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Wie Nord Security Reisemanagement mit Perk vereinfacht, skaliert und Kosten spart
Nord Security, ein weltweit führendes Unternehmen für Cybersicherheits- und Datenschutzlösungen, sah sich mit einem stark wachsenden Bedarf an Reisemanagement konfrontiert, als zwei zentrale Entwicklungen zusammenfielen: das Ende der COVID-19-Beschränkungen und das schnelle Wachstum der Belegschaft.
In dieser Phase nahm die Zahl der Geschäftsreisen rasant zu: Das Procurement-Team wechselte von monatlich ein bis fünf Reisen auf über 60 – mit steigender Tendenz. Mit rund 1.900 Mitarbeitenden in Niederlassungen in Litauen, Polen, Deutschland und den Niederlanden – sowie einer wachsenden Remote-Belegschaft – machte dieser Anstieg schnell die Schwächen des bisherigen Reisemanagements deutlich.
Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist bei Nord Security, erklärte, wie die Abhängigkeit von einem Reisebüro – mit ständiger Hin-und-Her-Kommunikation und ohne zentralisierten Prozess – äusserst ineffizient war, insbesondere bei geschäftskritischen Reisen wie Vertriebs- und Partnerbesuchen.
Das Unternehmen wusste, dass es eine moderne Lösung brauchte – flexibel, verlässlich und leistungsfähig genug, um mit dem Wachstum Schritt zu halten.
Um mit dem Wachstum Schritt zu halten, entschied sich Nord Security für intelligenteres, einfacheres Reisemanagement mit Perk
Die Nutzung eines Reisebüros bedeutete, dass das Procurement-Team jede einzelne Buchung abwickeln und als Vermittler fungieren musste, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Renata beschrieb den Ablauf als endlose Schleife: Mitarbeitende reichten Reiseanfragen ein, sie leitete diese an das Reisebüro weiter, dann folgten neue Anfragen – zum Beispiel Änderungen der Flugzeiten – und alles begann von vorn. Es gab keinen zentralisierten Prozess und keine klare Sichtbarkeit der Reiserichtlinien.
Nord Security brauchte eine Lösung, die mitwächst – und sie nicht einschränkt. Alles änderte sich, als das Unternehmen begann, Perk zu nutzen. Mitarbeitende organisieren ihre Reisen nun selbst über die Self-Booking-Plattform, was Zeit spart und ihnen ermöglicht, sich auf geschäftskritische Aufgaben zu konzentrieren.
Self-Booking, erweiterte Berichte und Drittanbieter-Integrationen von Perk sparen Zeit und erhöhen die Flexibilität
Renata betonte, wie wichtig es ist, dass Mitarbeitende ihre Reisen selbst buchen können – und wie zufrieden sie mit der grossen Auswahl sind. „Sie sind mit den Optionen bei Perk sehr zufrieden. Sie können Bewertungen lesen, Fotos von Hotels sehen – und alles an einem Ort macht die Auswahl viel einfacher“, sagt sie.
Trotz dieser neuen Freiheit behalten sie durch die zentrale Plattform von Perk die volle Budgetkontrolle. Reiserichtlinien sind direkt im System integriert und es gibt weniger Rechnungen zu verwalten. Detaillierte Reports ermöglichen es dem Team, Ausgabemuster zu analysieren, zu verstehen, wofür das Geld ausgegeben wird, und Potenziale zur Kostenoptimierung zu identifizieren – alles innerhalb des Budgets.
Mit dem kontinuierlichen Wachstum der Belegschaft ist es nun auch deutlich einfacher, Reisedetails zu verwalten. Früher mussten Mitarbeitende manuell hinzugefügt werden – heute vereinfacht die Integration mit HiBob die administrativen Aufgaben deutlich.
Auch die Integration selbst verlief reibungslos. Renata sagte: „Wir mussten nicht einmal das technische Team hinzuziehen, um HiBob mit Perk zu verbinden. Es war ganz einfach.“
Dank des proaktiven Supports von Perk muss das Procurement-Team nicht mehr rund um die Uhr erreichbar sein
Renata erklärte, wie sehr die Kundenbetreuung und das Account Management von Perk ihre tägliche Arbeit entlastet haben. „Ich muss kein 24/7-Support-Team mehr alleine sein“, sagte sie. Seit der Einführung von Perk wenden sich die Mitarbeitenden bei Problemen direkt an den Kundensupport – ganz anders als früher mit dem Reisebüro. Sie können nun beruhigt reisen, egal in welcher Zeitzone sie sich befinden.
Ausserdem weiß Renata, dass sie sich auf den 24/7-Support von Perk verlassen kann – auch außerhalb der Arbeitszeiten und an Wochenenden.
Renata schätzt auch, dass ihr Account Manager sie regelmässig über neue Funktionen informiert, die das Unternehmen weiterbringen und Prozesse verbessern können. Sie sagt: „Alle Teams bei Perk sind sehr unterstützend. Wenn es ein neues Feature gibt, erfahren wir es sofort – und auch, wie es in die Produkt-Roadmap passt. Wir haben die Plattform auf unsere Bedürfnisse angepasst, aber fühlen uns weiterhin gut betreut – auch nach der Implementierung.“
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