Un millón de reservas de viajes de trabajo: desmontamos algunos mitos

Hemos analizado un millón de reservas de viajes de trabajo para responder a algunas de las grandes preguntas que se hacen quienes gestionan los viajes de empresa. ¿Es mejor tener una política de viajes específica para cada país o basta con una regional? ¿Conviene priorizar los acuerdos con hoteles o con aerolíneas? Y, sobre todo, ¿cuál es realmente el mejor momento para reservar un viaje de trabajo y conseguir un buen precio?

Los datos nos permiten desmontar algunos de los mitos más extendidos sobre las reservas de viajes de trabajo y, al mismo tiempo, extraer conclusiones que pueden ayudarte a mejorar tu programa de viajes y sacar más partido a tu presupuesto.

1. El presupuesto debería adaptarse al país de origen del viaje

Si agrupamos las reservas de un viaje de ida y vuelta según el país de origen, las diferencias de precio son mayores de lo que cabría esperar. Hablamos de viajes que incluyen un vuelo o tren, una estancia de hotel y, en algunos casos, un coche.

El coste medio de un viaje de trabajo con origen en EE. UU. es más del doble que el de uno que parte de Alemania. En cambio, los viajes desde Países Bajos o Suiza, pese a su proximidad geográfica con Alemania, tienen un coste más cercano al de los viajes desde EE. UU.

Estas diferencias se explican por distintos factores propios de cada mercado. Los impuestos aeroportuarios varían según el país, al igual que la proporción de viajes de larga distancia o premium. La geografía también influye en el medio de transporte elegido. En Norteamérica, la gran mayoría de los viajes de trabajo se hacen en avión (82 %) y solo el 3 % en tren. En Alemania, en cambio, la mitad de los viajes de la muestra (50 %) se hacen en tren.

Aun así, muchas políticas de viajes siguen utilizando un único presupuesto de referencia para toda una región y tratan, por ejemplo, a todos los mercados de Europa Central de la misma manera. Los datos ponen en duda este enfoque. Un único límite de gasto para toda Europa puede resultar razonable en algunos mercados y demasiado restrictivo en otros. En Alemania, por ejemplo, los empleados pueden mantenerse fácilmente por debajo de un límite fijo, mientras que en Países Bajos podrían superarlo en casi todos sus viajes simplemente por las características del mercado.

2. Los hoteles acumulan reservas, pero los vuelos se llevan el presupuesto

Conseguir las mejores tarifas suele depender de una buena relación con los proveedores de viajes. La cuestión es saber qué acuerdos pueden tener un mayor impacto en el presupuesto.

Nuestro análisis muestra que el volumen de reservas y la concentración del gasto no van necesariamente de la mano. Los hoteles son la categoría con más reservas de nuestra muestra (42 %). Una empresa realiza, de media, 18 reservas de hotel al año, con un coste medio de unos 400 € por reserva.

Sin embargo, aunque aproximadamente un tercio de las reservas corresponden a vuelos, su coste medio es de 686 €, 1,7 veces el de los hoteles. Además, los vuelos de larga distancia representan alrededor del 24 % de las reservas de vuelos, pero concentran aproximadamente el 64 % del gasto en vuelos.

Contar con buenas políticas para las reservas de hotel, acuerdos sólidos con proveedores y tarifas competitivas sigue siendo importante porque afecta a un mayor número de reservas. Sin embargo, donde existe un mayor potencial de ahorro es en la optimización de las reservas de vuelos, especialmente en empresas con muchos viajes de larga distancia.

3. Reservar antes no siempre significa pagar menos

Muchas políticas de viajes parten de una idea muy extendida: cuanto antes reserves, mejor será el precio. Pero los datos muestran que no siempre es así.

Reservar con más de una semana de antelación supone un ahorro medio del 3 %, apenas unos 9 € por reserva. A primera vista, no parece demasiado. Pero al analizar cada categoría por separado, las diferencias son mucho mayores.En el caso de los vuelos, reservar con más de ocho días de antelación puede salir casi un 26 % más barato que reservar la misma ruta durante la última semana antes de la salida.

Si analizamos toda la evolución de los precios según la antelación con la que se reserva, el panorama es aún más complejo. La mayoría de los vuelos de larga distancia se reservan con más de un mes de antelación, pero precisamente durante ese periodo los precios pueden subir a medida que aumenta la demanda. De hecho, pueden llegar a situarse un 4 % por encima del precio medio de la ruta. Los datos de la muestra indican que el mayor ahorro en vuelos de larga distancia se consigue reservando entre una y dos semanas antes de la salida: un 18 % menos que el precio medio.

Los vuelos más cortos siguen un patrón distinto. El mayor descuento se consigue reservando entre 31 y 60 días antes de la salida, cuando los precios se sitúan alrededor de un 11 % por debajo de la media anual de esa ruta. En el caso de los trenes, las mejores tarifas se encuentran reservando con más de dos meses de antelación.

Con los hoteles, reservar antes tampoco garantiza un precio más bajo. En nuestra muestra, reservar un hotel con más de una semana de antelación puede incluso resultar más caro que hacerlo más cerca de la fecha de estancia. Los precios dependen en mayor medida de los picos de demanda y, en ocasiones, de una oferta limitada dentro de una categoría concreta, como podría ocurrir con los hoteles de cinco estrellas en una ciudad con pocas opciones de este tipo.

Por lo tanto, cuando hablamos de vuelos, la mejor estrategia no consiste simplemente en «reservar cuanto antes».

¿Qué significa todo esto para tu programa de viajes?

El precio casi nunca es el único factor que determina un viaje de trabajo. Si organizas una reunión en una fecha concreta, es porque necesitas celebrarla ese día, no porque viajar entonces resulte más barato. Pero eso no significa que no puedas intentar reducir los costes.

El análisis de este millón de reservas demuestra que no existe una fórmula sencilla. Es difícil establecer una única cifra en una política de viajes que permita controlar eficazmente los costes en distintos países y categorías y, al mismo tiempo, reduzca al mínimo el trabajo necesario para gestionar las aprobaciones.

La clave está en simplificar toda esa complejidad. Trabajar con una plataforma de gestión de viajes como Perk permite hacerlo: gran parte del trabajo ya está hecho para que puedas acceder a tarifas y condiciones preferentes. 

Nuestro Centro de control utiliza IA para integrar la política de viajes directamente en el proceso de reserva y mostrar a los empleados las tarifas corporativas aprobadas y qué opciones cumplen la política. La plataforma también ofrece a los equipos de viajes y finanzas datos de reservas integrados y fáciles de interpretar para detectar las principales tendencias. Así puedes gestionar los viajes de forma práctica sin perder de vista los costes.

Calcula cuánto podrías ahorrar en tus viajes de trabajo con Perk o habla con uno de nuestros especialistas en viajes. 

Metodología: este artículo utiliza una muestra de un millón de reservas de viajes realizadas por clientes en la plataforma de Perk (anteriormente TravelPerk) entre el 29 de agosto de 2023 y el 23 de agosto de 2026. La muestra no incluye todas las reservas realizadas en la plataforma durante este periodo.La muestra refleja de forma general la base de clientes de Perk e incluye reservas de vuelos, hoteles, trenes y coches. No está ponderada ni controlada por variables específicas y excluye todas las reservas de viajes de trabajo realizadas por empleados de Perk/TravelPerk y Yokoy.Las cifras utilizadas en este artículo corresponden únicamente a reservas de viajes de trabajo completos que incluyen un hotel y, como mínimo, una reserva de transporte (avión, tren o coche).También se utiliza únicamente un subconjunto de reservas sujetas a una política de viajes, es decir, aquellas realizadas desde una cuenta que tenía asociada una política y que, por tanto, podían clasificarse como dentro o fuera de política. Este fue el caso del 95 % de las reservas de la muestra total.Para garantizar que solo se comparan reservas equivalentes, se utiliza un método de muestras emparejadas. En vuelos y trenes, las reservas se comparan según origen, destino (ruta) y año de reserva. En hoteles, se comparan según destino y año de reserva, pero no según la categoría de estrellas. De esta forma se controlan las variaciones de precios entre años al comparar únicamente reservas realizadas durante el mismo año.La tasa de reservas fuera de política se calcula dividiendo el número de reservas fuera de política entre el total de reservas de la muestra emparejada a las que se aplicaba una política.El sobrecoste de las reservas fuera de política compara estas reservas con otras equivalentes que sí cumplen la política dentro del mismo grupo de ruta o combinación de destino y año. Así se estima cuánto más cuestan las reservas fuera de política frente a reservas similares que sí la cumplen.El límite para considerar una reserva dentro de política se obtiene analizando las políticas asociadas a las reservas de vuelos de la muestra. Para calcular el límite estático mediano se utiliza, cuando existe, el límite presupuestario para vuelos de larga distancia; de lo contrario, se emplea el presupuesto general para vuelos o el límite para vuelos de solo ida. Se excluyen las políticas con reglas dinámicas.El análisis inicial se realizó en euros. Los importes se convirtieron posteriormente a libras esterlinas y dólares estadounidenses utilizando los tipos de cambio medios correspondientes al periodo comprendido entre el 29 de agosto de 2023 y el 23 de agosto de 2026: aproximadamente 0,85 EUR/GBP y 1,09 EUR/USD.