Eine Million Geschäftsreisebuchungen: Es ist an der Zeit, mit einigen Mythen aufzuräumen

Wir haben eine Million Geschäftsreisebuchungen analysiert, um die wichtigsten Fragen zu beantworten, die jeder Reisemanager beantwortet haben möchte. Sollten Sie eine länderspezifische Reiserichtlinie haben oder ist eine regionale in Ordnung? Ist es besser, Hotelpartnerschaften gegenüber Fluggesellschaften zu priorisieren? Und wann genau ist der beste Zeitpunkt, um Ihre Geschäftsreise zu buchen, um sicherzustellen, dass Sie einen guten Preis erhalten?

Unsere Daten räumen einige Mythen rund um Geschäftsreisebuchungen auf und helfen Ihnen, Ihr Reiseprogramm zu verbessern und Ihre Budgets optimal zu nutzen. Lesen Sie weiter und gewinnen Sie wertvolle Einblicke. 

Ihr Abflugort sollte Ihr Reisebudget bestimmen

Nehmen Sie die Buchungen einer Hin- und Rückreise – also Flug oder Zug plus Hotelaufenthalt, manchmal auch ein Mietwagen – und gruppieren Sie sie nach Ausgangspunkt der Reisenden: Die Spanne der Reisekosten ist größer, als Sie annehmen würden. Entfernung, lokale Marktpreise und der Mix von Flug zu Bahn variieren je nach Land erheblich.

Die durchschnittliche Geschäftsreise aus den USA ist mehr als doppelt so teuer wie eine Reise aus Deutschland. Gleichzeitig liegen Reisen aus den Niederlanden oder der Schweiz trotz ihrer geografischen Nähe zu Deutschland im Preis näher an den US-Reisen. 

Für diese Unterschiede gibt es eine Reihe lokaler Marktfaktoren, die diese Unterschiede erklären. Verschiedene Standorte variieren hinsichtlich Flughafensteuern oder dem natürlichen Mix aus Langstrecken- oder Premium-Reisen. Auch die Geografie beeinflusst die Wahl des Reisemodus. Die meisten nordamerikanischen Geschäftsreisen werden per Flugzeug (82 %) abgewickelt und nur 3 % nutzen die Bahn. Die Stichprobe für Deutschland zeigt die Hälfte (50 %) der Reisen mit der Bahn. 

Doch viele Reiserichtlinien haben immer noch nur einen regionalen Budget-Benchmark und behandeln beispielsweise alle zentraleuropäischen Märkte gleich. Diese Daten stellen diesen Ansatz jedoch wirklich in Frage. Eine Richtlinie, die auf einer einzigen gemischten europäischen Richtlinienobergrenze basiert, wirkt in einigen Märkten immer sinnvoll, in anderen jedoch zu restriktiv: Kolleginnen in Deutschland werden eine Pauschale abrechnen, während sie diese in den Niederlanden bei fast jeder Reise überschreiten, ohne dass dies durch die Marktbedingungen bedingt ist.

Hotels füllen den Kalender aus, Flüge jedoch das Budget

Um Zugang zu den besten Angeboten zu erhalten, muss oft eine enge Partnerschaft mit Reiseanbietern bestehen. Doch es kann schwierig sein, zu erkennen, welche Beziehungen am wichtigsten sind, um Ihr Budget optimal zu nutzen.

Unsere Analyse zeigt, dass Reisebuchungsvolumen und Kostenkonzentration nicht dasselbe sind. Hotels sind die größte Buchungskategorie in unserer Stichprobe (42 %). In unserer Stichprobe verzeichnet ein durchschnittliches Unternehmen 18 Hotelbuchungen pro Jahr und die durchschnittliche Hotelbuchung beträgt ca. 400 €.

Dennoch sind rund ein Drittel der Reisebuchungen Flüge, doch der durchschnittliche Flug kostet 686 €. Das ist das 1,7-fache der Hotelkosten. Langstreckenflüge machen rund 24 % der Flugbuchungen aus, machen aber rund 64 % der Flugausgaben aus.

Es ist wichtig, Hotelbuchungsrichtlinien zu priorisieren und einen guten Zugang zu starken Hotelpartnerschaften und wettbewerbsfähigen Tarifen zu gewährleisten, da sie mehr Buchungen betrifft. Die größte Chance, mehr aus Ihren Budgets herauszuholen, liegt jedoch in der Optimierung von Flugbuchungen, insbesondere bei häufigen Langstreckenreisen.

Der früheste Vogel fängt nicht immer den besten Wurm

Die meisten Reiserichtlinien basieren auf der gängigen Meinung, dass eine frühzeitige Buchung das beste Angebot bringt. Das ist jedoch nicht der Fall. 

Wenn Sie mehr als eine Woche im Voraus buchen, sparen Sie durchschnittlich 3 % – nur rund 9 € pro Buchung. Unauffällig, bis Sie es aufteilen: Flugpreise schwanken weit mehr. Buchen Sie einen Flug mehr als acht Tage im Voraus, ist er fast 26 % günstiger als die gleiche Strecke, die in der letzten Woche vor Abflug gebucht wurde.

Schichtet man die gesamte Buchungskurve für Flüge, entsteht ein noch nuancierteres Bild. Bei Langstreckenflügen werden die meisten Buchungen mehr als einen Monat im Voraus vorgenommen; dies ist jedoch das Zeitfenster, in dem die Preise bei zunehmender Nachfrage anziehen. Infolgedessen können Flugpreise ihren Höchststand mit bis zu 4 % über dem Durchschnittspreis der Strecke erreichen. Die Stichprobendaten zeigen, dass Langstreckenbuchungen zwischen ein und zwei Wochen vor Abflug tatsächlich den größten Rabatt erzielen: 18 % günstiger als der Durchschnittspreis.

Der Preis für kürzere Flüge verhält sich anders; der größte Rabatt wird 31–60 Tage vor Abflug erzielt. Innerhalb dieses Zeitfensters liegen die Flugpreise rund 11 % unter dem Streckendurchschnitt für das gleiche Jahr. Die besten Angebote für Züge sind dagegen verfügbar, wenn Sie mehr als 2 Monate im Voraus buchen.

Bei Hotels verhalten sich die Frühbucherrabatte nicht ganz so. In unserer Stichprobe kann die Buchung eines Hotels mehr als eine Woche im Voraus tatsächlich mehr kosten als die Buchung näher am Aufenthalt. Diese Preise sind eher von Nachfrageschüben und manchmal einem eingeschränkten Angebot in einer bestimmten Kategorie (z. B. ein 5-Sterne-Hotel in einer Stadt mit wenigen solchen Hotels) bestimmt.

Das Zeitfenster für die Best-Value-Flüge ist daher nicht einfach „so früh wie möglich“.

Was das für die Programmdurchführung bedeutet

Geschäftsreisen richten sich selten nur nach dem Preis. Sie legen einen Termin für ein Meeting fest, weil Sie es zu diesem Zeitpunkt benötigen, nicht weil Sie es an diesem Tag günstiger machen können. Das heißt jedoch nicht, dass Sie nicht versuchen sollten, die Kosten zu minimieren.

Die Millionen Buchungen haben gezeigt, dass dies komplex ist. Es gibt selten eine einzige Zahl, die in einer Reiserichtlinie helfen kann, Reisekosten effektiv über verschiedene Länder und Reisekategorien hinweg zu verwalten und gleichzeitig den Aufwand für Genehmigungen zu minimieren.

Der Schlüssel ist, Wege zu finden, wie die Komplexität vereinfacht werden kann. Die Zusammenarbeit mit Reisemanagement-Unternehmen wie Perk ist eine clevere Art, denn wir haben die Schwerstarbeit für Sie übernommen, damit Sie Zugang zu Vorzugsangeboten und Preisen erhalten.

Unser Control Center integriert Ihre Reiserichtlinie mithilfe von KI in den Buchungsprozess und zeigt Mitarbeitenden die genehmigten Unternehmenstarife und die Richtlinienbestimmungen an. Die Plattform bietet den Reise- und Finanzteams außerdem Zugriff auf integrierte und leicht verständliche Buchungsdaten, die dabei helfen, die wichtigsten Trends in Ihren Reisebuchungen zu erkennen. Das ist der Schlüssel für ein praktisches und gleichzeitig kosteneffektives Reisemanagement. 

Sehen Sie selbst, wie viel Sie bei Ihren Geschäftsreisekosten mit Perk einsparen könnten, oder sprechen Sie mit einem Perk-Reisespezialisten.

Methodik-Hinweis: Dieser Blog basiert auf einer Stichprobe von einer Million Reisebuchungen, die von Kunden auf der Perk-Plattform (ehemals TravelPerk) zwischen dem 29. August 2023 und dem 23. August 2026 getätigt wurden. Er basiert nicht auf allen Buchungen, die in diesem Zeitraum auf der Plattform getätigt wurden. Die Stichprobe spiegelt den Kundenstamm von Perk weitgehend wider und umfasst Flug-, Hotel-, Zug- und Mietwagenbuchungen. Obwohl die Stichprobe weder gewichtet noch auf bestimmte Variablen kontrolliert ist, schließt sie alle Geschäftsreisebuchungen von Mitarbeitern von Perk/TravelPerk und Yokoy aus. Die in diesem Blog verwendeten Zahlen beziehen sich nur auf Buchungen für komplette Geschäftsreisen, die ein Hotel plus mindestens eine Transportbuchung – Flug, Zug oder Mietwagen – beinhalten. Zudem wird nur eine Teilmenge von Buchungen verwendet, bei denen eine Reiserichtlinie an das Buchungskonto gebunden war und zur Klassifizierung der Buchung als richtlinienkonform oder nicht richtlinienkonform herangezogen werden konnte. Dies war bei 95 % der Buchungen in der Gesamtstichprobe der Fall. Es wird ein Ansatz mit abgestimmten Stichproben verwendet, sodass nur vergleichbare Buchungen gegenübergestellt werden. Bei Flügen und Zügen erfolgt der Abgleich nach Herkunft und Ziel (Route) sowie Buchungsjahr. Bei Hotels erfolgt der Abgleich nach Hotelziel und Buchungsjahr, jedoch nicht nach Sternebewertung. Dies kontrolliert Preisänderungen im Jahresvergleich, indem Buchungen aus demselben Jahr verglichen werden. Die Rate der Nicht-Richtlinienkonformität wird als Anzahl der nicht richtlinienkonformen Buchungen geteilt durch die Gesamtzahl der Buchungen mit angewandter Richtlinie in der abgestimmten Stichprobe berechnet. Die OOP-Prämie vergleicht nicht richtlinienkonforme Buchungen mit vergleichbaren richtlinienkonformen Buchungen in derselben abgestimmten Route oder Ziel-Jahres-Gruppe, um abzuschätzen, um wie viel teurer OOP-Buchungen im Vergleich zu ähnlichen richtlinienkonformen Buchungen sind. Der Schwellenwert für die Richtlinienkonformität wird aus der Analyse der den Flugbuchungen in der Stichprobe beigefügten Richtlinien abgeleitet. Der mittlere statische Schwellenwert wird unter Verwendung des Budgetschwellenwerts für Langstreckenflüge (sofern vorhanden) oder andernfalls unter Verwendung des allgemeinen Flugbudget- oder Einwegflug-Budgetschwellenwerts berechnet. Richtlinien mit dynamischen Regeln sind ausgeschlossen. Die Erstanalyse wurde in Euro durchgeführt und diese Beträge wurden unter Verwendung der durchschnittlichen Wechselkurse für den Zeitraum vom 29. August 2023 bis zum 23. August 2026 in GBP und USD umgerechnet, was ca. 0,85 für EUR/GBP und 1,09 für EUR/USD entspricht.