rechnungsprüfung den gesamten Prüfprozess zwischen Rechnungserfassung und Zahlungsauftrag. Darunter fallen einerseits die Prüfung auf Korrektheit, andererseits der Rechnungsabgleich sowie zuletzt die Rechnungsfreigabe. 

• Im engeren Sinn wird auch der konkrete Teilschritt, in dem Eingangsrechnungen auf ihre Richtigkeit hin geprüft werden, als Rechnungsprüfung bezeichnet. Dieser setzt sich aus einer inhaltlichen Prüfung und einer formellen Prüfung zusammen. 

Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsprüfung und Rechnungsabgleich? 

Der Rechnungsabgleich erfolgt für gewöhnlich im Rahmen der Rechnungsprüfung bzw. knüpft an die Rechnungsprüfung im engen Sinn an und erweitert diese: 

Die klassische Rechnungsprüfung stellt zunächst die inhaltliche und formelle Richtigkeit einer Rechnung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Pflichtangaben sicher. Hierbei findet also primär die Rechnung selbst Betrachtung. Zudem halten der Lieferschein sowie das Umsatzsteuergesetz als rechtlicher Rahmen Einzug in die Bewertung. 

Der Rechnungsabgleich geht einen Schritt weiter: Hier wird die Lieferantenrechnung mit anderen Dokumenten abgeglichen – mindestens mit der Bestellung (Two-Way-Match), besser noch mit der Bestellung und dem Wareneingang (Three-Way-Match). Je nach Branche können zudem Prüfberichte als vierte Vergleichsgrösse (Four-Way-Match) in den Rechnungsabgleich einbezogen werden. 

Erst wenn sowohl die Rechnungsprüfung als auch der Rechnungsabgleich abgeschlossen sind und keine Unstimmigkeiten aufweisen, erfolgt die Rechnungsfreigabe. 

Wir machen Ihr Ausgabenmanagement effizienter. Wie? Zeigen wir Ihnen in unserer Demo!

Demo vereinbaren Demo vereinbaren

Welche Rolle nimmt die Rechnungsprüfung in der Kreditorenbuchhaltung ein? 

Die Rechnungsprüfung zählt zu den Kernaufgaben der Kreditorenbuchhaltung. Am Anfang steht die Rechnungserfassung. Diese bildet die Grundlage für die gesamte Rechnungsverarbeitung. Die Rechnungsprüfung knüpft unmittelbar an die Erfassung an. 

Sobald alle relevanten Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer und Co. ausgelesen, strukturiert und idealerweise digital verfügbar sind, werden sie einer umfassenden Prüfung unterzogen. Das heisst auch: Voraussetzung für eine erfolgreiche Rechnungsprüfung ist die fehlerfreie und lückenlose Rechnungserfassung.

Durch die Rechnungsprüfung werden fehlerhafte, unvollständige und unklare Rechnungen identifiziert und zur Klärung gegeben. Korrekte Eingangsrechnungen werden freigegeben und innerhalb der Zahlungsfrist beglichen. 

Warum sind Rechnungsprüfung und Rechnungsabgleich wichtig? 

Die Rechnungsprüfung und der Rechnungsabgleich helfen,

• Unstimmigkeiten in den Rechnungsdaten oder zwischen Lieferantenrechnung und Lieferschein aufzudecken, bevor eine Zahlung erfolgt

• Diskrepanzen zwischen Bestellung, Rechnung und Wareneingang festzustellen, aufzuklären und zu beseitigen 

• Doppelzahlungen und den damit einhergehenden bürokratischen Aufwand zu vermeiden 

• Zahlungsziele einzuhalten und dadurch Mahngebühren vorzubeugen und Skonti zu begünstigen 

• die Gesetzeskonformität von Rechnungen und damit den Vorsteuerabzug sicherzustellen 

• Rechnungsbetrug frühzeitig zu erkennen, zu melden und auf Basis stichhaltiger Daten rechtlich zu verfolgen 

Welche Schritte umfasst die Rechnungsprüfung?

Die Rechnungsprüfung setzt sich im Wesentlichen aus 3 Schritten zusammen: 

1. Rechnungsprüfung – inhaltlich und formell 

2. Rechnungsabgleich durch Matching-Methode 

3. Rechnungsfreigabe – ggf. nach Subprüfung 

Schritt 1: Rechnungsprüfung

Sobald eine Eingangsrechnung erfasst ist, wird diese einer eingehenden Prüfung unterzogen – einerseits auf inhaltliche sowie andererseits auf formelle Korrektheit. Da hierfür jeweils verschiedene Kriterien relevant sind, erfolgen die beiden Prüfschritte getrennt voneinander. 

Inhaltliche Rechnungsprüfung 

Bei der inhaltlichen oder sachlichen Rechnungsprüfung werden die Rechnungsdaten auf Richtigkeit überprüft. Dafür betrachten Sie die Eingangsrechnung bzw. die extrahierten Daten im Buchhaltungssystem und den Lieferschein. 

Jede Rechnung muss folgende Kriterien erfüllen: 

• Korrektheit: Waren und Dienstleistungen sind korrekt angegeben und beschrieben.

• Vollständigkeit: Alle gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen sind in korrekter Menge aufgeführt. 

• Preise: Berechnete Preise und vorab vereinbarte Preise für Produkte oder Leistungen stimmen überein. 

• Gesamtbetrag: Der Rechnungsbetrag entspricht der Summe der Produktpreise inklusive Steuern.

• Bedingungen: Rabatte, Skonti und sonstige zugesicherte Sondervereinbarungen sowie Zahlungsfristen und andere Bedingungen wurden berücksichtigt und sind korrekt aufgeführt. 

• Leistungsverrechnung: Kostenstellen und andere Bezugsgrössen für die interne Leistungsverrechnung sind enthalten und korrekt. 

• Stimmigkeit: Sämtliche Angaben stimmen mit dem Lieferschein überein und Waren oder Dienstleistungen entsprechen der vereinbarten Qualität. 

Anhand dieser Kriterien lässt sich die sachliche Richtigkeit der Rechnung feststellen – und mit ihr die Einhaltung der Vertragsbedingungen zwischen Ihrem Unternehmen und dem jeweiligen Lieferanten oder Dienstleister. 

Formelle Rechnungsprüfung 

Die formelle Rechnungsprüfung dient der ordnungsgemässen Buchhaltung durch Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Sie stellt fest, ob eine Rechnung der steuerrechtlichen Prüfung standhält und für den Vorsteuerabzug berechtigt ist.  

Als Prüfkriterien dienen die folgenden Pflichtangaben für die Rechnungsstellung: 

• Vollständiger Name beider Parteien (Rechnungssteller und Rechnungs-/Leistungsempfänger)

• Vollständige Anschrift beider Parteien (Rechnungssteller und Rechnungs-/Leistungsempfänger)

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Rechnungsstellers 

• Ausstellungsdatum der Rechnung 

• Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig vergeben) 

• Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art sonstiger Leistungen 

• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung 

• Entgelt – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen

• Vereinbarte Entgeltminderungen, sofern vorhanden (Rabatte, Skonti etc.) 

• Anzuwendenden Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis bei Steuerbefreiung 

Liegt der Rechnungsbetrag unter CHF 400, handelt es sich um eine sogenannte Kleinbetragsrechnung. Hier fallen die Pflichtangaben weniger umfangreich aus – Steuernummer und Rechnungsnummer entfallen bspw. 

Pflichtangaben für Kleinbetragsrechnungen bis CHF 400: 

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers 

• Ausstellungsdatum der Rechnung 

• Menge und Art der gelieferten Ware oder Umfang und Art sonstiger Leistungen

• Entgelt und Steuerbetrag (in Summe) sowie Steuersatz oder Hinweis bei Steuerbefreiung 

Schritt 2: Rechnungsabgleich 

Beim Rechnungsabgleich wird die Eingangsrechnung mit einem oder mehreren Vergleichsdokumenten gegengeprüft. Der Rechnungsabgleich ist gewissermassen als Ergänzung zur Rechnungsprüfung zu verstehen und daher eher optional. 

Dennoch kann der Abgleich aufschlussreiche Informationen liefern. Kommt es zu Diskrepanzen zwischen Bestellung, Rechnung und Lieferung, können diese noch vor der Zahlung ergründet und behoben werden. So kann der Rechnungsabgleich bspw. zur Optimierung von Lieferantenmanagement und Kostenkontrolle beitragen – und bildet eine Schnittstelle zwischen Kreditorenbuchhaltung, Bestandsmanagement und Lieferantenmanagement. 

Man unterscheidet beim Rechnungsabgleich zwischen Two-, Three- und Four-Way-Matching – auch Zweifach-, Dreifach- oder Vierfachabgleich genannt. 

Rechnungsabgleich mittels Two-, Three- oder Four-Way-Matching 

Der Abgleich folgt immer demselben Schema. Die Methoden unterscheiden sich lediglich hinsichtlich der Anzahl der zu vergleichenden Dokumente:

• Beim Two-Way-Matching wird die Rechnung mit der Bestellung abgeglichen. Auf diese Weise gehen Unternehmen sicher, dass die berechnete Ware exakt der bestellten Ware entspricht. 

• Beim Three-Way-Matching wird neben der Bestellung auch der Wareneingang zum Vergleich mit der Rechnung hinzugezogen. So lassen sich Diskrepanzen zwischen dem tatsächlichen Bestand und dem im Buchhaltungssystem erfassen Warenbestand offenlegen. Der Dreifachabgleich stellt sicher, dass Sie nur das bezahlen, was Sie auch wirklich bekommen. 

• Beim Four-Way-Matching werden zusätzlich zu Bestellung und Wareneingang auch Prüfberichte mit der Rechnung verglichen. Diese werden meist im Zuge einer Wareneingangs- oder Qualitätsprüfung erstellt. Sie bestätigen, dass die gelieferte Ware den vereinbarten Qualitätsstandards entspricht. Damit gibt der Vierfachabgleich auch Aufschluss darüber, ob eine Rechnung nicht nur quantitativ korrekt, sondern auch qualitativ gerechtfertigt ist. 

Welche Matching-Methode ist die beste für den Rechnungsabgleich? 

Gemeinhin gilt das Three-Way-Matching als gängigste Methode für den Rechnungsabgleich. Es ermöglicht eine fundierte Prüfung der Übereinstimmung von bestellter, gelieferter und in Rechnung gestellter Ware und dient damit der Kontrolle von Kosten und Warenbestand. 

Das Two-Way-Matching greift in vielen Fällen zu kurz, kann aber in einigen Fällen ausreichen – z. B. bei regelmässigen Posten wie Software-Abonnements oder dauerhaften Dienstleistungen von langjährigen Partnern. Meist ist der Mehrwert von Zweifachabgleichen aber schon durch die sachliche Rechnungsprüfung abgedeckt. 

Das Four-Way-Matching ist die aufschlussreichste und wirksamste Methode, geht aber auch mit einem erhöhten Arbeits- und Zeitaufwand einher und erfordert entsprechend grössere Ressourcen. Durch den Einbezug der qualitativen Bewertung bietet der Vierfachabgleich eine zusätzliche Sicherheitsebene. Das kann ein entscheidender Vorteil sein und lohnt sich bspw. für:

• Unternehmen mit hohen Sicherheitsanforderungen oder strengen Qualitätsstandards 

• grosse Investitionen mit erheblichem Geldwert oder langwierigen Genehmigungsverfahren

• erstmalige Lieferungen oder Leistungen von neuen Lieferanten oder Dienstleistern, insbesondere wenn potenziell Interesse an einer längerfristigen Partnerschaft besteht

Schritt 3: Rechnungsfreigabe 

Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung und stimmigem Rechnungsabgleich erfolgt schliesslich die Rechnungsfreigabe. Sie bildet den letzten Schritt des Prüfprozesses und leitet in letzter Instanz die Zahlung ein. 

Der Freigabeprozess kann je nach Hierarchie und Organisationsstruktur des Unternehmens und Richtlinien für die Kreditorenbuchhaltung variieren. Unter Umständen bedarf die Freigabe einer expliziten Genehmigung durch eine:n Entscheidungsträger:in. Das können Abteilungsleiter:innen, Projektmanager:innen oder Mitarbeitende der Buchhaltung sein. 

Wichtig: Die Rechnungsfreigabe wird nur erteilt, wenn die vorangehenden Prüfprozesse keinerlei Unstimmigkeiten ergeben. Kommt es hingegen zu Diskrepanzen bei der Rechnungsprüfung oder beim Rechnungsabgleich, wird eine Subprüfung eingeleitet.

Welche Rolle spielt Automatisierung bei der Rechnungsprüfung? 

Automatisierung ist für die Rechnungsprüfung heute fast unabdinglich – zumindest in Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen. Aber auch für kleine Betriebe mit regelmässigen Rechnungen kann sich die automatisierte Prüfung und Freigabe lohnen.  

Sowohl die sachliche und formelle Rechnungsprüfung als auch der Rechnungsabgleich eignen sich hervorragend für die Automatisierung: Sie arbeiten aber mit vielen kleinteiligen Daten und erfordern daher absolute Genauigkeit. Gleichzeitig folgen sie einer recht simplen, gleichbleibenden Methodik und sind als wiederkehrende Routineaufgaben zu verstehen. Diese lassen sich meist recht einfach auslagern. 

Hinzu kommt, dass manuelle Rechnungsprüfungen nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig und aufgrund fehlender Dokumentation oft intransparent und schwer nachvollziehbar sind. In Kombination machen all diese Faktoren das manuelle Prüfen und Abgleichen von Rechnungen ineffizient. Automatisierung kann dem gezielt entgegenwirken.

Welche Vorteile bietet Automatisierung für die Rechnungsprüfung?

Der Einsatz von digitaler Software zur Automatisierung der Rechnungsprüfung kann den mehrstufigen Workflow aus Prüfungen, Abgleichen und Freigaben vereinfachen und auf vielseitige Weise optimieren:

Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit & Effizienz  

• Mit einer spezialisierten Rechnungsprüfungssoftware lässt sich die gesamte Rechnungsprüfung automatisieren und in einem Tool zentralisieren – mit allen Teilprozessen und Vergleichsdatensätzen. Das reduziert die Bearbeitungszeit und den Arbeitsaufwand erheblich. 

• Bei der manuellen Rechnungsprüfung können Tippfehler, Übertragungs- und Rechenfehler das Ergebnis verfälschen und zu zeitintensiven Korrekturschleifen führen. Automatisierung gewährleistet eine korrekte Datenverarbeitung mit zuverlässigen Ergebnissen und verschwindend geringer Fehleranfälligkeit.  

• Rechnungsprüfungssoftware arbeitet mit klar definierten, automatisierten Handlungsabfolgen und Genehmigungsworkflows. Jede Rechnung durchläuft denselben Weg. Prüfungen laufen richtlinienkonform und konsistent – ohne Verwirrung und Abwege, unklare Zuständigkeiten oder Rückfragen. 

Transparenz, Dokumentation & Datenanalyse

• Echtzeit-Einblicke in laufende Prüfungs- und Freigabeprozesse ermöglichen eine permanente Überwachung des Prüfungsfortschritts und Projektstatus sowie der Machbarkeit von Zahlungszielen. 

• Jeder Schritt, den die Software ausführt – egal, ob automatisiert oder durch menschliche Bedienung –, wird revisionssicher dokumentiert und in einem elektronischen Prüfpfad abgebildet: von Datenbankabfragen über Kalkulationen bis hin zu Genehmigungen. Sie können alles nachvollziehen und kontrollieren. 

• Moderne Systeme bündeln alle Rechnungsdaten an einem Ort: zentral, verfügbar und sicher verwahrt. Automatisierte Analysen dieser Daten liefern wertvolle Einblicke in Trends, Genehmigungszeiten, Compliance und Co. 

• Je nach Funktionsumfang und Systemanbindung an Buchhaltungs- und ERP-Systeme lassen sich auch Daten zu Bestellungen, Lieferanten, Bestand etc. abrufen und in die Analyse der Rechnungsdaten einbinden. Das steigert den Komfort bei der Bedienung und die Aussagekraft der Analyseergebnisse. 

• Interaktive Dashboards und detaillierte Berichte machen die erhobenen Daten und Analyseergebnisse greifbar und können Optimierungspotenziale aufdecken und als belastbare Datengrundlage für fundierte Entscheidungen dienen.

Betrugsprävention, Duplikaterkennung & Echtzeit-Benachrichtigungen

• Integrierte Algorithmen zur Betrugserkennung und Datenvalidierung helfen, potenziellen Rechnungsbetrug frühzeitig zu erkennen und abzuwenden. Zudem erschwert die automatisierte, systeminterne Datenerfassung und -verarbeitung die Manipulation von Rechnungen durch Unbefugte erheblich.

• Rechnungsduplikate werden sofort identifiziert – bspw. anhand einfacher Prüfkriterien wie der einmaligen, fortlaufenden Rechnungsnummer. Duplikate werden als fehlerhaft bzw. kritisch bewertet und nicht freigegeben. Das Risiko von Doppelzahlungen sinkt dadurch erheblich. 

• Echtzeit-Benachrichtigungen helfen, Leerläufe und Wartezeiten zu vermeiden und die Bearbeitungszeit von Rechnungen zu verkürzen. Bei Unstimmigkeiten oder erforderlichen Genehmigungen können Entscheider:innen gezielt benachrichtigt werden und direkt eingreifen. 

• Durch automatisierte Alarme können Unternehmen u. a. an Skontofristen und bevorstehende Zahlungsziele erinnert werden. Damit lassen sich Kosten senken und Lieferantenbeziehungen verbessern.  

Welche Herausforderungen bringt die Automatisierung der Rechnungsprüfung mit sich? 

Prozessautomatisierung sorgt für mehr Effizienz, Zuverlässigkeit, Übersichtlichkeit und Transparenz bei der Rechnungsprüfung und kann Mitarbeitende spürbar entlasten und langfristig Ressourcen sparen. Gleichzeitig stellen der Umstieg auf automatisierte Abläufe und die Implementierung der Technologie Unternehmen aber auch vor gewisse Herausforderungen. 

Voraussetzungen für die Automatisierung 

Um komplexe Prozesse wie die Rechnungsprüfung möglichst vollständig zu automatisieren, müssen zunächst einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein. 

• Vor der Automatisierung steht die Digitalisierung. Rechnungsdokumente, Vergleichsdokumente und alle erforderlichen Daten müssen digital vorliegen. 

• Um automatisierte Prozesse zu etablieren, die Compliance-Anforderungen und gesetzliche Vorgaben erfüllen, müssen Richtlinien, Workflows und Zuständigkeiten klar definiert werden. 

• Die Rechnungsprüfung kann nur zuverlässige, belastbare Ergebnisse liefern, wenn die Datengrundlage korrekt und vollständig ist. Zuerst muss also die Rechnungserfassung digitalisiert und automatisiert werden. 

• Die Einführung und Nutzung von Software geht mit laufenden Kosten sowie ggf. mit Investitionskosten einher. Unternehmen müssen also über die nötigen finanziellen Mittel verfügen. 

Mitwirken der Mitarbeitenden

Selbst wenn die Rechnungsprüfung automatisiert abläuft, braucht es Mitarbeitende, die mit dem System arbeiten. Dafür muss neben personellen Ressourcen auch die Bereitschaft der Mitarbeitenden sichergestellt werden. 

• Trotz Automatisierung müssen Mitarbeitende Genehmigungen erteilen, Unstimmigkeiten klären und Entscheidungen treffen. Schulungen und Praxisübungen fördern eine intuitive Bedienung und produktive Nutzung. 

• Auch automatisierte Systeme sind nicht perfekt. Dafür müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden zunächst sensibilisieren. In regelmässigen Intervallen sollten Ergebnisse auf ihre Richtigkeit, hinterlegte Daten und Dokumente auf ihre Aktualität und Workflows auf ihre Effizienz geprüft werden. 

• Unter Umständen lassen sich nicht alle Teilschritte der Rechnungsprüfung angemessen automatisieren. Beim Rechnungsabgleich mittels Four-Way-Matching zählen z. B. Prüfberichte zur Datengrundlage. Hier können automatisierte Prozesse an ihre Grenzen stossen. 

Welche Rechnungsprüfungssoftware passt zu Ihrem Unternehmen?

Am Markt konkurrieren verschiedene Software-Lösungen, die sich hinsichtlich Funktionsumfang, Leistungsschwerpunkt und Automatisierungsgrad unterscheiden. Individuelle Faktoren wie Bedarf, Anforderungen, Branche, Unternehmensgrösse und Budget bestimmen, welche Software zum Unternehmen passt. 

Achten Sie bei der Wahl der richtigen Software ausserdem auf: 

• Kompatibilität mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur 

• nahtlose Anbindung an Buchhaltungs- und ERP-Systeme

• automatisierte, richtlinienbasierte Freigabe-Workflows 

• Zugriff auf interne und öffentliche Wissensdatenbanken

Idealerweise erledigt ein Tool die gesamte Rechnungsverarbeitung  – von der Rechnungserfassung über die Prüfung und Freigabe bis zur Zahlungsabwicklung. Plattformen wie Perk bieten diesen ganzheitlichen Ansatz und ermöglichen es, Eingangsrechnungen zentral zu erfassen, automatisiert zu verarbeiten und nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren.

Gestalten Sie Ihr Ausgabenmanagement noch effizienter – dank automatisierter Workflows!

Wir werden Ihre Daten für Marketingzwecke speichern. Lesen Sie mehr in unseren Datenschutzrichtlinien.

Vereinbaren Sie eine Demo

Vereinbaren Sie eine Demo

Wir werden Ihre Daten für Marketingzwecke speichern. Lesen Sie mehr in unseren Datenschutzrichtlinien.

Vereinbaren Sie eine Demo

Fazit: Wann lohnt sich die Automatisierung der Rechnungsprüfung für Ihr Unternehmen? 

Die Rechnungsprüfung ist eine der wichtigsten Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung und wird in vielen Unternehmen täglich durchgeführt. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie dieser kann Mitarbeitende entlasten, Prozesse beschleunigen und Fehler reduzieren. 

Damit lohnt es sich im Grunde für alle Unternehmen, automatisierte Prüfprozesse für Rechnungen zu etablieren oder besser noch den vollständigen Workflow rund um die Rechnungsverarbeitung in ein leistungsstarkes All-in-one-Tool auszulagern. Spezialisierte Software erkennt und extrahiert Daten, führt Analysen und Vergleiche durch, schlägt bei Unstimmigkeiten Alarm und bereitet Freigaben für die finale Genehmigung vor. 

• Kleine Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl an Rechnungen können durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung wertvolle Ressourcen zurückgewinnen und das Risiko von Fehl- und Doppelzahlungen sowie Rechnungsbetrug erheblich senken. 

• Grosse Unternehmen gewinnen durch standardisierte, automatisierte Freigabeprozesse v. a. Zeit, Kostenkontrolle und wertvolle Einblicke in die erhobenen Daten. Daraus lassen sich oftmals konkrete Optimierungspotenziale ableiten. 

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung dient zudem als optimale Grundlage für die revisionssichere Archivierung, zu der Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind. 

FAQ – häufige Fragen zu Rechnungsprüfung, Rechnungsabgleich und Rechnungsfreigabe