Un million de réservations de voyages d'affaires : il est temps de briser certains mythes

Nous avons analysé un million de réservations de voyages d'affaires pour répondre aux grandes questions que chaque responsable de voyages se pose. Devez-vous avoir une politique de voyage spécifique par pays ou une politique régionale est-elle suffisante ? Est-il préférable de donner la priorité aux partenariats hôteliers plutôt qu'aux compagnies aériennes ? Et quel est exactement le meilleur moment pour réserver votre voyage d'affaires pour vous assurer d'obtenir un bon prix ?

Nos données vous aident à briser certains mythes sur les réservations de voyages d'affaires tout en vous permettant d'améliorer votre planification de voyages et d'optimiser vos budgets. Poursuivez votre lecture pour obtenir de précieuses informations. 

1. Votre lieu de départ doit déterminer le budget de votre voyage 

Commencez par extraire les réservations qui composent un voyage aller-retour, c'est-à-dire un vol, un train voire une location de voiture plus un séjour d'hôtel. Puis regroupez-les selon le lieu de départ du voyageur : l'écart de coût d'un voyage est plus important que vous ne le pensez. La distance, les prix du marché local et la combinaison vol / train varient considérablement selon les pays.

Le prix moyen d'un voyage d'affaires au départ des États-Unis est plus de deux fois supérieur à celui d'un voyage au départ d'Allemagne. Parallèlement, le coût des déplacements au départ des Pays-Bas ou de Suisse, malgré leur proximité géographique avec l'Allemagne, sont plus proches de ceux des États-Unis. 

Une série de facteurs de marché locaux expliquent ces différences.Tout d'abord le lieu de départ impacte le montant des taxes d'aéroport ou la combinaison naturelle de voyage long-courrier ou premium.La géographie influence également le choix du mode de transport.La plupart des voyages d'affaires en Amérique du Nord sont effectués par avion (82 %) et seulement 3 % utilisent le train.L'échantillon pour l'Allemagne indique que la moitié (50 %) des voyages sont effectués en train.

Cependant, de nombreuses politiques de voyage n'ont encore qu'un critère de référence budgétaire régional, traitant par exemple tous les marchés d'Europe centrale de la même manière. Or ces données remettent vraiment en question cette approche. Une politique unique pour toute l'Europe semblera toujours raisonnable sur certains marchés, mais trop restrictive sur d'autres : vos collègues en Allemagne respecteront un plafond uniforme en toute simplicité tandis que ceux aux Pays-Bas le dépasseront lors de presque chaque voyage, simplement à cause de la nature du marché.

2. Les hôtels remplissent le calendrier tandis que les vols consomment le budget

Accéder aux meilleures offres nécessite souvent de travailler en partenariat étroit avec les fournisseurs de voyages. Mais c'est parfois difficile de savoir quelles relations sont les plus critiques pour tirer le meilleur parti de votre budget.

Notre analyse montre que le volume de réservation de voyages et la concentration des coûts ne sont pas la même chose. Les hôtels constituent la catégorie de réservation la plus importante de notre échantillon en termes de volume (42 %).Dans l'échantillon, une entreprise effectue 18 réservations d'hôtel par an en moyenne et le coût moyen de chaque réservation s'élève à environ 400 €.

Bien que les vols ne représentent qu'environ un tiers des réservations de voyage, chaque billet d'avion coûte 686 € en moyenne soit 1,7 fois le prix des hôtels. Les vols long-courriers représentent environ 24 % des réservations de vols, mais environ 64 % des dépenses de vol.

Prioriser les politiques de réservation d'hôtel et garantir un accès à des partenariats hôteliers solides et à des tarifs compétitifs est important, car cela a un impact sur un plus grand nombre de réservations. Pourtant, la meilleure opportunité pour exploiter au maximum vos budgets réside dans l'optimisation des réservations de vols, en particulier lorsque les voyages long-courriers sont fréquents.

3. Le premier arrivé n'est pas toujours le mieux servi

La plupart des politiques de voyage sont basées sur l'idée que réserver à l'avance vous permet de bénéficier de la meilleure offre. Mais ce n'est pas vraiment le cas. 

Réserver plus d'une semaine à l'avance permet d'économiser 3 % en moyenne, soit seulement environ 9 € en moyenne par réservation. Un chiffre banal, jusqu'à ce que vous analysiez les détails : les prix des vols varient bien plus que cela. Réservez un vol plus de huit jours à l'avance et c'est près de 26 % moins cher que le même itinéraire réservé lors de la semaine qui précède le départ.

Lorsque vous regardez la courbe des prix pour la réservation des vols, une image encore plus nuancée apparaît.Pour les vols long-courriers, la plupart des réservations ont tendance à être effectuées plus d'un mois à l'avance. Or c'est en fait la fenêtre où les tarifs montent en flèche à cause de la demande qui s'envole. Par conséquent, les prix des billets peuvent atteindre une prime de 4 % supérieure au prix moyen de l'itinéraire. Les échantillons de données suggèrent que les réservations de vols long-courriers effectuées entre une à deux semaines avant le départ bénéficient en fait de la plus grande remise : 18 % moins chères que le prix moyen. 

Le prix des vols plus courts se comporte différemment. En effet, la réduction la plus importante se situe généralement 31 à 60 jours avant le départ. Dans cette fenêtre, les prix des vols sont environ 11 % inférieurs à la moyenne de l'itinéraire pour la même année. En revanche, les meilleures offres pour les trains sont disponibles lorsque vous réservez plus de 2 mois à l'avance. 

Pour les hôtels, les économies de réservation anticipée n'ont pas exactement le même comportement. Dans notre exemple, réserver un hôtel plus d'une semaine à l'avance peut en fait coûter plus cher que de réserver plus près de la date d'arrivée. Ces tarifs sont davantage régis par les pics de demande et parfois par une offre plus contrainte dans une catégorie donnée (par exemple, un hôtel 5 étoiles dans une ville avec peu d'hôtels de ce type).

Par conséquent, « le plus tôt possible » n'est pas un proverbe qui fonctionne pour obtenir les vols au meilleur rapport qualité-prix. 

Ce que cela signifie pour vos futures réservations

Les voyages d'affaires ne sont presque jamais régis par le seul prix. La date d'une réunion est décidée parce que vous devez la tenir à ce moment-là, et non parce que vous pouvez le faire moins cher ce jour-là. Pour autant, cela ne signifie pas que vous ne devriez pas essayer de minimiser les coûts.

L'analyse d'un million de réservations nous a montré que c'était complexe. En effet, il existe rarement un montant unique à intégrer dans une politique de voyage qui puisse aider à gérer efficacement les coûts de voyage entre différents pays et catégories de voyage, tout en minimisant les efforts requis pour les validations.

L'essentiel est d'essayer de trouver des moyens de simplifier la complexité. Travailler avec des sociétés de gestion de voyages, comme Perk, est une solution intelligente car nous avons fait le gros du travail pour vous permettre d'accéder à des offres et à des tarifs préférentiels.

Notre fonctionnalité Centre de contrôle utilise l'IA pour intégrer votre politique de voyage dans le processus de réservation, en montrant à vos collaborateurs les tarifs d'entreprise approuvés et ce qui est conforme à la politique. La plateforme donne également aux équipes voyage et finance un accès à des données de réservation intégrées et faciles à comprendre, qui vous permettent d'identifier les principales tendances de vos réservations de voyage. C'est la clé d'une gestion des voyages professionnels pratique mais économique. 

Vérifiez combien vous pourriez économiser sur vos frais de voyage d'affaires avec Perk ou parlez à un expert Perk. 

Note méthodologique : cet article utilise un échantillon d'un million de réservations de voyages effectuées par les clients sur la plateforme Perk (anciennement TravelPerk) entre le 29 août 2023 et le 23 août 2026. Il n'est pas basé sur l'ensemble des réservations effectuées sur la plateforme au cours de cette période. L'échantillon reflète globalement la base de clients de Perk et inclut les réservations de vols, d'hôtels, de trains et de voitures. Bien que l'échantillon ne soit ni pondéré ni contrôlé pour des variables spécifiques, il exclut toutes les réservations de voyages d'affaires effectuées par le personnel de Perk/TravelPerk et de Yokoy. Les chiffres utilisés dans cet article portent uniquement sur les réservations de voyages d'affaires complets, incluant un hôtel et au moins une réservation de transport (vol, train ou voiture). Il utilise également uniquement un sous-ensemble de réservations soumises à une politique, c'est-à-dire les réservations pour lesquelles une politique de voyage était associée au compte de réservation et pouvait être utilisée pour classer la réservation comme conforme ou non conforme à la politique. C'était le cas pour 95 % des réservations de l'échantillon total. Il utilise une approche d'échantillonnage jumelé afin que seules les réservations comparables soient comparées. Pour les vols et les trains, l'appariement est effectué par origine et destination (itinéraire) et par année de réservation. Pour les hôtels, l'appariement est effectué par destination et par année de réservation, mais pas sur la base du nombre d'étoiles. Cette méthode permet de contrôler les variations de prix d'une année à l'autre en comparant les réservations effectuées au cours de la même année. Le taux de non-conformité est calculé en divisant le nombre de réservations hors politique par le nombre total de réservations soumises à une politique dans l'échantillon apparié. La prime hors politique compare les réservations hors politique de voyage avec des réservations conformes comparables sur le même itinéraire ou dans le même groupe destination-année, afin d'estimer dans quelle mesure les réservations hors politique sont plus coûteuses que des réservations conformes similaires. Le seuil de conformité est dérivé de l'analyse des politiques associées aux réservations de vols dans l'échantillon. Le seuil statique médian est calculé en utilisant le seuil de budget pour les vols long-courriers, lorsqu'il est présent, ou sinon en utilisant le budget général des vols ou le seuil budgétaire pour les vols aller simple. Il exclut les politiques avec des règles dynamiques.